In diesem Leitfaden untersuchen wir den Prozess des Projektportfoliomanagements (PPM) im Detail, einschließlich der Definitionen, Tools und Techniken, die in dieser Disziplin des Projektmanagements verwendet werden. Der erste Schritt besteht darin zu definieren, was ein Projektportfolio ist.

Was ist ein Projektportfolio?

Ein Projektportfolio ist eine Sammlung von Projekten, Programmen und Prozessen, die gemeinsam verwaltet und im Hinblick auf die finanziellen und strategischen Ziele einer Organisation optimiert werden. Ein Portfolio kann auf funktionaler Ebene oder auf Organisationsebene gemanagt werden.

Im Gegensatz zu einem Projekt, das ein definiertes Endziel oder ein konkretes Lieferobjekt hat, stellt ein Portfolio eine strategische Verpflichtung dar, Ressourcen über viele Projekte hinweg kontinuierlich zu optimieren, zu priorisieren und einzuplanen.

Projektportfoliomanagement-Tools (PPM-Tools) werden häufig verwendet, um Daten zu sammeln und zu analysieren, damit das Projektportfolio mit der übergeordneten strategischen Planung und den Zielen der Organisation übereinstimmt. ProjectManager verfügt über leistungsstarke und dennoch intuitive Tools zur Verwaltung von Projektportfolios. Verfolgen Sie alle Ihre Projekte über ein personalisiertes Dashboard, managen Sie Ihr Portfolio über eine Roadmap und weisen Sie Ressourcen projektübergreifend zu. All das und mehr lässt sich mit ProjectManager einfach erledigen. Testen Sie es kostenlos.

Was ist Projektportfoliomanagement (PPM)?

Projektportfoliomanagement (PPM) ist der Prozess der Planung, Terminierung und Überwachung von Projektportfolios. Dieser Prozess wird typischerweise von Projektportfoliomanagern oder einem Projektmanagementbüro (PMO) durchgeführt.

Um dies zu erreichen, müssen Projektportfoliomanager und PMOs Projektvorschläge sammeln und Kriterien für die Projektauswahl und -priorisierung festlegen. So können sie bewerten, welche Projekte und Programme aus finanzieller, risikobezogener und strategischer Sicht den größten Nutzen für die Organisation haben. Auf dieser Grundlage erstellen sie ein Projektportfolio wie im obigen Beispiel und weisen die notwendigen Ressourcen für dessen Umsetzung zu.

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Das Hauptziel des PPM besteht darin sicherzustellen, dass alle Ergebnisse im Portfolio die strategischen Ziele und geschäftlichen Vorgaben der Organisation unterstützen. Der Projektportfoliomanager oder das PMO erreicht dies durch Geschäftsanalysen, die Prüfung von Budgets und Prognosen sowie durch die Minimierung von Risiken und das Management der Erwartungen der Stakeholder.

Ein Projektportfolio kann aus mehreren unabhängigen Projekten mit unterschiedlichen Zielen bestehen oder auch Programme enthalten – also eine Gruppe eng miteinander verbundener Projekte, die gemeinsam durchgeführt werden müssen, um ein übergeordnetes Ziel zu erreichen. Häufig besteht ein Portfolio auch aus einer Kombination beider Elemente. Um besser zu verstehen, was ein Projektportfolio ist, sehen wir uns im nächsten Schritt ein Beispiel aus der Praxis an.

Beispiel für ein Projektportfolio

Eine der besten Möglichkeiten, sich ein Projektportfolio vorzustellen, ist ein konkretes Beispiel. Stellen wir uns vor, Acme Construction verfügt über eine organisierte Sammlung von Bauprojekten, die über einen bestimmten Zeitraum hinweg verwaltet und ausgeführt werden. Das Projektportfolio bietet eine Übersicht auf hoher Ebene, damit Stakeholder die Ressourcenverteilung, das Risikomanagement und die übergeordnete Strategie nachvollziehen können.

Das folgende Beispielbild zum Projektportfolio zeigt verschiedene miteinander verbundene Projekte, die das Stadtentwicklungsprogramm bilden, sowie weitere einzelne, unabhängige Projekte, die alle zum Portfolio von Acme Construction gehören.

Projektübersicht

Sehen wir uns drei konkrete Bauprojekte aus diesem Projektportfolio-Beispiel genauer an.

• Projekt 1: Westgate Heights ist ein Mehrfamilien-Wohnkomplex in Chicago, Illinois. Das Budget beträgt 10 Millionen US-Dollar und das Projekt läuft von Januar 2025 bis Dezember 2026. Der aktuelle Projektstatus ist Phase 3: Tragwerksbau.
• Projekt 2: Skyview Office Tower ist ein Hochhaus-Bürogebäude in Chicago mit einem Budget von 30 Millionen US-Dollar. Das Projekt begann im März 2023 und läuft bis Oktober 2026. Derzeit befindet es sich in Phase 5: HVAC- und Elektroarbeiten.
• Projekt 3: Riverway Industrial Park befindet sich in Park Ridge, Illinois, mit einem Budget von 25 Millionen US-Dollar. Das Projekt startete im Februar 2023 und läuft bis März 2025. Aktuell befindet es sich in Phase 4: Tragwerksbau und Dacharbeiten.

Programmübersicht

Im Stadtentwicklungsprogramm besteht das Ziel darin, ein zuvor unterentwickeltes Gebiet in Innenstadtnähe zu revitalisieren, indem die Infrastruktur verbessert wird – darunter Wohngebäude und Gewerbeimmobilien. Dadurch soll die wirtschaftliche Aktivität gesteigert und ein lebendiges urbanes Umfeld geschaffen werden.

• Projekt 1: Railyard Plaza Mixed-Use Development ist ein Wohn- und Geschäftsgebäude in der Innenstadt. Das Budget beträgt 50 Millionen US-Dollar und die Fertigstellung ist für Dezember 2026 geplant. Derzeit befindet sich das Projekt in der Designphase.
• Projekt 2: Downtown Transportation Hub wird ein neues Verkehrsinfrastrukturprojekt im Stadtzentrum. Das Budget liegt bei 25 Millionen US-Dollar und die Fertigstellung ist für Januar 2026 vorgesehen. Momentan befindet sich das Projekt im Genehmigungsverfahren.
• Projekt 3: Bluemill Public Park ist ein öffentliches Parkprojekt gegenüber der Railyard Plaza. Das Projekt wird bis Juni 2025 fertiggestellt und hat ein Budget von 8 Millionen US-Dollar. Derzeit befindet es sich ebenfalls in der Genehmigungsphase.

Projektportfolio-Zusammenfassung

• Strategische Ziele: Verbesserung der Wohn- und Gewerbeentwicklung in nachfragestarken Gebieten, Diversifizierung der Infrastruktur durch Bildungs- und öffentliche Raumprojekte, 50 % des Portfolios sollen nachhaltigen Praktiken gewidmet sein.
• Budget: 148 Millionen US-Dollar
• Ressourcen: Vier Projektmanager, zwölf Bauleiter, über 300 Bauarbeiter.
• Portfolioleistung: 85 % der Projekte liegen im Plan, 10 % sind verzögert und 5 % sind gefährdet, Budgetüberschreitungen zu verursachen.

Wichtige Vorteile des Projektportfoliomanagements

Die Vorteile des Portfoliomanagements sind vielfältig. Hier sind einige der wichtigsten.

Bessere Ressourcenoptimierung

Ressourcenoptimierung verbessert das Projektportfoliomanagement direkt, da sie hilft zu bestimmen, wie Ressourcen am effektivsten zugewiesen werden. Dadurch können Unternehmen sicherstellen, dass die richtigen Ressourcen den richtigen Projekten zugeteilt werden, um die Produktivität zu steigern und Verschwendung zu reduzieren.

Entscheidungsträger können Projekte außerdem besser priorisieren und sich auf jene konzentrieren, die am stärksten auf die strategischen Unternehmensziele einzahlen. Schließlich trägt die Ressourcenoptimierung zu einer besseren Überwachung von Projektleistungskennzahlen bei, da es leichter wird zu beurteilen, wie effizient Ressourcen über mehrere Projekte hinweg genutzt werden.

Unterstützt Unternehmen bei der Erreichung langfristiger Ziele

PPM ist auch deshalb wertvoll, weil es Unternehmen hilft, langfristige Ziele auf vielfältige Weise zu erreichen. Wenn Portfoliomanager in der Lage sind, Initiativen zu priorisieren, die die festgelegten langfristigen Ziele am besten unterstützen, können Ressourcen gezielter auf das Wesentliche ausgerichtet werden.

Dies verbessert zudem das Risikomanagement in Programmen; Unternehmen können Risiken im gesamten Portfolio bewerten und ausbalancieren, um fundiertere Entscheidungen zu treffen. Dadurch erhalten langfristige Initiativen die notwendige Unterstützung in Bezug auf Ressourcen und Aufmerksamkeit, während Verschwendung reduziert und Ressourcenkonflikte vermieden werden.

Schnellere Umsetzung strategischer Initiativen

Ein weiterer Vorteil des Portfoliomanagements besteht darin, dass strategische Initiativen schneller umgesetzt werden können. Portfoliomanager fördern beispielsweise die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen, was die Kommunikation verbessert.

Dadurch werden Entscheidungen schneller getroffen und Maßnahmen schneller umgesetzt. Gut verwaltete Portfolios erleichtern zudem eine höhere Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an veränderte Rahmenbedingungen; Ressourcen lassen sich einfach neu zuweisen und neu planen, und Prioritäten können angepasst werden, um den Fortschritt strategischer Initiativen aufrechtzuerhalten.

Risikodiversifikation

Zu guter Letzt kann das Projektportfoliomanagement auch zur Risikodiversifikation beitragen, da Projekte über verschiedene Märkte und Sektoren hinweg bewertet und ausgewählt werden.

Das bedeutet, dass eine Organisation nicht zu stark von einer einzigen Initiative oder einem einzigen Bereich abhängig ist. PPM erfordert außerdem eine kontinuierliche Überwachung von Projekten, um Risiken so früh wie möglich zu erkennen. Proaktives Handeln ermöglicht rechtzeitige Anpassungen und kann helfen, Risiken zu mindern, bevor sie zu größeren Problemen werden, die ein Projekt oder Programm aus der Bahn werfen.

Was macht ein Projektportfoliomanager?

Projektportfoliomanager überwachen die Verwaltung des Projektportfolios, was die Genehmigung oder Ablehnung von Projekt- und Programmideen einschließt. Sie sind dafür verantwortlich, eine Rendite auf Investitionen zu erzielen und die Ziele und Vorgaben ihrer Organisation zu erreichen. Der Projektportfoliomanager kann mit der Verwaltung eines oder mehrerer Portfolios betraut sein.

Die Arbeit erfolgt mithilfe verschiedener Portfoliomanagement-Tools, finanzieller Algorithmen und Modelle, um sicherzustellen, dass die Projekte mit den strategischen Zielen der Organisation übereinstimmen. Zudem stützen sie sich auf eine Reihe von Bewertungskriterien und Standards, die sie durch den Portfoliomanagementprozess führen.

Projektportfoliomanager arbeiten häufig eng mit dem PMO zusammen, das ebenfalls Prozesse und Standards für das Portfolio festlegt. Gemeinsam bestimmen der Projektportfoliomanager und das PMO außerdem, welche Projektmanagementmethoden eingesetzt werden – sei es das traditionelle Wasserfallmodell oder ein agiles Framework für die Projektdurchführung.

Projektportfoliomanagement vs. Projektmanagement

In der Hierarchie des Unternehmensmanagements bildet das Projektportfoliomanagement die Verbindung zwischen dem Projektmanagement – das wir gleich kurz definieren – und dem Enterprise Management, das sich mit der übergeordneten Vision, Mission und strategischen Planung einer Organisation beschäftigt.

Um zu verstehen, wie sich Projektportfoliomanagement und Projektmanagement unterscheiden, müssen wir zunächst beide Begriffe definieren und jene Bereiche betrachten, in denen sie voneinander abweichen.

Projektmanagement ist, einfach gesagt, die Verwaltung eines Projekts. Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben, das zu einem Produkt oder einer Dienstleistung führt. Es hat einen Anfang und ein Ende. Projektziele werden definiert und Aufgaben in einen Zeitplan aufgeteilt. Kosten und Budgets werden festgelegt, Ressourcen werden zugewiesen und Stakeholder regelmäßig informiert.

Projektportfoliomanagement hingegen ist ein Ansatz auf höherer Ebene, der den potenziellen Wert vieler Projekte und Programme in einem Portfolio orchestriert, priorisiert und analysiert, um sie gleichzeitig zu managen und die Ressourcennutzung zu optimieren. Das Ziel des Portfoliomanagementprozesses ist es, den Lebenszyklus von Investitionen zu steuern und zu nutzen, die Projektmanagementreife einer Organisation zu erhöhen und Initiativen, Programme, Projekte und Ergebnisse so umzusetzen, dass die übergeordneten Ziele und Vorgaben der Organisation bestmöglich erreicht werden.

Daher ist das Projektmanagement ein Teilbereich des Projektportfoliomanagements. Es trägt letztlich zur Erfüllung des strategischen Gesamtziels der Organisation bei.

Der Prozess des Projektportfoliomanagements

Es gibt neun grundlegende Schritte im Projektportfoliomanagement, aber der genaue Ablauf kann je nach Organisation variieren:

1. Sicherstellen der strategischen Ausrichtung

Bevor Sie überhaupt an Portfoliomanagement denken, müssen Sie die Geschäftsziele und strategischen Vorgaben Ihrer Organisation verstehen. Das Ziel ist, dass Ihr Projektportfolio mit der strategischen Planung der Organisation übereinstimmt. Daher besteht der erste Schritt des Projektportfoliomanagementprozesses darin sicherzustellen, dass Projekte und Programme, die in das Portfolio aufgenommen werden könnten, mit den im strategischen Plan von Führungsebene und Vorstand definierten Geschäftszielen übereinstimmen – andernfalls werden sie nicht genehmigt.

Als Projektportfoliomanager müssen Sie sich mit den Stakeholdern auf die strategischen Ziele des Portfolios einigen und später im Prozess Bewertungskriterien für die Projektauswahl und Priorisierung festlegen.

2. Etablierung eines Project-Intake-Prozesses

Sobald die strategischen Portfolioziele definiert sind, können Sie mit dem Aufbau des Portfolios beginnen. Dazu müssen Sie Projekte über einen Prozess namens Project Intake sammeln. Dieser definiert, wie Projektvorschläge eingereicht, geprüft und bewertet werden. Dabei kann es sich sowohl um laufende Projekte als auch um neue Projektideen handeln, die sich gut genug ähneln, um als Programme gemeinsam gemanagt zu werden. Sammeln Sie Projektmanagementdaten und bereiten Sie die Bewertungskriterien vor, um die besten Vorhaben auszuwählen.

3. Definition von Kriterien zur Projektauswahl und -priorisierung

Sobald genügend Projekt- und Programmideen gesammelt wurden, muss der Projektportfoliomanager oder das Projektmanagementbüro Kriterien festlegen, um zu bestimmen, welche davon für die Organisation am vorteilhaftesten sind.

Dafür stehen verschiedene Projektportfoliomanagement-Tools und -Techniken zur Verfügung, darunter eine Projektportfoliomatrix, ein Projekt-Scoring-Modell oder eine Kosten-Nutzen-Analyse. Diese Bewertungskriterien messen den Wert, den jedes Projekt dem Portfolio hinzufügt.

Es gibt zahlreiche Aspekte, die in die Scoring-Kriterien für die Projektauswahl einfließen können, darunter Amortisationszeitraum, Kapitalwert oder Risikoniveau.

4. Validierung der Machbarkeit des Projektportfolios

Nachdem Sie die Projekte ausgewählt haben, die am besten zu Ihrem Portfolio passen, ist es Zeit, eine Machbarkeitsstudie durchzuführen. Diese berücksichtigt alle finanziellen Risiken, die Kapazitätsplanung und die Einschränkungen im Ressourcenmanagement.

Durch diesen Schritt stellen Sie sicher, dass Ihr Project-Intake-Prozess nicht nur die besten Projekte priorisiert, sondern auch diejenigen auswählt, die unter Berücksichtigung der verfügbaren Ressourcen Ihrer Organisation realistisch durchführbar sind.

5. Festlegung von Richtlinien für die Portfolio-Governance

Portfolio-Governance ist ein strukturiertes Rahmenwerk innerhalb des PPM, das überwacht, wie eine Organisation ihr Portfolio auswählt, priorisiert und verwaltet, um sicherzustellen, dass alle Projekte mit den strategischen Initiativen übereinstimmen. Die Portfolio-Governance definiert Rollen, Verantwortlichkeiten, Prozesse und Richtlinien, die steuern, wie Entscheidungen im Portfolio getroffen werden.

Wesentliche Bestandteile der Portfolio-Governance sind:

• Strategische Ausrichtung
• Risikomanagement
• Ressourcenzuweisung
• Leistungsüberwachung
• Compliance und Verantwortlichkeit

Sobald die Governance-Richtlinien stehen, wird es leichter, Entscheidungen zu treffen, Investitionen zu kontrollieren und sich besser an veränderte Anforderungen anzupassen.

6. Ressourcenzuweisung & Terminierung

In PPM bedeutet Ressourcenzuweisung und Terminierung, die verfügbaren Ressourcen – einschließlich Budget, Personal und Technologie – so effizient wie möglich auf Projekte und Programme zu verteilen. Dieser Prozess stellt sicher, dass Ressourcen optimal genutzt werden, um Termine einzuhalten und Projektanforderungen zu erfüllen, ohne Teams zu überlasten.

Das Ziel der Ressourcenzuweisung und Terminierung ist es, Verzögerungen zu vermeiden sowie Nachfrage und Verfügbarkeit auszugleichen, um die Produktivität zu maximieren. Nutzen Sie hierfür geeignete Planungstools, die Projektzeitpläne visualisieren und Fortschritte überwachen können.

7. Ausführung und Verwaltung Ihres Projektportfolios

Nun müssen Sie die gleichzeitige Ausführung der Projekte und Programme in Ihrem Portfolio koordinieren – in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Projekt- und Programmmanagern.

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8. Optimierung des Projektportfolios

Dies ist der Prozess, bei dem die Projekte innerhalb eines Portfolios strategisch ausbalanciert werden, um den organisatorischen Nutzen zu maximieren und das Risiko zu reduzieren. Die Optimierung eines Projektportfolios umfasst die Bewertung der laufenden Projekte, die Analyse potenzieller neuer Projekte und deren Abstimmung mit verfügbaren Ressourcen und aktuellen Unternehmenszielen. Zu den gängigen Optimierungstechniken gehören Priorisierung, Scoring-Modelle und Szenarioanalysen. Diese helfen zu bestimmen, welche Projekte den größten Mehrwert bieten.

9. Nutzenrealisierung im PPM

Die Nutzenrealisierung im Projektportfoliomanagement stellt sicher, dass die strategischen Ziele, die Projektinvestitionen unterstützen, sowohl erreicht als auch messbar sind. Dazu gehört das Identifizieren und Nachverfolgen von Nutzen wie Umsatzsteigerung, betriebliche Verbesserungen oder Kosteneinsparungen während des gesamten Projektlebenszyklus.

Klare Projektkennzahlen und regelmäßige Nutzenbewertungen ermöglichen es, den Erfolg von Projekten zu beurteilen – und diese Erkenntnisse fließen wiederum in zukünftige Investitionsentscheidungen ein. Gleichzeitig wird Verantwortlichkeit gefördert, da Organisationen die tatsächlichen Ergebnisse mit den geplanten Nutzen vergleichen können.

Wer beteiligt sich am Prozess des Projektportfoliomanagements?

Nachfolgend finden Sie eine hierarchische Auflistung der Teammitglieder, die an der Verwaltung und Umsetzung eines Projektportfolios beteiligt sind.

• Vorstandsmitglied: Vorstandsmitglieder sind für die Leitung einer Organisation verantwortlich und tragen die rechtliche Gesamtverantwortung. Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen helfen, die Organisation auf die Erreichung ihrer Vision auszurichten.
• Projektportfoliomanager: Diese Person verwaltet die Planung, Entwicklung und Implementierung des Portfolios. Sie achtet auf Best Practices und stellt sicher, dass das Portfolio wie erwartet funktioniert und Hindernisse erkannt und behoben werden.
• Programmmanager: Programme unterscheiden sich von Portfolios, da alle Projekte darin miteinander verbunden sind. Daher ähnelt die Rolle des Programmmanagers der des Portfoliomanagers: Er koordiniert die Projekte im Programm, damit sie gemeinsam ihr gemeinsames Ziel erreichen.
• Projektsponsor: In der Regel ist dies ein Manager oder Führungskraft, der die Verantwortung für das Projekt trägt. Der Sponsor fungiert als Bindeglied zwischen Projekt und Unternehmensführung und unterstützt die strategische Entscheidungsfindung.
• Project Owner: Diese Person arbeitet eng mit dem Sponsor zusammen und ist für die Umsetzung des Projekts verantwortlich. Sie stammt häufig aus der Fachabteilung, die das Endergebnis des Projekts erhält.
• Projektmanager: Verantwortlich für die Planung, Terminierung, Überwachung und Berichterstattung eines Projekts. Außerdem stellt er das Team zusammen und führt es, erstellt das Budget und verwaltet die Ressourcen.
• Projektkoordinator: Unter der Leitung des Projektmanagers übernimmt der Projektkoordinator kleinere Aufgaben, um den Projektmanager zu entlasten. Dies umfasst meist administrative Tätigkeiten.
• Teammitglied: Aufgrund spezifischer Fähigkeiten und Erfahrungen eingestellt, bearbeiten diese Personen ihnen zugewiesene Aufgaben und stellen deren fristgerechte Fertigstellung sicher. Sie berichten regelmäßig an den Projektkoordinator oder Projektmanager.

Tools, Methoden und Techniken des Projektportfoliomanagements

Um Projektportfolios effektiv zu verwalten, nutzen Projektportfoliomanager und Project Portfolio Management Offices spezialisierte PPM-Tools, wie sie von ProjectManager bereitgestellt werden. Schauen wir uns diese genauer an.

Projektportfolio-Dashboard

Projektportfolio-Dashboards zeigen in Echtzeit, wie das gesamte Portfolio performt. Diese Visualisierung bietet zentrale Kennzahlen wie Projektstatus, Budget, Risikostufe und Ressourcenzuweisung.

So können Manager den Fortschritt mehrerer Projekte an einem Ort besser verfolgen und sicherstellen, dass sie mit den organisatorischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Dashboards sind in der Regel anpassbar und unterstützen die KPI-Verfolgung, um Trends und Engpässe schnell zu erkennen.

Projektportfoliomatrix

Eine Projektportfoliomatrix hilft dabei, Projekte basierend auf verschiedenen Kriterien wie Risiko, Rendite, Komplexität und strategischer Ausrichtung zu kategorisieren und zu priorisieren. Dieses strategische Werkzeug nutzt häufig Matrixmodelle wie die Risiko-Rendite-Matrix oder die Growth-Share-Matrix. Es bietet Entscheidungsträgern eine visuelle Darstellung darüber, welche Projekte den höchsten Wert liefern und welche ein höheres Risiko darstellen.

Projektportfolio-Roadmap

Eine Projektportfolio-Roadmap ist eine übergeordnete Zeitachse, die als visueller Leitfaden dient und die wichtigsten Meilensteine, Phasen und Lieferobjekte über alle Projekte im Portfolio hinweg darstellt.

Es ermöglicht Stakeholdern, den Verlauf, die Abhängigkeiten und die voraussichtlichen Fertigstellungstermine der verschiedenen Projekte besser zu verstehen. Die Abbildung der Projektzeitachse hilft Organisationen dabei, die Ressourcenzuweisung besser zu planen, den Fortschritt zu überwachen und potenzielle Konflikte zwischen Projekten frühzeitig zu erkennen.

Kosten-Nutzen-Analyse

Eine Kosten-Nutzen-Analyse ist der Prozess, bei dem die prognostizierten Kosten und Vorteile jedes Projekts im Portfolio bewertet werden.

Das Ergebnis der Analyse zeigt, ob die finanziellen und operativen Vorteile eines Projekts seine Kosten rechtfertigen. Sie vergleicht erwartete Erträge wie höhere Produktivität oder Umsatz mit den voraussichtlichen Ausgaben – so können Organisationen jene Projekte priorisieren, die die beste Kapitalrendite erzielen.

Projekt-Scoring-Modell

Im PPM ist ein Projekt-Scoring-Modell ein quantitatives Werkzeug zur Bewertung und Priorisierung von Projekten anhand definierter Kriterien. Projekte werden nach Faktoren wie strategischer Ausrichtung, Risiko, potenziellem ROI und Ressourcenbedarf bewertet. Jedes Projekt erhält eine Gesamtpunktzahl, die widerspiegelt, wie gut es voraussichtlich zu den organisatorischen Zielen beiträgt. Dadurch können Entscheidungsträger Projekte objektiv vergleichen.

5 Projektmanagementprozesse für das PPM

Projektportfoliomanagement erfordert ein ausgewogenes Zusammenspiel von Ressourcen, Zeit, Fähigkeiten, Budgets, Risikominderung sowie eine effiziente und wirtschaftliche Ausführung der Projekte im Portfolio – ohne Qualitätseinbußen. Manager erreichen dies durch fünf zentrale Projektmanagementprozesse.

1. Change Management: Identifizieren und Priorisieren von Änderungsanfragen. Dazu gehören Feature-Anfragen, Änderungen der Geschäftsstrategie, regulatorische Anforderungen usw. – basierend auf Unternehmensstrategie, Kapazitätsplanung, Nachfrage sowie finanziellen und operativen Einschränkungen.
2. Risikomanagement: Erkennen von Risiken in den Projekten des Portfolios und Entwicklung eines Risikomanagementplans, um Unsicherheiten im Projektportfolio zu reduzieren.
3. Finanzmanagement: Verwaltung der finanziellen Ressourcen der Projekte im Portfolio und Nachweis finanzieller Ergebnisse in Bezug auf die Unternehmensziele und strategischen Vorgaben.
4. Pipeline-Management: Sicherstellen, dass Projektvorschläge in der Pipeline sind, und Bewertungskriterien anwenden, um zu bestimmen, ob sie realisiert werden sollten.
5. Ressourcenmanagement: Effiziente und effektive Nutzung der begrenzten Ressourcen einer Organisation – von Material und Ausrüstung bis hin zu Personal und Finanzmitteln.

Projektportfoliomanagement-Software

Projektportfoliomanagement-Software ist ein Tool, das darauf ausgelegt ist, die Verwaltung und Pflege eines Projektportfolios zu zentralisieren. Da die Datenmenge, die mit einem einzelnen Projekt – geschweige denn mit einem gesamten Portfolio – verbunden ist, stetig wächst, ist der Einsatz solcher Software für Projektmanager inzwischen unverzichtbar geworden.

Portfolio-Manager und Project Management Offices (PMOs) nutzen Projektportfoliomanagement-Software, um Daten zu sammeln, Informationen zu analysieren und die Ergebnisse zu nutzen, um das Portfolio besser zu steuern und die Ziele ihrer Organisation zu erreichen.

Typische PPM-Software wird außerdem zur Portfolio-Optimierung eingesetzt, um die finanziellen Ziele des Unternehmens leichter zu erreichen. Manager oder PMOs nutzen Projektportfoliomanagement-Software, um komplementäre Prozesse, Methoden und Technologien zu identifizieren, die den Erfolg jedes Projekts fördern und das Portfolio stärken. Microsoft Project ist eines der am häufigsten verwendeten Projektmanagement-Tools, hat jedoch wesentliche Nachteile, die ProjectManager zu einer besseren Wahl für Projektmanagement, Programmmanagement und Portfoliomanagement machen.

Desktop- vs. Online-Projektportfoliomanagement-Software

Die Verwaltung eines Portfolios gleicht dem Jonglieren mit vielen Tellern gleichzeitig. Um Schritt zu halten, benötigen Sie leistungsfähige Projektportfoliomanagement-Software. Die Frage ist nur: Welche Art ist die richtige?

Hinsichtlich der Funktionen sind Desktop- und Online-Softwarelösungen mittlerweile weitgehend gleichauf. Natürlich hängt vieles vom jeweiligen Produkt ab, aber im Allgemeinen bieten beide ähnliche PPM-Tools. Die größten Unterschiede liegen in Preis, Sicherheit und Geschwindigkeit. Beispielsweise ist Desktop-Software für das Portfoliomanagement meist teurer und erfordert eine Lizenz für jedes Teammitglied – was sich schnell summieren kann.

Vorteile von Desktop-PPM-Software

Die Sicherheit auf einem Desktop, selbst wenn er mit einem Intranet im Büro verbunden ist, ist in der Regel höher als bei vielen Online-Services. Die Leistung cloudbasierter Software hängt stark von der Internetverbindung ab – fällt diese aus, steht das Tool nicht mehr zur Verfügung. Dieses Risiko besteht bei Desktop-Anwendungen nicht.

Vorteile von cloudbasierter PPM-Software

Online-Anwendungen dominieren den Bereich des Projektmanagements – und das aus gutem Grund: Sie bieten hervorragende Konnektivität, Zusammenarbeit und Echtzeitdaten. Solange Ihr Team über eine Internetverbindung verfügt, kann es das Tool nutzen – unabhängig vom Standort. Dadurch entsteht eine Plattform, auf der selbst verteilte Teams jederzeit und überall gemeinsam arbeiten können. Sobald Teammitglieder ihren Status aktualisieren, erhalten Sie Live-Daten, die genauer und aktueller sind und fundierte Entscheidungen ermöglichen.

Wie man Portfolio-Management-Software verwendet

Projekte allein sind bereits anspruchsvoll genug – ein gesamtes Projektportfolio zu managen, ist jedoch deutlich komplexer und erfordert eine leistungsstarke Projektportfoliomanagement-Software. In diesem Abschnitt nutzen wir ProjectManager als Beispiel dafür, wie man Portfolio-Management-Software effektiv einsetzt.

Wenn Sie die Schritte nachvollziehen möchten, melden Sie sich für die kostenlose 30-Tage-Testversion von ProjectManager an. Sobald die PPM-Software eingerichtet ist, folgen Sie diesen Schritten.

1. Ziele und Vorgaben festlegen

Ziele und Vorgaben für Ihr Projektportfolio sind entscheidend, da sie Portfoliomanager:innen eine klare Orientierung geben, um den Return on Investment zu steigern und Risiken zu minimieren.

Beginnen Sie damit, die Ziele und Vorgaben für jedes Projekt im Portfolio schriftlich festzuhalten. Diese Projekte werden in der Regel von mehreren detaillierten Projektmanagement-Dokumenten begleitet. Laden Sie diese in unsere Portfolio-Management-Software hoch, die unbegrenzten Dateispeicher bietet.

2. Verwandte Projekte gruppieren

Wenn Projekte innerhalb eines Portfolios gruppiert und gemeinsam – statt einzeln – ausgewertet werden, erhalten Portfoliomanager:innen die wichtigen Daten, die sie für bessere Entscheidungen zu Kosten, Ressourcen und vielem mehr benötigen.

Behalten Sie alle Projekte Ihres Portfolios im Übersichtsbereich zusammen. Vergleichen Sie Status, Budget und weitere Kennzahlen aller Projekte an einem zentralen Ort. Anschließend können Sie die Ressourcenzuteilung nutzen, um ein Projekt zu unterstützen, das eventuell unter den Erwartungen bleibt.

3. Meilensteine erstellen

Meilensteine markieren das Ende einer wichtigen Phase und den Beginn der nächsten. Auf dem Gantt-Diagramm können sie leicht eingefügt werden und erscheinen dort als diamantförmiges Symbol.

Setzen Sie Meilensteine, um Ihre Projekte in handlichere Abschnitte zu unterteilen. Das steigert die Motivation im Team, da es regelmäßig Erfolgserlebnisse gibt. Manager:innen können Meilensteine außerdem als Messpunkte für den Fortschritt nutzen.

4. Abhängigkeiten festlegen

Nicht alle Aufgaben sind gleich. Manche können erst beginnen, wenn eine andere abgeschlossen ist, oder sie müssen gleichzeitig starten oder enden. Um Ihr Portfolio stabil zu halten, ist es wichtig, diese Abhängigkeiten zu kennen.

Verbinden Sie abhängige Aufgaben, indem Sie sie per Drag-and-Drop miteinander verknüpfen. So vermeiden Sie Blockaden im Team. Dies stellt sicher, dass abhängige Aufgaben während der Projektausführung nicht übersehen werden. Sobald Abhängigkeiten definiert sind, können Sie nach dem kritischen Pfad filtern.

5. Roadmap anzeigen

Bei der Verwaltung eines Portfolios ist es entscheidend, den Überblick zu behalten. Ohne diesen kann man sich leicht in Details verlieren und vom Zeitplan abweichen.

Behalten Sie Ihre Ziele im Blick mithilfe des Roadmap-Tools, das alle Projekte Ihres Portfolios in einem einzigen Gantt-Diagramm darstellt. Sehen Sie jedes Projekt auf einer Zeitachse und erkennen Sie potenzielle Konflikte sofort, um sie zu lösen, bevor sie die strategischen Ziele Ihres Unternehmens beeinträchtigen.

6. Ressourcen ausbalancieren

Die Arbeitslast zeigt, welche Aufgaben Ihrem Team zugewiesen wurden. Wenn ein Teammitglied überlastet ist, sinkt seine Produktivität und die Motivation leidet.

Überprüfen Sie den geplanten Aufwand aller Teammitglieder Ihres Portfolios in einem farbcodierten Diagramm, das anzeigt, wer zu viele und wer zu wenige Stunden zugewiesen hat. Sie können Arbeitsstunden direkt auf derselben Seite neu zuweisen, um die Effizienz zu steigern.

7. Portfoliofortschritt verfolgen

Ein Dashboard stellt verschiedene Projektkennzahlen grafisch dar, sodass Sie sofort erkennen, wie sich Ihr Projekt entwickelt. Es bietet eine übergeordnete Sicht, die frühzeitig auf Probleme hinweisen kann.

Nutzen Sie unser cloudbasiertes Dashboard, um den Fortschritt Ihres Portfolios in Echtzeit zu sehen. Für jedes Projekt erscheint ein Mini-Dashboard mit wichtigen Kennzahlen wie Fortschritt, Budget und Kosten. Sie können das Dashboard außerdem anpassen, um nur bestimmte Projekte anzuzeigen, und Berichte basierend auf gefilterten Projekten erstellen.

8. Berichte analysieren & präsentieren

Statusberichte dienen dazu, den aktuellen Zustand Ihres Projekts zu messen. Sie kommunizieren wichtige Daten an Stakeholder und halten sie auf dem Laufenden. Gleichzeitig verbessern sie die Gesamtleistung des Portfolios.

Nutzen Sie das integrierte Berichtswerkzeug, um tief in die Projektdaten einzutauchen, den Fortschritt zu prüfen und die Leistung zu messen. Ein Portfolio-Statusbericht eignet sich ideal für Stakeholder-Präsentationen. Falls Fragen auftreten, kann der Statusbericht gefiltert werden, sodass nur die relevanten Informationen angezeigt werden, die für die Stakeholder wichtig sind.

9. Mit Stakeholdern zusammenarbeiten

Zusammenarbeit bedeutet, gemeinsam zu arbeiten, um die Produktivität zu steigern — sei es auf Aufgabenebene im Team oder auf Führungsebene. Idealerweise findet sie in jeder Abteilung einer Organisation statt.

Projektportfoliomanager verfügen über die nötigen Werkzeuge, um mit jedem Projektmanager im Portfolio in Kontakt zu bleiben. Markieren Sie Personen in einem Kommentar, um sie zu erreichen — sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung. Benachrichtigungen können angepasst werden, damit Ihr Posteingang übersichtlich bleibt.

ProjectManager-Tools für das Projektportfoliomanagement

Mit dem Wechsel von Desktop-Software zur Cloud wurde das Projektportfoliomanagement effizienter und wirkungsvoller. Einige der wichtigsten Funktionen, die Portfoliomanager unterstützen, sind:

• Online-Gantt-Diagramme
• PPM-Dashboards in Echtzeit
• Projektportfolio-Roadmaps
• Gemeinsame Kalender für Projekte, Programme und Portfolios
• Zeiterfassungstools und Arbeitszeittabellen
• Projektgruppen
• Dynamische PPM-Berichte
• Unbegrenzter Cloud-Dateispeicher
• Kanban-Boards und Aufgabenlisten
• Arbeitslastmanagement-Diagramme
• Funktionen zur Ressourcenverteilung, -planung und -verfolgung
• PPM-Tools für Kostenverfolgung und Budgetierung
• Risikobewertungstools
• Zusammenarbeit mit Remote-Teams
• Ressourcenmanagement

Welche Branchen und Organisationen profitieren von PPM?

Jede Branche, die mehrere Projekte gleichzeitig durchführt, profitiert vom Projektportfoliomanagement — und das betrifft eine große Anzahl von Branchen und Organisationen.

Zu den Branchen und Organisationen, die bereits deutliche Vorteile aus der Nutzung von PPM ziehen, gehören:

• IT
• Computersoftware
• Krankenhäuser und Gesundheitswesen
• Bauwesen, Automobilindustrie
• Non-Profit-Organisationen
• Finanzdienstleistungen und Banken
• Dienstleistungs- und Personalvermittlungsunternehmen
• Versicherungen
• Telekommunikation
• Öffentliche Verwaltung
• und viele weitere!

Zentrale Begriffe des Projektportfoliomanagements (PPM)

Im Folgenden finden Sie ein Mini-Glossar der wichtigsten Begriffe des Projektportfoliomanagements, die in diesem Leitfaden verwendet wurden.

• Portfoliomanagement: Verwaltung eines Projektportfolios, um sicherzustellen, dass alle Projekte mit den übergeordneten strategischen Zielen und Vorgaben einer Organisation übereinstimmen.
• Programmmanagement: Verwaltung eines Portfolios aus ähnlichen oder miteinander verbundenen Projekten mit dem gleichen Ziel wie beim Portfoliomanagement.
• Projektmanagement: Planung, Ausführung, Überwachung und Berichterstattung eines einzelnen Projekts von Anfang bis Ende, einschließlich der Kontrolle von Umfang, Kosten und Terminplan.
• Project Management Office (PMO): Einheit innerhalb einer Organisation, die für die Aufrechterhaltung der Projektmanagementstandards verantwortlich ist und häufig auch Portfolio- und Programmmanagement unterstützt.
• Change-Control-Management: Prozess zur Identifizierung und erfolgreichen Umsetzung von Änderungen in einem Projekt oder Portfolio.
• Portfolioberichterstattung: Erstellung von Diagrammen, Grafiken und anderen Berichtsdokumentationen zur Kommunikation von Fortschritt und anderen Portfoliokennzahlen.
• Risikomanagement: Risiken frühzeitig identifizieren und behandeln – sowohl vorbeugend als auch reaktiv.
• Ressourcenmanagement: Der Prozess der Ressourcenverteilung über den gesamten Lebenszyklus des Portfolios hinweg.
• Pipeline-Management: Treffen von Entscheidungen zur Bewertung und Auswahl von Projekten, die finanziert werden sollen und mit der Strategie der Organisation übereinstimmen.
• Finanzmanagement: Verständnis der projektspezifischen Risiken und Nutzung dieser Erkenntnisse, um Entscheidungen für das gesamte Portfolio zu treffen.

All diese Faktoren verdeutlichen, dass Projektportfoliomanagement eine Methodik ist, die für jede Organisation mit einem Projektportfolio von großem Nutzen ist.

Und mit ProjectManager steht Ihnen das beste PPM-Tool auf dem Markt zur Verfügung, um alle diese geschäftlichen Vorteile voll auszuschöpfen.

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