Was ist ein Projektmanagementbüro?

Ein Projektmanagementbüro ist eine Abteilung oder ein Team, das die Projektmanagement-Standards innerhalb einer Organisation definiert, pflegt und sicherstellt. Ein Projektmanagementbüro kann intern oder extern sein. Es kann auch als Programmmanagementbüro oder Portfoliomanagementbüro bezeichnet werden, wobei es sich dabei jedoch um unterschiedliche Arten von Projektbüros handelt. Im Folgenden werden die Unterschiede kurz erklärt:

• Projektmanagementbüro: Bietet administrative Unterstützung für das Projektmanagementteam und standardisiert die mit dem Projektmanagement verbundenen Prozesse.
• Programmmanagementbüro: Verwaltet den Governance-Prozess des Programms und koordiniert die Arbeit des Programmmanagementteams.
• Portfoliomanagementbüro: Überwacht alle Projekte und Programme einer Organisation und unterstützt sowohl Projektmanagementbüros als auch Programmmanagementbüros.

Ein Projektmanagementbüro führt Projektdokumentationen, gibt Anleitungen und liefert wichtige Kennzahlen während der Projektausführung unter seiner Aufsicht. Durch seine Leitung hilft das Projektmanagementbüro Organisationen dabei, eine Kapitalrendite zu erzielen und den Stakeholdern durch Projekte, Programme und Portfolios Mehrwert zu bieten. Dies geschieht mit Hilfe von Software für Projektbüros, die Daten und Einblicke zu Projekten und Programmen in der gesamten Organisation bereitstellt.

Das Projektmanagementbüro konzentriert sich nicht immer ausschließlich auf die Standards und Methoden des Projektmanagements. Es kann auch Teil des strategischen Projektmanagements sein, indem es den Prozess des Portfoliomanagements erleichtert oder sogar übernimmt. In dieser Funktion kann es die aktiven Projekte und Portfolios der Geschäftsleitung berichten und die strategische Entscheidungsfindung fördern.

Ein Projektmanagementbüro ist darauf ausgelegt, als zentralisierte und koordinierte Managementstelle für alle Projekte zu fungieren, um Effizienz zwischen Projekten zu schaffen – zusätzlich zur reinen Definition von Standards im Projektmanagementprozess.

Funktionen eines Projektmanagementbüros

Man kann sich ein Projektmanagementbüro wie eine Regulierungsstelle vorstellen, die darauf abzielt, die Projektausführung zu standardisieren, um die Produktivität zu gewährleisten. Ein Projektmanagementbüro bietet Projektleitern Orientierung und entwickelt Kennzahlen zur Projektmanagementpraxis.

In der Regel sind Projektmanagementbüros das Fundament für einen erfolgreichen Projektmanagementansatz in jeder Organisation. Sie bieten Unterstützung und Informationen und stellen den Erfolg von Projekten und Programmen sicher. Sie können ein internes Team aus Projektmanagement-Fachleuten oder ein externes Unternehmen sein, das ein Projektbüro als Dienstleistung anbietet.

Die meisten Projektmanagementbüros haben diese gemeinsamen Rollen und Verantwortlichkeiten:

1. Strategische Planung und Projekt-Governance: Dazu gehört das Festlegen von Projektzielen, die Auswahl von Projekten, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmen, und die Beratung der Geschäftsführung in Bezug auf Kosten-Nutzen-Verhältnisse.
2. Festlegung der Projektmanagement-Methodik: Definition der zu verwendenden Projektmanagement-Methodik, wie z. B. Wasserfall oder ein agiles Rahmenwerk.
3. Best Practices: Dazu gehört die Verwaltung organisatorischer Prozessressourcen, die Standardisierung von Verfahren und die Einführung von Projektmanagement-Praktiken für alle Abteilungen der Organisation.
4. Gemeinsame Unternehmenskultur: Das Projektmanagementbüro sollte die Projektmanagement-Reife der Organisation bewerten und durch Kommunikation und Schulung in Techniken, Methoden und bewährten Praktiken eine gemeinsame Projektmanagement-Kultur etablieren.
5. Ressourcenmanagement: Projektmanagementbüros verwalten und weisen Ressourcen zwischen Projekten entsprechend Prioritäten, Zeitplänen, Budgets und anderen Faktoren zu.
6. Erstellung von Vorlagen, Tools und mehr: Das Projektmanagementbüro bietet administrative Unterstützung und investiert in Vorlagen, Tools, Software und weitere Hilfsmittel für eine bessere Projektsteuerung.
7. Governance: Stellt sicher, dass Entscheidungen von den richtigen Personen mit den richtigen Informationen getroffen werden. Dazu können auch Audits und Peer-Reviews, die Entwicklung von Projektstrukturen und die Sicherstellung von Verantwortlichkeit gehören.
8. Transparenz: Liefert relevante und genaue Informationen, um eine effektive Entscheidungsfindung zu unterstützen.
9. Wiederverwendung: Es ist nicht nötig, „das Rad neu zu erfinden“. Das Projektmanagementbüro fungiert als Wissensspeicher für Lessons Learned, stellt Vorlagen und bewährte Verfahren aus erfolgreichen früheren Projekten bereit.
10. Unterstützung der Ausführung: Erleichtert den Projektteams die Arbeit, indem Prozesse und Bürokratie vereinfacht, Schulungen und Mentoring angeboten sowie die Qualitätssicherung gewährleistet werden.
11. Nachverfolgbarkeit: Verwaltet die Dokumentation, die Projekthistorie und das organisatorische Wissen.

Gantt-Diagrammvorlage

Laden Sie diese kostenlose Gantt-Diagrammvorlage für Excel als hilfreiches Tool zur Unterstützung eines PMO herunter. Die Visualisierung von Zeitplänen, Abhängigkeiten und Fortschritten hilft dem PMO, den Projektstatus zu überwachen, Probleme zu erkennen und sicherzustellen, dass Projekte pünktlich und im Rahmen des Budgets abgeschlossen werden.

Arten von Projektmanagementbüros

Kein Projektmanagementbüro arbeitet genau wie ein anderes, aber im Allgemeinen lassen sie sich in drei Haupttypen unterteilen:

Unterstützendes Projektmanagementbüro

Ein unterstützendes Projektmanagementbüro erfasst alle Projekte einer Organisation und stellt Informationen zu bewährten Praktiken, Vorlagen und Schulungen bereit, jedoch mit einem geringen Maß an Kontrolle. Unterstützende Projektmanagementbüros fungieren als Schulungszentrum innerhalb des Unternehmens, da sie über die Werkzeuge und das Wissen verfügen, um Planungs- und Ausführungsteams bei Projekten zum Erfolg zu verhelfen.

Organisationen, die ihre Erfolgsquote bei Projekten erhöhen möchten, ohne strenge Kontrollen einzuführen, setzen häufig auf ein unterstützendes Projektmanagementbüro. Der Einsatz ist besonders ideal in Umgebungen, in denen Projektteams über unterschiedliche Erfahrungsniveaus verfügen und Ressourcen benötigen, um Prozesse zu standardisieren. Ein unterstützendes Projektmanagementbüro setzt in der Regel keine Vorschriften durch, sondern konzentriert sich darauf, die Effizienz der Projekte durch die Bereitstellung von Ressourcen zu verbessern.

Kontrollierendes Projektmanagementbüro

Ein kontrollierendes Projektmanagementbüro konzentriert sich in erster Linie auf die Projektbewertung. Das bedeutet, es überprüft, ob die festgelegten Werkzeuge, Prozesse und Standards des Projektmanagements in den Projekten angewendet werden, und übt dabei ein gewisses Maß an Kontrolle über Entscheidungsprozesse aus, zum Beispiel indem Maßnahmen ergriffen werden, wenn ein Projekt hinsichtlich Budget oder Zeitplan vom Kurs abweicht. Es handelt sich um eine stärker strukturierte Funktion, die sicherstellt, dass unterschiedliche Standards, Methoden und Governance-Regeln im Projektmanagement eingehalten werden.

Organisationen, die mehr Konsistenz und Aufsicht bei der Projektdurchführung benötigen, nutzen häufig ein kontrollierendes Projektmanagementbüro. Diese Rolle trägt dazu bei, sicherzustellen, dass alle Projekte mit den Unternehmensrichtlinien und strategischen Geschäftszielen übereinstimmen. Das kontrollierende Projektmanagementbüro stellt sicher, dass die festgelegten Rahmenwerke eingehalten und die definierten Prozesse und Werkzeuge verwendet werden. Dieser Arbeitsansatz bietet ein Gleichgewicht zwischen Beratung und Autorität, um Projektrisiken durch standardisierte Verfahren zu verringern.

Leitendes Projektmanagementbüro

Ein leitendes Projektmanagementbüro übt ein hohes Maß an Kontrolle über den Projektmanagementprozess innerhalb der Organisation aus. Es ist aktiv an der direkten Projektleitung beteiligt und arbeitet eng mit den Projektleitern in allen Phasen des Projektlebenszyklus zusammen.

Organisationen, die eine hohe strategische Projektanpassung benötigen oder in Branchen mit strengen regulatorischen Anforderungen tätig sind, setzen häufig ein leitendes Projektmanagementbüro ein. Es steuert Projekte und Teamprozesse, um ein hohes Maß an Konsistenz bei den Ergebnissen sicherzustellen. Dieser Ansatz erfordert jedoch eine erhebliche Investition in Ressourcen und Personal.

Internes Projektmanagementbüro

Ein internes Projektmanagementbüro ist in die Organisation integriert und stellt sicher, dass die Projektziele mit dem strategischen Unternehmensplan übereinstimmen. Diese Funktion ist auf interne Projekte und die Projektplanung ausgerichtet, um Koordination und Governance zu gewährleisten.

Das Ziel ist es, durch die Arbeit innerhalb bestimmter Abteilungen oder organisationsweit geschäftlichen Mehrwert zu schaffen. Ein internes Projektmanagementbüro kann je nach erforderlichem Aufsichtsgrad unterstützend, kontrollierend oder leitend agieren. Es ist ideal für Organisationen, die interne Ineffizienzen verbessern und Projekte mit den Organisationszielen in Einklang bringen wollen.

Externes Projektmanagementbüro

Ein externes Projektmanagementbüro gehört nicht zur Organisation, die das Projekt durchführt, sondern ist ein externes Beratungsunternehmen, das als Projektmanagementbüro auf Dienstleistungsbasis tätig ist.

Das externe Projektmanagementbüro sorgt dafür, dass die Projekte alle Kundenanforderungen erfüllen, die Vertragsbedingungen einhalten und die erwarteten Rentabilitäts-Ergebnisse erreichen. Dieser Bürotyp konzentriert sich auf Kundenzufriedenheit, Kommunikation und die Einhaltung von Service-Level-Vereinbarungen. Zu den typischen Aufgaben gehören Risikomanagement, Berichterstattung über den Projektfortschritt und die Bearbeitung von Änderungsanfragen des Kunden.

Unternehmensweites Projektmanagementbüro

Das Hauptziel eines unternehmensweiten Projektmanagementbüros besteht darin, sicherzustellen, dass Projekte mit den strategischen Zielen der Organisation übereinstimmen. Es hilft dabei, Projekte nach ihrem Einfluss auf die Ziele des Business Case zu priorisieren und Best Practices zu entwickeln, die in allen Teams und Projekten übernommen werden können.

Neben der Bereitstellung von Schulungsprogrammen und Ressourcen zur Verbesserung der Projektmanagementfähigkeiten innerhalb der Organisation unterstützt ein unternehmensweites Projektmanagementbüro auch die Entwicklung und Implementierung standardisierter Werkzeuge und Methoden. Es arbeitet daran, wichtige Leistungskennzahlen (KPIs) und Metriken festzulegen, anhand derer bestimmt werden kann, ob ein Projekt erfolgreich war.

Wer kann Teil eines Projektmanagementbüros sein?

Ein Projektmanagementbüro besteht aus verschiedenen Rollen innerhalb der Organisation, wie zum Beispiel:

Projektleiter

In einem Projektmanagementbüro hilft der Projektleiter bei der Entwicklung detaillierter Pläne, die den Umfang, die Liefergegenstände, die Ziele, die Zeitpläne und die erforderlichen Ressourcen beschreiben. Er leitet die Projektausführung, überwacht den Fortschritt, verfolgt Meilensteine und identifiziert Risiken. Außerdem fungiert er als Hauptansprechpartner für die Projektbeteiligten, gibt Aktualisierungen weiter und sammelt Feedback.

Programmanager

Programmanager in einem Projektmanagementbüro überwachen eine Reihe miteinander verbundener Projekte, um strategische Ziele zu erreichen. Sie stellen sicher, dass die Programmziele mit den strategischen Zielen der Organisation übereinstimmen, und arbeiten mit den Beteiligten zusammen, um die Vision und die Ergebnisse des Programms zu definieren. Außerdem arbeiten sie an der Definition des Umfangs, der Ziele und des Nutzens des Programms.

Portfoliomanager

Portfoliomanager stellen sicher, dass die Projekte und Programme der Organisation mit deren strategischen Zielen übereinstimmen. Sie überwachen eine Gruppe von Projekten und Programmen und priorisieren diese, um diese Ausrichtung zu gewährleisten.

Neben der strategischen Ausrichtung überwachen Portfoliomanager den Ressourceneinsatz im gesamten Portfolio, um diesen zu optimieren und sicherzustellen, dass das Budget nicht überschritten wird. Sie prüfen und überwachen regelmäßig die Projekt-Kennzahlen (KPI), um die Leistung des Portfolios zu bewerten und Risiken auf Gesamtebene zu identifizieren.

Leiter des Projektmanagementbüros

Ein guter Leiter eines Projektmanagementbüros überwacht die Mitglieder des Teams und ist für die Qualität und den Wert jedes Projekts unter seiner Aufsicht verantwortlich.

Dies umfasst die Teilnahme vom Projektantragsprozess bis zum Projektabschluss, die Zusammenarbeit mit den Projektleitern und die Berichterstattung an die Geschäftsleitung der Organisation.

Der Erfolg eines Leiters des Projektmanagementbüros hängt davon ab, die Projektplanung zu erleichtern, Finanzinformationen zu analysieren, Prozesse zu optimieren und die ordnungsgemäße Dokumentation der überwachten Projekte sicherzustellen. Dies gelingt durch Aufmerksamkeit für Details und das Gesamtbild.

Natürlich muss ein Leiter eines Projektmanagementbüros unter Druck arbeiten können, über ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügen und in der Lage sein, mehrere Projekte gleichzeitig zu priorisieren und zu steuern.

Business-Analysten

Ein Business-Analyst trägt dazu bei, die Lücke zwischen den geschäftlichen Anforderungen und der Projektdurchführung zu schließen. Er sorgt dafür, dass das Projekt mit den organisatorischen Zielen übereinstimmt, indem er Anforderungen bewertet, die Kommunikation erleichtert und die Entscheidungsfindung unterstützt.

Zu den Aufgaben eines Business-Analysten gehört das Erfassen von Anforderungen oder die Zusammenarbeit mit den Beteiligten, um die geschäftlichen Anforderungen der Projekte zu priorisieren. Außerdem erstellt er detaillierte Berichte, einschließlich Business-Anforderungsdokumenten, Anwendungsfällen und funktionalen Spezifikationen.

Finanzanalysten

In einem Projektmanagementbüro spielt ein Finanzanalyst eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass die Projekte wirtschaftlich tragfähig sind und mit den Budgetzielen der Organisation übereinstimmen. Diese Rolle liefert Informationen zu Projektkosten, Finanzierung und finanzieller Leistung, um den Beteiligten fundierte Entscheidungen zu ermöglichen.

Neben der Budgeterstellung und Kostenschätzung unterstützt der Finanzanalyst in einem Projektmanagementbüro bei der Erstellung von Kosten-Nutzen-Analysen, Finanzberichten, Abweichungsanalysen, Finanzierungsbewertungen, Risikobewertungen und beim Cashflow-Management.

Verantwortliche für Risiko und Compliance

Verantwortliche für Risiko und Compliance spielen eine Schlüsselrolle, um sicherzustellen, dass die Projekte gemäß den Richtlinien, Anforderungen und Risikomanagementpraktiken der Organisation durchgeführt werden. Sie arbeiten mit den Projektteams zusammen, um mögliche Risiken während des gesamten Projektlebenszyklus zu analysieren, und setzen Werkzeuge und Techniken ein, um Risiken im Zusammenhang mit Umfang, Zeitplan, Kosten und Qualität zu identifizieren. Sobald ein Risiko erkannt wird, helfen sie bei der Minderung und Nachverfolgung, um sicherzustellen, dass es sich nicht zu einer zukünftigen Bedrohung entwickelt.

Wie groß ist ein durchschnittliches Projektmanagementbüro?

Projektmanagementbüros können je nach den Bedürfnissen des Unternehmens, dem Umfang und den Einschränkungen der verwalteten Projekte sowie dem Zweck des Projektmanagementbüros unterschiedliche Größen haben.

• Kleines Projektmanagementbüro: Ein Projektmanagementbüro gilt als klein, wenn es zwischen 1 und 5 Personen umfasst. Dies ist typisch für kleine oder mittelständische Unternehmen, in denen das Büro eher eine unterstützende als eine leitende Funktion hat. Der Fokus liegt auf Beratung und grundlegender Projektverfolgung.
• Mittleres Projektmanagementbüro: Ein mittleres Projektmanagementbüro umfasst 5 bis 15 Personen und ist häufig in mittelgroßen oder großen Unternehmen mit einem moderaten Projektportfolio anzutreffen. Es unterstützt die aktive Projektüberwachung, setzt Standards durch und arbeitet direkt mit den Projektteams zusammen.
• Großes Projektmanagementbüro: Ein großes Projektmanagementbüro hat 15 oder mehr Personen und ist typisch für große, projektintensive Organisationen. Es umfasst Portfoliomanager, Programmmanager und Change-Manager und unterstützt mehrere Projektportfolios und Initiativen.

Vorteile der Einrichtung eines Projektmanagementbüros

Nachdem du nun weißt, was ein Projektmanagementbüro ist und welche Aufgaben es erfüllt, können wir analysieren, warum eine Organisation ein solches Büro haben sollte und wie es der gesamten Organisation zugutekommt.

Das Projektmanagementbüro bietet Orientierung

In erster Linie bedeutet ein Projektmanagementbüro, dass es eine Einheit gibt, die das Projekt, Programm oder Portfolio mit der zukünftigen Strategie der Organisation in Einklang bringt. Dies ermöglicht es dir, innerhalb der Grenzen eines langfristigen Plans zu arbeiten und dank der Orientierung des Projektmanagementbüros effizientere Entscheidungen zu treffen.

Hilft, Projekte auf Kurs zu halten

Es fungiert auch als externes Instrument, um den Erfolg des Projekts sicherzustellen. Durch eine auf Kennzahlen basierende Bewertung kann es helfen, Projekte auf Kurs zu halten und dich zu warnen, wenn Probleme im Zeitplan, Budget oder anderen Aspekten des Umfangs drohen, das Projekt zu gefährden. So kannst du schnell handeln, bevor diese Probleme zu ernsten Bedrohungen werden.

Das Projektmanagementbüro hat den Überblick

Wenn du an einem Projektportfolio arbeitest, hat die Projektgruppe ein klares Verständnis der Zusammenhänge zwischen den Projekten. Sie ist sich der Abhängigkeiten bewusst, die sich gegenseitig beeinflussen können. Dies verschafft dir einen Gesamtüberblick über die Arbeit, den du oft nicht hast, und zeigt dir, wie eine kleine Handlung größere Auswirkungen haben kann.

Erleichtert die Kommunikation

Es kann auch als Erweiterung deines Kommunikationsplans betrachtet werden. Das Büro hat Zugang zu deinen Interessengruppen auf eine Weise, die du möglicherweise nicht hast, und kann daher die Kommunikation mit ihnen erleichtern, dich für andere Aufgaben entlasten und sicherstellen, dass deine Botschaft übermittelt und verstanden wird.

Die Governance im Projektmanagement kann auch die Kommunikation auf allen Ebenen erleichtern, da Projektmanagementbüros in der Regel Arbeitsbeziehungen zu anderen Projektbeteiligten oder Programmteilnehmern haben, mit denen du möglicherweise nicht direkt verbunden bist.

Das Projektmanagementbüro teilt Ressourcen in der gesamten Organisation

Die Einrichtung eines Projektmanagementbüros ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Ressourcen. Wenn deine Ressourcen begrenzt sind, deine Projektvorschläge jedoch zahlreich, kann ein Projektmanagementbüro die Nutzung dieser Ressourcen strategisch planen, um sie den für die Organisation relevantesten Projekten oder Programmen zuzuweisen.

Wenn deine Projekte mit einem Business Case und einer Strategie übereinstimmen, gibt es viele Vorteile – von der Unterstützung über das Portfoliomanagement bis hin zur zentralisierten Schulung und den Projektmanagement-Tools sowie Mentoring. Natürlich reicht ein Projektmanagementbüro allein nicht aus. Du brauchst qualifizierte Personen, erprobte Prozesse und unterstützende Technologie, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen.

Was ist Software für ein Projektmanagementbüro?

Software für Projektmanagementbüros wird verwendet, um die Effizienz bei der Organisation der Prozesse eines Projekts, Programms oder Portfolios unter der Governance eines Projektmanagementbüros zu steigern. Dies umfasst alle Phasen des Projekts: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Abschluss.

Zu den Funktionen gehören Analysen, Nachverfolgung, Planung, Ressourcenzuweisung, Priorisierung, Terminplanung und Berichterstattung, um Geschäftsinformationen zu gewinnen. Projektmanagementsoftware passt sich außerdem den Standards der Organisation und der Branche an.

Software für Projektmanagementbüros sollte flexibel sein, sich an Veränderungen, unternehmensinterne Rahmenbedingungen und die Erwartungen der Interessengruppen anpassen können. Sie sollte in der Lage sein, Teams zu verwalten und zu analysieren sowie kollaborative Funktionen bereitzustellen. Eine Software für ein Projektmanagementbüro sollte Folgendes bieten:

• Projektmanagement-Tools für verschiedene Methoden.
• Projektmanagement-Tools, die es ermöglichen, Teams zu verwalten und zu analysieren, mit kollaborativen Funktionen.
• Funktionen für das Ressourcenmanagement
• Funktionen für das Programm- und Portfoliomanagement

Da Projektmanagementsoftware für die Verwaltung mehrerer Projekte genutzt wird, umfasst sie häufig Programm- und Portfolio-Dashboards, die einen Überblick über die Leistung geben. Microsoft Project ist eine der am häufigsten verwendeten Projektmanagementsoftwares, weist jedoch wesentliche Einschränkungen auf, die ProjectManager zu einer besseren Alternative für Projektmanagementbüros, Programme und Portfolios machen.

Wichtige Werkzeuge für ein Projektmanagementbüro

Es gibt viel zu besprechen, wenn es um Softwaretools für Projektmanagementbüros geht: Die Anforderungen an diese Art von Software sind vielfältig und komplex. Projektmanagementbüros benötigen grundlegende Projektmanagementfunktionen wie Ressourcenmanagement, Aufgabenverfolgung, Workflow-Management und Planungswerkzeuge sowie erweiterte Funktionen für das Portfoliomanagement.

Darüber hinaus müssen Teams zusammenarbeiten können und die Kontrolle über laufende Projekte haben, da sich diese gegenseitig beeinflussen. Dies stellt sicher, dass die Projektprozesse standardisiert bleiben und die Unternehmensziele erreicht werden.

Dies sind einige der wichtigsten Werkzeuge, die jedes Projektmanagementbüro haben sollte – und die alle in ProjectManager enthalten sind.

Projektmanagementsoftware in Echtzeit

Der erste Schritt für jede effektive Software für ein Projektmanagementbüro ist, dass sie in Echtzeit funktioniert, damit du sehen kannst, was gerade passiert, und die Teams zusammenarbeiten können.

Unsere Projektmanagementsoftware ist cloudbasiert und wird sofort aktualisiert. Die Teams wissen, woran sie arbeiten müssen, und du erhältst Transparenz in den Prozessen, um die Projektzeitpläne auf Kurs zu halten.

Ansicht für das Projektportfolio-Management

Projektmanagementbüros verwalten viele Projekte. Diese Projekte sind nicht unabhängig, die meisten ergänzen sich gegenseitig. Daher ist es entscheidend, dass die Software für das Projektmanagementbüro eine Portfolioperspektive bietet, um alle Projekte auf einem Bildschirm zu sehen und zu verstehen, wie sie miteinander verknüpft sind.

Wir bieten mehrere Projektansichten wie Gantt-Diagramme, Kanban-Tafeln, Aufgabenlisten, Projektüberwachungs-Panels und viele andere. Du kannst die Übersichtsfunktion nutzen, um alle deine Projekte auf hoher Ebene zu sehen. Es gibt Steuerungsmöglichkeiten, um sie zu gruppieren, zu organisieren, per Drag-and-Drop in Ordner zu verschieben oder neue Ordner für jeden Kunden zu erstellen, der besondere Aufmerksamkeit benötigt.

Unsere Software bietet dem Projektmanagementbüro sowohl umfassende als auch detaillierte Projektansichten. Ein Portfolio-Dashboard in Echtzeit verfolgt den Fortschritt anhand von sechs wichtigen Kennzahlen mit farbigen, leicht zu teilenden Diagrammen. Detailliertere Daten erhältst du mit automatischen Berichten zu Status, Aufgaben und Zeitplänen.

Projektportfolio-Roadmap

Auch wenn eine Übersicht auf hoher Ebene hilfreich ist, um den Fortschritt zu verfolgen, benötigst du detailliertere Daten, wenn du Prozesse standardisieren und sicherstellen willst, dass jede Aufgabe die Anforderungen in allen Projekten erfüllt.

Mit unserer Portfolio-Roadmap kannst du alle Projekte sehen, die du in deinem Projektmanagementbüro verwaltest. Sie sind auf einer Zeitachse mit Gantt-Diagrammansicht verteilt. So kannst du jedes Projekt auf Aufgaben-, Meilenstein- und Ergebnisebene sehen und den Gantt-Diagramm-Filter nach Bedarf anwenden – sei es nach Verantwortlichem, Projektleiter oder Kunde. Wir helfen dir, genauere Prognosen für das Projektmanagementbüro zu erstellen.

Ressourcenmanagement

Projektressourcen umfassen Personal, Ausrüstung, Materialien und mehr – und das nur für ein einzelnes Projekt. Ressourcenmanagement auf der Ebene eines Projektmanagementbüros hilft dir, alle zu verwalten, damit die Projekte vorankommen.

Wir verfügen über ein Ressourcenmanagement-Tool, mit dem du deine gesamte Projektlandschaft verfolgen, verwalten und berichten kannst. Du hast Einblick in deine Ressourcen und kannst sicherstellen, dass sie ausgewogen eingesetzt werden, damit jedes Projekt das erhält, was es braucht, wann es es braucht. Da unsere Software cloudbasiert ist, kannst du die Leistung im Vergleich zur geplanten Arbeitsstruktur verfolgen und sicherstellen, dass alles im Plan bleibt.

Arbeitslastmanagement

Das Arbeitslastmanagement bietet Einblick in die Aufgabenverteilung des Teams, um sicherzustellen, dass es keine Ungleichgewichte gibt. Arbeitslasten können schwanken, und wenn nicht überwacht wird, wer welche Aufgaben hat, kann das Team überlastet oder unterbeschäftigt sein – beides wirkt sich negativ auf Produktivität und Moral aus.

Unsere Software bietet Transparenz über die Arbeitslast in allen Projekten mit farbcodierten, benutzerfreundlichen Seiten. Du kannst schnell erkennen, wer überlastet ist, und Aufgaben direkt in derselben Ansicht neu zuweisen, um die Last auszugleichen. So einfach kannst du Ressourcen in Echtzeit optimieren. Jetzt kannst du datenbasierte Entscheidungen treffen, um deine Teams in mehreren Projekten besser zu steuern.

Teammanagement

Projektmanagementbüros überwachen viele Aspekte einer Organisation – von Roadmaps mit Aufgaben mehrerer Projekte auf einer gemeinsamen Zeitachse bis hin zu Ressourcenansichten. Doch die wichtigste Ressource sind die Teams, und Projektmanagementbüros benötigen ein Teammanagement-Tool, das Transparenz über deren Arbeit bietet.

Unser Team-Bereich erleichtert den Ausgleich von Ressourcen und Zuweisungen noch mehr. Die Ressourcen deiner Projekte werden auf der Teamseite angezeigt, mit dem Fortschritt der Aufgaben farblich markiert. Außerdem gibt es eine Prioritätsstufe für jede Aufgabe. Du kannst die Seite nach Teammitglied filtern, um noch mehr Kontrolle über Ressourcen und Arbeitslast zu erhalten.

Berichte für das Projektmanagementbüro

Berichte sind eines der wichtigsten Werkzeuge zur Verfolgung des Fortschritts. Du kannst die Projekte über ein Dashboard auf hoher Ebene betrachten oder mit detaillierten Berichten tiefer einsteigen. Berichte halten die Projekte auf Kurs und die Interessengruppen informiert.

Sie lassen sich nach Kunde, Priorität und vielem mehr anpassen, um genau das anzuzeigen, was du sehen musst, und um die Überwachung des Projektmanagementbüros zu verbessern. Du kannst sogar für jedes Projekt in deinem Projektmanagementbüro spezifische Berichte erhalten – alle herunterladbar und leicht zu teilen.

Um all diese Werkzeuge für das Projektmanagementbüro und mehr zu erhalten, registriere dich für eine kostenlose 30-tägige Testversion bei ProjectManager.

Welche Arten von Organisationen nutzen ein Projektmanagementbüro?

Projektmanagementbüros werden in verschiedenen Arten von Organisationen eingesetzt. Hier sind einige Beispiele.

Große Unternehmen

Große Unternehmen richten Projektmanagementbüros ein, um Projektmanagementprozesse zwischen verschiedenen Abteilungen zu standardisieren. Projektmanagementbüros arbeiten über mehrere Geschäftseinheiten und Standorte hinweg und tragen so dazu bei, sicherzustellen, dass Projekte konsistent und mit der Unternehmensstrategie abgestimmt sind. Durch die Zentralisierung von Zeitplänen, Ressourcen und Methoden kann ein Projektmanagementbüro in einer großen Organisation sowohl die Projektergebnisse als auch die Geschäftsergebnisse verbessern.

Staatliche Stellen

Eine staatliche Stelle kann ein Projektmanagementbüro nutzen, um gesetzliche Vorschriften einzuhalten, Transparenz zu gewährleisten und Effizienz bei Projekten zu schaffen, die öffentliche Dienstleistungen und staatliche Ressourcen betreffen. Da sie unter Budget- und Regulierungsbeschränkungen arbeiten, hilft ein Projektmanagementbüro, standardisierte Prozesse anzuwenden, die Ressourcenzuweisung zu verfolgen und die Rechenschaftspflicht sicherzustellen. Im öffentlichen Sektor beaufsichtigen Projektmanagementbüros häufig Programme in den Bereichen Gesundheit, Bildung und Infrastruktur.

Bauunternehmen

Bauunternehmen setzen Projektmanagementbüros ein, um die komplexen Anforderungen von Bauprojekten zu verwalten. Sie überwachen alle Phasen – vom Entwurf bis zur Fertigstellung – und stellen sicher, dass das Projekt enge Fristen, Qualitätsstandards und Budgets einhält. In dieser Branche hilft ein Projektmanagementbüro, Subunternehmer, Genehmigungen, Beschaffungen und Ressourcenzuweisungen an verschiedenen Baustellen zu koordinieren. Außerdem trägt es zur Standardisierung von Prozessen bei, um Fehler zu reduzieren und die Kommunikation zwischen Architekten, Ingenieuren und Projektleitern zu verbessern.

Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen

Ein Dienstleistungs- oder Beratungsunternehmen kann ein Projektmanagementbüro nutzen, um Qualität, Konsistenz und Kundenzufriedenheit in verschiedenen Projekten und Initiativen zu gewährleisten. Diese Projektmanagementbüros helfen, Fristen einzuhalten, die Kommunikation mit den Kunden aufrechtzuerhalten und Ressourcen zu koordinieren. Außerdem standardisieren sie Methoden und Berichte, um Projekte von höherer Qualität zu liefern, die die Erwartungen der Interessengruppen übertreffen.

Technologie- und Softwareunternehmen

IT- und Softwareentwicklungsunternehmen setzen Projektmanagementbüros ein, um das Projektmanagement in dynamischen und schnelllebigen Entwicklungsumgebungen zu optimieren. Sie unterstützen oft agile oder hybride Methoden, die es den Teams ermöglichen, flexibel zu bleiben und gleichzeitig mit den übergeordneten Unternehmenszielen im Einklang zu stehen. Sie überwachen Projektportfolios, Ressourcen und Zeitpläne, um Liefertermine einzuhalten. Im IT-Bereich konzentriert sich ein Projektmanagementbüro auf Risikomanagement, Qualitätssicherung und die Abstimmung mit den Interessengruppen.