Ein einziges Projekt im Blick zu behalten, ist schon schwierig genug – multiplizieren Sie das mit zwei, drei oder mehr. Genau das müssen Portfoliomanager, Programmmanager und Project Management Offices (PMOs) täglich überwachen. Laden Sie unsere kostenlose Multi-Projektverfolgungs-Vorlage für Excel herunter, und Sie erhalten ein Tool, das Ihnen hilft, alle Ihre Projekte zu planen und zu überwachen, um Ressourcen besser denjenigen Projekten zuzuweisen, die sie am meisten benötigen.
Um diese kostenlose Multi-Projektverfolgungs-Vorlage für Excel herunterzuladen, klicken Sie auf das Bild unten.
Was ist eine Multi-Projektverfolgungs-Vorlage?
Eine Multi-Projektverfolgungs-Vorlage ist ein Dokument, mit dem Sie den Fortschritt mehrerer Projekte gleichzeitig überwachen können. Alle relevanten Projektinformationen werden in einem einzigen Dokument erfasst, das Ihnen einen Überblick darüber gibt, wie jedes Projekt performt.
Verwenden Sie unsere kostenlose Multi-Projektverfolgungs-Vorlage für Excel, um eine Übersicht über alle Projekte zu erhalten, die Sie verwalten. Von Aufgaben bis zu Abhängigkeiten, von Zeitplänen bis zu Kosten – alles wird erfasst, sodass Sie fundiertere Entscheidungen über Ressourcenzuweisung treffen und Probleme frühzeitig erkennen können.
Das Beste an Projektvorlagen ist, dass sie anpassbar sind. Sie können Inhalte hinzufügen oder entfernen, um die Multi-Projektverfolgungs-Vorlage zu erstellen, die Ihren Anforderungen entspricht. Unsere kostenlose herunterladbare Vorlage ist für drei Projekte eingerichtet, aber Sie können die Tabellen einfach kopieren und beliebig oft einfügen, um alle Ihre Projekte zu verwalten – von drei bis dreihundert.
Egal, ob Sie für ein Programm, ein Portfolio verantwortlich sind oder in einem PMO arbeiten – die Verwendung einer Vorlage zur Nachverfolgung mehrerer Projekte ist nicht so leistungsfähig wie eine Projektmanagement-Software. Software muss nicht manuell aktualisiert werden und ist dynamischer in ihren Funktionen.
ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software mit Funktionen für das Portfoliomanagement, die sie zu einem idealen Tool für die Verwaltung mehrerer Projekte macht. Unser Roadmap-Tool ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Projekte in einer einzigen Gantt-Diagramm-Ansicht zu sehen. Zeit, Kosten und Ressourcen werden in Echtzeit aktualisiert, und Sie können Ressourcen mit einem Tastendruck neu zuweisen, um sie mit Projekten zu teilen, die sie benötigen. Filtern Sie die Roadmap, indem Sie Spalten auswählen, um genau das zu verfolgen, was Sie möchten. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.
Wer sollte eine Multi-Projektverfolgungs-Vorlage verwenden?
Die Multi-Projektverfolgungs-Vorlage kann von jeder Person verwendet werden, die mit der Verwaltung mehrerer Projekte gleichzeitig betraut ist. Beruflich werden diese Personen als Programmmanager oder Portfoliomanager bezeichnet, doch viele größere Organisationen verfügen auch über ein PMO, das alle Projekte des Unternehmens überwacht. Auch sie profitieren von dieser kostenlosen Vorlage.
Der Unterschied zwischen einem Programmmanager und einem Portfoliomanager besteht darin, dass der Programmmanager eine Gruppe miteinander verbundener oder ähnlicher Projekte leitet, während der Portfoliomanager eine Gruppe von Projekten verwaltet, die möglicherweise nicht miteinander verbunden sind, aber alle unter der Leitung einer Organisation stehen. Ein PMO ist eine interne oder externe Stelle, die Projektmanagementstandards innerhalb einer Organisation definiert und aufrechterhält.
Wann sollten Sie eine Multi-Projektverfolgungs-Vorlage verwenden?
Sie sollten unsere kostenlose Multi-Projektverfolgungs-Vorlage während des gesamten Lebenszyklus aller Projekte verwenden, die Sie verwalten. Solange Projekte aktiv sind, müssen sie nachverfolgt werden. Da sich ständig Dinge ändern, ist die einzige Möglichkeit, Ressourcen optimal zuzuteilen, die kontinuierliche Verfolgung aller Projekte.
Wer mehrere Projekte verwaltet, benötigt das Multi-Projektverfolgungs-Tool, um Daten zu erhalten, die eine effektivere Planung ermöglichen. So lassen sich Abhängigkeiten und Zusammenhänge zwischen Projekten erkennen, was die Entscheidungsfindung verbessert.
Die Multi-Projektverfolgungs-Vorlage dient Programmmanagern, Portfoliomanagern und PMOs als Kommunikationsmittel, kann aber auch genutzt werden, um Stakeholder in Ihrer Organisation zu informieren. Sie ist ein einseitiges Dokument, das die wichtigsten Leistungskennzahlen (KPIs) aller Projekte darstellt und einen Überblick über den aktuellen Fortschritt und die Performance bietet.
Wie Sie diese Multi-Projektverfolgungs-Vorlage verwenden
Sobald Sie unsere kostenlose Multi-Projektverfolgungs-Vorlage heruntergeladen haben, finden Sie darin eine Excel-Tabelle mit drei Projekten. Sie können weitere hinzufügen, indem Sie eines der Projekte kopieren und darunter einfügen. Sie können auch zusätzliche Spalten hinzufügen, wenn Sie weitere Aspekte der Projekte abbilden möchten.
Jedes Projekt beginnt mit einem Feld zur Eingabe des Projektnamens. Darunter befinden sich die Spaltenüberschriften. Unsere Vorlage ist so aufgebaut, dass eine Spalte alle Projektaufgaben auflistet, in der Sie diese benennen und beschreiben können. Daneben gibt es eine Spalte, um abhängige Aufgaben aufzuführen. Denken Sie daran, dass es vier Arten von Aufgabenabhängigkeiten gibt: Start-zu-Start, Ende-zu-Ende, Start-zu-Ende und Ende-zu-Start. Es ist sinnvoll, den jeweiligen Abhängigkeitstyp zu notieren.
Es gibt eine Spalte, um anzugeben, welchem Teammitglied die Aufgabe zugewiesen wurde. Danach folgen Spalten für Start- und geplantes Enddatum. Eine weitere Spalte erfasst das tatsächliche Enddatum, gefolgt von Spalten für die geplanten und tatsächlichen Kosten. So können Sie Ihren Zeitplan und Ihr Budget effektiv nachverfolgen.
Schließlich gibt es Spalten, um den Fertigstellungsgrad der Aufgabe, ihren Status und eventuelle Anmerkungen festzuhalten, um Kontext zu geben oder zusätzliche Daten zu erfassen, die in den vorherigen Spalten nicht enthalten sind. Wie oben erwähnt, wird dieser Projektabschnitt darunter zweimal wiederholt – Sie können jedoch beliebig viele hinzufügen, um Ihr Programm oder Portfolio zu verwalten.
Vorteile der Verwendung einer Multi-Projektverfolgungs-Vorlage
Vorlagen sind zwar keine perfekte Lösung, bieten aber so viele Vorteile, dass ihre Beliebtheit im Projektmanagement leicht nachvollziehbar ist. Die Verwendung einer Multi-Projektverfolgungs-Vorlage für Excel ist da keine Ausnahme. Eine Vorlage bietet Konsistenz und ist ein wertvolles Werkzeug, wenn Sie abgeschlossene Projekte analysieren, um daraus Erkenntnisse für die Planung zukünftiger, ähnlicher Projekte zu gewinnen.
Neben der Verwendung einer Vorlage ist ein klarer Überblick über alle Projekte in Ihrem Programm, Portfolio oder PMO der erste Schritt, um diese effektiv zu verwalten. Sie können den Fortschritt der Projekte effizient und zielgerichtet nachverfolgen.
Projekte müssen Fristen einhalten, und wenn Sie mehrere gleichzeitig verwalten, kann der Überblick leicht verloren gehen. Eine Multi-Projektverfolgungs-Vorlage hilft Ihnen, die wichtigsten Details jedes Projekts im Blick zu behalten, damit alle erfolgreich abgeschlossen werden können. Sie priorisiert die Arbeit und bietet Ihnen eine Übersicht, mit der Sie Ressourcen besser zuweisen können, wo sie den größten Nutzen bringen. Ohne Nachverfolgung arbeiten Sie im Blindflug – mit Nachverfolgung erreichen Sie Ihre Ziele und Vorgaben termingerecht und im Budget.
Nachteile der Verwendung einer Multi-Projektverfolgungs-Vorlage
Ein Nachteil einer Multi-Projektverfolgungs-Vorlage besteht darin, dass sie manuell aktualisiert werden muss. Sie arbeiten also immer mit veralteten Daten – und das erschwert eine schnelle Reaktion auf Probleme.
Das wirkt sich auch auf die Koordination zwischen Projekten aus. Programmmanager oder Portfoliomanager versuchen, ihre Ressourcen über mehrere Projekte hinweg optimal zu nutzen. Mit einer Vorlage verbringen sie jedoch mehr Zeit mit der Dateneingabe, anstatt sich auf das Teammanagement und die internen Projektprozesse zu konzentrieren.
Eine Vorlage kann sich daher negativ auf Ihr Qualitätsmanagement auswirken und sogar zu Team-Überlastung führen, wenn Sie Ihre Ressourcen nicht über die verschiedenen Projekte hinweg ausbalancieren können. Vorlagen haben zwar Vor- und Nachteile, doch mit einer Projektmanagement-Software treten diese Probleme gar nicht erst auf.
ProjectManager ist ein Tool zur Multi-Projektverfolgung
Ganz gleich, ob Sie ein oder mehrere Projekte verwalten – Sie benötigen Projektmanagement-Software, um Kosten, Ressourcen und Zeit im Blick zu behalten. ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die Multi-Projektverfolgungs-Vorlagen weit hinter sich lässt. Wir bieten Portfoliomanagement-Funktionen, mit denen Sie Programme oder Portfolios in Echtzeit planen, steuern und nachverfolgen können. Wir haben bereits erläutert, wie Roadmaps Ihnen eine Übersicht über alle Ihre Projekte auf einer Seite geben und deren Beziehungen untereinander sichtbar machen – doch das ist nur die Spitze des Eisbergs.
Verfolgen Sie Fortschritt und Leistung mit Echtzeit-Portfolio-Dashboards
Jeder, der mehr als ein Projekt verwaltet – ob Eventmanager oder Fachkraft im Dienstleistungsbereich – weiß, wie wichtig es ist, Projektkennzahlen zu überwachen, um Zeit und Ressourcen im Griff zu behalten. Unser Echtzeit-Portfolio-Dashboard zeigt Kennzahlen zu Fortschritt, Kosten, Zeit und mehr in leicht verständlichen Diagrammen und Grafiken. Das Beste daran: Es ist keine zeitaufwendige Einrichtung erforderlich, wie sie bei einfachen Tools üblich ist. Unser Dashboard ist einsatzbereit, sobald Sie es sind.
Halten Sie Teams produktiv mit Funktionen für das Ressourcenmanagement
Die Fähigkeit, die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit dem richtigen Projekt zuzuweisen, ist entscheidend für die erfolgreiche Verwaltung mehrerer Projekte. Dafür müssen Sie zunächst die Verfügbarkeit Ihrer Teammitglieder kennen. Unsere Ressourcenplanungsfunktionen ermöglichen es Ihnen, Urlaube, Freizeitausgleich (PTO) und sogar internationale Feiertage für verteilte Teams zu berücksichtigen. Anschließend können Sie zum Arbeitslastdiagramm wechseln, das alle Teammitglieder anzeigt und darstellt, ob sie überlastet sind oder nicht. Es ist farbcodiert, sodass Sie auf einen Blick sehen, wo Handlungsbedarf besteht. Sie können auf einzelne Personen klicken, um weitere Details zu erhalten, und direkt auf der Arbeitslastseite Anpassungen vornehmen. Eine ausgewogene Arbeitslast führt zu zufriedeneren und produktiveren Teams.
Das sind nur einige der Funktionen, die Sie mit unserer Software erhalten. Es gibt außerdem eine Portfolio-Projektansicht, die alle laufenden Projekte auflistet. Mit einem Klick auf ein Projekt öffnen Sie es sofort. Darüber hinaus stehen acht anpassbare Berichte zur Verfügung – darunter der Portfolio-Statusbericht –, die Ihnen helfen, Echtzeitdaten zu analysieren und diese einfach mit Stakeholdern zu teilen, um sie auf dem Laufenden zu halten.