Projektsteuerung und Projektüberwachung: So behalten Sie Ihr Projekt im Griff
Projekte werden in Phasen unterteilt, um sie besser handhabbar zu machen. Alle sind wichtig, besonders die Phase der Projektsteuerung. Unter Projektsteuerung versteht man die Methoden und Prozesse, mit denen ein Projektmanager sicherstellt, dass der gemeinsam mit dem Projektteam umgesetzte Plan reibungslos verläuft.
Wichtig: Zur Projektsteuerung gehört immer auch die Projektüberwachung. Sie bildet die Grundlage, auf der Anpassungen vorgenommen werden können. Monitoring und Steuerung sind zwei Seiten derselben Medaille.
Die Projektsteuerung umfasst viele Schritte, um den Projektzeitplan, die Ressourcen und die Kosten sorgfältig zu überwachen und bei Abweichungen zu reagieren. Natürlich gibt es Werkzeuge zur Projektüberwachung und Projektsteuerung, aber wie bei allem im Projektmanagement gibt es auch hier einen klaren Prozess, den wir im Folgenden erklären.
Was ist Projektsteuerung und Projektüberwachung?
Bevor wir zu den Schritten der Projektsteuerung kommen, wollen wir den Begriff in einen Kontext setzen. Es gibt fünf Phasen im Projektmanagementprozess:
- Initiierung
- Planung
- Ausführung
- Überwachung und Steuerung
- Abschluss
Die Projektsteuerung und Projektüberwachung finden parallel zur Ausführungsphase im Projektlebenszyklus statt. Projektsteuerung ist eine Phase des Projektmanagements, die der Messung und Steuerung der Projektleistung gewidmet ist.
Sie stellt sicher, dass das Projekt dem im Projektplan festgelegten Rahmen entspricht. Projektmanager werden den Projektfortschritt und die Leistung genau überwachen, den Projektstatus überprüfen, potenzielle Probleme identifizieren und bei Bedarf Korrekturmaßnahmen ergreifen, um das Projekt im Zeitplan und im Budget zu halten.
Warum sind Projektsteuerung und Projektüberwachung wichtig?
Projektsteuerung und Überwachung sind so wichtig für das Projektmanagement, dass sie zu den fünf grundlegenden Projektmanagementprozessen gehören. Wie bereits erwähnt, gehen Projektüberwachung und Projektausführung Hand in Hand, um sicherzustellen, dass die Aufgaben während ihrer Umsetzung im Zeitplan bleiben und das Projektbudget eingehalten wird.
Neben der Einhaltung des Zeitplans und der Vermeidung von Kostenüberschreitungen ist die Projektsteuerung auch ein hervorragendes Mittel zum Risikomanagement und zur Vermeidung von Scope Creep. Durch die fortlaufende Überwachung verschiedener Kennzahlen kann ein Projektmanager Risiken frühzeitig erkennen, wenn sie als Problem im Projekt auftreten. Frühe Erkennung bedeutet frühzeitige Abmilderung. Dasselbe gilt für Scope Creep: Wenn Änderungen am Projekt vorgenommen werden, können Steuerungsmaßnahmen wie Änderungsanträge helfen, negative Auswirkungen auf den Zeitplan zu verhindern.
Die Projektsteuerung zu vernachlässigen bedeutet, Ihr Projekt dem Zufall zu überlassen. Vielleicht klappt alles, vielleicht auch nicht. Aber genau das soll ein Projektmanager verhindern. Er plant das Projekt nicht nur und teilt das Team ein, sondern stellt auch sicher, dass das Team seine Aufgaben gemäß dem Projektzeitplan ausführt, ohne unnötige Kosten zu verursachen.
Schritte der Projektsteuerung
Sobald der Projektmanager die Aufgaben geplant und einen Projektplan erstellt hat, den die Projektsponsoren genehmigt haben, beginnt die Projektumsetzungsphase. Wie oben definiert, wird die Projektsteuerung parallel zur Projektausführung durchgeführt, um sicherzustellen, dass das Projekt gemäß Zeitplan und Budget verläuft. Nachfolgend finden Sie acht Schritte, um die Projektsteuerung erfolgreich umzusetzen.
1. Erstellen Sie eine Projekt-Scope-Baseline
Der Projektumfang definiert die Erwartungen und Anforderungen der Projektbeteiligten. Er wird während des gesamten Projekts zur Überwachung des Fortschritts verwendet. Eine Projekt-Scope-Baseline erfasst diese Erwartungen und Anforderungen und dient als Maßstab, um den geplanten mit dem tatsächlichen Aufwand zu vergleichen. Damit stellen Sie sicher, dass die Projektausführung mit dem Projektplan übereinstimmt. Änderungen an der Scope-Baseline erfolgen nur über einen formellen Änderungsprozess, um Scope Creep zu vermeiden.
2. Erstellen Sie eine Projektzeitplan-Baseline
Sobald der Zeitplan von den Stakeholdern genehmigt ist, speichern Sie ihn als Projektzeitplan-Baseline. Diese dient dazu, den tatsächlichen Fortschritt mit dem geplanten zu vergleichen. So können Projektmanager Abweichungen erkennen und Korrekturmaßnahmen ergreifen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen. Eine Zeitplan-Baseline ist ein zentrales Element der Projektsteuerung und unterstützt auch die Kommunikation mit den Stakeholdern.
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3. Schätzen Sie die Projektkosten und definieren Sie ein Projektbudget
Je genauer Ihre Kostenschätzung ist, desto zuverlässiger ist Ihr Budget. Nachdem Sie ein Budget erstellt und von den Stakeholdern genehmigt bekommen haben, sollten Sie es regelmäßig überwachen. Dazu gehört die Erfassung aller Projektausgaben und die Nutzung von Change-Control-Systemen, um Kostenabweichungen zu identifizieren und zu korrigieren. Auch hier empfiehlt es sich, eine Budget-Baseline zu definieren, die den Vergleich von geplanten und tatsächlichen Kosten erleichtert – eine weitere wichtige Maßnahme der Projektsteuerung.
4. Verwenden Sie ein Risikologbuch
Ein zentrales Element der Projektsteuerung ist das Risikomanagement. Erstellen Sie während der Planungsphase ein Risikologbuch, das potenzielle Risiken dokumentiert, ihre Auswirkungen bewertet und Verantwortlichkeiten definiert. Legen Sie Prioritäten fest, um zu entscheiden, welche Risiken sofort behandelt werden müssen. Während der Projektdurchführung hilft Ihnen das Risikologbuch dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen und schnell darauf zu reagieren.
Das Festhalten von Risiken in einem Risikologbuch hilft nicht nur während des aktuellen Projekts, sondern bereitet Ihre Organisation auch besser auf künftige Projekte im Portfolio vor.
5. Verwenden Sie ein Änderungsprotokoll
Projektsteuerung bedeutet auch, Änderungen zu erkennen und zu verwalten. Dazu benötigen Sie ein Änderungsprotokoll, das alle Änderungen am Projekt chronologisch dokumentiert. Dieses Dokument hilft Projektmanagern, Änderungen nachzuverfolgen, zu kommunizieren und Stakeholdern zu zeigen, dass die Anpassungen ordnungsgemäß gesteuert wurden.
6. Etablieren Sie Qualitätskontrollverfahren
Qualität ist ein weiterer zentraler Aspekt der Projektsteuerung. Qualitätskontrollverfahren stellen sicher, dass das Ergebnis des Projekts den festgelegten Standards entspricht und Fehler reduziert werden. Testen Sie Produkte und Dienstleistungen regelmäßig und dokumentieren Sie die Ergebnisse. Qualitätsmanagement hilft, Projekte erfolgreich und zur Zufriedenheit aller Beteiligten abzuschließen.
7. Nutzen Sie Projektsteuerungstools
Projektsteuerungstools sind unverzichtbar für eine erfolgreiche Überwachung. Moderne Projektmanagement-Software bietet Funktionen wie Dashboards, Statusberichte, Ressourcenkontrolle und Reporting. Diese Tools ermöglichen einen Echtzeit-Überblick über Kosten, Zeit und Ressourcen.
Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Software darauf, dass sie auch Projektportfoliomanagement-Funktionen bietet. So können Sie nicht nur ein einzelnes Projekt steuern, sondern auch dessen Einbettung in Programme und Portfolios überwachen.
8. Erstellen Sie regelmäßige Projektreports
Projektreports sind unverzichtbar, um den Status eines Projekts klar zu kommunizieren. Statusberichte dokumentieren den Fortschritt in einem bestimmten Zeitraum, während Portfolioberichte mehrere Projekte zusammenfassen. Zusätzlich gibt es Berichte zu Abweichungen, Arbeitslasten und mehr – alle wichtig für eine fundierte Projektsteuerung.
ProjectManager: Ihre Software für die Projektsteuerung
ProjectManager ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Software mit allen Funktionen, die Sie für eine effektive Projektsteuerung brauchen. Dank Echtzeitdaten sehen Sie den aktuellen Stand des Projekts und können sofort reagieren. Die kollaborative Plattform verbindet Teams im Büro, vor Ort oder im Homeoffice und erleichtert die Kommunikation.
Anpassbare Berichte
Für tiefere Einblicke nutzen Sie die anpassbaren Berichte von ProjectManager. Generieren Sie Berichte zu Projektstatus, Portfolios, Arbeitslasten und Abweichungen. Filtern Sie die Daten nach Ihren Bedürfnissen und teilen oder drucken Sie die Berichte für Präsentationen.
Behalten Sie Ihre Ressourcen im Blick
Ein weiterer zentraler Aspekt der Projektsteuerung ist die Ressourcenüberwachung. Mit den Ressourcenmanagement-Tools von ProjectManager sehen Sie sofort, wer überlastet ist, und können Aufgaben neu zuweisen. Das steigert die Produktivität und stellt sicher, dass Ihr Team im Zeitplan bleibt. Nutzen Sie außerdem das Stundenzettel-Tool, um die geleisteten Stunden nachzuhalten.
ProjectManager bietet verschiedene Projektplanungsansichten, sodass jeder im bevorzugten Modus arbeiten kann – Gantt-Diagramm, Kanban-Board, Aufgabenliste oder Kalender. Alles wird in Echtzeit synchronisiert, damit alle optimal zusammenarbeiten. Zusätzlich unterstützen Sie Funktionen zum Risikomanagement dabei, Risiken rechtzeitig zu identifizieren und das Projekt auf Kurs zu halten.
ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, mit der Sie Ihre Projekte in Echtzeit planen, steuern und überwachen können. Dank der umfassenden Funktionen für die Projektsteuerung behalten Sie immer den Überblick und können Änderungen effektiv managen. Testen Sie ProjectManager jetzt kostenlos.