Was ist Aufgabenmanagement?

Projekte bestehen aus Aufgaben, und zu wissen, wie man Aufgaben und Teammitglieder verwaltet, ist der Schlüssel, um Projekte pünktlich abzuschließen. Im einfachsten Fall bedeutet Aufgabenmanagement, eine To-do-Liste zu führen, doch schnell wird klar, dass To-do-Listen nicht ausreichen, um Projektarbeitslasten zu steuern.

Aufgabenmanagement ist ein Prozess, bei dem ein Projektmanager die Arbeit identifiziert, überwacht und vorantreibt, die während des Tages erledigt werden muss. Im Projektmanagement beschreibt Aufgabenmanagement, wie der Arbeitsablauf effizient organisiert wird. Es ist aufgabenorientiert, detailliert und Teil der übergeordneten Projektplanung.

Aufgaben gibt es in allen Formen und Größen – genauso sollte auch Aufgabenmanagement-Software sein. ProjectManager ist eine Online-Projektmanagement-Software, die Teams hilft, ihre Aufgaben in Echtzeit zu verwalten. Weisen Sie Aufgaben zu, priorisieren Sie sie, richten Sie wiederkehrende Aufgaben ein und geben Sie Teams eine Plattform, um Dateien und Kommentare gemeinsam zu nutzen. Mehr als nur eine To-do-Liste unterstützt unser Tool auch die Echtzeit-Nachverfolgung Ihrer Aufgaben, damit Sie auf Kurs bleiben. Starten Sie noch heute kostenlos.

Eine Aufgabe hat, genau wie ein Projekt, einen Lebenszyklus. Sie beginnt, wenn die Aufgabe bereit ist, dann wird sie zugewiesen, gestartet, abgeschlossen und überprüft. Sie kann auch beendet, abgelaufen, pausiert oder fehlgeschlagen sein. Manche Aufgaben sind von anderen abhängig, um gestartet oder beendet zu werden. Der Prozess ihrer Überwachung wird als Aufgabenverfolgung bezeichnet und ist ein wichtiger Aspekt des Projektmanagements.

Aufgabenmanagement ist eine komplexe Disziplin, die große Aufmerksamkeit fürs Detail, Flexibilität und die richtigen Projektmanagement-Tools erfordert.

Warum sollten Sie Aufgabenmanagement-Tools nutzen?

Effizienz entsteht nicht, indem man nur auf die lauteste Stimme im Büro reagiert. Effizienz entsteht auch nicht allein dadurch, dass man die nächste E-Mail im Posteingang beantwortet. Sie müssen Ihre Aufgaben als Ganzes verwalten, da das Nächste, was hereinkommt, nicht unbedingt das Wichtigste ist. Sie müssen Ihre Zeit so einteilen, dass Sie die richtige Menge an Zeit für die wichtigsten Aufgaben aufwenden.

Um den Überblick zu behalten, brauchen Sie ein Aufgabenmanagement-Tool, das Ihnen hilft, Aufgaben zu priorisieren, Fortschritte zu verfolgen und mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten. Unsere kostenlose Vorlage zur Aufgabenverfolgung ist ein großartiger Ausgangspunkt, um Ihre Projektaufgaben zu überwachen.

Aufgabenmanagement-Tools helfen Ihnen, alle Ihre Arbeiten im Blick zu behalten und Ihr Team dabei zu unterstützen, Fristen einzuhalten. Die Vorteile des Aufgabenmanagements sind:

• Sie sehen alles, woran Sie arbeiten, auf einen Blick
• Sie wissen, was Ihre Prioritäten sind
• Sie wissen, wie viel Zeit Ihnen für diese Aufgaben zur Verfügung steht
• Sie können Aufgaben gruppieren, um ähnliche Dinge gleichzeitig zu erledigen

Einige Projektmanagement-Tools bieten auch Ressourcenmanagement, Zeiterfassung und Funktionen für die Teamzusammenarbeit, sodass Sie Ihre Projekte umfassend steuern können.

Vor allem können Sie eine ausgewogene Arbeitslast beibehalten, sodass Sie Aufgaben und Fristen anpassen oder delegieren können – und so Überlastung vermeiden.

Vorlage zur Aufgabenverfolgung

Laden Sie diese kostenlose Aufgabenverfolgungsvorlage für Excel herunter, um Projektaufgaben optimal zu planen und zu überwachen. Fügen Sie Details wie Beschreibung, Start- und Enddatum, Ressourcendetails und mehr hinzu.

Gängige Aufgabenmanagement-Tools

Es gibt viele Projektmanagement-Tools zur Verwaltung Ihrer Aufgaben. Im Folgenden stellen wir einige der gängigsten Tools vor.

To-do-Listen

Am einfachsten nehmen Sie ein Notizbuch und einen Stift und schreiben Ihre To-do-Liste auf. Der Nachteil dieses einfachen Ansatzes ist, dass es schwierig ist, Aufgaben neu anzuordnen, um sie zu gruppieren und zu priorisieren. Heute verfügen die meisten Aufgabenmanagement-Apps über eine To-do-Listen-Funktion, die Ihnen hilft, Aufgaben besser zu verfolgen, zu priorisieren und zuzuweisen.

Online-Aufgabenlisten

Die Online-Aufgabenliste ist ein Schritt weiter als eine To-do-Liste. Da sie online ist, kann sie von überall aus aufgerufen werden und lässt sich leicht aktualisieren und bearbeiten.

Die Online-Aufgabenliste von ProjectManager gibt Ihnen die volle Kontrolle über Ihre Aufgaben. Fügen Sie Fälligkeitsdaten, Prioritätsstufen, Anhänge, Notizen und sogar Tags zur einfachen Sortierung hinzu. Außerdem können Sie wiederkehrende Aufgaben einrichten, sodass Sie sie nicht ständig neu hinzufügen müssen. Wenn Sie im Team arbeiten, können Sie Aufgaben an andere Teammitglieder zuweisen, um die Arbeitslast zu verteilen.

Online-Kanban-Boards

Wenn Aufgabenlisten für Sie nicht ausreichen, versuchen Sie, Kanban-Boards zur Aufgabenverwaltung zu nutzen. Kanban-Boards sind ein beliebtes Projektmanagement-Tool, das eine visuelle Möglichkeit bietet, Projektaufgaben zu steuern. Aufgaben werden mit Kanban-Karten erstellt, die dann in die entsprechenden Spalten verschoben werden.

Kanban-Board-Spalten sind typischerweise mit „To do, Doing, Done“ beschriftet, aber mit ProjectManager können Sie Ihre Spalten frei anpassen. Genau wie bei der Aufgabenlisten-Funktion können Sie Dateien, Kommentare, Prioritätsstufen und mehr zu Ihren Aufgaben hinzufügen. Die benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt schnell nachzuverfolgen und Engpässe oder überfällige Aufgaben sofort zu erkennen.

Was ist Aufgabenmanagement-Software?

Aufgabenmanagement-Software rationalisiert den Prozess der Aufgabenverwaltung. Sie gibt Projektmanagern mehr Kontrolle über Projektaufgaben und Teams die Möglichkeit, besser zusammenzuarbeiten, um diese Aufgaben zu erledigen.

Umfassende Aufgabenmanagement-Software wie ProjectManager ermöglicht es Ihnen, alle gängigen Aufgabenmanagement-Tools in einer Software zu nutzen. Aufgabenmanagement bedeutet mehr, als nur eine To-do-Liste zu erstellen und erledigte Aufgaben abzuhaken. Es bedeutet, die Arbeit zu steuern, Aufgaben zu priorisieren, mit Teammitgliedern zusammenzuarbeiten und den Fortschritt zu verfolgen.

Vorteile von Aufgabenmanagement-Software

Leistungsstarke Aufgabenmanagement-Software kann Ihren Teams einen Weg bieten, produktiver zu arbeiten. Noch besser ist ein Aufgabenmanagement-Tool, das mit anderen Projektmanagement-Funktionen integriert ist und Ihnen hilft, Aufgaben und Projekte effizienter zu steuern.

Hier sind einige wichtige Vorteile, auf die Sie achten sollten, wenn Sie die beste Aufgabenmanagement-Software zur Verwaltung Ihrer Arbeit auswählen.

• Erfassung der für Aufgaben aufgewendeten Zeit
• Zusammenarbeit mit Teams
• Aufgaben organisieren, priorisieren und zuweisen
• Fortschritte in Echtzeit überwachen
• Status von Aufgaben online aktualisieren
• Notizen, Dateien und Links anhängen und Kommentare zu Aufgaben hinzufügen
• Aufgaben mit dem Team teilen
• Persönliche To-do-Listen innerhalb von Aufgaben erstellen

Wie man Aufgaben in ProjectManager verwaltet

ProjectManager bietet Ihnen alle Aufgabenmanagement-Tools, die Sie benötigen, um Aufgaben in jeder Phase ihres Lebenszyklus zu erfassen, zuzuweisen und zu verfolgen.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Liste, wie Sie Ihre Aufgaben in ProjectManager verwalten. Melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an und folgen Sie mit, um die Kontrolle über Ihre Projektaufgaben zu übernehmen.

1. Aufgabenliste importieren oder neu erstellen

Aufgaben sind die kleinen Arbeiten, die zum endgültigen Lieferobjekt führen. Sie brechen das größere Projekt in diese handlicheren Aufgaben herunter, was als Aufgabenliste bezeichnet wird.

In ProjectManager können Sie Ihre Aufgabenliste problemlos aus jeder Tabellenkalkulation oder sogar aus einer anderen Projektmanagement-Software importieren, sobald diese exportiert wurde. Oder Sie öffnen ein neues Projekt und erstellen Ihre Aufgabenliste direkt in der Software.

ProjectManager ermöglicht es Ihnen, Ihre Aufgabenliste mit verschiedenen Projektansichten zu visualisieren, z. B. Gantt-Diagrammen, Kanban-Boards, Projektkalendern oder der Aufgabenlistenansicht.

2. Aufgaben priorisieren

Aufgaben können überwältigend wirken, wenn Sie nicht zuerst festlegen, was erledigt werden muss, was wichtig ist und was vernachlässigt werden kann, falls die Zeit knapp ist. Das nennt man Priorisierung.

ProjectManager verfügt über ein Dropdown-Menü, mit dem die Priorität angezeigt werden kann. Es gibt voreingestellte Prioritäten mit Symbolen und Farbcodes. So können Sie Ihre Aufgabenliste filtern und sehen, woran Sie als Nächstes arbeiten müssen.

3. Aufgabenbeschreibungen hinzufügen

Aufgaben sollten mit Anweisungen versehen sein. Teams sollten nicht mikromanagt werden, aber es gibt normalerweise Projektdokumentationen, die Erwartungen klären. Das entlastet sowohl den Manager als auch das Teammitglied.

Unsere Projektmanagement-Software verfügt über unbegrenzten Dateispeicher, sodass Manager und Teammitglieder beliebig viele Dokumente und Bilder an die Aufgabe anhängen können. Teammitglieder können sogar ihre eigenen Aufgaben verwalten, indem sie To-do-Listen oder Kommentare hinzufügen.

4. Arbeit zuweisen

Keine Aufgabe wird erledigt, wenn ihr niemand zugewiesen ist. Die Zuweisung von Arbeit ist der Auslöser für die Ausführung einer Aufgabe. Keine Menge an Anweisungen oder Organisation kann fehlende Verantwortlichkeit ersetzen.

Die Aufgabenmanagement-Tools von ProjectManager machen die Zuweisung von Aufgaben einfach. Sobald Sie das Team ins Projekt eingeladen haben, werden alle Mitglieder im Dropdown-Menü der Aufgabe angezeigt. Wählen Sie einfach ein oder mehrere Teammitglieder aus, und sie werden per E-Mail benachrichtigt.

5. Zur Kanban-Ansicht wechseln

Nicht alle Teammitglieder arbeiten auf die gleiche Weise. Manager und Stakeholder reagieren meist auf die Zeitachsenansicht eines Gantt-Diagramms. Teammitglieder hingegen bevorzugen eine Projektansicht, die ihnen hilft, Aufgaben zu verfolgen und ihre Arbeit zu steuern. Kanban-Boards sind ein hervorragendes Aufgabenmanagement-Tool, um Produktionszyklen zu visualisieren und Workflows zu automatisieren.

ProjectManager verfügt über eine vollständig anpassbare Kanban-Board-Ansicht. Teammitglieder können ihre Aufgaben in Spalten wie To do, Doing und Done organisieren. Anschließend können sie ihre Aufgabenkarte per Drag-and-drop in die passende Kanban-Board-Spalte verschieben. Das hilft ihnen, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren und gleichzeitig Transparenz darüber zu schaffen, woran alle arbeiten.

6. Filter einrichten

Bei großen Projekten benötigen Aufgaben mehr Kennzeichnungen als nur Prioritätsstufen, sonst gehen sie leicht unter. Außerdem möchten Projektmanager, dass ihr Team den Status mit Notizen und Fortschrittsangaben aktualisiert.

Mit den Aufgabenverfolgungsfunktionen von ProjectManager können Teammitglieder ihren Status auf einer Fortschrittsleiste angeben und vermerken, wie viel Arbeit sie bereits erledigt haben. Manager können nach Fortschritt filtern, um zu sehen, welche Arbeiten begonnen wurden. Zudem können Sie benutzerdefinierte Tags für eine bessere Kategorisierung einrichten.

7. Produktiv bleiben mit Kollaborationsfunktionen & E-Mail-Benachrichtigungen

Teamkollaboration macht Projekte produktiver. Wenn Teammitglieder besser zusammenarbeiten, führt das zu mehr Effizienz und hochwertigen Ergebnissen. Kollaborative Tools bereitzustellen, ist entscheidend für jedes erfolgreiche Aufgabenmanagement.

Die Aufgabenmanagement-Tools von ProjectManager fördern die Zusammenarbeit auf Aufgabenebene, indem sie Teams eine Projektmanagement-Plattform zur Kommunikation bieten. Wenn ein Kommentar zur Aufgabe hinzugefügt wird, erhält die andere Person eine E-Mail-Benachrichtigung. Auch wenn diese Person der Aufgabe nicht zugewiesen ist, können Sie sie in die Unterhaltung einbeziehen, indem Sie sie in der Aufgabenliste, im Kanban-Board, im Gantt-Diagramm oder in der Projektkalenderansicht markieren. Während solche Dialoge in E-Mails schwer auffindbar sein können, sind sie in ProjectManager direkt an die Aufgabe gebunden und leicht auffindbar.

8. Mit Dashboard verfolgen

Aufgabenmanagement bedeutet, den Fortschritt zu überwachen. Wenn Ihre Aufgaben nicht wie geplant verlaufen, gerät Ihr Projekt in Schwierigkeiten. Ein Aufgaben-Dashboard sammelt Projektkennzahlen und bietet Ihnen einen Überblick auf hoher Ebene.

ProjectManager verfügt über ein Echtzeit-Dashboard für Projektmanagement, sodass die Daten nicht von gestern stammen, sondern so aktuell sind wie das letzte Status-Update. Alle Informationen werden ausgewertet und in benutzerfreundlichen Diagrammen und Grafiken dargestellt, die mit Stakeholdern geteilt werden können.

9. Detaillierte Berichte erhalten

Dashboards eignen sich für den Überblick, doch beim Aufgabenmanagement muss man manchmal tiefer ins Detail gehen.

ProjectManager bietet einfache Berichtsfunktionen, die gefiltert werden können, um nur die gewünschten Daten anzuzeigen. Erhalten Sie Berichte zu Aufgaben mit Fälligkeitsdaten, Meilensteinen und mehr. Darüber hinaus gibt es Projektmanagement-Berichte zu Abweichungen, Arbeitslast, Verfügbarkeit und weiteren Aspekten.