Wenn du mit der Projektplanung beginnst, ist eine der ersten Fragen, die du dir stellen musst: Was kann schiefgehen? Das klingt negativ, aber pragmatische Projektmanager wissen, dass diese Denkweise vorbeugend ist. Probleme werden unvermeidlich auftreten, und du brauchst eine Strategie zur Minderung, um zu wissen, wie du Risiken bei der Projektplanung managen kannst.

Aber wie kann man das Unbekannte lösen? Das klingt wie ein philosophisches Paradoxon, aber keine Sorge—es gibt praktische Schritte, die du dank Projekt­risikomanagement befolgen kannst. In diesem Artikel sprechen wir über Strategien, die dir helfen, potenzielle Risiken zu erkennen, damit du Risiken in deinem Projekt identifizieren und verfolgen kannst.

Was ist Risikomanagement in Projekten?

Projekt­risikomanagement ist der Prozess, Risiken zu identifizieren, zu analysieren und darauf zu reagieren, die während des Projektlebenszyklus auftreten können, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt und sein Ziel erreicht. Risikomanagement ist nicht nur reaktiv; es sollte Teil des Planungsprozesses sein, um Risiken vorherzusehen, die im Projekt auftreten könnten, und zu wissen, wie man sie kontrolliert, falls sie eintreten.

Ein Risiko ist alles, was potenziell den Zeitplan, die Leistung oder das Budget des Projekts beeinträchtigen könnte. Risiken sind Möglichkeiten, und in einem Kontext von Projektmanagement, wenn sie Realität werden, gelten sie als „Probleme“, die mit einem Risikoreaktionsplan angegangen werden müssen. Risikomanagement ist also der Prozess, Risiken zu identifizieren, zu kategorisieren, zu priorisieren und zu planen, bevor sie zu Problemen werden.

Risikomanagement kann je nach Projekttyp unterschiedliche Bedeutungen haben. Bei Großprojekten können Risikomanagementstrategien eine detaillierte und umfassende Planung für jedes Risiko umfassen, um sicherzustellen, dass es Minderungsstrategien gibt, falls Probleme auftreten. Bei kleineren Projekten kann Risikomanagement einfach aus einer priorisierten Liste von Risiken mit hoher, mittlerer und niedriger Priorität bestehen.

Wie werden Risiken in Projekten gemanagt?

Um mit dem Risikomanagement zu beginnen, ist es entscheidend, eine klare und präzise Definition dessen zu haben, was im Projekt geliefert werden soll. Mit anderen Worten: Erstelle ein sehr detailliertes Projektauftrag-Dokument mit der Vision des Projekts, den Zielen, dem Umfang und den Liefergegenständen. So können Risiken in jeder Phase des Projekts identifiziert werden. Danach solltest du das Team von Anfang an einbeziehen, um alle möglichen Risiken zu identifizieren.

Scheue dich nicht, neben dem Team auch weitere Personen einzubeziehen, um Risiken zu identifizieren und zu priorisieren. Viele Projektmanager schicken einfach eine E-Mail an ihr Team und bitten darum, Dinge zu nennen, die schiefgehen könnten. Aber um Risiken besser zu erfassen, solltest du das gesamte Projektteam, Kundenvertreter und Lieferanten zu einer Risikoidentifikationssitzung zusammenbringen.

Für jedes definierte Risiko solltest du es irgendwo dokumentieren—eine Risikoregister-Vorlage hilft dir dabei, sein Niveau zu priorisieren. Erstelle dann einen Risikomanagementplan, der die negativen und positiven Auswirkungen des Projekts sowie die Maßnahmen erfasst, die du ergreifen wirst, um ihnen zu begegnen. Du solltest regelmäßige Meetings einplanen, um die Risiken während des laufenden Projekts zu überwachen. Transparenz ist entscheidend.

Online-Projektrisiken mit ProjectManager managen

Projektmanagement-Software kann dir helfen, Risiken unter Kontrolle zu halten. ProjectManager ist eine Online-Software, mit der du Risiken identifizieren, verfolgen und ihre Auswirkungen mit einer Risikomatrix berechnen kannst. Nutze anschließend unsere fünf Projektansichten, darunter Gantt-Diagramm, Kanban-Board, Tabelle, Liste und Kalender, um sicherzustellen, dass Risiken das Projekt nicht entgleisen lassen.

• Risiken zusammen mit den Projektplänen verwalten
• Risiken durch Projektansichten analysieren und priorisieren, um Verantwortlichkeit sicherzustellen
• Stakeholder über Risiken informieren mit kostenlosen und unbegrenzten Gastlizenzen. Kostenlos testen

Die 6 Schritte des Risikomanagement-Prozesses in Projekten

Wie kann man also etwas so scheinbar Unfassbares wie das Projektrisikomanagement handhaben? Mit einem Risikomanagementplan. Alles dreht sich um den Prozess. Verwandle die Nachteile in Vorteile, indem du diese sechs Schritte befolgst.

1. Risiko identifizieren

Du kannst ein Risiko nicht lösen, wenn du nicht weißt, was es ist. Es gibt viele Möglichkeiten, Risiken zu identifizieren. Während du diesen Schritt gehst, solltest du die Daten in einem Risikoregister sammeln.

Eine Möglichkeit ist das Brainstorming mit deinem Team, Kollegen oder Stakeholdern. Finde Personen mit relevanter Erfahrung und führe Interviews, um die notwendigen Informationen zu sammeln, Risiken zu identifizieren und zu lösen. Denke an alles, was schiefgehen könnte. Schreibe es auf. Mache dasselbe mit historischen Daten und Berichten aus früheren Projekten. Nun ist deine Liste potenzieller Risiken gewachsen.

Stelle sicher, dass die Risiken mit der Ursache eines Problems verbunden sind. Gehe im Grunde genommen bis zur Wurzel des Problems, um zu sehen, ob das Risiko die Art von Auswirkungen haben wird, die identifiziert werden müssen. Wenn du versuchst, das Risiko zu minimieren, verlasse dich auf deine Intuition. Sie kann auf unwahrscheinliche Szenarien hinweisen, von denen du annimmst, dass sie nicht eintreten. Verwende eine Risikostruktur­zerlegung, um reale Risiken von irrelevanten zu trennen.

2. Risiko analysieren

Risiken zu analysieren ist nicht einfach. Es gibt nie genügend Informationen. Natürlich sind viele dieser Daten komplex, aber die meisten Branchen verfügen über bewährte Verfahren, die dir bei deiner Risikoanalyse helfen können. Vielleicht stellst du fest, dass dein Unternehmen bereits ein etabliertes Rahmenwerk für diesen Prozess hat.

Wenn du das Projektrisiko bewertest, kannst du proaktiv viele Auswirkungen angehen, wie potenzielle Rechtsstreitigkeiten vermeiden, regulatorische Probleme lösen, neue Vorschriften einhalten, deine Exposition reduzieren und die Auswirkungen minimieren.

Wie analysierst du also das Risiko in deinem Projekt? Durch qualitative und quantitative Risikoanalysen kannst du bestimmen, wie es deinen Zeitplan und dein Budget beeinflusst.

Projektmanagement-Software hilft dir, Risiken zu analysieren, indem sie dein Projekt überwacht. ProjectManager geht noch einen Schritt weiter mit Dashboards in Echtzeit, die Live-Daten anzeigen. Im Gegensatz zu anderen Softwaretools musst du unser Dashboard nicht konfigurieren. Es ist von Anfang an bereit, dir eine Gesamtübersicht über das Projekt zu geben. Wir berechnen Live-Daten und zeigen sie in leicht verständlichen Diagrammen und Grafiken an. So erkennst du Probleme schneller, indem du Zeit, Kosten und mehr überwachst.

3. Risiken und Probleme priorisieren

Nicht alle Risiken sind gleich. Du musst das Risiko bewerten, um zu wissen, welche Ressourcen du im Falle eines Eintritts einsetzen wirst.

Eine lange Liste von Risiken kann überwältigend sein. Aber du kannst sie verwalten, indem du die Risiken einfach als hoch, mittel oder niedrig kategorisierst. Nun hast du eine Orientierungslinie und kannst das Risiko im Kontext sehen. Mit dieser Perspektive kannst du beginnen zu planen, wie und wann du diese Risiken angehst. Wenn sich die Risiken dann in Probleme verwandeln, ist es ratsam, ein Problemlog zu führen, um jedes einzelne zu verfolgen und Korrekturmaßnahmen umzusetzen.

Einige Risiken erfordern sofortige Aufmerksamkeit. Das sind diejenigen, die das Budget oder den Zeitplan deines Projekts entgleisen lassen können. Scheitern ist keine Option. Andere Risiken sind wichtig, bedrohen aber möglicherweise nicht den Projekterfolg. Du kannst entsprechend handeln. Und dann gibt es Risiken, die kaum oder gar keine Auswirkungen auf den allgemeinen Projektzeitplan und das Budget haben. Einige dieser Risiken mit niedriger Priorität könnten wichtig sein, aber nicht wichtig genug, um Zeit zu investieren.

4. Einen Verantwortlichen für das Risiko zuweisen

All deine Arbeit zur Identifizierung und Bewertung von Risiken ist nutzlos, wenn du niemandem die Aufsicht über dieses Risiko überträgst und keinen Teil des Projektbudgets für die Beschaffung notwendiger Ressourcen zur Umsetzung von Risikominderungsstrategien zuweist. Tatsächlich solltest du dies bereits beim Auflisten der Risiken tun. Wer ist die Person, die für dieses Risiko verantwortlich ist, es erkennt, wenn es eintritt, und die Bemühungen zu seiner Lösung anführt?

Diese Entscheidung liegt bei dir. Vielleicht gibt es ein Teammitglied mit mehr Erfahrung oder Fähigkeiten in diesem Risikobereich. Dann sollte diese Person die Lösung leiten. Oder es ist vielleicht eine eher willkürliche Wahl. Natürlich ist es besser, die Aufgabe der richtigen Person zuzuweisen, aber das Wichtigste ist, sicherzustellen, dass jedes Risiko einen Verantwortlichen hat.

Denke daran: Wenn du keine Person damit beauftragst, ein Risiko zu überwachen und zu managen, sobald es auftritt, öffnest du die Tür für weitere Probleme. Die Identifizierung des Risikos ist nur ein Teil; wenn du es nicht managst, schützt du das Projekt nicht.

5. Auf das Risiko reagieren

Jetzt kommt die Theorie in die Praxis. Du hast ein Risiko identifiziert. All die Arbeit der Planung wird nun in die Tat umgesetzt. Zunächst musst du wissen, ob es sich um ein positives oder negatives Risiko handelt. Ist es etwas, das du nutzen könntest, um das Projekt zu verbessern? Wenn nicht, musst du eine Risikominderungsstrategie anwenden.

Eine Risikominderungsstrategie ist einfach ein Notfallplan, um die Auswirkungen eines Projektrisikos zu minimieren. Danach handelst du entsprechend der Priorität des Risikos. Du nimmst Kontakt mit dem Risiko­verantwortlichen auf und entscheidest gemeinsam, welcher der entworfenen Pläne umgesetzt wird, um das Risiko zu lösen.

6. Risiken überwachen

Du kannst nicht einfach Maßnahmen gegen ein Risiko anwenden, ohne den Fortschritt dieser Initiative nachzuverfolgen. Hier kommt das Monitoring ins Spiel. Wer für das Risiko verantwortlich ist, ist auch dafür zuständig, dessen Lösung nachzuverfolgen. Dennoch musst du informiert bleiben, um einen genauen Überblick über den Fortschritt und den Projektumfang zu behalten sowie neue Risiken zu identifizieren und zu überwachen.

Du solltest eine Reihe von Projektsitzungen einrichten, um Risiken zu managen. Stelle sicher, dass die Kommunikationswege dafür im Voraus definiert sind. Am besten ist es, mehrere Kanäle zu haben, die speziell für die Kommunikation vorgesehen sind.

Egal, welche Methode du wählst, denke daran, immer transparent zu sein. Es ist besser, wenn alle im Projekt wissen, was geschieht, damit sie aufmerksam bleiben und bei der Steuerung des Prozesses mitarbeiten.

Statistiken und Trends im Risikomanagement

Die Risikomanagementbranche erlebt ein erhebliches Wachstum, da der globale Markt bis 2032 voraussichtlich 52 Milliarden Dollar erreichen wird. Das entspricht einer jährlichen Wachstumsrate von 15,4 Prozent zwischen 2022 und 2032. Aber warum ist das so?

Ein wichtiger Faktor ist die digitale Transformation von Unternehmen. Immer mehr Organisationen setzen auf fortgeschrittene Analysen, maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz, um ihre Risikomanagementprozesse zu verbessern. Mit dem technologischen Fortschritt steigt jedoch auch das Risiko von Cyberkriminalität. Die globalen Kosten von Cyberkriminalität werden bis 2028 voraussichtlich 13,28 Billionen Dollar erreichen.

Als Folge dieser steigenden Zahlen gewinnt auch die Rolle des Risikomanagers an Bedeutung. Dies ist eine direkte Folge von Faktoren wie der Notwendigkeit proaktiver Risikomanagementstrategien, der zunehmenden Komplexität von Risiken in der Arbeitswelt und einem allgemeinen Gefühl der Vernetzung zwischen Menschen und Technologie.

Risikomanagement in der gesamten Organisation

Kann auch deine Organisation davon profitieren, Risikomanagement in die tägliche Routine zu integrieren? Ja! Die Integration eines Risikomanagementprotokolls in die Unternehmenskultur durch einheitliche Tools und Projektmanagementvorlagen sowie durch Schulungen kann die Mitarbeiterkompetenz fördern, ihre Effizienz steigern und langfristig Kosten senken. So musst du beim Start eines neuen Projekts nicht jedes Mal bei null anfangen.

Unterlagen wie Register und Aufzeichnungen deiner Organisation sind ein wertvoller Wissensspeicher, der dir hilft, aus Erfahrungen zu lernen und Risiken in neuen Projekten besser zu bewältigen. Zudem kann deine Organisation durch ein stärkeres Risikobewusstsein eine echte Risikokultur entwickeln. Mit besserer Governance lassen sich Planung, Strategie, Richtlinien und Entscheidungen verbessern.

Beispiele für Risikomanagement in Projekten

Kein Risiko gleicht dem anderen, und das Risikomanagement variiert je nach Branche. Im Folgenden findest du einige Beispiele dafür, wie Risikomanagement in verschiedenen Industrien umgesetzt wird.

Risikomanagement im Bauwesen

Bauprojekte sind von Natur aus riskant. Es gibt zahlreiche potenzielle Gefahren, die Sicherheit, Zeitpläne und Budgets beeinträchtigen können. Risiken im Bauwesen können mit Finanzen, Sicherheit, Zeitplänen, Umwelt, Design oder Verträgen zusammenhängen.

• Das Risiko: Probleme bei der Materiallieferung, Designänderungen, Arbeitskräftemangel oder schlechtes Wetter können den Zeitplan gefährden. Dies erfordert zusätzliche Ressourcen und kann das Projekt verzögern.
• Risikomanagementstrategie: Ein Beispiel im Bauwesen ist die Notfallplanung und die Erstellung realistischer Zeitpläne. Projektmanager können die kritische Pfadanalyse nutzen, um Schlüsselabhängigkeiten zu identifizieren und den Zeitplan zu überwachen. Falls Verzögerungen auftreten, kann ein Notfallplan helfen, diese abzumildern.

Risikomanagement in der Fertigung

Fertigungsprojekte reichen von der Installation einer neuen Produktionslinie bis hin zur Markteinführung eines neuen Produkts. Risikomanagement kann helfen, Unterbrechungen zu minimieren und die Rentabilität zu steigern.

1. Das Risiko: Produktionsrisiken wie Geräteausfälle, Stillstände in der Produktionslinie oder Probleme bei der Qualitätskontrolle können Verzögerungen verursachen oder zu unterdurchschnittlichen Ergebnissen führen.
2. Risikomanagementstrategie: Qualitätskontrollverfahren wie vorbeugende Wartungsprogramme können sicherstellen, dass Risiken die Produktion nicht unterbrechen. Dies ist ein Beispiel für eine Risikominderungsstrategie. Außerdem sollten Mitarbeiter kontinuierlich geschult werden, um Fehler frühzeitig zu erkennen, bevor sie eskalieren.

Risikomanagement in der IT

Technologieprojekte sind bekannt für ihre Komplexität und ihr hohes Tempo. Risikomanagement in der IT kann die Rentabilität maximieren und Unterbrechungen minimieren.

• Das Risiko: Technische Risiken wie Integrationsprobleme, technisches Versagen oder geringe Leistung können den Zeitplan gefährden und Ressourcen erschöpfen.
• Risikomanagementstrategie: Um technische Risiken zu vermeiden, kann der Projektmanager Notfallplanungen wie Technologiebewertungen und Tests vor Projektstart implementieren. Zudem können Branchenstandards und technische Experten hinzugezogen werden, um Probleme schnell zu lösen.

Risikomanagement im Marketing

Von einem Rebranding bis hin zum Start einer Kampagne sind Marketingprojekte Risiken ausgesetzt, die ihren Erfolg beeinträchtigen können.

• Das Risiko: Eine neue kreative Kampagne könnte beim Zielpublikum nicht ankommen. Dies würde Zeit und Ressourcen verschwenden.
• Risikomanagementstrategie: Um zu verhindern, dass eine kreative Idee scheitert, kann der Marketingprojektmanager gründliche Tests und Feedbackzyklen durchführen, um die Zielgruppe besser zu verstehen. Falls vor dem Start Änderungen erforderlich sind, kann das Team die Strategie entsprechend anpassen.

ProjectManager erleichtert das Risikomanagement in Projekten

Wenn du mehr Kontrolle über Projektrisiken haben möchtest, brauchst du eine Projektmanagementsoftware. ProjectManager bietet verschiedene Tools, darunter das Risikomanagement, mit denen du Risiken in jeder Phase des Projekts angehen kannst.

Erstelle ein Online-Risikoregister

Identifiziere und verfolge alle Risiken deines Projekts an einem zentralen Ort. Anders als bei anderer Projektmanagementsoftware kannst du Risiken direkt im Projekt managen und musst nicht auf ein separates Tool zurückgreifen. Lege Fristen fest, setze Prioritäten, definiere Lösungen und vieles mehr.

Gantt-Diagramme für Risikomanagementpläne

Nutze unsere preisgekrönten Gantt-Diagramme, um detaillierte Risikomanagementpläne zu erstellen, die verhindern, dass Risiken zu Problemen werden. Plane, weise Aufgaben zu und überwache Projektaufgaben mit voller Transparenz. Gantt-Diagramme ermöglichen es den Teammitgliedern, Kommentare und Dateien zu ihren Aufgaben hinzuzufügen, sodass die gesamte Kommunikation auf Projektebene stattfindet – in Echtzeit.

Risikomanagement ist komplex. Ein Risikoregister oder eine Vorlage ist ein guter Anfang, aber du brauchst eine robuste Projektmanagementsoftware, um den Prozess zu erleichtern. ProjectManager ist ein Online-Tool, das die notwendige kollaborative Umgebung fördert, um Risiken zu bewältigen, und außerdem Echtzeitinformationen liefert, sodass du stets mit genauen Daten handeln kannst. Probiere es selbst aus und überzeuge dich von den Ergebnissen: Teste jetzt 30 Tage kostenlos.