Projektmeilensteine helfen Projektteams, sich auf wichtige Fortschrittspunkte in einem Projekt zu konzentrieren, was Projektmanagern bei der Projektplanung und Terminierung hilft. So wie Aufgaben ein größeres Projekt in überschaubare Teile unterteilen, gliedern Meilensteine die Projektphasen, um die Planung, Terminierung und Ausführung zu erleichtern.

Was ist ein Projektmeilenstein?

Ein Projektmeilenstein ist ein Planungsinstrument, das einen bestimmten Punkt im Projektzeitplan markiert. Projektmeilensteine können den Start und das Ende eines Projekts kennzeichnen, den Abschluss einer wichtigen Arbeitsphase markieren oder alles, was in einem Projekt besonders hervorzuheben ist, wie z. B. die Erstellung von Projektergebnissen.

Meilensteine helfen Projektteams, ihre Bemühungen zu koordinieren, indem sie allen die Projektziele und die erforderlichen Handlungsschritte verdeutlichen.

Die Bedeutung von Meilensteinen im Projektmanagement

Projektmeilensteine ermöglichen es, den Zeitaufwand für den Abschluss eines Projekts genauer zu schätzen, indem wichtige Termine und Ereignisse markiert werden. Daher sind sie für eine präzise Projektplanung und Terminierung unerlässlich. Aufgrund ihrer Vielseitigkeit sind Meilensteine ein wichtiger Bestandteil von Projektdokumenten wie dem Projektzeitplan, dem Project Charter und dem Projektplan. Sie werden auch in Terminierungsmethoden wie der Critical-Path-Methode (CPM) oder in Projektmanagement-Tools wie Gantt-Diagrammen verwendet, um wichtige Zeiträume zu bestimmen.

Mit Projektmeilensteinen können Sie den Puffer in Ihrem Projekt besser berechnen, indem Sie die Projektzeitachse in Intervalle oder kleinere Zeitrahmen unterteilen, um Fortschritte zu kontrollieren und nachzuverfolgen. Projektmanagement-Software wie ProjectManager macht es einfach, einen Zeitplan mit Meilensteinen zu erstellen. Verwenden Sie unsere Online-Gantt-Diagramme, um schnell einen Projektzeitplan mit Phasen, Unteraufgaben, Meilensteinen und Abhängigkeiten zu erstellen. Jetzt kostenlos testen.

Nachdem wir definiert haben, was Projektmeilensteine sind und warum sie im Projektmanagement wichtig sind, schauen wir uns nun den Meilensteinplanungsprozess an.

Was ist ein Meilenstein-Diagramm?

Ein Meilenstein-Diagramm ist ein visuelles Planungsinstrument, das Meilensteine verwendet, um einen Projektplan in Hauptphasen zu unterteilen. Aufgrund seiner Einfachheit wird es verwendet, wenn Projektmanager oder Sponsoren den Projektzeitplan Stakeholdern oder Teammitgliedern vorstellen möchten, ohne auf jede einzelne Aufgabe einzugehen.

Ein Meilenstein-Diagramm können Sie mit einem Timeline-Tool oder sogar von Hand erstellen, aber für Projektmanager empfiehlt es sich, Projektmanagement-Software wie ProjectManager zu nutzen. Denn Gantt-Diagramme sind das beste Werkzeug, um einen Meilensteinplan zu erstellen.

Was ist Meilensteinplanung?

Der Begriff Meilensteinplanung bezeichnet den Prozess des Markierens von Meilensteinen in einem Projektzeitplan. Die Meilensteinplanung wird hauptsächlich von Projektmanagern durchgeführt, die entscheidende Punkte im Projektlebenszyklus identifizieren und als Projektmeilensteine kennzeichnen, damit ihr Team versteht, welche wichtigen Ergebnisse, Aktivitäten oder Phasen abgeschlossen werden müssen.

Indem diese kritischen Punkte mit Projektmeilensteinen markiert werden, können sowohl Projektmanager als auch Teammitglieder wichtige Schritte im Projektlebenszyklus leicht nachverfolgen und besser verstehen, was wann erledigt werden muss. Der Meilensteinplanungsprozess wird in der Regel mit Hilfe von Meilenstein-Diagrammen durchgeführt, die auch als Meilenstein-Zeitpläne bezeichnet werden.

Meilenstein-Diagramme ermöglichen es Projektmanagern und Projektmanagementbüros (PMOs), einen Meilensteinplan oder Meilenstein-Zeitplan zu erstellen – eine visuelle Zeitleiste, die die Projektmeilensteine über einen Zeitraum darstellt.

Beispiel für einen Meilensteinplan

Das folgende Bild zeigt ein Gantt-Diagramm, das zur Planung und Terminierung eines Bauprojekts erstellt wurde. Auf der linken Seite sehen Sie eine Liste von Aufgaben, die als Projektmeilensteine markiert werden können. Auf der rechten Seite sind die Projektmeilensteine mit Diamantsymbolen gekennzeichnet, in diesem Fall „Ausschreibungstermin“, der das Datum bezeichnet, an dem ein Bauangebot eingereicht wird, und „Beginn der Entwurfsarbeit“, der angibt, wann Architekten und Ingenieure nach der Machbarkeitsstudie und dem Genehmigungsverfahren mit der Planung beginnen.

Noch wichtiger ist, dass das Gantt-Diagramm von ProjectManager über die Meilensteinplanung hinausgeht, da es nicht nur die Meilensteine anzeigt, sondern auch alle Aufgaben dazwischen, um die Projektverfolgung zu verbessern.

Wie entscheidet man, was ein Projektmeilenstein ist?

Wie oben erläutert, messen Meilensteine im Projektmanagement den Fortschritt, indem sie ein Projekt in Phasen unterteilen. Laut dem Project Management Institute (PMI) gibt es typischerweise fünf Phasen im Projektmanagement: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung & Steuerung sowie Abschluss. Aber wann genau setzt man Meilensteine?

Die einfache Antwort lautet: Wenn alles, was zu dieser Projektphase gehört, abgeschlossen ist. Zum Beispiel ist die Fertigstellung des Projektauftrags normalerweise der letzte Schritt der Initiierungsphase eines Projekts. An diesem Punkt setzen Sie den Meilenstein, um anzuzeigen, dass Sie von der Initiierung zur Planung übergehen.

Der genaue Zeitpunkt, an dem Sie Ihre Meilensteine setzen, kann jedoch je nach Projekt, Organisation und anderen Faktoren variieren. Es ist immer ratsam, sich von Projektmanagement-Experten beraten zu lassen. Ein wenig Anleitung im Vorfeld kann später viele Kopfschmerzen ersparen.

Meilensteine sind eher ein Zeitpunkt als der spezifische Abschluss von Aufgaben oder Projektergebnissen. Es stellt sich also die Frage: Kann man Meilensteine haben, die nicht mit Projektphasen zusammenhängen? Die kurze Antwort lautet ja. Sie können im Projektmanagement beliebige Meilensteine setzen. Traditionell unterteilen sie Projekte in Phasen, aber Sie können auch einen Meilenstein festlegen, um eine große Aufgabe, ein wichtiges Ereignis, ein Ergebnis oder Ähnliches zu markieren.

Beispiele für Projektmeilensteine

Was könnte besser erklären, wie man Meilensteine im Projektmanagement einsetzt, als ein paar Beispiele? Schauen wir uns einige typische Beispiele für Projektmeilensteine in jeder Phase des Projektlebenszyklus an.

Meilensteine der Projektinitiierung

• Zusammenstellen eines Projektteams: Sie brauchen ein Projektteam, das für die Ausführung der Aufgaben verantwortlich ist, die letztlich das Projekt liefern. Finden Sie Teammitglieder mit den erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen.
• Projekt-Kick-off-Meeting: Dies ist das erste Treffen mit dem gesamten Projektteam und dem Auftraggeber oder den Stakeholdern. Hier legen Sie die Ziele fest und erläutern den Zweck des Projekts, um alle auf denselben Stand zu bringen.
• Genehmigung des Projektauftrags: Der Projektauftrag ist wie ein Elevator Pitch für das Projekt, in dem die Ziele, der Umfang und die Stakeholder genannt werden. Der Projektsponsor genehmigt das Projekt, indem er den Projektauftrag unterschreibt.
• Finanzierung, Ausrüstung oder Ressourcen sichern: Ein Projekt bleibt nur eine Idee ohne die Mittel, um die Ressourcen zu bezahlen, die die Aufgaben ausführen. Ein Meilenstein ist das Sichern dieser Mittel.

Meilensteine der Projektplanung

• Definition des Projektumfangs: Der Projektumfang umfasst alles, was im Projekt erledigt wird. Er listet Ziele, Ergebnisse, Aufgaben und mehr auf.
• Kostenschätzung des Projekts: Um das Projekt zu budgetieren, müssen Sie schätzen, wie viel es kosten wird. Dazu verwendet man historische Daten und schätzt die spezifischen Kosten und die Dauer jeder Ressource.
• Erstellung eines Projektbudgets: Sobald die Kosten geschätzt sind, können Sie ein genaues Projektbudget erstellen, das alle Kosten von Anfang bis Ende aufzeigt.
• Erstellung eines Projektzeitplans: Das Projekt hat ein Start- und ein Enddatum – das ist seine Dauer. Zwischen diesen beiden Punkten müssen Sie jede Phase und die Aufgaben darin auf einer Zeitleiste darstellen.
• Abschluss des Projektplans: Der Projektplan ist ein Dokument, das das Projekt beschreibt, einschließlich der Ausführung und wie es überwacht und gesteuert wird. Der Abschluss des Projektplans ist ein Meilenstein.
• Genehmigung des Projektplans: Sobald der Projektsponsor oder Kunde den Plan, Zeitplan usw. überprüft hat, wird er ihn abzeichnen. Nun kann die Projektausführung beginnen.

Meilensteine der Projektausführung

• Beginn der Ausführungsphase: Hier beginnt die Arbeit zur Erreichung der Projektziele. Die Teams werden zugewiesen und die Aufgaben erledigt.
• Erstellung wichtiger Projektergebnisse: Es gibt mehr als nur ein Endergebnis. Das endgültige Ergebnis markiert das Ende des Projekts, aber es gibt auch unterwegs weitere Ergebnisse.
• Abschluss kritischer Aufgaben: Die kritischen Aufgaben müssen abgeschlossen sein, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Diese erkennen Sie, indem Sie den kritischen Pfad bestimmen.
• Erreichen der Projektziele und -vorgaben: Im Projekt geht es darum, seine Ziele und Vorgaben zu erreichen. Diese können als Meilensteine markiert und gefeiert werden.

Meilensteine des Projektabschlusses

• Erstellung einer Projekt-Punch-List: In Bauprojekten wird eine Punch-List verwendet, um die letzten Arbeiten aufzulisten, die vor Abschluss des Projekts erledigt werden müssen.
• Genehmigung der Stakeholder zum Projektabschluss: Ein Projekt ist erst abgeschlossen, wenn der Projektsponsor oder Kunde es abzeichnet. Dann können alle Dokumente unterzeichnet und archiviert und das Projektteam entlassen werden.

Diese Meilensteinbeispiele gelten für jedes Projekt, unabhängig von der Branche. Als Projektmanager sind Sie jedoch frei, die Projektmeilensteine zu definieren, die Ihnen bei der Planung, Ausführung und Verfolgung des Projektfortschritts helfen.

Warum sollten Sie Projektmeilensteine nutzen?

Ein Teil der Projektterminierung besteht darin, den Fortschritt des Projektzeitplans in Echtzeit zu überwachen und nachzuverfolgen. Meilenstein-Diagramme sind ein Mittel, um zu verfolgen, wie weit Sie im Projekt gekommen sind. Indem Sie die erreichten Meilensteine notieren, können Sie messen, wie weit Sie vom Ziel entfernt sind.

Das ist besonders hilfreich, wenn Sie mit Stakeholdern zu tun haben. Stakeholder interessieren sich nicht für einen detaillierten Bericht über den Fortschritt des Projekts. Sie möchten die wesentlichen Punkte sehen, die zeigen, ob das Projekt planmäßig voranschreitet. Ein Meilenstein-Diagramm eignet sich ideal für diese Art von Bericht, da Meilensteine die wichtigen Phasen zeigen, die Sie laut Plan bisher abgeschlossen haben.

Wenn Sie den Stakeholdern einen Meilenstein-Zeitplan präsentieren, können Sie ihnen die Meilensteine zeigen, die Sie diesen Monat erreicht haben, und die, die Sie im kommenden Monat voraussichtlich erreichen werden – und ob diese Meilensteine wie geplant erreicht wurden oder ob es Verzögerungen gab. Dies vereinfacht den Berichterstattungsprozess erheblich, insbesondere wenn Sie mehrere Meilenstein-Diagramme für das Programmmanagement oder das Projektportfoliomanagement erstellen.

Wie berichtet man, wenn ein Projektmeilenstein erreicht wurde?

Woran erkennen Sie, dass Sie die Ziele einer Projektphase tatsächlich erreicht haben? Ohne die geplanten Ziele und Leistungsindikatoren zu kennen, die mit dem Abschluss eines Projektmeilensteins verbunden sind, ist es ein leerer Erfolg.

Projektberichte können hier helfen. Erstellen Sie einen Statusbericht und verschaffen Sie sich einen Überblick über den aktuellen Zustand Ihres Projekts. Haben Sie Ihre Aufgaben rechtzeitig und im Rahmen des Budgets erledigt? Vielleicht haben Sie eine Änderung im Projektumfang festgestellt. Eventuell gibt es Verzögerungen und Sie liegen hinter dem Zeitplan. Das ist kein Meilenstein, den es zu feiern gilt.

Das ist jedoch auch kein Grund zur Panik. Änderungen gehören zu jedem Projekt. Probleme entstehen erst, wenn diese Änderungen nicht beachtet werden. Mit einem Statusbericht wissen Sie, was sich verändert hat und welchen Einfluss das auf das Projekt hat. So können Sie daran arbeiten, wieder im Zeitplan zu sein. Wenn Sie Ihren nächsten Meilenstein erreichen, erstellen Sie weitere Berichte, um Ihren Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass Sie auf Kurs bleiben.

Meilensteinplanung kann Spaß machen!

Auch wenn Sie Meilensteine in erster Linie für die Organisation Ihres Zeitplans nutzen, eignen sie sich auch hervorragend, um Projekterfolge zu feiern. Wenn ein Meilenstein erreicht wurde, liegt das daran, dass das Team etwas richtig gemacht hat – wie das Abschließen einer Projektphase oder das Erstellen eines wichtigen Ergebnisses. Warum also nicht die Gelegenheit nutzen, um ihnen zu gratulieren?

Feiern Sie den Erfolg so, wie es zu Ihnen und dem Projektteam passt. Es kann so einfach sein wie ein Händedruck oder eine kurze Nachricht an die Teammitglieder. Vielleicht möchten Sie sie zum Mittagessen einladen oder einen Bonus anbieten. Wie auch immer – das Anerkennen der Leistung Ihres Teams zahlt sich aus: durch Mitarbeiterbindung, Teamloyalität und Commitment zum Projekt. Außerdem fördern Sie damit eine positive Beziehung zu Ihrem Team und bauen Vertrauen auf – was entscheidend für ein produktives Projekt ist. Mit Projektmanagement-Software mit Kollaborationstools stellen Sie sicher, dass alle von diesen Initiativen erfahren.

Wie man Projektmeilensteine mit dem Gantt-Diagramm von ProjectManager verwaltet

Mit unseren preisgekrönten Online-Gantt-Diagrammen können Sie mit ProjectManager Meilensteine optimal nutzen. Dieses interaktive Planungswerkzeug nimmt Ihnen die Komplexität beim Erstellen und Bearbeiten eines Gantt-Diagramms ab. Planen Sie Ihr Projekt, indem Sie einfach die Aufgaben und deren Dauer einschließlich Fälligkeitsdatum hinzufügen – das Gantt-Diagramm füllt die Zeitleiste automatisch aus.

1. Listen Sie Ihre Projektaufgaben auf

Verwenden Sie einen Projektstrukturplan (PSP), um Ihre Ergebnisse und die damit verbundenen Aufgaben zu ermitteln. Dann können Sie auf der linken Seite des Gantt-Diagramms alle diese Aufgaben hinzufügen und sie in Projektphasen unterteilen. Sobald Sie die Start- und Endtermine zu diesen Aufgaben hinzufügen, erscheinen sie automatisch in der Zeitleiste rechts im Gantt-Diagramm.

2. Identifizieren Sie Projektmeilensteine

Nun müssen Sie die Meilensteine in Ihrem Projekt festlegen. Sie können verwendet werden, um die Projektphasen zu trennen, aber wie wir zuvor erklärt haben, gibt es viele verschiedene Ergebnisse, die Sie in Ihrem Projekt als Meilensteine definieren können. Wählen Sie diejenigen aus, die Ihnen helfen, den Fortschritt zu überwachen – denken Sie aber auch daran, dass ein Meilenstein ein Grund sein kann, das Team zu beglückwünschen und zur Motivation beizutragen. Meilensteine können dem Gantt-Diagramm hinzugefügt werden, indem Sie das Diamantsymbol für Meilensteine verwenden.

3. Erstellen Sie einen Meilenstein-Zeitplan

Mit ProjectManager können Sie ganz einfach Aufgaben Ihren Teammitgliedern zuweisen und deren Fortschritt verfolgen, während sie auf die Erreichung der Projektmeilensteine hinarbeiten. Unsere Gantt-Diagramm-Software bietet Ihrem Team zudem eine Plattform für die Zusammenarbeit. Verwenden Sie diese, um Updates und Dateien zu teilen und Dialoge auf Aufgabenebene zu führen. Sie können sogar automatische Benachrichtigungen einrichten, um sicherzustellen, dass Meilensteine erreicht werden.

4. Verknüpfen Sie Projektmeilensteine

Meilensteine können wie Aufgaben miteinander verknüpft werden. Das bedeutet, dass die Phase eines Meilensteins erst beginnen kann, wenn die vorherige Phase abgeschlossen ist. Auf diese Weise blockieren Sie keine Teammitglieder und stellen sicher, dass sie alles haben, was sie für ihre Aufgaben benötigen.

5. Verfolgen Sie Ihren Meilensteinplan

Wenn Sie Ihren Projektzeitplan fertiggestellt haben, fügen Sie eine Baseline hinzu. Diese erfasst den Zeitplan und ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen, indem Sie den geplanten Aufwand mit dem tatsächlichen Aufwand vergleichen. Sie erhalten einen Überblick über den Fortschritt, indem Sie auf das Echtzeit-Dashboard wechseln, das automatisch Kosten, Zeit, Aufgaben, Arbeitslast und mehr in leicht verständlichen Diagrammen und Grafiken darstellt. Im Gegensatz zu einfachen Alternativen ist keine Einrichtung erforderlich – es ist sofort einsatzbereit.

Berichte über Meilensteine für Stakeholder sind ebenfalls einfach, da Sie den Fortschritt in Echtzeit sehen und die Daten mit Ihrem Dashboard in klare und anschauliche Diagramme verwandeln können, die Sie nach Belieben teilen. Meilensteine waren noch nie so einfach zu nutzen.

Meilensteine sind nur eines der vielen Projektmanagement-Tools, die Sie mit ProjectManager erhalten. Unsere Online-Projektmanagement-Software bietet Online-Gantt-Diagramme mit Meilensteinen, Echtzeitdaten und eine kollaborative Plattform, um Sie und Ihr Team effizienter und produktiver zu machen. Sehen Sie, wie sie Ihnen bei der Projektverwaltung hilft, indem Sie heute eine kostenlose 30-tägige Testversion starten!