Warum ist eine Machbarkeitsstudie im Projektmanagement so wichtig? Zum einen ist die Machbarkeitsstudie bzw. Machbarkeitsanalyse das Fundament, auf dem Ihr Projektplan ruht. Denn die Machbarkeitsanalyse bestimmt die Realisierbarkeit Ihres Projekts. Jetzt, da Sie die Bedeutung kennen, lesen Sie weiter, um zu erfahren, was Sie über Machbarkeitsstudien wissen müssen.

Was ist eine Machbarkeitsstudie?

Eine Machbarkeitsstudie ist einfach eine Bewertung der Praktikabilität eines vorgeschlagenen Projektplans oder einer Methode. Dies geschieht durch die Analyse technischer, wirtschaftlicher, rechtlicher, betrieblicher und zeitlicher Faktoren. Wie der Name schon sagt, fragen Sie: „Ist das machbar?“ Zum Beispiel: Haben Sie oder können Sie die Technologie entwickeln, die das Gewünschte ermöglicht? Haben Sie die notwendigen Personen, Werkzeuge und Ressourcen? Und wird das Projekt den erwarteten ROI liefern?

Warum ist eine Machbarkeitsstudie wichtig?

Eine Projekt-Machbarkeitsstudie sollte während des Projektmanagement-Lebenszyklus nach Abschluss des Dossiers de justification durchgeführt werden. Das erklärt das „Was“ und „Wann“, aber wie steht es um das „Warum“? Warum ist es wichtig, eine Machbarkeitsstudie durchzuführen?

Eine effektive Machbarkeitsstudie weist ein Projekt in die richtige Richtung, indem sie Entscheidungsträgern eine ganzheitliche Sicht auf die potenziellen Vorteile, Nachteile, Barrieren und Einschränkungen vermittelt, die das Ergebnis beeinflussen könnten. Der Hauptzweck einer Machbarkeitsstudie besteht darin, festzustellen, ob das Projekt nicht nur durchführbar, sondern auch vorteilhaft ist – aus technischer, finanzieller, rechtlicher und marktbezogener Sicht.

Was ist in einem Machbarkeitsbericht enthalten?

Die Ergebnisse Ihrer Projekt-Machbarkeitsstudie werden in einem Machbarkeitsbericht zusammengefasst, der in der Regel folgende Elemente enthält.

1. Management-Zusammenfassung
2. Beschreibung des Produkts/der Dienstleistung
3. Technologische Überlegungen
4. Produkt-/Dienstleistungsmarkt
5. Marketingstrategie
6. Organisation/Personalplanung
7. Zeitplan
8. Finanzielle Prognosen
9. Ergebnisse und Empfehlungen

Arten von Machbarkeitsstudien

Es gibt viele Aspekte, die bei der Bestimmung der Projektmachbarkeit zu berücksichtigen sind, und es gibt verschiedene Arten von Machbarkeitsstudien, die Sie durchführen können, um Ihr Projekt aus unterschiedlichen Perspektiven zu bewerten.

Vor-Machbarkeitsstudie

Eine Vor-Machbarkeitsstudie, wie der Name schon sagt, ist ein Prozess, der vor der eigentlichen Machbarkeitsstudie durchgeführt wird. Dabei arbeiten Entscheidungsträger und Fachexperten zusammen, um verschiedene Projektideen oder Ansätze zu priorisieren und schnell zu ermitteln, ob das Projekt offensichtliche technische, finanzielle, betriebliche oder andere grundlegende Mängel aufweist. Wenn der Projektvorschlag solide ist, folgt eine vollständige Machbarkeitsstudie.

Technische Machbarkeitsstudie

Eine technische Machbarkeitsstudie besteht darin, festzustellen, ob Ihre Organisation über die technischen Ressourcen und Fachkenntnisse verfügt, um die Projektanforderungen zu erfüllen. Sie konzentriert sich darauf, ob die notwendigen Fähigkeiten vorhanden sind, wie Produktionskapazität, Anlagenbedarf, Rohstoffe, Lieferketten und andere Inputs. Zusätzlich sollten Sie regulatorische Anforderungen oder Standards für Ihre Produkte oder Dienstleistungen berücksichtigen.

Wirtschaftliche Machbarkeitsstudie

Auch finanzielle Machbarkeitsstudie genannt, ermöglicht diese Art der Untersuchung die Bestimmung der finanziellen Tragfähigkeit eines Projekts. Wirtschaftliche Machbarkeitsstudien umfassen folgende Schritte:

• Vor Projektbeginn müssen Sie Startkapital, Betriebskapital und andere Kapitalanforderungen (z. B. Rücklagenkapital) bestimmen. Dazu schätzen Sie die Ressourcen, die für die Durchführung benötigt werden, wie Rohstoffe, Ausrüstung und Arbeitskräfte.
• Sobald Sie die Projektressourcen ermittelt haben, sollten Sie eine Kostenstruktur verwenden, um alle Projektkosten zu identifizieren.
• Ermitteln Sie potenzielle Finanzierungsquellen wie Kredite oder Investitionen von Business Angels oder Risikokapitalgebern.
• Schätzen Sie den erwarteten Umsatz, die Gewinnmarge und den ROI, indem Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführen oder Prognosetechniken wie lineare Programmierung nutzen, um mögliche Szenarien zu simulieren.
• Schätzen Sie den Break-Even-Punkt Ihres Projekts.
• Führen Sie eine finanzielle Benchmark-Analyse mit Branchendurchschnitten und spezifischen Wettbewerbern durch.
• Nutzen Sie pro forma Cashflow-Rechnungen, Finanzberichte, Bilanzen und andere Finanzprojektionen.

Rechtliche Machbarkeitsstudie

Ihr Projekt muss rechtliche Anforderungen erfüllen, einschließlich der Gesetze und Vorschriften, die für alle Aktivitäten und Ergebnisse im Projektumfang gelten. Denken Sie außerdem über die günstigste Rechtsform für Ihre Organisation und ihre Investoren nach. Jede Rechtsform eines Unternehmens hat Vor- und Nachteile in Bezug auf die Haftung der Geschäftsinhaber, wie z. B. Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) oder Aktiengesellschaften, die die Haftung jedes Geschäftspartners reduzieren.

Markt-Machbarkeitsstudie

Eine Markt-Machbarkeitsstudie bestimmt, ob Ihr Projekt das Potenzial hat, sich auf dem Markt durchzusetzen. Dazu müssen Sie die folgenden Faktoren analysieren:

• Branchenübersicht: Bewerten Sie Ihre Branche, z. B. jährliches Wachstum, identifizieren Sie wichtige direkte und indirekte Wettbewerber, die Verfügbarkeit von Lieferungen und alle anderen Trends, die die Zukunft der Branche und Ihres Projekts beeinflussen könnten.
• SWOT-Analyse: Eine SWOT-Analyse ermöglicht es Organisationen festzustellen, wie wettbewerbsfähig eine Organisation sein kann, indem ihre Stärken, Schwächen sowie die Chancen und Risiken des Marktes untersucht werden. Stärken sind operative Fähigkeiten oder Wettbewerbsvorteile, die es einer Organisation ermöglichen, ihre Wettbewerber zu übertreffen, wie niedrigere Kosten, schnellere Produktion oder geistiges Eigentum. Schwächen sind Bereiche, in denen Ihr Unternehmen von Wettbewerbern übertroffen werden könnte. Chancen sind externe Faktoren, wie ein unerschlossener Markt, eine steigende Nachfrage nach Ihren Produkten oder günstige wirtschaftliche Bedingungen. Risiken sind ebenfalls externe Faktoren, die Ihre Fähigkeit, auf dem Markt erfolgreich zu sein, beeinträchtigen könnten, wie neue Wettbewerber, Ersatzprodukte und neue Technologien.
• Marktforschung: Der Hauptzweck der Marktforschung besteht darin festzustellen, ob es für Ihre Organisation möglich ist, in den Markt einzutreten, oder ob es Markteintrittsbarrieren oder Einschränkungen gibt, die Ihre Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigen könnten. Berücksichtigen Sie Variablen wie Preisgestaltung, Ihr einzigartiges Wertversprechen, Kundennachfrage, neue Technologien, Markttrends und alle anderen Faktoren, die beeinflussen, wie Ihr Unternehmen seine Kunden bedienen wird. Verwenden Sie Marktforschungsmethoden, um Ihren Zielmarkt zu identifizieren, Käufer-Personas zu erstellen, die Wettbewerbsfähigkeit Ihrer Nische zu bewerten und die Kundennachfrage einzuschätzen, unter anderem.

7 Schritte zur Durchführung einer Machbarkeitsstudie

Wenn Sie bereit sind, Ihre eigene Machbarkeitsstudie durchzuführen, folgen Sie diesen 7 Schritten. Sie können diese kostenlose Machbarkeitsstudien-Vorlage verwenden, um den Einstieg zu erleichtern.

1. Führen Sie eine Voranalyse durch

Beginnen Sie mit der Skizzierung Ihres Projektplans. Sie sollten sich auf einen unerschlossenen Bedarf konzentrieren, auf einen Markt, in dem die Nachfrage größer ist als das Angebot, und darauf, ob das Produkt oder die Dienstleistung einen klaren Vorteil hat. Bestimmen Sie dann, ob die Machbarkeitsfaktoren zu hoch sind, um überwunden zu werden (z. B. zu teuer, nicht effektiv zu vermarkten usw.).

2. Erstellen Sie eine prognostizierte Gewinn- und Verlustrechnung

Dieser Schritt erfordert ein Arbeiten rückwärts. Beginnen Sie mit dem erwarteten Einkommen aus dem Projekt und bestimmen Sie dann, welche Projektfinanzierung erforderlich ist, um dieses Ziel zu erreichen. Dies ist die Grundlage einer Gewinn- und Verlustrechnung. Berücksichtigen Sie, welche Dienstleistungen benötigt werden und wie viel diese kosten werden, sowie mögliche Anpassungen der Einnahmen, wie Rückerstattungen usw.

Verwandt: 10 Projektmanagement-Vorlagen für Excel und Word

3. Führen Sie eine Marktumfrage durch oder betreiben Sie Marktforschung

Dieser Schritt ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Machbarkeitsstudie. Machen Sie Ihre Marktanalyse daher so gründlich wie möglich. Es ist so wichtig, dass es von Vorteil ist, eine externe Firma damit zu beauftragen, wenn Ihre Organisation nicht über die Ressourcen verfügt, dies ordnungsgemäß durchzuführen.

Marktforschung wird Ihnen das klarste Bild über die Einnahmen und die Kapitalrendite vermitteln, die Sie realistisch vom Projekt erwarten können. Einige zu berücksichtigende Faktoren sind der geografische Einfluss auf den Markt, Demografie, Wettbewerbsanalyse, der Wert des Marktes, Ihr Marktanteil und ob der Markt offen für Expansion ist (d. h. als Reaktion auf Ihr Angebot).

4. Planen Sie die Unternehmensorganisation und den Betrieb

Sobald die Grundlage der vorherigen Schritte gelegt ist, ist es an der Zeit, die Organisation und den Betrieb des geplanten Projekts so einzurichten, dass die technischen, betrieblichen, wirtschaftlichen und rechtlichen Machbarkeitsfaktoren erfüllt werden. Dies ist kein oberflächliches, grobes Unterfangen. Es sollte gründlich sein und Startkosten, Festinvestitionen und Betriebskosten umfassen. Diese Kosten betreffen Dinge wie Ausrüstung, Vermarktungsmethoden, Immobilien, Personal, Lieferverfügbarkeit, Gemeinkosten usw.

5. Erstellen Sie eine Eröffnungsbilanz

Dies umfasst eine möglichst genaue Schätzung der Vermögenswerte und Verbindlichkeiten. Dazu erstellen Sie eine Liste, die Posten, Quellen, Kosten und verfügbare Finanzierungen enthält. Zu den zu berücksichtigenden Verbindlichkeiten gehören Leasing oder Kauf von Grundstücken, Gebäuden und Ausrüstung, Finanzierung von Vermögenswerten und Forderungen.

6. Überprüfen und analysieren Sie alle Daten

All diese Schritte sind wichtig, aber die Überprüfung und Analyse sind besonders wichtig, um sicherzustellen, dass alles so ist, wie es sein sollte, und dass nichts geändert oder angepasst werden muss. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Ihre Arbeit ein letztes Mal zu überprüfen.

Überprüfen Sie Ihre vorherigen Schritte, wie die Gewinn- und Verlustrechnung, und vergleichen Sie sie mit Ihren Ausgaben und Verbindlichkeiten. Ist es noch realistisch? Dies ist auch der Moment, über Risiken nachzudenken und eventuelle Notfallpläne zu erstellen.

7. Treffen Sie eine Go/No-Go-Entscheidung

Sie sind nun an dem Punkt angekommen, an dem Sie entscheiden müssen, ob das Projekt machbar ist oder nicht. Das klingt einfach, aber alle vorherigen Schritte führen zu diesem Entscheidungs­moment. Ein paar weitere Dinge, die Sie vor dieser binären Wahl bedenken sollten, sind, ob sich das Engagement in Bezug auf Zeit, Aufwand und Geld lohnt und ob es mit den strategischen Zielen und langfristigen Bestrebungen der Organisation übereinstimmt.

Machbarkeitsstudie Beispiele

Hier sind einige einfache Beispiele für Machbarkeitsstudien, damit Sie eine bessere Vorstellung davon haben, wie eine Machbarkeitsstudie in verschiedenen Branchen eingesetzt wird.

Bau-Machbarkeitsstudie

Für dieses Beispiel einer Bau-Machbarkeitsstudie stellen wir uns ein großes Bauunternehmen vor, das daran interessiert ist, in naher Zukunft ein neues Projekt zu starten, um Gewinne zu erzielen.

• Vor-Machbarkeitsstudie: Der erste Schritt besteht darin, eine vorläufige Machbarkeitsstudie durchzuführen. Das kann so einfach sein wie ein Treffen, bei dem Entscheidungsträger Projekte priorisieren und verschiedene Projektideen diskutieren, um zu bestimmen, welche den größten finanziellen Nutzen für das Unternehmen bietet.
• Technische Machbarkeitsstudie: Jetzt ist es an der Zeit zu schätzen, welche Ressourcen für die Durchführung des Bauprojekts benötigt werden, wie Rohstoffe, Ausrüstung und Arbeitskräfte. Falls Arbeiten mit den vorhandenen Ressourcen des Unternehmens nicht ausgeführt werden können, wird ein Subunternehmer beauftragt, um die Lücke zu schließen.
• Wirtschaftliche Machbarkeitsstudie: Sobald das Bauprojektmanagement-Team festgelegt hat, welche Materialien, Ausrüstung und Arbeitskräfte benötigt werden, können sie die Kosten schätzen. Kostenkalkulatoren nutzen Informationen aus früheren Projekten, Baupläne und Dokumente wie ein Leistungsverzeichnis, um eine genaue Kostenschätzung zu erstellen. Basierend auf dieser Schätzung werden dann Gewinnmargen und Finanzprognosen analysiert, um festzustellen, ob eine wirtschaftliche Machbarkeit vorliegt.
• Rechtliche Machbarkeitsstudie: Nun muss das Unternehmen alle potenziellen Vorschriften, Bauvorschriften und Gesetze identifizieren, die das Projekt beeinflussen könnten. Sie müssen die Genehmigung der lokalen Behörden einholen, um mit dem Bauprojekt beginnen zu können.
• Markt-Machbarkeitsstudie: Die Markt-Machbarkeit hängt von der Art des Projekts ab. Für dieses Machbarkeitsbeispiel nehmen wir an, dass ein Wohnbauprojekt errichtet wird. Um das Marktpotenzial einzuschätzen, müssen Variablen wie das durchschnittliche Einkommen der Haushalte in der Stadt, die Kriminalitätsrate, die Bevölkerungsdichte und Trends bei der Migration im Bundesstaat analysiert werden.

Fertigungs-Machbarkeitsstudie

Eine weitere Branche, die Machbarkeitsstudien nutzt, ist die Fertigung. Es handelt sich um einen Probelauf der Schritte im Produktionszyklus, um sicherzustellen, dass der Prozess richtig gestaltet ist. Werfen wir einen Blick darauf, wie ein Beispiel für eine Fertigungs-Machbarkeitsstudie aussehen könnte.

• Machbarkeitsstudie: Der erste Schritt besteht darin, verschiedene Ideen zu prüfen und zu entscheiden, welche die beste ist, um sie weiterzuverfolgen. Sie wollen nicht anfangen und dann abbrechen müssen. Das wäre eine Verschwendung von Zeit, Geld und Aufwand. Schauen Sie sich an, was Sie herstellen wollen: Deckt es einen unversorgten Bedarf ab, ist der Markt in der Lage, Wettbewerb zu tragen und können Sie ein qualitativ hochwertiges Produkt rechtzeitig und innerhalb Ihres Budgets herstellen?
• Finanzielle Machbarkeitsstudie: Finden Sie heraus, ob Ihr geschätztes Einkommen aus dem Verkauf dieses Produkts Ihre Kosten deckt, sowohl direkte als auch indirekte Kosten. Arbeiten Sie rückwärts von dem Einkommen, das Sie erwarten, und den Ausgaben, die Sie für Arbeit, Materialien und Produktion tätigen werden, um festzustellen, ob die Herstellung dieses Produkts finanziell machbar ist.
• Markt-Machbarkeitsstudie: Sie haben bereits festgestellt, dass es einen unversorgten Bedarf gibt, aber jetzt ist es an der Zeit, tiefer zu gehen, um realistische Umsatzprognosen zu erhalten. Definieren Sie Ihre Zielgruppe, analysieren Sie die Wettbewerbssituation, bestimmen Sie das gesamte Marktvolumen und Ihren Marktanteil und schätzen Sie die Chancen für Markterweiterungen ein.
• Technische Machbarkeitsstudie: Hier untersuchen Sie die Produktion, also welche Ressourcen Sie zur Herstellung Ihres Produkts benötigen. Diese Ergebnisse fließen in Ihre finanzielle Machbarkeitsstudie ein, da Kosten für Arbeit, Material, Ausrüstung usw. innerhalb Ihres Budgets liegen müssen. Sie werden auch die Prozesse festlegen, die Sie zur Herstellung und Lieferung Ihres Produkts an den Markt nutzen werden, einschließlich Lagerhaltung und Vertrieb.

Es könnten weitere Machbarkeitsstudien erforderlich sein, je nach Produkt und Markt, aber dies sind die wesentlichen, die alle Hersteller durchführen müssen, bevor sie eine fundierte Entscheidung darüber treffen können, ob sie weitermachen oder die Idee verwerfen.

Best Practices für eine Machbarkeitsstudie

• Verwenden Sie Projektmanagement-Software wie ProjectManager, um Ihre Daten zu organisieren und effizient sowie effektiv zu arbeiten
• Nutzen Sie Vorlagen oder alle Daten und Technologien, die Ihnen einen Vorteil verschaffen
• Binden Sie die relevanten Stakeholder ein, um deren Feedback zu erhalten
• Nutzen Sie Marktforschung, um Ihre Datenerhebung zu erweitern
• Machen Sie Ihre Hausaufgaben und stellen Sie Fragen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten belastbar sind

Wenn Ihr Projekt machbar ist, beginnt die eigentliche Arbeit. ProjectManager hilft Ihnen, effizienter zu planen. Unser Online-Gantt-Diagramm organisiert Aufgaben, setzt Fristen, fügt Prioritäten hinzu und verknüpft abhängige Aufgaben, um Verzögerungen zu vermeiden. Doch im Gegensatz zu anderer Gantt-Software berechnen wir den kritischen Pfad für Sie und setzen eine Basislinie, um Projektabweichungen zu messen, sobald Sie in die Ausführungsphase übergehen.

ProjectManager verbessert Ihre Machbarkeitsstudie

Eine Machbarkeitsstudie ist ein Projekt – holen Sie sich also eine Projektmanagement-Software, die Ihnen bei der Umsetzung hilft. ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die Ihnen durch jede Phase Ihrer Machbarkeitsstudie hilft.

Sobald Sie einen Plan für Ihre Machbarkeitsstudie haben, laden Sie diese Aufgabenliste in unsere Software hoch und alle Ihre Arbeiten werden in unserem Online-Gantt-Diagramm angezeigt. Nun können Sie Aufgaben Teammitgliedern zuweisen, Kosten hinzufügen, Zeitpläne erstellen, alle Marktforschungsdaten sammeln und Notizen auf Aufgabenebene anhängen. Dies gibt den Beteiligten einen Arbeitsplan und eine kollaborative Plattform, um Ideen und Kommentare zu sammeln.

Wenn Sie sich entscheiden, das Projekt umzusetzen, haben Sie es bereits in unserer Software gestartet, die Ihnen nun dabei hilft, seinen Fortschritt zu überwachen und zu berichten. Probieren Sie es selbst mit dieser kostenlosen 30-Tage-Testversion aus.

Wenn Sie nach einem All-in-One-Tool suchen, das Ihnen bei Ihrer Machbarkeitsstudie hilft, ziehen Sie ProjectManager in Betracht. Wir bieten fünf Projektansichten und unzählige Funktionen, die es Ihnen erleichtern, Projekte zu planen, Aufgaben zu organisieren und mit Ihrem Team in Verbindung zu bleiben. Sehen Sie selbst, was unsere Software für Sie tun kann, indem Sie diese kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.