Wenn man ein Projekt leitet, sind viele wichtige Entscheidungen erforderlich. Projektmanager versuchen, die Kosten zu kontrollieren und gleichzeitig die höchste Kapitalrendite sowie weitere Vorteile für ihr Unternehmen oder ihre Organisation zu erzielen. Eine Kosten-Nutzen-Analyse (CBA) ist genau das richtige Instrument, um dies zu erreichen. Bevor wir erklären, wie man eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführt, definieren wir sie kurz.

Was ist eine Kosten-Nutzen-Analyse?

Eine Kosten-Nutzen-Analyse (CBA) ist ein Verfahren, das verwendet wird, um die Kosten und den Nutzen von Projekten oder Investitionen zu schätzen, um deren Rentabilität für eine Organisation zu bestimmen. Eine CBA ist eine vielseitige Methode, die häufig in der Betriebswirtschaft, im Projektmanagement und bei politischen Entscheidungen eingesetzt wird. Eine effektive CBA bewertet folgende Kosten und Nutzen:

Kosten

• Direkte Kosten
• Indirekte Kosten
• Immaterielle Kosten
• Opportunitätskosten
• Kosten potenzieller Risiken

Nutzen

• Direkter Nutzen
• Indirekter Nutzen
• Gesamtnutzen
• Nettovorteile

Diese Projektkosten und Nutzen werden anschließend mit einem monetären Wert versehen und zur Bestimmung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses herangezogen. Eine Kosten-Nutzen-Analyse kann jedoch auch andere Berechnungen wie Return on Investment (ROI), interner Zinsfuß (IRR), Kapitalwert (NPV) und Amortisationszeitraum (PBP) umfassen.

Vorlage für Kosten-Nutzen-Analyse

Nutzen Sie diese Excel-Vorlage, um das Gelernte in die Praxis umzusetzen. Diese kostenlose Vorlage für eine Kosten-Nutzen-Analyse hilft Ihnen, quantitative sowie qualitative Kosten und Nutzen zu identifizieren, sodass Sie die Gesamtauswirkungen Ihres Projekts besser einschätzen können. Laden Sie sie noch heute herunter.

Zweck der Kosten-Nutzen-Analyse

Der Zweck einer Kosten-Nutzen-Analyse besteht darin, einen systematischen Ansatz zu haben, um die Vor- und Nachteile verschiedener Geschäfts- oder Projektvorschläge zu ermitteln. Die Kosten-Nutzen-Analyse gibt Ihnen Optionen und bietet den besten Ansatz zur Projektbudgetierung, um Ihr Ziel zu erreichen und gleichzeitig Investitionskosten zu sparen.

Wann man eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführt

Die Kosten-Nutzen-Analyse ist eine Technik des Projektkostenmanagements, die Entscheidungsträgern hilft, die besten Investitionsmöglichkeiten in unterschiedlichen Szenarien zu wählen. Hier sind einige der gängigsten Anwendungsbereiche für eine Kosten-Nutzen-Analyse im Projektmanagement.

Kosten-Nutzen-Analyse & Kostenmanagementplan

Ein Kostenmanagementplan ist ein wichtiges Dokument, das beschreibt, wie Kosten während des gesamten Projektlebenszyklus geschätzt, budgetiert, verfolgt und kontrolliert werden. Er erklärt im Detail die Werkzeuge, Techniken, Verfahren und die dazugehörige Dokumentation, damit Projektteam und Stakeholder auf einer Linie sind.

Kosten-Nutzen-Analyse & Machbarkeitsstudien

Eine Machbarkeitsstudie bestimmt, ob ein Projekt oder eine geschäftliche Initiative realisierbar ist, indem geprüft wird, ob es die technischen, wirtschaftlichen, rechtlichen und marktbezogenen Kriterien erfüllt.

Kosten-Nutzen-Analyse & Regierungsprojekte

Auch Regierungsprojekte erfordern die Durchführung einer Kosten-Nutzen-Analyse. In diesen Projekten müssen Entscheidungsträger jedoch nicht nur auf finanzielle Gewinne achten, sondern auch an die Auswirkungen für die Gemeinschaften und externen Stakeholder denken, die davon profitieren könnten.

Die Nachverfolgung von Projektkosten ist mit Projektmanagement-Software einfacher. Zum Beispiel bietet ProjectManager eine Tabellenansicht, die genau wie ein Gantt ist, jedoch ohne visuelle Zeitleiste. Sie können zwischen Gantt und Tabellenansicht wechseln, wenn Sie Ihre Kosten nur in Tabellenform sehen möchten. Sie können beliebig viele Spalten hinzufügen und die Tabelle filtern, um nur die relevanten Daten zu erfassen. Die Kosten und Nutzen im Blick zu behalten, ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Projekt. Starten Sie noch heute kostenlos.

Wie man eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführt

Laut dem Economist gibt es die KNA schon seit langer Zeit. 1772 schrieb Benjamin Franklin über ihre Verwendung. Doch das Konzept der KNA, wie wir es heute kennen, geht auf den französischen Ingenieur Jules Dupuit zurück, der den Prozess 1848 in einem Artikel beschrieb.

Seitdem hat sich der Prozess der KNA stark weiterentwickelt. Gehen wir diese Checkliste durch, um zu lernen, wie man eine grundlegende Kosten-Nutzen-Analyse mithilfe der Kosten-Nutzen-Relation und Barwertformeln durchführt:

1. Was sind die Projektziele?

Erstellen Sie ein Business-Case für Ihr Projekt und nennen Sie dessen Ziele und Vorgaben.

2. Überprüfung historischer Daten

Bevor Sie wissen können, ob ein Projektvorschlag wertvoll sein könnte, müssen Sie ihn mit ähnlichen Projekten aus der Vergangenheit vergleichen. Überprüfen Sie deren Erfolgskennzahlen wie ROI, internen Zinsfuß, Amortisationsdauer und Nutzen-Kosten-Verhältnis.

3. Wer sind die Stakeholder?

Listen Sie alle Stakeholder des Projekts auf. Sie sind von den Kosten und Nutzen betroffen. Beschreiben Sie, welche von ihnen Entscheidungsträger sind.

4. Was sind die Projektkosten und -nutzen?

Schätzen Sie den zukünftigen Wert Ihrer Projektkosten und -nutzen und berücksichtigen Sie alle nicht-finanziellen Vorteile, die ein Projektvorschlag bringen könnte. Es gibt verschiedene Methoden und Tools zur Kostenschätzung, wie eine Kostenstruktur, parametrische Schätzungen oder Software.

Sobald die Projektkosten genau geschätzt sind, kann eine Kostenbasis definiert werden, die als Grundlage für das Projektbudget dient.

Der Prozess kann durch Projektmanagement-Software erheblich verbessert werden. ProjectManager bietet Reporting mit einem Klick, mit dem Sie acht verschiedene Projektberichte erstellen können. Erhalten Sie Daten zum Projektstatus, Abweichungen und mehr. Berichte können einfach als PDFs geteilt oder für Stakeholder ausgedruckt werden. Filtern Sie jeden Bericht, um nur die relevanten Daten anzuzeigen.

5. Definieren Sie einen Projektzeitrahmen

Bewerten Sie die Kosten und Nutzen des Projekts, weisen Sie ihnen einen Geldwert zu und ordnen Sie sie einem relevanten Zeitraum zu. Es ist wichtig zu verstehen, dass die Formel für die Kosten-Nutzen-Relation die Anzahl der Perioden berücksichtigt, in denen das Projekt voraussichtlich Nutzen bringt.

6. Wie hoch ist die Rendite?

Wie oben erklärt, wird die Rendite verwendet, um die Barwerte der Projektkosten und -nutzen zu berechnen, die für die Kosten-Nutzen-Relation benötigt werden.

Was ist die Kosten-Nutzen-Relation?

Die Kosten-Nutzen-Relation, auch Nutzen-Kosten-Verhältnis, ist die mathematische Beziehung zwischen den Kosten und finanziellen Vorteilen eines Projekts. Sie vergleicht den Barwert der geschätzten Kosten und Nutzen eines Projekts oder einer Investition.

Formel der Kosten-Nutzen-Relation

Dies ist eine vereinfachte Version der Formel für die Kosten-Nutzen-Relation.

Kosten-Nutzen-Relation = Summe der Barwerte der Nutzen / Summe der Barwerte der Kosten

So sollten Sie das Ergebnis interpretieren:

• Wenn das Ergebnis kleiner als 1 ist: Das Nutzen-Kosten-Verhältnis ist negativ, das Projekt ist also keine gute Investition, da die erwarteten Kosten den Nutzen übersteigen.
• Wenn das Ergebnis größer als 1 ist: Die Kosten-Nutzen-Relation ist positiv, was bedeutet, dass das Projekt finanzielle Vorteile bringt. Je größer die Zahl, desto höher der Nutzen.

Barwertformel

Der Barwert der Projektkosten und -nutzen wird mit der Barwertformel (PV) berechnet.

PV = FV/(1+r)^n

• FV: zukünftiger Wert
• r = Rendite
• n = Anzahl der Perioden

Wir wenden diese Formeln im folgenden Beispiel einer Kosten-Nutzen-Analyse an. Unsere kostenlose Vorlage hilft Ihnen, die nötigen Informationen für die Analyse zu sammeln.

Beispiel einer Kosten-Nutzen-Analyse

Setzen wir die oben erläuterten Formeln in die Praxis um. Für unser Beispiel denken wir an ein Wohnungsbauprojekt, die Renovierung eines Apartmentkomplexes. Nach Anwendung von Kostenschätzungsmethoden und Auswertung von Projektdaten aus der Vergangenheit stellt das Managementunternehmen fest:

• Die Projektkosten betragen 65.000 $. Sie werden im Voraus bezahlt, daher ist es nicht notwendig, ihren Barwert zu berechnen
• Das Projekt wird voraussichtlich 100.000 $ Gewinn in den nächsten 3 Jahren erwirtschaften
• Die Rendite auf Basis der Inflationsdaten beträgt 2 %

Nun berechnen wir den Barwert der zukünftigen Gewinne mit der Barwertformel:

PV = (100.000 $ / (1 + 0,02)^1) + (100.000 $ / (1 + 0,02)^2) + (100.000 $ / (1 + 0,02)^3) = 288.000 $

Jetzt nutzen wir diesen Wert zur Berechnung der Kosten-Nutzen-Relation:

Kosten-Nutzen-Relation: 288.000 / 65.000 = 4,43

Da wir ein positives Nutzen-Kosten-Verhältnis erhalten haben, können wir schließen, dass das Projekt profitabel sein wird. Dieses Ergebnis bedeutet, dass das Projekt etwa 4,43 $ pro investiertem Dollar erwirtschaftet.

Dies ist eine einfache Kosten-Nutzen-Analyse, die auf der Kosten-Nutzen-Relation basiert, um die Rentabilität zu bestimmen. In anderen Fällen sollten zusätzlich ROI, interner Zinsfuß, Kapitalwert (NPV) und Amortisationszeit berechnet werden. Außerdem ist es ratsam, eine Sensitivitätsanalyse durchzuführen, um verschiedene Szenarien und deren Auswirkungen zu bewerten. Wichtig ist auch, dass die Analyse nur eine Prognose darstellt und Kostenkontrolltechniken umgesetzt werden müssen, damit die Zahlen während der Projektausführung Bestand haben.

Erfassen Sie alle Kosten und Nutzen mit Projektmanagement-Software. Anders als viele Apps mit einfachen To-do-Listen bietet ProjectManager eine dynamische Listenansicht. Sie ermöglicht Prioritäten und benutzerdefinierte Tags, die Sie Teammitgliedern zuweisen können. Unser Online-Tool verfolgt automatisch den Fortschritt in Echtzeit. Alle Daten aus der Listenansicht sind im gesamten Tool sichtbar. Unabhängig von der Ansicht aktualisieren sich alle live und stehen sofort zur Verfügung.

Wie genau ist die Kosten-Nutzen-Analyse?

Wie genau ist die KNA? Die kurze Antwort lautet: Sie ist so genau wie die Daten, die in den Prozess einfließen. Je genauer deine Schätzungen sind, desto genauer sind auch die Ergebnisse.

Einige Ungenauigkeiten entstehen durch Folgendes:

• Eine zu starke Abhängigkeit von Daten früherer Projekte, insbesondere wenn sich diese in Funktion, Größe usw. von dem aktuellen Projekt unterscheiden
• Subjektive Eindrücke bei der Bewertung
• Unsachgemäßer Einsatz von Heuristiken (praktische Problemlösungsmethoden, die keine Garantie bieten), um die Kosten immaterieller Faktoren zu ermitteln
• Das Versäumnis, potenzielle Risiken einzubeziehen, die zu Kostenüberschreitungen führen könnten
• Bestätigungsfehler oder die ausschließliche Nutzung von Daten, die das gewünschte Ergebnis stützen

Einschränkungen der Kosten-Nutzen-Analyse

Die Kosten-Nutzen-Analyse eignet sich am besten für kleinere bis mittelgroße Projekte oder Arbeitspläne, die nicht allzu lange dauern. In solchen Fällen kann die Analyse Entscheidungsträgern helfen, das Nutzen-Kosten-Verhältnis zu optimieren.

Bei großen Projekten, die sich über lange Zeiträume erstrecken, kann die KNA jedoch problematisch sein. Externe Faktoren wie Inflation, Zinssätze usw. beeinflussen die Genauigkeit der Analyse. In solchen Fällen können die Berechnung des Nettobarwerts, des Zeitwerts des Geldes, der Abzinsungssätze und anderer Kennzahlen für viele Projektmanager komplex sein.

Es gibt andere Methoden, die die KNA bei der Bewertung größerer Projekte ergänzen, wie NPV und IRR. Insgesamt ist die Anwendung der KNA ein entscheidender Schritt, um zu bestimmen, ob ein Projekt verfolgt werden sollte. Sie garantiert jedoch nicht, dass keine Probleme wie Kostenabweichungen oder Kostenüberschreitungen auftreten.

Vorlagen für deine Kosten-Nutzen-Analyse

Wenn du die Kosten-Nutzen-Analyse deines Projekts berechnest, kannst du einige der kostenlosen Projektmanagement-Vorlagen auf unserer Website nutzen. Wir haben Dutzende kostenloser Vorlagen, die jede Phase des Projektlebenszyklus unterstützen. Für die Kosten-Nutzen-Analyse sind diese drei besonders hilfreich.

RACI-Matrix-Vorlage

Einer der Schritte bei der Durchführung einer Kosten-Nutzen-Analyse ist die Identifizierung der Projektbeteiligten. Du musst diese Stakeholder auflisten, aber unsere kostenlose RACI-Matrix-Vorlage geht noch einen Schritt weiter, indem sie darstellt, wer was wissen muss. RACI ist ein Akronym für Responsible, Accountable, Consulted und Informed. Mit dieser Vorlage organisierst du dein Team und deine Stakeholder und stellst sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Projektbudget-Vorlage

Eine Kosten-Nutzen-Analyse ist ohne eine detaillierte Aufstellung aller Ausgaben nicht möglich. Hier kommt unsere kostenlose Projektbudget-Vorlage ins Spiel. Sie hilft dir, alle Kosten deines Projekts zu erfassen – von Personalkosten, Beraterhonoraren, Materialpreisen, Softwarelizenzen und Reisen bis hin zu weiteren Posten wie Telefongebühren, Miete, Büroausstattung, Verwaltung und Versicherung. Ein umfassendes Budget führt zu einer genaueren Kostenanalyse.

Mache jedes Projekt mit ProjectManager profitabel

Ganz gleich, wie hoch deine Kapitalrendite auf dem Papier ausfällt – ein Großteil dieses Werts kann durch eine schlechte Projektausführung verloren gehen. ProjectManager ist preisgekrönte Projektmanagement-Software mit den Tools, die du brauchst, um das Potenzial deines Projekts zu realisieren. Zuerst benötigst du einen wasserdichten Plan.

Planung mit Gantt-Diagrammen

Unsere Online-Gantt-Diagramme bieten Funktionen, mit denen du deine Projekte planen und deine Aufgaben organisieren kannst, sodass sie zu einem erfolgreichen Endergebnis führen. Wenn sich etwas ändert – und das wird es –, lässt sich das Gantt-Diagramm leicht bearbeiten, sodass du schnell umschalten kannst.

Ressourcenmanagement-Tools

Ein weiteres Hindernis, das ein Projekt ins Stocken bringen kann, sind deine Ressourcen. ProjectManager verfügt über Ressourcenmanagement-Tools, die deine Materialien, Lieferungen und deine wertvollste Ressource – das Projektteam – überwachen. Wenn sie überlastet sind, sinkt die Moral und die Produktivität leidet.

Die Arbeitslast-Seite in ProjectManager ist farbcodiert, um zu zeigen, wer woran arbeitet, und bietet dir die Möglichkeit, Aufgaben neu zuzuweisen, damit die Arbeitslast ausgewogen bleibt und das Team produktiv ist.

Echtzeit-Kostenverfolgung

Der sicherste Weg, ein Projekt scheitern zu lassen, ist, wenn es Geld verliert. Mit ProjectManager kannst du von Anfang an ein Budget für dein Projekt festlegen. Diese Zahl wird dann in Berichten sowie in den Diagrammen und Grafiken des Echtzeit-Dashboards angezeigt, sodass du jederzeit weißt, wie sich die Kosten auf dein Projekt auswirken. ProjectManager verfügt über die Funktionen, die du brauchst, um dein Projekt profitabel zu führen.

Die Kosten-Nutzen-Analyse ist ein datengesteuerter Prozess und erfordert eine Projektmanagement-Software, die robust genug ist, um die Informationen zu verarbeiten und zu verteilen. ProjectManager ist eine Online-Projektmanagement-Software mit Tools wie einem Echtzeit-Dashboard, das deine Ergebnisse in leicht verständlichen Diagrammen und Grafiken sammeln, filtern und darstellen kann. Probiere es noch heute mit der kostenlosen 30-Tage-Testversion.