Was ist ein Projekt?

Ein Projekt lässt sich einfach als ein Vorhaben definieren, bei dem Aufgaben erledigt werden, um mit begrenzten Ressourcen und innerhalb eines festgelegten Zeitplans ein Ziel zu erreichen. Auf Basis dieser Definition ist klar, dass die meisten Unternehmen, gemeinnützige Organisationen, Regierungen und andere Organisationen Projekte jeglicher Art durchführen und daher einen Projektmanagementprozess implementieren müssen.

Nachdem wir nun geklärt haben, was ein Projekt ist, werfen wir einen Blick auf eine einfache Definition von Projektmanagement.

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist ein Prozess, der es Projektmanagern ermöglicht, Projekte mit Hilfe eines Projektteams zu planen, auszuführen, zu verfolgen und abzuschließen. Dazu müssen sie Projektmanagement-Prinzipien, Fähigkeiten, Methoden und Werkzeuge einsetzen, um die Teammitglieder durch jede der Projektmanagement-Phasen zu führen, die als Projektlebenszyklus bekannt sind.

Projektmanagement besteht aus fünf zentralen Komponenten: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Steuerung sowie Projektabschluss. Die Initiierung definiert die Projektziele und prüft die Machbarkeit. Die Planung legt Aufgaben, Zeitpläne, Ressourcen und Budgets fest. Die Ausführung setzt diesen Plan um, während Überwachung und Steuerung den Projektfortschritt mit dem Plan abgleichen. Schließlich liefert der Projektabschluss das Endergebnis und holt unter anderem die Zustimmung der Stakeholder ein.

Allerdings lässt sich Projektmanagement nicht in nur wenigen Absätzen definieren. In diesem Leitfaden behandeln wir die grundlegenden Konzepte, die Sie kennen müssen, um zu verstehen, was Projektmanagement ist, die Phasen des Projektmanagementprozesses, verschiedene Ansätze des Projektmanagements und die Werkzeuge, die Sie zur Verwaltung von Projekten nutzen können.

Darüber hinaus benötigen Sie Projektmanagement-Software, um Projekte zu planen, auszuführen und zu verfolgen. ProjectManager zum Beispiel bietet die Planungs-, Terminierungs- und Tracking-Funktionen, die Sie benötigen, um Zeitpläne, Ressourcen, Kosten und Teams in einem Online-Tool zu verwalten. Nutzen Sie unsere Gantt-Diagramme, Kanban-Boards und Kalender, um Projektpläne zu erstellen und Arbeiten mit Echtzeit-Verfügbarkeit der Ressourcen zuzuweisen. Starten Sie noch heute kostenlos.

Die beste Person, die Sie nach einer Definition von Projektmanagement fragen können, ist jedoch ein Projektmanagement-Profi. Es gibt viele Zertifizierungen, aber der Goldstandard ist die Project Management Professional (PMP)-Zertifizierung vom Project Management Institute (PMI).

Was ist der Unterschied zwischen Projektmanagement und Programmmanagement?

Programmmanagement verwendet dieselben Prinzipien und Techniken wie Projektmanagement, aber wie der Name schon sagt, geht es dabei um die Verwaltung von Programmen anstelle von Projekten. Programme sind eine Gruppe von miteinander verbundenen Projekten, die gleichzeitig durchgeführt werden, um die verfügbaren Ressourcen einer Organisation optimal zu nutzen, was für Projektmanagement-Profis besondere Herausforderungen mit sich bringt.

Was ist der Unterschied zwischen Projektmanagement und Projektportfoliomanagement?

Der Hauptunterschied zwischen Projektmanagement und Projektportfoliomanagement besteht darin, dass letzteres darauf abzielt, mehrere Projekte und Programme gleichzeitig zu verwalten, um die Geschäftsziele und strategischen Ziele einer Organisation zu erreichen.

Aufgrund seines größeren Umfangs umfasst das Projektportfoliomanagement mehrere Projektmanager, Programmmanager und Projektportfoliomanager, die in der Regel gemeinsam unter demselben Projektmanagementbüro arbeiten.

Sehen wir uns nun die Geschichte des Projektmanagements an und erklären wir seine Bedeutung für Organisationen in jeder Branche.

Geschichte des Projektmanagements

Das Projektmanagement, wie wir es heute kennen, begann sich ungefähr in den 1950er Jahren zu entwickeln, als grundlegende Werkzeuge und Techniken des Projektmanagements wie die Critical Path Method (CPM, Methode des kritischen Pfads), der Projektstrukturplan (PSP) und die Program Evaluation and Review Technique (PERT, Programmplanungs- und Bewertungsverfahren) entstanden.

Die Ursprünge des Projektmanagements lassen sich jedoch bis ins Jahr 1896 zurückverfolgen, als Karol Adamiecki das Harmonogramm entwickelte, das die Inspiration für das Gantt-Diagramm war, das später 1910 von Henry Gantt erstellt wurde und bis heute eines der wichtigsten Werkzeuge im Projektmanagement ist. Die Ursprünge des Projektmanagements sind eng mit Bauwesen, Ingenieurwesen, wissenschaftlichem Management und sogar militärischer Forschung verbunden.

Nachdem wir nun definiert haben, was Projektmanagement ist und woher es kommt, sehen wir uns an, wie es von Organisationen umgesetzt werden kann, indem wir die Schritte des Projektmanagements betrachten.

Warum ist Projektmanagement wichtig?

Kurz gesagt, Projektmanagement ist wichtig, weil es Organisationen hilft, alle beweglichen Teile von Projekten zu steuern und sie erfolgreich abzuschließen. Diese beweglichen Teile werden als Projektmanagement-Bereiche bezeichnet, die Schlüsselaspekte eines Projekts darstellen, die während des Projektverlaufs überwacht werden müssen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt des Projektmanagements ist seine Flexibilität. Projekte können mit traditionellen Methoden wie Wasserfall verwaltet werden, aber es werden ständig neue Techniken entwickelt. Ein solcher moderner Ansatz im Projektmanagement ist Agile, das aus der Softwareentwicklung hervorgegangen ist, da sein iterativer Stil besser zur Arbeitsweise von Softwareentwicklern passte.

Allerdings wird nicht jedes Projekt auf dieselbe Weise gemanagt. Deshalb profitieren Sie wahrscheinlich von einem hybriden Ansatz im Projektmanagement. Dies ermöglicht es funktionsübergreifenden Teams, innerhalb einer für sie passenden Methodik zu arbeiten und dennoch mit anderen Abteilungen zusammenzuarbeiten, die in anderen Stilen arbeiten.

Die Vorteile des Projektmanagements sind fast zu zahlreich, um sie alle aufzulisten. Aber versuchen wir es trotzdem!

Wichtige Vorteile des Projektmanagements

Listen wir einige Vorteile des Projektmanagements auf, um eine konkretere Vorstellung vom Nutzen des Einsatzes von Projektmanagement zur Erreichung von Ergebnissen zu bekommen.

• Verbesserte Planung und Organisation: Ein strukturierter Ansatz definiert Ziele, Umfang, Zeitpläne und Ressourcenzuweisung, während der effiziente Einsatz von Ressourcen Verschwendung reduziert und die Produktivität optimiert.
• Verbesserte Kommunikation: Hilft bei der Einbindung der Stakeholder durch regelmäßige Updates und Berichte, um sie informiert zu halten, und definierte Rollen und Verantwortlichkeiten fördern bessere Teamarbeit und Verantwortungsbewusstsein.
• Höhere Effizienz: Projektmanagement optimiert Prozesse für bessere Entscheidungsfindung und Umsetzung und identifiziert Risiken frühzeitig, um proaktiv gegenzusteuern und Verzögerungen sowie Kosten zu reduzieren.
• Höhere Qualität der Ergebnisse: Durch den Fokus auf Ziele sowie kontinuierliche Überwachung und Steuerung erfüllen die Ergebnisse eher Qualitätsstandards und Erwartungen der Stakeholder. Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen verbessern ebenfalls die Qualität der Arbeit.
• Besseres Zeitmanagement: Genaue Schätzung der Zeitpläne ermöglicht realistischere und effektivere Zeitpläne.
• Kostenkontrolle: Detaillierte Budget- und Finanzverfolgung hält das Projekt im finanziellen Rahmen.

Wer nutzt Projektmanagement?

Jeder, der für die Verwaltung eines Projekts verantwortlich ist, profitiert vom Einsatz von Projektmanagement. Das kann im Unternehmenssektor sein, wie z. B. Projektmanager und Führungskräfte; in der IT, wie Softwareentwicklungsteams und IT-Abteilungen; im Bauwesen und Ingenieurwesen, wie Bauleiter, Architekten und Ingenieure; im Gesundheitswesen; Marketing- und Werbemanagern und ihren Teams; im Bildungsbereich; bei gemeinnützigen Organisationen; in der Regierung; in Forschung und Entwicklung; bei Freiberuflern und Beratern; sowie bei Eventplanern.

Welche Bereiche umfasst das Projektmanagement?

Hier eine kurze Definition der 10 Wissensgebiete des Projektmanagements, die erstmals vom Project Management Institute (PMI) in seinem Project Management Body of Knowledge (PMBOK) definiert wurden.

• Umfangsverwaltung: Verwaltung des Projektumfangs, also der Aufgaben, Ergebnisse und Meilensteine, die geliefert werden sollen.
• Zeitplanverwaltung: Erstellung eines Projektzeitplans und Festlegung von Richtlinien für dessen Verfolgung und Pflege.
• Kostenverwaltung: Schätzung der Projektkosten zur Erstellung eines Budgets, das während des Projekts überwacht wird.
• Qualitätsmanagement: Sicherstellung, dass die Projektergebnisse den Qualitätsstandards entsprechen.
• Ressourcenverwaltung: Beschaffung, Zuweisung und Verfolgung von Projektressourcen wie Arbeitskräfte, Material und Ausrüstung.
• Kommunikationsverwaltung: Festlegung von Kommunikationsrichtlinien für Projektteams und Interessengruppen.
• Risikoverwaltung: Identifizierung, Bewertung sowie Vorbeugung oder Minderung von Projektrisiken.
• Beschaffungsverwaltung: Beschaffung von Projektressourcen und Pflege der Beziehungen zu Lieferanten und Anbietern.
• Interessengruppenverwaltung: Identifizierung der Projektbeteiligten und deren Verwaltung auf Grundlage ihrer Erwartungen und ihres Einflusses auf das Projekt.
• Integrationsverwaltung: Schaffung eines Rahmens, der es den Projektteams ermöglicht, besser zusammenzuarbeiten.

Diese Wissensgebiete des Projektmanagements müssen in jeder Phase des Projektmanagementprozesses berücksichtigt werden.

Was sind die 5 Schritte im Projektmanagementprozess?

Der Projektmanagementprozess besteht aus fünf Schritten oder Phasen, die alle Projekte durchlaufen müssen: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Steuerung sowie Abschluss.

Diese Schritte im Projektmanagement werden auch als Prozessgruppen, Projektmanagement-Zyklus oder Projektlebenszyklus bezeichnet. Sehen wir uns jeden dieser Schritte an.

1. Projektinitiierung

Dies ist die Anfangsphase, in der der Projektmanager nachweisen muss, dass das Projekt einen Nutzen hat und machbar ist, und zwar anhand einer Reihe von Projektmanagementdokumenten. Hier sind die wichtigsten:

• Dossier de justification: Ein Dossier de justification begründet die Notwendigkeit des Projekts, die Projektziele und den Return on Investment.
• Machbarkeitsstudie: Eine Machbarkeitsstudie belegt, dass das Projekt innerhalb eines angemessenen Zeit- und Kostenrahmens durchgeführt werden kann.
• Projektauftrag: Ein Projektauftrag vermittelt, was das Projekt liefern wird.

Sobald das Projekt genehmigt ist, muss der Projektmanager ein Projektteam zusammenstellen und ein Project Management Office einrichten. Die Projektinitiierungsphase endet mit einem Kick-off-Meeting, bei dem Projektziele und -umfang definiert werden.

2. Projektplanung

Ziel der Projektplanungsphase ist die Erstellung des Projektplans, eines umfassenden Projektdokuments, das im Detail erklärt, wie das Projekt umgesetzt wird. Hier ein kurzer Überblick über die wichtigsten Abschnitte eines Projektplans.

• Projektzeitplan: Der Projektzeitplan definiert einen Zeitrahmen für die Durchführung der Aufgaben und die Ressourcenzuweisung.
• Projektbudget: Ein Projektbudget ist die Summe aller geschätzten Projektkosten.
• Scope-Management-Plan: Erklärt, wie der Projektumfang während des Projekts verfolgt wird.
• Risikomanagementplan: Erklärt die Risiken, die das Projekt beeinflussen könnten, sowie Strategien zu deren Minderung.
• Ressourcenmanagementplan: Beschreibt, wie die Ressourcen während des Projekts beschafft, zugewiesen und verwaltet werden.
• Stakeholder-Management-Plan: Identifiziert alle Projekt-Stakeholder und die Richtlinien zu deren Management.

Projektmanager stellen ihren Projektplan häufig mit Gantt-Diagramm-Software dar, die eine visuelle Darstellung des gesamten Projektzeitplans und -umfangs bietet. Manche Gantt-Diagramme identifizieren automatisch kritische Aktivitäten.

3. Projektausführung

Die dritte Phase des Projektmanagements ist die Projektausführung, in der der Projektplan umgesetzt wird, um die Projektziele zu erreichen.

In dieser Phase müssen Projektmanager die Wissensgebiete des Projektmanagements im Auge behalten, während ihr Projekt in Richtung Überwachung und Steuerung voranschreitet.

Dabei nimmt der Projektmanager Änderungen am Projektausführungsplan vor, z. B. die Umverteilung von Ressourcen oder die Anpassung von Zeit und Umfang, um das Team arbeitsfähig zu halten. Außerdem identifiziert und mindert er Risiken, löst Probleme und integriert Änderungen.

4. Projektüberwachung und -steuerung

Die vierte Phase des Projektmanagements, Projektüberwachung und -steuerung, findet parallel zur Ausführungsphase statt. Dabei wird der Fortschritt der Projektausführungsaktivitäten überwacht, um sicherzustellen, dass das Team im Zeitplan bleibt und das Budget einhält. Es werden Qualitätskontrollverfahren angewendet, um die Qualitätssicherung zu gewährleisten.

Berichterstattung ist ebenfalls ein entscheidender Teil dieser Phase. Erstens ermöglicht sie es Projektmanagern, den Fortschritt zu verfolgen, und zweitens liefert sie Daten für Stakeholderpräsentationen, um diese auf dem Laufenden zu halten. Es gibt viele Projektmanagementberichte wie Status-, Stundenzettel-, Auslastungs-, Zuweisungs- und Kostenberichte.

5. Projektabschluss

Die fünfte Phase des Projektmanagements ist der Projektabschluss, in dem die finalen Projektergebnisse den Stakeholdern präsentiert werden. Nach der Genehmigung werden Ressourcen freigegeben, die Dokumentation abgeschlossen und alles unterzeichnet.

Tipps & Best Practices im Projektmanagement

Jetzt, da wir das Projektmanagement besser verstehen, lernen wir einige Tipps kennen. Diese Best Practices im Projektmanagement sind sowohl für Neueinsteiger als auch für erfahrene Profis hilfreich. Denken Sie daran: Projektmanagement-Fähigkeiten zu perfektionieren ist ein lebenslanger Prozess.

Schreiben Sie Dokumente und Berichte während des gesamten Projektmanagementprozesses

Die Dokumentation der Arbeit und die Erstellung von Berichten sind während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts wichtig. Besonders während der Ausführung sind sie entscheidend, um sicherzustellen, dass der tatsächliche Fortschritt mit dem Projektplan übereinstimmt. Berichte sind außerdem Kommunikationsmittel, um Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten und Stakeholder zu informieren.

Richten Sie Projektkontrollen ein, um Zeit, Budget und Umfang zu überwachen

Projektkontrollen, Key Performance Indicators (KPIs) und Projektkennzahlen sind Messgrößen, mit denen Projektmanager feststellen können, ob die Arbeit rechtzeitig, innerhalb des Budgets und nach Qualitätsstandards erfolgt. Durch die Einrichtung dieser Kontrollen kann ein Projektmanager bei Bedarf Anpassungen vornehmen, um das Projekt auf Kurs zu halten.

Verwenden Sie Projektmanagement-Software

Projektmanagement-Software wurde entwickelt, um Projekte zu verwalten. Sie liefert oft Echtzeitdaten, die fundiertere Entscheidungen ermöglichen. Projektmanagement-Software bietet außerdem Funktionen, die das Projektmanagement effizienter machen – von Gantt-Diagrammen zur Arbeitsplanung bis hin zu Dashboards und Berichten, um Fortschritt, Zeit und Kosten zu überwachen. Manche Tools beinhalten auch umfangreiches Ressourcen-, Risiko- und Portfoliomanagement.

Welche Arten von Projektmanagement gibt es?

Im Laufe der Jahre wurden viele Projektmanagement-Methoden entwickelt, um den Anforderungen verschiedener Branchen gerecht zu werden. Einige dieser Ansätze eignen sich auch besonders gut für Projekte bestimmter Größen und Komplexitätsstufen.

Hier eine Liste der wichtigsten Projektmanagement-Methoden. Klicken Sie auf die Links, um eine detaillierte Erklärung zu erhalten.

Wasserfall-Projektmanagement

Wasserfall ist ein lineares Projektmanagement-Modell, bei dem die Anforderungen der Stakeholder zu Beginn des Projekts gesammelt und anschließend ein sequenzieller Projektplan erstellt wird. Diese traditionelle Methodik erfolgt in klar abgegrenzten Phasen, von denen jede abgeschlossen sein muss, bevor die nächste beginnt.

Agiles Projektmanagement

Ein iterativer Ansatz, der keinem starren Projektplan folgt, sondern in kurzen Arbeitszyklen, den sogenannten Sprints, arbeitet. Agiles Projektmanagement ist ein inkrementeller Ansatz, der aus der Softwareentwicklung stammt, aber inzwischen in vielen Branchen eingesetzt wird.

Scrum-Projektmanagement

Ein agiles Framework, das vor allem für Produkt- und Softwareentwicklung sehr beliebt ist. Es wurde entwickelt, um Zusammenarbeit, Flexibilität und iterative Fortschritte in der Projektentwicklung zu fördern.

Lean-Projektmanagement

Diese Technik wurde ursprünglich zur Verbesserung von Fertigungsprozessen entwickelt und hat sich im Laufe der Jahre zu einer wichtigen Projektmanagement-Methode entwickelt. Lean konzentriert sich darauf, den Wert zu maximieren und gleichzeitig Verschwendung im gesamten Projektlebenszyklus zu minimieren.

Kanban-Methode

Kanban ist ein weit verbreiteter Ansatz, bei dem die Arbeit über visuelle Tafeln und Karten verwaltet wird. Kanban-Boards werden von agilen und Scrum-Teams genutzt. Kanban optimiert Arbeitsabläufe, insbesondere in Lean- und agilen Umgebungen.

Six Sigma

Ähnlich wie Kanban oder Lean ist Six Sigma ein Satz von Werkzeugen und Techniken, die entwickelt wurden, um Produktionsprozesse zu verbessern, und später zu einem Projektmanagement-Ansatz wurden. Six Sigma ist eine datengesteuerte Methodik, die darauf abzielt, Variabilität zu reduzieren und Qualität zu erhöhen, um eine nahezu perfekte Leistung zu erreichen.

Methode des kritischen Pfads

Die Methode des kritischen Pfads (CPM) ist eine Projektplanungstechnik, mit der Projektmanager die Projektdauer schätzen, Abhängigkeiten, Puffer und kritische Aktivitäten identifizieren können. CPM bestimmt die längste Abfolge abhängiger Aufgaben, die abgeschlossen werden müssen, damit ein Projekt rechtzeitig fertiggestellt wird, und hilft Projektmanagern, Ressourcen effektiv zuzuweisen, Zeitpläne zu verwalten und potenzielle Verzögerungen vorherzusehen.

Welche Werkzeuge werden im Projektmanagement eingesetzt?

Es gibt eine Vielzahl von Projektmanagement-Tools, sowohl online als auch mobil, um Projekte zu verwalten. Dies sind die wichtigsten Werkzeuge für einen ProjectManager:

Projektdashboard

Ein Projektdashboard ist ein Tool zur Projektverfolgung, mit dem Sie Ihre Kosten, Aufgaben und den Fortschritt überwachen können. Es ist besonders während der Projektausführung nützlich, da es Projektmanagern hilft, schnell zu erkennen, ob ihre Projekte auf Kurs sind.

Gantt-Diagramme

Ein Gantt-Diagramm ist eine visuelle Darstellung eines Projektzeitplans, die alle Projektaufgaben in einem Diagramm zeigt. Gantt-Diagramme werden für Projektplanung, Projektterminierung, Aufgabenmanagement und Ressourcenmanagement verwendet. Sie eignen sich besonders für Wasserfall-Projekte.

Das Gantt-Diagramm ist die bevorzugte Methode von Projektmanagern zur Terminierung ihrer Projekte. Manche Aufgaben sind von anderen abhängig, bevor sie beginnen oder enden können, und diese Aufgabenabhängigkeiten können später Engpässe im Projekt erzeugen.

Durch das Verknüpfen dieser Aufgaben in einem Gantt-Diagramm helfen Abhängigkeiten, den Zeitplan einzuhalten. Projekte können in Meilensteine unterteilt werden, die mit Rauten dargestellt werden und das Ende einer Phase und den Beginn der nächsten anzeigen.

Kanban-Boards

Ein Kanban-Board ist ein Tool zum Aufgabenmanagement, das es Projektmanagern und Teammitgliedern ermöglicht, Aufgaben visuell darzustellen. Kanban-Boards werden von agilen und Scrum-Teams genutzt, die in iterativen Sprints arbeiten. Sie sind einfach zu bedienen und fördern die Zusammenarbeit im Team.

Welche sind die wichtigsten Rollen im Projektmanagement?

Ein Projekt funktioniert am besten, wenn die Rollen im Projektmanagement klar definiert sind. Während es Projektmanagement-Methoden gibt, die unterschiedliche Arten von Projektteams erfordern, sind dies die wichtigsten Rollen im Projektmanagement:

• Projektmanager: Wie oben erwähnt, ist der Projektmanager dafür verantwortlich, die Wissensgebiete des Projektmanagements während des gesamten Projekts zu verwalten.
• Projektsponsor: Der Projektsponsor repräsentiert den Kunden des Projekts. Je nach Organisation kann es verschiedene Ebenen von Projektsponsoren geben.
• Projektteammitglieder: Teammitglieder sind Fachkräfte, die daran arbeiten, Ergebnisse zu liefern, Risiken zu managen und die Projektziele zu erreichen.
• Projekt-Stakeholder: Dies ist eine Person oder Gruppe, die ein Interesse oder einen „Stake“ am Projekt hat. Der Projektmanager muss den Stakeholdern während des gesamten Projektlebenszyklus den Fortschritt mitteilen.
• Kunden: Dies ist eine Gruppe oder Person, für die das Projekt oder ein wesentlicher Bestandteil des Projekts geliefert wird.

Bereit, ein Projektmanagement-Profi zu werden? Sie müssen an Ihren Projektmanagement-Fähigkeiten arbeiten und ein Zertifizierungsprogramm absolvieren, um ein professioneller Projektmanager zu werden.

ProjectManager bietet eine Suite aller Projektmanagement-Tools, die Sie benötigen, um Ihr Projekt von der Initiierung bis zum Abschluss zu begleiten. Wir verfügen über die besten Funktionen für Planung, Terminierung und Verfolgung.