Was ist der Projektlebenszyklus?

Es gibt viele verschiedene Arten von Projekten, aber interessanterweise haben sie alle eines gemeinsam. Sie durchlaufen alle denselben Zyklus, bekannt als Projektlebenszyklus oder Project Management Life Cycle.

Der Projektlebenszyklus besteht aus verschiedenen Phasen, die ein Projekt von der Entstehung bis zum Abschluss durchläuft. Er ist hilfreich, da er Projektmanagern einen strukturierten Ansatz bietet, der bei Planung, Ausführung und Kontrolle unterstützt. Während es viele verschiedene Versionen des Projektlebenszyklus gibt, ist die gebräuchlichste in fünf Phasen unterteilt: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Kontrolle sowie Abschluss.

Wer verwaltet den Projektlebenszyklus?

In der Regel ist der Projektmanager für die Verwaltung des Lebenszyklus eines Projekts verantwortlich. Wenn jedoch eine Organisation mehrere Projekte gleichzeitig umsetzt, ist in der Regel ein Projektmanagementbüro beteiligt, das aus Projektmanagern, Programmmanagern und Projektportfoliomanagern besteht. Diese arbeiten zusammen, um organisatorische Ressourcen zuzuweisen und die Arbeit der Mitarbeiter effektiv zu koordinieren.

Wichtig ist auch zu beachten, dass es in den Projektphasen weitere Schlüsselrollen gibt, wie den Projektsponsor, der die Erstellung eines Projektvorschlags initiiert und diesen den entscheidenden Stakeholdern vorlegt, die das Projekt genehmigen und finanzieren. Darüber hinaus gibt es die Projektteammitglieder, die die Arbeit ausführen.

Die Mitglieder des Projektmanagementteams, die den Projektlebenszyklus überwachen, können je nach Größe der Organisation und Komplexität des Projekts variieren. Jedes Projektmanagementteam benötigt jedoch eine Projektmanagement-Software, um die Projektphasen zu steuern.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software mit Werkzeugen, um Projekte von Anfang bis Ende zu planen, zu terminieren und zu verfolgen. Erstelle Projektpläne, weise Ressourcen zu, schätze Kosten und überwache den Status von Projekten mit Gantt-Diagrammen, Echtzeit-Dashboards, Workload-Management-Diagrammen und weiteren Online-Tools und Funktionen. Starte noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Die 5 Phasen des Projektlebenszyklus

Der Projektlebenszyklus besteht aus fünf Projektphasen: Projektinitiierung, Projektplanung, Projektausführung, Überwachung & Kontrolle sowie Projektabschluss. Jede dieser Phasen ist notwendig für die effektive Lieferung des Projekts.

Hier folgt eine allgemeine Beschreibung der Phasen des Projektlebenszyklus und was in jeder Phase für eine erfolgreiche Projektdurchführung zu tun ist. Zum Beispiel musst du in jedem Schritt wichtige Projektdokumentationen erstellen.

1. Phase der Projektinitiierung

Dies ist ohne Zweifel eine der wichtigsten Projektphasen, da hier ein Projektsponsor, der ein Projektvorhaben befürwortet, damit beginnt, Informationen zu sammeln, um einen Projektvorschlag zu erstellen, der einer Gruppe von Stakeholdern vorgelegt wird, die darüber entscheiden, ob das Projekt durchgeführt wird oder nicht.

Diese Projektphase beginnt in der Regel mit einem Business Case, einer Machbarkeitsstudie, einer Kosten-Nutzen-Analyse und anderen Untersuchungen, um festzustellen, ob das Projekt machbar ist und durchgeführt werden sollte. Hier beginnt auch die Arbeit des Projektmanagers, der vom Projektsponsor ernannt wird und dafür verantwortlich ist, das Projekt auf hoher Ebene zu definieren und gemeinsam mit dem Projektsponsor eine Projektcharta zu erstellen.

Stakeholder liefern ebenfalls Input während dieses Prozesses, und wenn die Projektcharta genehmigt wird, wird ein Projektteam zusammengestellt und ein Projekt-Kickoff-Meeting abgehalten. Danach beginnt der Projektmanager mit der Erstellung eines Projektplans, was den Beginn der Projektplanungsphase markiert.

Nach der Projektinitiierung nimmt der Projektsponsor in den verbleibenden Projektphasen eine sekundäre Rolle ein, während der Projektmanager für die Überwachung der Phasen Planung, Ausführung, Überwachung & Kontrolle sowie Abschluss verantwortlich ist.

2. Phase der Projektplanung

In dieser Phase eines Projekts wird der Projektplan vom Projektmanager erstellt. Der Projektplan oder Projektmanagementplan ist ein Dokument, das im Detail erklärt, wie das Projekt durchgeführt wird. Es gibt zwar einige Richtlinien für die Erstellung von Projektplänen, wie sie beispielsweise vom Project Management Institute (PMI) im Project Management Body of Knowledge (PMBOK) oder anderen Organisationen veröffentlicht wurden, jedoch können sich Projektpläne von Organisation zu Organisation unterscheiden.

Jeder Projektmanagementplan sollte jedoch diese Schlüsselaspekte abdecken:

• Projektziele: Der Projektplan beginnt mit der Festlegung von SMARTen (spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch, terminiert) Zielen. Die Projektaufgaben und Projektergebnisse sind auf die Erreichung dieser Ziele ausgerichtet.
• Projektumfangsmanagement: Der Begriff Projektumfang bezieht sich auf alle Aufgaben, die zur Fertigstellung eines Projekts ausgeführt werden. Diese werden in einem Umfangsmanagementplan definiert, einem Unterabschnitt des Projektplans, der erklärt, wie die Aufgaben ausgeführt werden, welche Ergebnisse oder Deliverables zu erwarten sind und welche Erfolgskriterien gelten, neben vielen anderen wichtigen Details.
• Stakeholdermanagement: Dies ist der fortlaufende Prozess der Identifizierung, Analyse, Planung, Verwaltung und Verfolgung von Interaktionen mit Personen oder Gruppen, die vom Erfolg des Projekts betroffen sein könnten.
• Ressourcenmanagement: Hierbei geht es darum, deine Ressourcen bestmöglich zu nutzen, um deine Projektziele zu erreichen. Dazu gehört die Planung und Zuweisung von Personal, Ausrüstung, Materialien und anderen Ressourcen.
• Budgetmanagement: Dies ist der Prozess der Erstellung eines Projektbudgets sowie der Planung, Verfolgung und Steuerung der finanziellen Ressourcen des Projekts.
• Terminmanagement: Hierbei wird bestimmt, welche Aufgabe zu welchem Zeitpunkt erledigt werden muss, damit das Projekt im Zeitplan bleibt.
• Changemanagement: Der Prozess, Menschen durch Veränderungen zu führen, die ihre Rollen innerhalb eines Projekts beeinflussen könnten. Er hilft ihnen, sich reibungslos anzupassen, wenn es z. B. neue Aufgaben, Fristen oder Prozesse gibt.
• Risikomanagement: Identifizierung und Umgang mit potenziellen Problemen, die das Projekt beeinflussen könnten. Ziel ist es, Probleme zu erkennen und deren Auswirkungen im Falle des Eintretens zu minimieren.
• Qualitätsmanagement: Hierbei wird sichergestellt, dass das Projekt die richtigen Ergebnisse liefert, die geforderten Qualitätsstandards einhält und den Kunden zufriedenstellt.

3. Phase der Projektausführung

Nun beginnt die Phase des Projekts, die die meisten Menschen als das eigentliche Projekt betrachten: die Ausführung der Aufgaben, Deliverables und Meilensteine, die im Projektplan definiert sind.

Einige Aufgaben, die die Projektausführungsphase ausmachen, umfassen die Teamentwicklung und Ressourcenzuweisung mithilfe von Key Performance Indicators, die Umsetzung des Projektplans, Beschaffungsmanagement sowie die Verfolgung und Überwachung des Fortschritts. Bei Bedarf können Statusmeetings anberaumt und Zeitpläne sowie Pläne überarbeitet werden.

In dieser Phase ist es wichtig, eine Projektmanagement-Software zu verwenden, um Projektaufgaben zu verwalten, Ressourcen zuzuweisen, Kosten zu überwachen und wichtige Projektkennzahlen zu verfolgen.

4. Phase der Projektüberwachung und -steuerung

Die Phase der Projektüberwachung und -steuerung findet gleichzeitig mit der Projektausführungsphase statt und besteht darin, Kontrollen und Key Performance Indicators (KPIs) einzurichten, um die Effektivität der Projektausführung zu messen.

Überwachung und Steuerung ist eine der wichtigsten Phasen des Projektmanagements, um sicherzustellen, dass die Ausführung wie geplant verläuft.

Um Projekte effektiv zu überwachen, stellen Projektmanager in der Regel sicher, dass diese Schritte durchgeführt werden:

• Erstellung von Projekt-Baselines: Die Baseline ist ein fester Referenzpunkt, der den ursprünglichen Projektplan festhält, in der Regel einschließlich des Umfangs, des Zeitplans und der Kosten-Baseline. Sie dient als hilfreiche Grenze, um die Effektivität der Projektausführung zu bewerten.
• Festlegung von Projektkennzahlen und KPIs: Danach wird festgelegt, welche Projektmetriken und KPIs verfolgt werden sollen. Übliche Beispiele sind Zeitplanabweichung, Kostenabweichung, Return on Investment und mehr.
• Einrichtung von Projektkontrollen: Anschließend werden Projektkontrollen eingerichtet, also Prozesse, Tools und Techniken zur Überwachung eines Projekts. Dazu gehören Dinge wie Zeitplan, Kosten, Qualität, Umfang und Risiko.
• Verwendung von Projekt-Dashboards: Diese sind unverzichtbare Tools zur Verfolgung verschiedener Projektmetriken. Sie bieten eine visuelle Darstellung von Kennzahlen wie Kosten, Zeit, Fortschritt und mehr. Viele Projekt-Dashboards sind anpassbar und einige sind Portfoliodashboards, die Daten aus mehreren Projekten anzeigen.
• Erstellung von Projektmanagement-Berichten: Berichte helfen dabei, Projektinformationen schnell und einfach mit Stakeholdern zu teilen. Projektmanager verwenden anpassbare Berichte über Status, Aufgaben, Arbeitszeiten, Arbeitslast, Abweichungen und mehr.

5. Phase des Projektabschlusses

Die Phasen des Projektmanagements müssen abgeschlossen werden, und der Lebenszyklus endet erst mit der Projektabschlussphase.

Es ist natürlich entscheidend, die Deliverables zur Zufriedenheit der Stakeholder abzuschließen. Der Projektmanager muss jedoch auch das für das Projekt eingerichtete System wieder abbauen. Das bedeutet, die Arbeit mit Auftragnehmern abzuschließen, sicherzustellen, dass alle bezahlt wurden, und alle Projektdokumente abzeichnen und archivieren, um bei der Planung künftiger Projekte zu helfen.

Sobald diese Phase des Projektmanagement-Lebenszyklus abgeschlossen ist, führt der Projektmanager häufig ein Nachbereitungstreffen mit dem Projektteam durch, um hervorzuheben, was funktioniert hat und was nicht, damit Erfolge wiederholt und Fehler vermieden werden.

Basierend auf den Erkenntnissen und Schlüsselergebnissen aus diesem Treffen erstellen Projektmanager dann ein Lessons Learned-Dokument, das die Herausforderungen, Misserfolge und erfolgreichen Ergebnisse des Projekts festhält, damit das Projektteam daraus für zukünftige Projekte lernen kann.

Wie ProjectManager den Projektlebenszyklus unterstützt

ProjectManager ist eine leistungsstarke Projektmanagement-Software, die für jede Phase des Projektlebenszyklus mehrere Ansichten und Funktionen bietet. Hier sind einige der wichtigsten Projektmanagement-Tools.

Planen, terminieren und verfolgen mit Gantt-Diagrammen

Unser Online-Gantt-Diagramm hilft dir, die Phasen des Projektmanagements zu planen, indem deine Aufgabenliste in einer Zeitachse dargestellt wird. Die Dauer jeder Aufgabe kann festgelegt und jeder Aufgabe ein Teammitglied zugewiesen werden. Die Zusammenarbeit findet auf Aufgabenebene direkt im Gantt-Diagramm statt, wo Teammitglieder Kommentare hinterlassen sowie relevante Dokumente und Bilder hinzufügen können. Sie können sogar Personen markieren, die der Aufgabe nicht zugewiesen sind, und diese werden per E-Mail benachrichtigt.

Vielfältige Projektmanagement-Tools

Das Gantt-Diagramm ist nur eine der Ansichten von ProjectManager, die die Phasen des Projektmanagements abbildet. Du kannst auch die Kanban-Ansicht, Dashboards, Arbeitslastdiagramme, Stundenzettel und weitere Tools nutzen. Mit Kanban-Boards visualisierst du den Workflow, wobei Karten die Aufgaben darstellen, damit Teammitglieder wissen, woran sie arbeiten, und Projektmanager den Überblick behalten. Ressourcen können neu zugewiesen werden und wichtige Termine wie Feiertage oder Urlaubstage werden markiert, um zu wissen, wer wann verfügbar ist.

Projektberichte in Minuten erstellen

Mit nur einem Klick erhalten Projektmanager die Daten, um Stakeholder über verschiedene Aspekte der Projektphasen zu informieren. Diese Berichte können gefiltert werden, um genau die Informationen anzuzeigen, die benötigt werden, und erlauben bei Bedarf tiefere Einblicke. Das Echtzeit-Dashboard zeigt Projektmetriken in übersichtlichen und leicht lesbaren Diagrammen und Grafiken an und gibt dir so das genaueste Bild über den Fortschritt deines Projekts.

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