Votre organisation n’arrive-t-elle pas à combler les écarts entre stratégie et exécution de projet ? Ce n’est pas une tâche facile.

Heureusement, il existe des outils et techniques de gestion de projet que vous pouvez utiliser pour surmonter ces écarts, et vous n’êtes pas seul à relever ce défi. Voyons comment les bonnes stratégies et les bons outils peuvent vous aider à combler ces écarts pour favoriser une exécution de projet réussie. Nous écouterons des experts et passerons en revue les points clés que les chefs de projet peuvent mettre immédiatement en pratique dans leurs programmes et projets.

Qu’est-ce que l’exécution de projet ?

Au cours des cinq groupes de processus du cycle de vie du projet, chaque phase comporte plusieurs objectifs et résultats. Après l’initiation du projet et les processus de planification, l’exécution du projet commence.

Le chef de projet est responsable de la gestion du processus d’exécution, mais dans la plupart des cas, un bureau de gestion de projet (PMO) est également impliqué. Il s’agit d’un groupe composé de chefs de projet, de responsables de programmes et de responsables de portefeuille de projets qui fournissent un soutien et veillent à ce que le projet s’aligne sur les objectifs stratégiques de l’organisation.

L’exécution de projet est la troisième phase du cycle de vie du projet et l’une des plus importantes. Durant cette phase, vous allez produire les livrables et les présenter à vos clients et parties prenantes clés. C’est généralement la phase la plus longue du cycle de vie du projet et, sans surprise, la plus exigeante.

Lors de l’exécution d’un projet, vous devez gérer de nombreux éléments : ressources, coûts, calendrier, etc. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet qui propose plusieurs vues projet permettant de le faire plus efficacement. Créez des diagrammes de Gantt, assignez des tâches et suivez les progrès pour partager les données avec les parties prenantes et garder l’équipe projet connectée en temps réel. Commencez dès aujourd’hui gratuitement avec ProjectManager.

Pourquoi est-il important de surveiller la phase d’exécution ?

L’objectif principal de l’exécution est de réaliser le travail défini dans le plan de gestion de projet et d’atteindre les objectifs clés du projet. Pendant cette phase, le chef de projet se concentre sur les processus suivants :

• Gestion de l’équipe
• Planification de projet
• Gestion des ressources
• Gestion des tâches
• Gestion des risques

Superviser tous ces éléments tout en lançant l’exécution peut être accablant. Toutefois, vous pouvez prendre une longueur d’avance en créant un plan d’exécution de projet, qui vous aidera à rationaliser le processus de planification de l’exécution.

Qu’est-ce qu’un plan d’exécution de projet ?

Un plan d’exécution de projet (PEP) est un plan d’action qui explique comment la phase d’exécution d’un projet sera gérée pour un projet donné. Il est similaire à un plan de projet, mais sa portée est plus restreinte, car il ne couvre que ce qui est lié à l’exécution, tandis que les plans de projet couvrent l’ensemble du cycle de vie.

Créer un plan d’exécution vous aide à vous assurer que tous les membres de l’équipe connaissent leurs rôles et responsabilités, à corriger les problèmes d’allocation des ressources et à finaliser les derniers détails avant de commencer l’exécution de vos projets.

Que doit contenir un plan d’exécution de projet ?

La planification de l’exécution peut être divisée en domaines clés afin de ne rien négliger d’essentiel. Chaque bureau de gestion de projet (PMO) peut aborder son plan d’exécution différemment, mais nous avons défini sept éléments clés à inclure.

Organisation du projet

Le terme « organisation du projet » fait référence à la structure organisationnelle de l’équipe projet ainsi qu’aux différents rôles et responsabilités de chacun. Les membres de l’équipe doivent comprendre ce fonctionnement afin de savoir à qui ils doivent rendre compte et quelles sont les règles à suivre.

Périmètre du projet

Le périmètre d’un projet définit toutes les activités à réaliser, afin que les parties prenantes et les équipes sachent exactement ce qui sera fait avant le lancement du projet, et éviter ainsi tout malentendu futur.

Définir le périmètre du projet est essentiel pour estimer les coûts et créer un calendrier, un budget et un plan de ressources. Le périmètre du projet est également une contrainte clé à surveiller durant l’exécution.

Calendrier du projet

Les calendriers sont l’un des outils de gestion de projet les plus importants pour plusieurs raisons. Tout d’abord, un calendrier fixe les dates d’échéance des tâches, livrables et jalons, ce qui permet aux chefs de projet de suivre les progrès de l’équipe. De plus, c’est un outil que les chefs de projet utilisent pendant l’exécution pour s’assurer que les ressources nécessaires — personnes, équipements ou matières premières — sont disponibles au bon moment.

Plan de ressources

Un plan de ressources est un document qui répertorie toutes les ressources nécessaires à l’exécution du projet. Il est établi en estimant les ressources requises pour chaque tâche, afin de fournir une description détaillée des besoins.

Budget du projet

Un budget de projet est une estimation des coûts qui attribue un prix à toutes les ressources du projet et fixe une limite de dépenses. Les budgets servent de référence pour aider les chefs de projet à éviter les dépassements et à maîtriser les coûts pendant l’exécution.

Plan de gestion des risques

Même si l’exécution d’un projet peut être affectée par de nombreux risques, cela ne veut pas dire qu’ils ne peuvent pas être maîtrisés. Pour ce faire, il est nécessaire de créer un plan de gestion des risques, un document important de gestion de projet qui sert à identifier les risques potentiels, décrire les stratégies d’atténuation et allouer les ressources nécessaires.

Plan de communication

L’un des aspects les plus importants de l’exécution est la communication. En plus de votre plan d’exécution, il est essentiel de créer un plan de communication. Celui-ci détermine comment votre équipe communique régulièrement, les règles des réunions, la fréquence des rapports et les méthodes utilisées.

Défis liés à l’exécution de projet

Il existe plus de problèmes que ceux évoqués ici, car les choses peuvent mal tourner ou s’écarter du plan. C’est pourquoi le suivi et le contrôle pendant l’exécution sont si importants. Voici quelques problèmes courants à surveiller.

Dérive du périmètre

La dérive du périmètre se produit lorsque le périmètre d’un projet dépasse ses objectifs initiaux. Cela peut être causé par des demandes de modifications de la part des parties prenantes, des problèmes dans la chaîne d’approvisionnement, etc. C’est votre rôle d’examiner chaque changement, de les hiérarchiser ou de les écarter si nécessaire.

Une équipe de confiance repose sur la responsabilité de chacun. Sans responsabilité, vous risquez des retards importants et des coûts plus élevés. Faire preuve de rigueur dans la gestion des responsabilités est essentiel pour gérer avec succès les projets, les programmes et les portefeuilles.

Vous devriez avoir élaboré un plan de gestion des risques pendant la phase de planification, et celui-ci sera utile pendant l’exécution. Il permet d’identifier les problèmes dès qu’ils surviennent et d’y réagir rapidement.

Écarts dans l’exécution du projet

Les organisations qui mettent en place une stratégie exécutive pour transformer des objectifs stratégiques en valeur commerciale découvrent le « système global » de réussite : les cadres dirigeants, le management intermédiaire, le chef de projet et l’équipe projet.

Plus tôt cette année, un nouveau livre est sorti : *Filling Execution Gaps* de Todd Williams. Ce livre va plus loin en identifiant clairement « six écarts d’exécution » à combler pour obtenir un succès reproductible.

Selon le dernier rapport PMI Pulse of the Profession 2017, « les cadres supérieurs continuent de se concentrer principalement sur la mise en cohérence entre formulation stratégique et exécution, ainsi que sur les perturbations technologiques et économiques. » La recherche de Williams révèle les écarts que nous négligions.

La recherche de Williams identifie six écarts majeurs qui freinent l’exécution réussie des projets :

• Absence de compréhension commune
• Sponsors exécutifs désengagés
• Non-alignement avec les objectifs stratégiques
• Mauvaise gestion du changement
• Gouvernance d’entreprise inefficace
• Leadership insuffisant

La réalité, c’est que corriger chaque écart individuellement n’est pas la solution. Le vrai défi consiste à trouver des solutions, développer des plans d’action et mettre en œuvre des stratégies pour corriger tous les écarts. Selon Williams, ce n’est pas sorcier, mais comprendre comment chaque écart affecte vos initiatives est essentiel pour réussir la phase la plus critique du projet : l’exécution.

Comment combler un écart d’exécution

Il y a deux éléments à prendre en compte pour combler l’écart :

• Aligner les objectifs du plan stratégique avec un plan de mise en œuvre
• Exécuter les programmes et projets de manière à atteindre ces objectifs

Combler cet écart d’exécution, également appelé « écart stratégique », est l’un des défis les plus frustrants pour les dirigeants aujourd’hui. Cet écart représente la différence perçue entre les stratégies et attentes de l’entreprise, et sa capacité à concrétiser ces objectifs et à mettre ses idées en action.

Bonnes pratiques pour l’exécution de projet

Passons en revue quelques stratégies pour favoriser une exécution réussie.

1. Commencer en gardant la fin à l’esprit

Il est judicieux d’aligner votre stratégie sur les résultats finaux prévus. Un grand problème lors de la transition de l’idée à la mise en œuvre est l’absence d’objectifs clairs et bien définis. Les dirigeants qui ne peuvent pas préciser ce qu’ils veulent accomplir ne peuvent pas vraiment attendre des chefs de projet qu’ils comprennent la stratégie et mènent les projets de manière pertinente.

2. Obtenir l’adhésion de votre équipe principale

Un projet bien défini facilite l’adhésion de votre équipe et des parties prenantes. Expliquer la vision derrière les décisions stratégiques permet à l’équipe de mieux comprendre comment leur expertise et leur travail contribuent à l’ensemble. Utiliser un logiciel collaboratif de gestion de projet est un excellent moyen de garder tout le monde aligné tout en maintenant les objectifs principaux en vue.

3. Les chefs de projet mènent leurs projets à terme

Pour garantir la mise en œuvre des stratégies, il est essentiel d’avoir des talents dotés des bonnes compétences en leadership de projet. L’intelligence émotionnelle et la conscience de soi restent des compétences clés pour les chefs de projet.

4. Constituer une équipe performante

Visez la constitution d’une équipe hautement qualifiée, capable de définir les bonnes stratégies et les bons alignements pour vos programmes et projets. Les chefs de projet qui parviennent à aligner leur vision et leur travail avec leurs équipes mèneront à bien les programmes clés. Cet alignement entre vision, stratégie et mise en œuvre vous aidera à combler les écarts.

5. Suivre les progrès et les performances grâce à la responsabilité

Mettre en œuvre une stratégie implique des réunions pour discuter des différents projets et programmes nécessaires. Ces réunions sont essentielles pour se concentrer sur les éléments suivants :

• Gérer les personnes
• Suivre les processus
• Partager les informations avec toutes les parties prenantes, les sponsors et les membres de l’équipe

Les réunions de projet sont un excellent moyen de formaliser les accords, documenter les actions à entreprendre, identifier les risques et les problèmes, et responsabiliser l’équipe pour obtenir des résultats.

Maintenez une communication ouverte tout au long du projet. Assurez-vous de faire un suivi avant, pendant et après les réunions concernant les actions en suspens, les problèmes et les risques. Évitez la microgestion et adaptez votre style de leadership selon la situation et les membres de l’équipe.

Comment gérer la phase d’exécution avec ProjectManager

Créer un plan d’exécution n’est que le début d’une phase d’exécution efficace. Il vous faut les bons outils pour garantir que votre équipe reste sur la bonne voie. ProjectManager dispose d’une suite d’outils puissants pour vous aider à planifier, programmer, exécuter et suivre vos projets, programmes et portefeuilles.

Outils variés de gestion de projet

ProjectManager propose des diagrammes de Gantt en ligne, des tableaux kanban, des feuilles de temps, des calendriers de projet et d’autres outils de gestion de projet qui vous aident à planifier, programmer et suivre votre exécution avec précision. Organisez votre plan d’exécution avec notre diagramme de Gantt, visualisez votre calendrier d’exécution et apportez des modifications simplement en glissant-déposant les tâches dans l’outil.

Suivre l’exécution en temps réel avec les tableaux de bord

Obtenez une vue d’ensemble de la phase d’exécution grâce aux tableaux de bord en temps réel. Contrairement à d’autres logiciels plus légers, aucune configuration n’est requise. Notre logiciel collecte automatiquement les données en direct, les calcule et les affiche sous forme de graphiques colorés. Visualisez six indicateurs clés qui permettent de suivre les progrès et la performance : temps, coûts, charge de travail, santé du projet, etc.

Surveiller les coûts d’exécution avec les feuilles de temps

Les feuilles de temps de ProjectManager permettent de mesurer les coûts de main-d’œuvre pendant l’exécution, au fur et à mesure que vous assignez les tâches à votre équipe. Il vous suffit d’ajouter les tâches au projet, d’assigner un responsable et une durée, et nos feuilles de temps suivront automatiquement les coûts.

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Il y a beaucoup à apprendre pour maîtriser la discipline de la gestion de projet. C’est pourquoi nous avons créé des dizaines de blogs, modèles, livres numériques et autres ressources couvrant les concepts les plus importants de la gestion de projet. En voici quelques-uns.

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Si vous cherchez un outil pour mettre en œuvre ces stratégies lors de l’exécution de votre projet, il y a ProjectManager. Notre logiciel de gestion de projet en ligne offre des données en temps réel, vous permettant de voir ce qui se passe, au moment où cela se passe. Essayez-le gratuitement avec un essai de 30 jours.