7 étapes pour la clôture de projet (liste de contrôle incluse)

On consacre énormément de temps et d’efforts à la planification d’un projet, si bien qu’on oublie souvent que la fin d’un projet — la clôture — est tout aussi importante. Même une fois le projet terminé sur le plan technique, il reste encore beaucoup à faire.

Par exemple, de nombreuses tâches doivent encore être réalisées. Elles peuvent être de nature administrative, mais cela ne les rend pas moins importantes. Il faut obtenir des approbations, des signatures, effectuer des paiements — cela peut sembler anodin, mais demandez à un membre de l’équipe qui attend son salaire ce qu’il en pense.

De plus, à la fin d’un projet, vous êtes probablement déjà en train de planifier le suivant. Il est donc essentiel d’organiser la transition. Il faudra libérer les ressources, archiver les documents et ne pas oublier de célébrer la réussite du projet par une fête ou une autre forme de reconnaissance. Cela aussi compte.

Qu’est-ce que la clôture de projet ?

La clôture de projet est la dernière phase du projet. C’est à ce moment que le chef de projet vérifie que le client, les parties prenantes ou le commanditaire ont bien accepté les livrables du projet. Si le projet ou le produit continue après sa clôture, une maintenance doit être mise en place.

Le chef de projet passe également en revue l’ensemble du projet avant de le clôturer, en évaluant la performance et en la comparant à la référence de départ. L’équipe projet et le bureau de gestion de projet (BGP) participent à ce processus, en fournissant leurs observations et retours, qui sont consignés dans un document de leçons apprises. Ce document servira de référence pour les projets futurs.

L’importance de la clôture va bien au-delà de la simple validation de la documentation, du respect des contrats fournisseurs ou de la libération des membres de l’équipe. Elle garantit que les objectifs initiaux ont bien été atteints et permet de régler les problèmes ou risques encore ouverts.

Une fois la phase de clôture terminée, le PMO doit produire un document appelé rapport de clôture de projet, qui présente une vue d’ensemble des performances du projet.

Qu’est-ce qu’un rapport de clôture de projet ?

Un rapport de clôture de projet est un document formel qui résume les résultats d’un projet une fois celui-ci terminé. Il s’agit d’un bilan de la performance du projet, qui consigne les leçons apprises et fournit une évaluation finale pour déterminer si les objectifs ont été atteints. Ce rapport de clôture doit inclure les éléments suivants :

Objectifs du projet : Chaque projet est conçu pour atteindre un objectif précis. Ces objectifs sont définis dans le rapport de clôture afin de vérifier s’ils ont effectivement été atteints.
Livrables clés du projet : Les livrables principaux sont identifiés, et le rapport précisera s’ils ont été réalisés avec succès. Il indiquera également si leur transfert de propriété a été effectué correctement.
Bénéfices réalisés : Ce point décrit les résultats positifs et les avantages générés par le projet. Il démontre que la valeur attendue pour les parties prenantes a bien été obtenue et justifie les ressources investies.
Leçons apprises : Cette section regroupe les enseignements tirés au cours du cycle de vie du projet. Il s’agit d’une analyse rétrospective de ce qui a fonctionné ou non, à appliquer aux projets futurs.
Résumé financier : Une vue d’ensemble de la performance financière du projet, essentielle pour évaluer le respect du budget. Elle comprend le budget initial, les dépenses réelles, les écarts budgétaires, le retour sur investissement, etc.

Étapes de clôture d’un projet

La clôture d’un projet est la dernière phase de votre travail, le dernier virage du cycle de vie du projet, et comme toute autre étape, elle suit un processus. Voici sept étapes à suivre pour vous assurer que tout a bien été bouclé et pour tirer pleinement parti de l’expérience.

1. Évaluer le projet

Gérer un projet ne se limite pas aux tâches, ressources, budgets et délais. C’est une expérience dont on peut constamment apprendre. Même si vous avez tiré des enseignements tout au long du projet, le moment est idéal pour prendre du recul, sans pression ni distraction.

Rassemblez l’équipe principale pour recueillir des retours sur ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné. Encouragez la transparence pendant le processus d’évaluation. En documentant les erreurs et réussites, vous constituez une base d’expérience utile pour les projets futurs.

Les projets ne sont jamais isolés ; ils s’inscrivent dans une continuité, où les méthodes générales se répètent souvent même si les détails changent. Une richesse de connaissances émerge à la fin d’un projet. Par exemple, réalisez une revue post-implémentation pour déterminer si vos objectifs ont été atteints et ce qui pourrait être amélioré dans les projets à venir.

2. Finaliser la paperasse

Comme mentionné, les projets génèrent une grande quantité de documents. Ces documents doivent être validés et approuvés par les parties prenantes. Chaque document doit être examiné et signé, constituant la preuve juridique de leur finalisation. Cela inclut la clôture de tous les contrats avec les partenaires internes, prestataires ou autres ressources externes.

Cela implique aussi de régler tous les paiements restants : factures, commissions, primes, etc. Il faut solder tous les coûts liés au projet. Un projet n’est pas terminé tant qu’il n’est pas intégralement payé.

Un logiciel de gestion de projet peut vous aider à organiser tous ces documents. ProjectManager fonctionne comme un hub pour vos fichiers projet. Vous pouvez tout suivre dans la vue tableau, bien plus qu’une simple liste de tâches. Par exemple, vous pouvez voir le pourcentage d’avancement de chaque élément. Vous saurez alors si ce prestataire a été payé et si vous pouvez clôturer le contrat. Il est même possible de configurer des alertes pour s’assurer que les paiements sont effectués à temps. Essayez gratuitement.

liste des tâches pour la clôture du projet — Utilisez la liste des tâches de ProjectManager pour gérer efficacement la clôture de vos projets. En savoir plus

3. Libérer les ressources

Vous avez constitué une équipe pour le projet, et il est maintenant temps de la libérer. C’est une étape formelle et essentielle pour permettre à chacun de passer au projet suivant. Chaque équipe est réunie pour ses compétences et son expérience. Selon les besoins du projet, vous sélectionnez les membres les plus adaptés, et chaque projet ayant ses spécificités, l’équipe change à chaque fois.

Cela vaut aussi bien pour les ressources internes qu’externes. Les ressources externes sont souvent plus visibles car elles sont sous contrat, et celui-ci précise leur période d’intervention. Une fois terminé, assurez-vous que tout a été payé afin qu’elles puissent valider leur départ. Les ressources internes, quant à elles, ne doivent pas être oubliées. Leur participation au projet a aussi une durée définie et vous risquez de bloquer d’autres équipes si vous ne les libérez pas à temps.

4. Rédiger un rapport de clôture de projet

Comme mentionné précédemment, le rapport de clôture est utilisé pour documenter le projet une fois terminé, démontrer sa valeur auprès des parties prenantes et justifier les dépenses engagées. Il indique si les objectifs ont été atteints, présente les bénéfices quantifiables et montre l’alignement du projet avec les priorités et la stratégie de l’organisation.

Il aborde aussi les impacts à long terme du projet, comme des améliorations durables ou de nouvelles bonnes pratiques. Une section dédiée aux enseignements tirés permet de recenser ce qui a bien fonctionné et ce qui doit être évité à l’avenir. Le rapport inclura aussi un résumé des retours des parties prenantes et, le cas échéant, les résultats liés à la gestion du changement.

5. Organiser une réunion de clôture

La réunion de clôture est une rencontre formelle qui marque la fin du projet. Elle permet de vérifier plusieurs points importants pour clore le projet correctement. Elle consiste notamment à revoir les objectifs pour s’assurer qu’ils ont bien été atteints, à confirmer que tous les livrables ont été réalisés et à effectuer une revue financière pour valider la conformité au budget.

L’équipe abordera les réussites, les difficultés et les enseignements à tirer pour améliorer les projets futurs dans le portefeuille de projets de l’organisation. C’est aussi le moment de remercier l’équipe et les parties prenantes ayant contribué au succès du projet. Tous les documents sont finalisés, et les prochaines étapes éventuelles sont discutées.

6. Archiver les documents

On tire toujours des leçons des anciens projets, c’est pourquoi vous organisez des réunions régulières avec votre équipe pendant le projet et prenez le temps d’en analyser le déroulement après coup. Mais sans un bon système d’archivage, ces enseignements risquent d’être perdus faute d’organisation. Vous avez investi du temps pour produire une documentation de projet de qualité, ne la laissez pas se perdre.

Avant de clôturer un projet, archivez tous les documents, ainsi que les notes et données qui pourraient être utiles plus tard. Même si vous n’y revenez jamais, il est nécessaire de garder une trace du travail accompli pour d’autres équipes dans l’organisation. Cela peut inclure les services juridiques, les RH, voire votre successeur. On ne sait jamais quand quelqu’un devra répondre à une question ou comprendre comment un problème a été résolu. Considérez cela comme des provisions pour l’hiver.

7. Célébrer le succès

Si cela vous paraît superflu, c’est que vous ne prenez pas votre rôle au sérieux. Il n’y a rien de ridicule à récompenser votre équipe pour reconnaître un travail bien accompli. Cela permet de conclure officiellement le projet, ce qui est précisément l’objet de cette phase, mais cela contribue aussi à préparer le terrain pour les futurs projets avec d’anciens collaborateurs.

Liste de contrôle pour la clôture d’un projet

Pour bien clôturer votre projet, suivez cette liste de contrôle étape par étape.

Commencez par le document de cadrage du projet que vous avez rédigé et assurez-vous que toutes les exigences qui y figurent ont bien été remplies.
Assurez-vous que tous les livrables ont été remis et validés par les parties prenantes, avec leur approbation et leur satisfaction.
Les autres documents du projet doivent également être signés par les personnes responsables, y compris les contrats et accords en cours avec les fournisseurs et prestataires.
Une fois les documents signés, traitez-les, réglez toutes les factures en suspens et clôturez les contrats liés au projet.
Rassemblez tous les documents, finalisez les rapports de projet, puis organisez-les et archivez-les comme données historiques pour référence future.
Utilisez les documents collectés pour identifier et documenter les enseignements tirés au cours du projet, y compris les retours des parties prenantes, afin d’éviter les mêmes erreurs à l’avenir.
Assignez une personne responsable de la transition pour assurer le suivi du projet après sa clôture afin de garantir une fin de projet complète.
Libérez ou réaffectez les ressources du projet, y compris votre équipe, les autres membres du personnel et tout équipement ou location de site utilisé.
Si vous n’avez pas encore utilisé de logiciel de gestion de projet, procurez-vous-en un, car il vous aidera à gérer non seulement le cycle de vie du projet mais aussi sa clôture.
Enfin, et c’est peut-être le plus important, célébrez avec votre équipe projet. Elle a accompli le travail et mérite d’être reconnue et de se détendre avant le prochain projet.

Votre projet est clôturé – Utilisez ProjectManager pour le prochain !

Une bonne clôture de projet vous permet de démarrer le suivant dans de bonnes conditions. Si vous planifiez et gérez vos projets dans un logiciel de gestion centralisé comme ProjectManager, vous avez accès à tous vos anciens projets.

Ainsi, lorsque vous préparez un nouveau projet, vous pouvez facilement consulter les anciens documents, tâches, commentaires et modèles dans le système. Cela facilite aussi l’intégration de l’équipe, puisque les membres seront déjà enregistrés dans la plateforme.

Créez des rapports pour l’archivage

Un logiciel de génération de rapports automatisés est d’une grande aide dans ce processus. ProjectManager permet aux gestionnaires de créer des rapports en un seul clic. Cela inclut les rapports de feuilles de temps, afin de visualiser rapidement les heures travaillées par chaque membre de l’équipe pendant le projet. Vous pouvez également générer des rapports spécifiques aux parties prenantes, comme les rapports d’avancement, les rapports de variance ou les rapports de plan de projet. Tout cela est automatisé dans notre logiciel de gestion de projet, ce qui vous aide à clôturer plus rapidement.

Rapport d’avancement pour la clôture du projet

Gagner du temps et démarrer un projet avec une longueur d’avance est un excellent moyen de réduire la durée et les coûts. ProjectManager vous accompagne du début à la fin.

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