Sem um plano, os projetos ficam em apuros. O planejamento do projeto é um dos primeiros e mais importantes aspectos do gerenciamento de projetos. Usar modelos de planejamento de projetos pode ajudar você a programar tarefas, estimar orçamentos e alocar recursos.
Um software de gerenciamento de projetos faz mais do que um modelo estático de Excel ou Word, mas estes 12 modelos de planejamento de projetos gratuitos para Excel e Word são um bom substituto. Baixe um ou todos para começar o seu próximo projeto com o pé direito.
Por que usar modelos de planejamento de projetos?
Os modelos de planejamento de projetos são uma parte importante do gerenciamento de projetos. Eles organizam as suas tarefas, ajudam a redigir um termo de abertura do projeto, a elaborar um orçamento preciso e muito mais. Mesmo que você use um software de gerenciamento de projetos, os modelos de planejamento de projetos podem ajudar em tudo, desde a tomada de decisões, como com o nosso modelo gratuito de matriz RACI, até a identificação das entregas do projeto, com o nosso modelo gratuito de estrutura analítica do projeto.
Você pode até usar modelos de planejamento de projetos para ajudar a gerenciar o seu projeto e acompanhar o progresso e os riscos. Eles proporcionam um processo consistente de documentação do projeto, que pode ser arquivado e consultado para embasar planejamentos futuros. Os modelos de planejamento do projeto reduzem o trabalho porque já vêm formatados, então você não precisa começar sempre do zero.
Mas usar modelos de planejamento de projetos é, na melhor das hipóteses, apenas um ponto de partida. Para garantir que os seus planos sejam bem gerenciados durante a execução do projeto, vale a pena migrar para um software de gerenciamento de projetos.
O ProjectManager é um software premiado de gerenciamento de projetos e portfólio que ajuda você a planejar projetos e a gerenciá-los e acompanhá-los em tempo real. Temos várias visualizações de projeto, de quadros Kanban a listas de tarefas, planilhas e calendários, mas os gerentes de projetos normalmente planejam os seus projetos nos nossos poderosos gráficos de Gantt.
Ao contrário dos modelos, os nossos gráficos de Gantt organizam as suas tarefas, adicionam recursos e custos e vinculam os quatro tipos de dependências entre tarefas para evitar atrasos caros. Os gráficos de Gantt podem filtrar o caminho crítico para identificar as tarefas essenciais e definir uma linha de base para comparar o progresso planejado com o progresso real em tempo real. É assim que você entrega no prazo e dentro do orçamento. Comece a usar o ProjectManager hoje mesmo gratuitamente.
Os 12 melhores modelos de planejamento de projetos
Se você ainda não está pronto para usar um software de gerenciamento de projetos, estes 12 modelos de planejamento de projetos para Excel e Word podem ajudar você a planejar o seu projeto corretamente. Eles cobrem todas as frentes, desde a criação de uma linha do tempo para mapear as suas tarefas até um registro de riscos para preparar a sua equipe para os problemas que inevitavelmente surgem em todo projeto.
1. Modelo de plano de projeto
Um plano de projeto é um grande empreendimento. O nosso modelo gratuito de plano de projeto para Word ajuda você a organizar a documentação de gerenciamento de projetos necessária para preparar o seu projeto para o sucesso. Você aborda os fundamentos do planejamento, como definir o escopo do projeto, identificar os marcos e dividir o projeto em fases e tarefas gerenciáveis.
Depois, você pode criar um cronograma do projeto, incluindo as dependências entre tarefas, as premissas e as restrições do projeto. Há também uma seção dedicada ao orçamento do projeto, aos riscos e ao gerenciamento de mudanças, essencial para manter tudo no rumo certo. Estão incluídos um registro de riscos e o processo que você usará para o gerenciamento de mudanças a fim de evitar atrasos.
2. Modelo de linha do tempo do projeto
Outro modelo de planejamento de projetos poderoso é a linha do tempo. Ela é uma representação visual do seu cronograma, do início ao fim. Na linha do tempo do projeto, você pode registrar as tarefas, as datas de entrega, os marcos e muito mais. Use o nosso modelo gratuito de linha do tempo do projeto para Excel para iniciar o processo de elaboração do cronograma do seu projeto.
Ao abrir o nosso modelo gratuito de planejamento de projetos para criar linhas do tempo, você verá que ele é dividido em duas partes. À esquerda há uma planilha onde você pode listar todas as tarefas do projeto em uma coluna, a data de início em outra e a data de término em mais outra. A última coluna indica a duração da tarefa em dias. Enquanto você preenche esses dados, uma linha do tempo à direita é preenchida automaticamente para mostrar o projeto inteiro em um só lugar.
3. Modelo de estrutura analítica do projeto (EAP)
Uma estrutura analítica do projeto é uma ferramenta de planejamento que permite identificar as tarefas e as entregas do projeto e, com isso, iniciar o processo de elaboração do cronograma do seu plano de projeto. Você não pode deixar nenhuma entrega de fora, ou sofrerá atrasos e estouros de custos durante a fase de execução do projeto.
Uma estrutura analítica do projeto é um diagrama hierárquico que divide o projeto progressivamente em entregas e nas tarefas necessárias para concluí-las. O nosso modelo gratuito de estrutura analítica do projeto para Excel é um modelo de planejamento personalizável composto por duas planilhas: uma com uma lista de tarefas e outra com um diagrama em árvore, para ajudar você a identificar não apenas as entregas e as tarefas, mas também as dependências, os recursos e muito mais.
4. Modelo de caminho crítico
O caminho crítico é um diagrama de rede que mostra as tarefas como nós ou caixas, conectados por setas que representam as dependências entre elas. Este modelo gratuito de caminho crítico para Excel facilita a programação do trabalho, pois permite que os gerentes de projetos visualizem a sequência mais longa e mais importante de tarefas que precisam ser concluídas para entregar um projeto bem-sucedido.
Este modelo de planejamento de projetos tem tudo o que você precisa para calcular o caminho crítico. Defina as tarefas predecessoras, estime as durações e calcule a folga automaticamente. Com essas informações, os gerentes de projetos priorizam melhor as tarefas, pois sabem quais são essenciais e quais não são.
5. Modelo de plano de ação
Um plano de ação é, como o nome diz, um plano. Ele descreve as etapas necessárias para alcançar os objetivos que você tem em mente. É um modelo de planejamento de projetos que pode ajudar você a definir a linha do tempo e os recursos do projeto.
O nosso modelo gratuito de plano de ação para Excel oferece espaço para listar as suas tarefas e indicar a fase em que cada uma acontecerá e quem é o responsável por ela. Há uma coluna para marcar o status e ajudar você a acompanhar a tarefa, além de campos para as datas de início e término, os recursos e os custos associados.
6. Modelo de matriz RACI
RACI é um acrônimo em inglês para responsável, aprovador, consultado e informado. Uma matriz RACI, muitas vezes chamada de diagrama ou gráfico, é uma ferramenta que garante que todas as partes interessadas do projeto estejam alinhadas e trabalhando juntas, o que a torna um modelo de planejamento de projetos importante.
O nosso modelo gratuito de matriz RACI para Excel ajuda você a identificar e definir todos os envolvidos no projeto. O modelo lista todas as partes interessadas do projeto na linha superior e as tarefas no lado esquerdo. Depois, basta adicionar R, A, C ou I para definir quem é responsável pelo quê.
7. Modelo de termo de abertura do projeto
O termo de abertura do projeto é um documento de planejamento importante. Ele fornece informações gerais sobre o projeto para garantir que as partes interessadas conheçam as entregas, os marcos e os papéis e responsabilidades da equipe do projeto. Ele também explica a razão de ser do projeto, incluindo como o plano e a equipe do projeto serão estruturados para atingir os objetivos.
O nosso modelo gratuito de termo de abertura do projeto para Word define a visão e o escopo do projeto para todos os envolvidos. Ele é apresentado ao patrocinador do projeto de forma clara, organizada e fácil de entender. Do resumo executivo ao apêndice, tudo é reunido para mostrar como alcançar os objetivos do projeto. O modelo de termo de abertura define o projeto e apresenta o plano que descreverá os marcos, as tarefas, as dependências e o plano de gerenciamento de recursos.
8. Modelo de plano de alocação de recursos
Os recursos fazem parte de qualquer processo de planejamento e, por isso, criar um plano de recursos é uma parte essencial da fase de planejamento do projeto. Você precisa identificar e planejar tudo o que é necessário para executar o projeto, e o recurso mais importante é a sua equipe. O nosso modelo gratuito de plano de alocação de recursos para Excel ajuda você a alinhar os recursos ao cronograma e ao orçamento do projeto.
O nosso modelo gratuito de plano de recursos ajuda você a organizar as tarefas por membro da equipe e pelo departamento em que cada um trabalha. Você também pode estimar o esforço planejado para cada tarefa, o valor da hora de cada membro da equipe e o custo total durante o período desse trabalho. Há ainda um calendário para programar o trabalho da equipe.
9. Modelo de orçamento do projeto
Todo projeto custa dinheiro. Conseguir estimar esses custos com precisão e elaborar um orçamento do projeto realista pode fazer a diferença entre uma margem de lucro saudável e prejuízo no projeto. É por isso que o nosso modelo gratuito de orçamento do projeto para Excel é uma parte tão vital de qualquer coleção de modelos de planejamento de projetos. Ele pode ajudar você a monitorar as despesas do projeto e evitar estouros de custos.
Este modelo gratuito de planejamento de projetos permite listar todas as suas tarefas e subtarefas, incluindo quem é responsável por cada uma. Depois, você pode estimar a mão de obra, os materiais e outros custos, como viagens, equipamentos, alimentação e muito mais. Há também uma coluna para registrar os custos reais de cada uma dessas categorias e comparar o orçado com o realizado. Uma coluna final de saldo mostra se você está no vermelho.
10. Modelo de plano de gestão de mudanças
A mudança faz parte do gerenciamento de um projeto e precisa ser controlada como qualquer outro aspecto. Este modelo gratuito de plano de gestão de mudanças para Word pode ser usado em diversas transições, sejam elas de equipes, projetos ou organizações. Ele conduz essas mudanças do estado atual ao estado futuro.
Este modelo para Word reduz as interrupções que podem afetar negativamente o projeto, ao definir as dependências, estabelecer uma linha do tempo para a transição e otimizar os recursos. Há tabelas para documentar informações, histórico e aprovações, e outra para registrar os documentos de gestão de mudanças e a equipe responsável pela mudança.
11. Modelo de calendário do projeto
Os calendários são uma das várias formas de planejar um projeto. Como modelo de planejamento de projetos, o calendário oferece uma visão mensal das atribuições e dos prazos do projeto. Use o nosso modelo gratuito de calendário do projeto para Excel para planejar o seu projeto em um calendário.
Ao abrir o nosso modelo gratuito de calendário do projeto, você encontrará 12 planilhas, uma para cada mês do ano. O calendário usa cores para indicar a tarefa e a fase à qual ela pertence. Incluímos alguns exemplos, que você pode usar ou alterar conforme o seu projeto, já que o modelo é personalizável.
12. Modelo de plano de evento
Para planejar um evento, é importante fazer um plano detalhado, devido às diversas atividades necessárias, como garantir o financiamento, escolher o local, contratar os participantes, criar os materiais de divulgação e assim por diante. Este modelo gratuito de plano de evento para Excel ajuda a atribuir essas tarefas aos membros da equipe e a acompanhar o progresso delas para que o evento saia conforme o planejado.
O ProjectManager ajuda no planejamento de projetos
Se você já experimentou o ProjectManager, sabe as vantagens de um software de gerenciamento de projetos em relação aos modelos estáticos de planejamento de projetos. Os modelos precisam ser atualizados manualmente e não são ideais para a colaboração.
O ProjectManager é um software premiado de gerenciamento de projetos que ajuda você a planejar, gerenciar e acompanhar os seus projetos em tempo real. Tudo o que você faz com os modelos de planejamento de projetos acima, pode fazer melhor no nosso software. Já mostramos como o nosso poderoso gráfico de Gantt ajuda você a organizar tarefas, recursos e custos ao elaborar o plano, o cronograma e o orçamento do projeto. Veja o que mais a nossa ferramenta pode fazer.
Gerencie os recursos e os custos de mão de obra
Os recursos fazem parte de qualquer processo de planejamento de projetos. O nosso software facilita a atribuição de membros da equipe às tarefas, permitindo que você configure a disponibilidade de cada um com antecedência. Você pode registrar as férias, as folgas e até os feriados globais de cada membro da equipe, no caso de equipes remotas.
Depois que todos forem atribuídos, alterne para o gráfico de carga de trabalho com código de cores, que mostra a alocação da equipe em um piscar de olhos. Se alguém estiver sobrecarregado, você pode realocar esses recursos para equilibrar a carga de trabalho da equipe e mantê-la trabalhando com capacidade e produtividade, sem prejudicar o moral. Durante a execução do projeto, as nossas planilhas de horas seguras agilizam a folha de pagamento e ajudam você a controlar os custos de mão de obra para não estourar o orçamento.
Acompanhe o progresso, o tempo e os custos do projeto
Há mais de uma forma de acompanhar os custos do projeto depois que ele entra nas fases de execução, monitoramento e controle. Para uma visão geral, os gerentes de projetos podem usar os painéis em tempo real, que coletam os dados automaticamente e os exibem em gráficos fáceis de ler. Você pode ver como o projeto está progredindo em relação ao plano, comparar os custos com o orçamento e muito mais. Se você gerencia vários projetos, use os nossos painéis de portfólio.
Para mais detalhes, use os nossos recursos de relatórios. Os relatórios personalizáveis de status e de portfólio registram a situação do projeto em um determinado momento, mas também há relatórios de variação, planilhas de horas, carga de trabalho e muito mais, todos filtráveis para mostrar apenas os dados que você deseja ver. Depois, compartilhe-os com as partes interessadas para mantê-las atualizadas.
Conteúdo relacionado sobre planejamento de projetos
O planejamento de projetos é um assunto amplo, e temos muitos outros artigos que abordam todos os seus aspectos, desde como fazer um plano de projeto até o que é um plano de implementação. Confira abaixo uma amostra do nosso conteúdo sobre planejamento de projetos.
- 11 Modelos de gestão de projetos para Excel (gratuitos)
- O que é um plano de projeto? O guia para o planejamento de projetos
- O que é um cronograma do projeto?
- O que é a execução do projeto? Modelos, ferramentas e melhores práticas
- 8 modelos de plano de trabalho gratuitos para Excel
- O que é um plano de implementação? Guia completo com exemplo
- 3 exemplos de plano de projeto (com modelos)
- Como escrever um termo de abertura do projeto
O ProjectManager é um software on-line de gerenciamento de projetos e portfólio que conecta equipes, estejam elas no escritório, em campo ou em qualquer outro lugar. Elas podem compartilhar arquivos, comentar no nível da tarefa e se manter atualizadas com notificações por e-mail e no aplicativo. Comece a usar o ProjectManager hoje mesmo gratuitamente.