O que é a implementação de um projeto?
A implementação de um projeto, ou execução do projeto, é o processo de concluir as tarefas necessárias para entregar um projeto com sucesso. Essas tarefas são descritas inicialmente no plano do projeto, um documento abrangente que cobre todas as áreas do gerenciamento de projetos. No entanto, um plano de ação secundário, conhecido como plano de implementação, deve ser criado para ajudar os membros da equipe e os gerentes de projetos a executar e acompanhar o projeto com mais eficiência.
O que é um plano de implementação?
Um plano de implementação é um documento que descreve as etapas necessárias para a execução de um projeto. Os planos de implementação detalham o processo de implementação do projeto ao definir o cronograma, as equipes e os recursos que serão necessários. Eles também descrevem como o projeto será executado, monitorado e concluído. Um plano de implementação é um roteiro para a equipe do projeto, que mostra as etapas necessárias para alcançar as metas e os entregáveis dentro de um prazo e de um orçamento definidos.
Um plano de implementação costuma ser composto por alguns componentes principais. Ele começa com uma breve visão geral do projeto e, em seguida, apresenta as metas e os objetivos do projeto. Inclui um detalhamento das tarefas do projeto e um resumo do cronograma e da alocação de recursos. Também define as funções e responsabilidades dos membros da equipe, das partes interessadas e dos parceiros externos. A implementação do projeto inclui ainda um plano de gerenciamento de riscos, a forma como o projeto será monitorado e avaliado, um plano de comunicação e um orçamento.
Plano de implementação vs. plano de projeto
Um plano de projeto é um documento abrangente de gerenciamento de projetos que deve descrever tudo sobre o seu projeto, incluindo o cronograma, o orçamento, o plano de gerenciamento do escopo, o plano de gerenciamento de riscos, o plano de gerenciamento das partes interessadas e outros componentes importantes. Já o plano de implementação é uma versão simplificada do plano de projeto que inclui apenas as informações de que precisam os membros da equipe que vão participar da fase de execução, como suas funções, responsabilidades, tarefas diárias e prazos.
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Quando um plano de implementação deve ser usado?
Um plano de implementação é usado quando o projeto entra na fase de execução, mas sua elaboração começa antes disso. Na verdade, as primeiras bases de um plano de implementação do projeto são lançadas na fase de iniciação, quando se identifica a necessidade de um documento desse tipo.
É durante a fase de planejamento que o plano de implementação do projeto é desenvolvido de fato. Todos os componentes principais são definidos e as partes interessadas participam do processo para garantir que suas contribuições sejam incorporadas. Quando o projeto é executado, o plano passa a ser usado nas operações do dia a dia: isso inclui a fase de monitoramento e controle, que ocorre em paralelo à execução. Até no encerramento do projeto o plano é revisado para avaliar o sucesso do projeto.
Por que o planejamento da implementação é importante?
Há vários motivos que tornam o plano de implementação do projeto importante. O fato de ser um roteiro que a equipe segue durante a execução já bastaria para destacar sua importância, mas esse é apenas um deles. Veja a seguir outros motivos para usar esse plano nos projetos.
- Permite que as equipes estimem os custos com precisão: Ao identificar os recursos necessários, como materiais e pessoal, o gerente de projetos consegue prever os custos do projeto com mais precisão. O plano também inclui um detalhamento das tarefas, o que permite uma análise minuciosa dos custos. Um cronograma bem definido também leva a cálculos de custos mais precisos.
- Ajuda a evitar o aumento descontrolado do escopo: O aumento descontrolado do escopo (scope creep) acontece quando o escopo de um projeto cresce além dos objetivos originais. O plano de implementação ajuda a evitar isso ao estabelecer objetivos claros desde o início e garantir que todos os membros da equipe entendam o que está incluído no escopo do projeto. Essa definição detalhada do escopo permite que todos saibam quando esse limite é ultrapassado.
- Facilita a programação do projeto: O plano ajuda na programação do projeto ao dividir as tarefas, o que facilita identificar o que precisa ser feito e em que ordem. Isso resulta em um cronograma mais realista para o projeto. O plano de implementação também leva em conta as dependências e a disponibilidade de recursos, o que garante que o cronograma avance sem problemas e se mantenha no rumo.
Etapas principais da implementação do projeto
Estas são algumas das etapas principais que você deve supervisionar como gerente de projetos durante a fase de execução do projeto. Seu plano de implementação do projeto deve ter os componentes necessários para ajudar você a cumprir essas etapas.
1. Comunique as metas e os objetivos
Depois de definir as metas e os objetivos do projeto, o próximo passo é garantir que a equipe os entenda. Para que o projeto tenha sucesso, é preciso ter o engajamento da equipe do projeto. Uma reunião é uma boa forma de comunicar isso, mas também vale ter documentos do projeto que a equipe possa consultar.
2. Defina o escopo do trabalho
Esta etapa essencial identifica os objetivos do projeto, define as metas e reúne os requisitos, incluindo as expectativas e quaisquer restrições que possam afetar o projeto. É nesse momento que os entregáveis do projeto são listados, os limites do que está dentro e fora do escopo são definidos e uma estrutura analítica do projeto é usada para identificar todas as tarefas e subtarefas. Os recursos também são identificados, os critérios de sucesso são registrados e garante-se que o escopo seja comunicado com clareza à equipe.
3. Estime os recursos necessários
Os recursos necessários são identificados primeiro no escopo do trabalho e, agora, são definidos com mais detalhes. Isso começa com uma lista de todas as tarefas do projeto e, em seguida, com a definição dos tipos de recursos necessários, como humanos, materiais, equipamentos e financeiros. Depois, verifica-se a disponibilidade desses recursos e preveem-se as quantidades. Tudo isso será revisado com as partes interessadas.
4. Identifique os riscos potenciais
Riscos são eventos inesperados, mas podem ser gerenciados de forma proativa com a criação de uma equipe de gerenciamento de riscos e a definição de critérios de risco. A equipe do projeto deve fazer um brainstorming sobre os riscos que podem surgir durante o projeto, listá-los e classificá-los de acordo com seu impacto e sua probabilidade de ocorrência. Nesse ponto, os riscos podem ser priorizados para que as equipes saibam como responder a eles.
5. Defina as funções e responsabilidades da equipe
O gerente de projetos vai definir as funções e responsabilidades e comunicá-las à equipe do projeto. Os membros da equipe devem entender o que se espera deles e a quem podem recorrer com dúvidas sobre o trabalho, o que contribui para um projeto que corre sem problemas.
6. Estabeleça os critérios de sucesso dos entregáveis
Os entregáveis do projeto precisam atender aos padrões de qualidade e, para isso, é preciso haver critérios de sucesso para a entrega desses entregáveis. Você precisa ter algo definido para determinar se o entregável é realmente o que deveria ser. Essa medição é chamada de critério de sucesso e se aplica a qualquer entregável, seja ele tangível ou intangível.
7. Programe o trabalho em uma linha do tempo do projeto
Todo projeto precisa de um cronograma, que, em sua forma mais básica, é uma data de início e uma data de término para o projeto. Entre esses dois pontos, você terá fases e tarefas, que também têm datas de início e de término. Para gerenciar esses prazos, use uma linha do tempo do projeto para mapear tudo visualmente em um só lugar.
8. Monitore custo, tempo e desempenho
Para garantir que você cumpra o cronograma e o orçamento, é preciso acompanhar o projeto de perto durante a fase de execução. Alguns dos aspectos que você deve monitorar são os custos, o tempo e o desempenho. Os custos se referem ao seu orçamento, o tempo se refere ao seu cronograma e o desempenho afeta ambos, além da qualidade. Ao acompanhar essas métricas, você pode fazer ajustes para se manter dentro do prazo e do orçamento.
9. Apresente relatórios às partes interessadas do projeto
Enquanto o gerente de projetos monitora o projeto, as partes interessadas, que têm interesse direto no projeto, também vão querer se manter informadas. Para gerenciar as expectativas delas e mostrar que o projeto está atingindo todos os seus marcos, você vai precisar de relatórios do projeto, como os relatórios de status. Eles podem ser apresentados regularmente às partes interessadas para mantê-las atualizadas.
Quais são os componentes principais de um plano de implementação?
Não existe uma solução padrão que sirva para todos na hora de criar seu plano de implementação. No entanto, criamos uma estrutura de plano de implementação para os seus projetos. Estes são os componentes dela.
- Metas e objetivos do projeto: A meta do projeto é o propósito final do seu projeto, enquanto os objetivos são os marcos ou as conquistas principais que precisam ser concluídos para alcançá-la.
- Critérios de sucesso: O gerente de projetos deve chegar a um acordo com as partes interessadas para definir os critérios de sucesso do projeto.
- Entregáveis do projeto: Os entregáveis do projeto são os resultados tangíveis ou intangíveis das tarefas do projeto.
- Declaração de escopo: A declaração de escopo descreve brevemente o escopo do seu projeto, que pode ser definido simplesmente como o trabalho a ser realizado no projeto.
- Plano de recursos: Crie um plano de recursos simples que descreva os recursos humanos, os equipamentos e os materiais necessários para o seu projeto.
- Análise de riscos: Use uma ferramenta de avaliação de riscos, como uma análise SWOT ou um registro de riscos. Existem diferentes ferramentas, com diferentes níveis de detalhe, para a sua análise de riscos.
- Linha do tempo da implementação: Todo plano de implementação precisa de uma linha do tempo do projeto clara para ser executado corretamente. Use uma ferramenta avançada, como um gráfico de Gantt, para criá-la.
- Marcos do plano de implementação: Você precisa identificar os marcos principais do seu plano de implementação para acompanhar o progresso com facilidade.
- Funções e responsabilidades da equipe: O plano de implementação não vai se executar sozinho. Você precisará atribuir funções e responsabilidades aos membros da equipe.
- Métricas do plano de implementação: Você vai precisar de KPIs, OKRs ou outras métricas de desempenho que possa usar para controlar o progresso do seu plano de implementação.
Como elaborar um plano de implementação
Siga estas etapas para criar um plano de implementação para o seu projeto ou negócio. Você também pode usar um software de gerenciamento de projetos como o ProjectManager para ajudar no processo de implementação.
1. Revise o plano do projeto
Comece identificando o que você vai precisar para executar seu plano de implementação:
- Quais equipes precisam estar envolvidas para alcançar as metas estratégicas?
- Quanto tempo levará para concretizar as metas estratégicas?
- Quais recursos devem ser alocados?
Ao entrevistar as partes interessadas, os parceiros principais, os clientes e os membros da equipe, você consegue determinar as atribuições mais importantes e priorizá-las. Também é nesta etapa que você deve listar todas as metas que pretende alcançar para integrar o plano estratégico ao plano de implementação. Tudo precisa estar vinculado a esse plano estratégico para que seu plano de implementação funcione.
2. Mapeie as premissas e os riscos
Esta etapa funciona como uma extensão da fase de pesquisa e descoberta, mas também é importante apontar as premissas e os riscos do seu plano de implementação. Isso pode incluir qualquer coisa que afete a execução do plano de implementação, como férias ou feriados que você não considerou na sua linha do tempo, restrições de orçamento, perda de pessoal, instabilidade do mercado ou até ferramentas que precisam de reparo antes que a implementação possa começar.
3. Identifique os responsáveis pelas tarefas
Cada atividade do seu plano de implementação deve ter um responsável principal pela tarefa. Para que as tarefas sejam atribuídas corretamente, esse responsável precisará delegá-las. Isso significa garantir que todos os sistemas funcionem normalmente, acompanhar a produtividade das equipes e muito mais. Um software de planejamento de projetos é praticamente indispensável para esse aspecto.
4. Defina as tarefas do projeto
Em seguida, você precisa finalizar todas as pequenas atividades para completar seu plano. Comece fazendo a si mesmo as seguintes perguntas:
- Quais são as etapas ou marcos que compõem o plano?
- Quais atividades são necessárias para concluir cada etapa?
- Quem precisa estar envolvido no plano?
- Quais são os requisitos das partes interessadas?
- Quais recursos devem ser alocados?
- Há algum marco que precisamos listar?
- Quais são os riscos envolvidos com base nas premissas que registramos?
- Existe alguma dependência entre as tarefas?
Depois que todas as atividades estiverem definidas, todos os recursos estiverem listados e todas as partes interessadas tiverem aprovado o plano (mas antes de qualquer ação ser tomada), você pode considerar seu plano de implementação completo e pronto para a execução.
Exemplo de plano de implementação
Empresas de todos os setores usam planos de implementação diariamente. Veja um exemplo simples de plano de implementação de projeto que criamos com o ProjectManager para ajudar você a entender melhor como os planos de implementação funcionam. Imagine que uma equipe de desenvolvimento de software está criando um novo aplicativo.
- Meta do projeto: Criar um novo aplicativo
- Objetivos do projeto: Todos os entregáveis do projeto que precisam ser concluídos para alcançar essa meta final.
- Critérios de sucesso: A equipe de desenvolvimento precisa se comunicar com as partes interessadas do projeto e chegar a um acordo sobre os critérios de sucesso.
- Declaração de escopo: Aqui a equipe de desenvolvimento documenta todo o trabalho necessário para desenvolver o aplicativo. Esse trabalho é dividido em tarefas, conhecidas como histórias de usuário no desenvolvimento de produtos e de software. Aqui, a equipe também deve registrar todas as exclusões, ou seja, tudo o que não será feito.
- Plano de recursos: Nesse caso, os recursos são todos os profissionais envolvidos no processo de desenvolvimento de software, além de qualquer equipamento de que a equipe precise.
- Análise de riscos: Com um registro de riscos, o gerente de produto pode listar todos os riscos potenciais que podem afetar o processo de desenvolvimento do aplicativo.
- Linha do tempo, marcos e métricas: Veja abaixo a imagem de uma linha do tempo de plano de implementação que criamos com a visualização de gráfico de Gantt do ProjectManager. Os símbolos de losango representam os marcos do plano de implementação.
- Funções e responsabilidades da equipe: Da mesma forma, usamos um gráfico de Gantt para atribuir as tarefas do plano de implementação aos membros da equipe de acordo com suas funções e responsabilidades.
Mais modelos gratuitos para a implementação de projetos
Há muitos modelos de gerenciamento de projetos para Excel e Word que podem ser baixados gratuitamente em nosso site. Esses modelos abrangem todos os aspectos do gerenciamento de projetos em diversos setores. Veja alguns exemplos que podem ajudar na implementação de projetos.
Modelo de gráfico de Gantt
O gráfico de Gantt é uma ferramenta clássica de programação no gerenciamento de projetos que organiza as tarefas em uma linha do tempo para mostrar o projeto inteiro. Este modelo gratuito de gráfico de Gantt para Excel ajuda os gerentes de projetos a criar uma linha do tempo realista para seus projetos e, por isso, é fundamental para a elaboração de um plano de implementação.
Modelo de matriz RACI
Outro aspecto da implementação do projeto é definir as funções e responsabilidades da equipe do projeto. Este modelo gratuito de matriz RACI para Excel ajuda todos a saber pelo que são responsáveis, dividindo as funções em responsável, aprovador, consultado e informado.
Modelo de orçamento do projeto
Um orçamento preciso deve ser definido logo no início do projeto. Usar este modelo gratuito de orçamento do projeto para Excel ajuda os gerentes de projetos a prever os custos de forma realista. Ele registra custos de mão de obra, honorários de consultores, matérias-primas, licenças de software, viagens e até despesas telefônicas, aluguel de escritório e de equipamentos, custos administrativos gerais e seguros.
Benefícios de um plano de implementação para o processo de implementação do projeto
O plano de implementação tem um papel importante no sucesso do seu plano estratégico como um todo. Além disso, comunicar aos membros da equipe tanto o plano estratégico quanto a sua implementação ajuda a criar um senso de pertencimento em relação à direção de longo prazo da empresa.
Mais cooperação
Um plano de implementação bem comunicado também ajuda a aumentar a cooperação entre todas as equipes ao longo de todas as etapas do processo de implementação. É fácil trabalhar isoladamente: você sabe exatamente qual é o seu processo diário e como executá-lo. Mas buscar as outras áreas e garantir que sua equipe esteja alinhada com as metas do projeto que você também quer alcançar? Isso é outra história. Com um plano de implementação, fica um pouco mais fácil superar essa divisão.
Engajamento
Além disso, com um plano de implementação bem pesquisado e bem definido, você pode garantir o engajamento das partes interessadas e dos parceiros principais envolvidos no projeto. E, não importa em qual marco você esteja, é possível manter esse engajamento continuamente com a documentação adequada.
Orientação
No fim das contas, o maior benefício de um plano de implementação é que ele facilita muito o cumprimento das metas de longo prazo da empresa. Quando todos, em todas as equipes, sabem exatamente o que você quer alcançar e como fazer isso, fica fácil chegar lá.
Perguntas frequentes sobre o plano de implementação
Há muito mais a saber sobre planos de implementação. É um assunto amplo e tentamos ser o mais completos possível, mas, se você tiver mais dúvidas, esperamos que as respostas estejam abaixo.
Qual é a diferença entre um plano de ação e um plano de implementação?
A principal diferença entre um plano de ação e um plano de implementação é que o plano de ação se concentra exclusivamente em descrever pacotes de trabalho e tarefas, enquanto o plano de implementação é mais abrangente e trata de outras variáveis que afetam o processo de implementação, como riscos, recursos e funções e responsabilidades da equipe.
O que é um plano de implementação nos negócios?
Um plano de implementação empresarial é o conjunto de etapas que uma empresa segue para executar seu plano estratégico e alcançar todas as metas de negócio descritas nele.
O que é um plano de implementação no gerenciamento de projetos?
Os planos de implementação têm muitos usos no gerenciamento de projetos. Eles são uma ferramenta de planejamento que permite aos gerentes de projetos controlar projetos menores dentro do plano do projeto. Por exemplo, pode ser necessário um plano de implementação para executar ações de mitigação de riscos, solicitações de mudança ou produzir entregáveis específicos.
Como criar um plano de implementação com o ProjectManager
Criar e gerenciar um plano de implementação é uma grande responsabilidade, que exige dedicação, paciência e ótimas habilidades de organização.
Quando se trata de um plano de implementação do projeto, há muitas formas de criar um que seja mais adequado para a sua equipe. Com o ProjectManager, você tem acesso ao planejamento ágil e ao planejamento em cascata, para planejar em sprints projetos grandes ou pequenos, acompanhar problemas e colaborar com facilidade. Experimente os quadros Kanban para gerenciar backlogs ou criar fluxos de trabalho nos departamentos.
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