A gestão de mudanças é um processo que permite a equipes, projetos e organizações fazerem a transição do estado atual para o estado futuro desejado. Um plano de gestão de mudanças consegue isso descrevendo as etapas, os processos e as atividades que gerenciam essa mudança de forma eficaz para garantir que seja implementada corretamente com o mínimo de interrupções. Baixe este modelo de plano de gestão de mudanças gratuito para Word e capture a estratégia para comunicar essa mudança, identificar as partes interessadas, gerenciar a resistência e medir o sucesso.
Para baixar este modelo gratuito de plano de gestão de mudanças para Word, clique na imagem abaixo.
Por que você precisa de um modelo de plano de gestão de mudanças
Um plano de gestão de mudanças cumpre muitas funções. No nível mais alto, ajuda a garantir que as mudanças implementadas ocorram sem problemas. Essas mudanças geralmente ajudam as organizações a crescer, economizar dinheiro e muito mais. No nível do projeto, contribuem para entregá-lo com sucesso.
Outro motivo para usar um modelo de plano de gestão de mudanças é que ele prepara os colaboradores para as mudanças e garante que todos estejam alinhados: um dos princípios do plano de gestão de mudanças é que ele melhora a comunicação, o que ajuda a obter a adesão de todos os impactados pela mudança.
Um modelo de plano de gestão de mudanças também reduz as interrupções que podem afetar negativamente a organização ou o projeto. Uma dessas interrupções pode ser a resistência à mudança. O plano de gestão de mudanças pode ajudar a identificar essas causas de resistência e fornecer ferramentas para superá-las, incluindo treinamento.
Em termos práticos, o plano de gestão de mudanças define dependências, fornece um cronograma para a transição e otimiza os recursos. Isso reduz o tempo de implementação, identifica as partes interessadas e prioriza as mudanças.
Após preencher o modelo de plano de gestão de mudanças, o software de gerenciamento de projetos ajudará a executar esse plano com eficiência. O ProjectManager é um software premiado de gerenciamento de projetos e portfólios com poderosos gráficos de Gantt para planejar, gerenciar e acompanhar seu plano de gestão de mudanças em tempo real. Os gerentes podem vincular todos os quatro tipos de dependências de tarefas para evitar atrasos custosos, filtrar o caminho crítico para identificar tarefas essenciais e definir uma linha de base para comparar custos e prazos planejados com os reais. Comece hoje mesmo com o ProjectManager gratuitamente.
Quando usar um modelo de plano de gestão de mudanças
Um modelo de plano de gestão de mudanças é frequentemente usado quando uma mudança impactará uma organização, um projeto ou o cargo de uma pessoa, e uma abordagem estratégica é necessária para submeter e avaliar solicitações de mudança.
O processo de gestão de mudanças deve começar o mais cedo possível, identificando as mudanças potenciais que podem ocorrer no futuro. No entanto, alguns argumentam que não é necessário iniciar um plano de gestão de mudanças até que a mudança tenha ocorrido.
De qualquer forma, quanto antes melhor. Quanto mais tempo uma mudança for permitida a impactar a organização, o projeto ou a pessoa, menos controle os gerentes terão. Por isso, estar preparado, quando possível, é o ideal. Quanto mais rapidamente uma organização conseguir responder a uma mudança, mais provável será que consiga fazer a transição sem impactos negativos.
Quem deve usar este modelo gratuito de plano de gestão de mudanças?
Todos os impactados pela mudança precisam ter algum envolvimento no plano de gestão de mudanças. Em uma organização menor, uma única pessoa pode ser encarregada das responsabilidades de gestão de mudanças. Também pode ser um líder de equipe, desenvolvedor ou administrador de TI.
Em organizações maiores, podem existir cargos específicos para a gestão de mudanças, como gerente ou coordenador de gestão de mudanças. Às vezes, esse papel é desempenhado pelo gerente de projeto. Independentemente disso, alguém criará o plano de gestão de mudanças e supervisionará sua implementação.
Muitas vezes existem autoridades ou aprovadores de mudanças responsáveis por decidir se uma mudança pode ocorrer. Geralmente é uma pessoa, que é um gerente sênior ou executivo da organização. Algumas organizações terão um comitê consultivo de mudanças, ou a mudança será avaliada por pares.
Esses são os profissionais que criam o plano de gestão de mudanças e gerenciam sua implementação. Mas todos, conforme observado acima, terão algum ponto de contato com o modelo de plano de gestão de mudanças. Isso inclui partes interessadas do negócio, engenheiros ou desenvolvedores, agentes de suporte, gerentes de operações, gerentes de relacionamento com o cliente e, claro, a equipe encarregada de executar o plano de gestão de mudanças.
Como usar este modelo de plano de gestão de mudanças para Word
Após baixar o modelo de plano de gestão de mudanças para Word, os usuários encontrarão um documento totalmente personalizável. Eles podem adicionar ou remover seções para alinhar o plano de gestão de mudanças aos seus processos. As seções incluídas são componentes básicos de qualquer plano de gestão de mudanças.
Informações, histórico e aprovações do documento
A primeira seção contém uma tabela de informações para registrar a identificação do documento, quem é o responsável, quando foi emitido, quando foi salvo pela última vez e o nome do arquivo. A caixa seguinte captura o número de versão, a data de emissão e a lista de alterações realizadas. O quadro de aprovação do documento lista os cargos, nomes, datas e assinaturas dos responsáveis. Em seguida, há um sumário.
Guia do modelo
Esta seção informativa responde a várias perguntas, como o que é um plano de gestão de mudanças, seus elementos-chave, a equipe envolvida e como usar o modelo.
Documentos de gestão de mudanças
Esta seção reúne a documentação necessária para planejar, gerenciar e implementar o plano de gestão de mudanças.
- Descrição da mudança: Define o propósito da mudança, as áreas de impacto, os objetivos principais, etc.
- Mapa das partes interessadas: Ferramenta para medir o nível de influência e interesse de cada parte interessada e como gerenciá-las.
- Análise de lacunas: Usada para contrastar o estado atual com o estado futuro desejado.
- Análise custo-benefício: Determina se os benefícios da mudança superam os custos.
- Avaliação de prontidão para mudança: Uma matriz para avaliar as principais áreas de uma organização em termos de preparação.
- Avaliação do impacto da mudança: Define o impacto potencial da mudança proposta.
- Plano de implementação: Plano de ação que define as etapas necessárias para implementar a mudança.
- Matriz de riscos: Determina o impacto e a probabilidade dos riscos associados ao plano de implementação da mudança.
- Plano de comunicação: Descreve como as mudanças serão comunicadas e os canais de comunicação utilizados.
- Formulário de solicitação de ordem de mudança: Documento para equipes internas, clientes e outras partes interessadas sugerirem mudanças.
- Formulário de ordem de mudança: Quando uma mudança é aprovada, este formulário é emitido para executá-la.
- Registro de mudanças: Documento que acompanha as mudanças implementadas ao longo do tempo.
Equipe de gestão de mudanças
Esta seção lista os cargos, nomes, assinaturas e datas da equipe de gestão de mudanças, ao contrário do que foi registrado acima, que se concentra na liderança.
Quais outros modelos podem ajudar na gestão de mudanças?
O modelo de plano de gestão de mudanças é completo e tem tudo o que é necessário para planejar mudanças potenciais ou iminentes, mas é apenas um dos mais de 100 modelos gratuitos que os usuários podem baixar do nosso site. Há modelos de gerenciamento de projetos gratuitos para Excel e Word que cobrem todos os aspectos do gerenciamento de um projeto. Abaixo estão alguns modelos gratuitos que podem ajudar na gestão de mudanças.
Modelo de registro de mudanças
Use este registro de gestão de mudanças gratuito para Excel para capturar as mudanças à medida que ocorrem e acompanhá-las durante todo o projeto até que sejam implementadas com sucesso.
Modelo de avaliação do impacto da mudança
Este modelo gratuito de avaliação do impacto da mudança para Excel ajuda a definir o estado atual e o estado futuro desejado por meio de uma série de perguntas ponderadas avaliadas entre um e cinco.
Formulário de solicitação de mudança
O modelo de formulário de solicitação de mudança para Word faz parte do processo de gestão de mudanças mais amplo e ajudará os usuários a coletar os dados necessários para lidar com a mudança e evitar problemas com a carga de trabalho.
Como o ProjectManager ajuda na gestão de mudanças
A gestão de mudanças exige monitoramento constante para se manter no caminho certo. Os modelos, por mais úteis que sejam, têm limitações: são documentos estáticos que exigem que os gerentes parem o que estão fazendo para atualizá-los manualmente. Além disso, os modelos são ferramentas de colaboração precárias, e a gestão de mudanças é um esforço colaborativo. Por isso, os profissionais de gestão de mudanças usam softwares de gerenciamento de projetos para planejar, gerenciar e acompanhar os planos de implementação de mudanças.
Gerencie mudanças, riscos e problemas
Use os recursos de gerenciamento de riscos para identificar riscos e, se eles surgirem, acompanhar o processo de resolução desses problemas em tempo real. Nossas ferramentas de gerenciamento de riscos permitem que os gerentes descrevam a solicitação de mudança, quem a solicita, priorizem a solicitação, a atribuam a um membro da equipe para implementar a mudança e muito mais.
Monitore o progresso, os custos e muito mais
Para garantir que o plano de gestão de mudanças está sendo implementado conforme o programado e sem ultrapassar o orçamento, é importante monitorar o progresso, os custos e os recursos. Use os painéis de projetos e portfólios em tempo real para obter uma visão geral do plano de gestão de mudanças. Os dados ao vivo são capturados automaticamente e exibidos em gráficos de fácil leitura que mostram tempo, custos, carga de trabalho e mais. Para informações mais detalhadas, use os relatórios personalizáveis para relatórios de status, relatórios de portfólio e relatórios sobre variações, planilhas de horas, carga de trabalho e mais.
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O plano de gestão de mudanças faz parte do processo de gestão de mudanças mais amplo. Para quem quiser aprender mais sobre gestão de mudanças, este é o lugar certo. Nosso site é um hub online para tudo relacionado ao gerenciamento de projetos, com artigos semanais, vídeos tutoriais, ebooks, guias e, claro, modelos gratuitos.
- Como elaborar um plano de gestão de mudanças (exemplo e modelo incluídos)
- O que é gestão de mudanças? Princípios, processo e modelos
- 10 modelos gratuitos de gestão de mudanças para Excel e Word
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