Qualquer coisa necessária para executar seu projeto é um recurso. Isso inclui materiais, ferramentas, equipamentos e até mesmo sua equipe. É muita coisa para gerenciar. Para organizar seus recursos e garantir que você tenha o que precisa quando precisa, use nosso modelo de plano de alocação de recursos gratuito para Excel. Ele ajudará você a reunir todos os recursos do seu projeto e organizá-los em uma planilha para evitar atrasos.
Para baixar este modelo de plano de recursos gratuito para Excel, clique na imagem abaixo.
O que é um plano de alocação de recursos?
Um plano de alocação de recursos é a forma de identificar, listar e organizar os recursos necessários para concluir seu projeto, além de ajudar a determinar a quantidade necessária de cada recurso, seu custo e quando será necessário ao longo do projeto.
Existem dois tipos amplos de recursos: armazenáveis e não armazenáveis. Recursos armazenáveis estão disponíveis até serem consumidos, enquanto recursos não armazenáveis são aqueles que precisam ser reabastecidos periodicamente ou utilizados apenas em momentos específicos.
O plano de alocação de recursos deve se integrar ao cronograma e ao orçamento para manter o projeto no caminho certo e evitar gastos excessivos durante a fase de execução.
Mas, se você abrir o modelo de plano de alocação de recursos no ProjectManager, poderá gerenciar seus recursos em um gráfico de Gantt dinâmico que permite acompanhar o esforço total, taxas de mão de obra, esforço planejado versus real, tarefas dependentes e muito mais. Você também pode gerenciar seu trabalho em outras visualizações. Além disso, é possível acompanhar seus recursos em tempo real com dashboards e relatórios de status instantâneos.
Usar um modelo de plano de alocação de recursos mantém todos informados, mas ao adotar um software de gerenciamento de projetos você pode não apenas se conectar melhor com a equipe, como também acompanhar o progresso. ProjectManager compara automaticamente os recursos planejados com os recursos reais em nosso gráfico de Gantt premiado. Isso ajuda você a se manter no caminho certo durante a execução do projeto. Precisa de mais ferramentas de gerenciamento de recursos? Use nosso gráfico de carga de trabalho para garantir que sua equipe não esteja sobrecarregada. Você também pode equilibrar as tarefas para manter a produtividade. Experimente o software gratuitamente hoje mesmo.
Por que você precisa de um modelo de plano de alocação de recursos
Nosso modelo de plano de alocação de recursos é a ferramenta que centraliza todos os seus recursos e os organiza para alinhá-los ao cronograma e ao orçamento do projeto. É fácil de usar e permite começar rapidamente.
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Usar um modelo coloca você à frente. Criar um plano de alocação de recursos não é uma tarefa única. Ele fará parte do processo de planejamento de todos os projetos que você iniciar. Ter um modelo significa que você não precisa criar uma nova planilha no Excel para registrar seus recursos.
O modelo de plano de alocação de recursos também pode ser salvo e reutilizado em projetos futuros. Se você estiver iniciando um projeto semelhante a outro concluído há um ano ou mais, pode voltar aos seus arquivos e usar o modelo antigo como dados históricos para orientar o novo plano de recursos.
Quem usa um modelo de plano de alocação de recursos?
O gerente de projeto geralmente é o responsável por criar um plano de alocação de recursos. É sua função gerenciar os recursos de forma eficiente e eficaz. Em organizações maiores, no entanto, pode haver outros profissionais, como o gerente de projeto assistente, que elaboram o plano de recursos, embora quase sempre ele precise ser supervisionado e aprovado pelo gerente de projeto.
Quem estiver responsável por usar um modelo de plano de alocação de recursos precisará envolver todas as partes relacionadas à aquisição e ao gerenciamento de recursos na conversa. Em seguida, quando o plano estiver finalizado, ele será compartilhado com a equipe e as partes interessadas. A transparência é importante para garantir que os recursos estejam sempre disponíveis de acordo com a capacidade. O uso do nosso modelo de plano de alocação de recursos facilita o compartilhamento e mantém todos alinhados.
Quando usar um modelo de plano de alocação de recursos
Obviamente, você deve usar um modelo de plano de alocação de recursos ao planejar seu projeto. Como mencionado anteriormente, o plano de recursos precisa estar alinhado ao cronograma e ao orçamento. Ele é o elemento que conecta ambos e garante que as equipes recebam os materiais necessários para concluir suas tarefas no momento certo.
Mas o modelo de plano de alocação de recursos não se limita à fase de planejamento do projeto. É um documento que deve ser consultado ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. Nosso modelo de plano de alocação de recursos é essencial para a aquisição e para manter o cronograma. Qualquer pessoa que dependa de recursos, seja a equipe do projeto, fornecedores ou vendedores, precisa tê-lo sempre à mão.
Os gerentes também podem usar o modelo de plano de alocação de recursos como uma forma de acompanhar o projeto e garantir que ele permaneça dentro do cronograma. Todas as datas estão organizadas no modelo e podem ser comparadas com o cronograma das tarefas da equipe. O modelo oferece uma ferramenta que reúne datas importantes, pode ser atualizada e compartilhada.
O que está incluído em nosso modelo de plano de alocação de recursos
Use nosso modelo de plano de alocação de recursos gratuito para organizar e programar seus recursos ao longo do mês. Cada aba representa um mês e o modelo pode ser personalizado para se adaptar ao seu cronograma de produção. Os fins de semana estão bloqueados, mas você pode alterar isso se operar em turnos alternados.
Informações do projeto
Adicione seu logotipo para personalizar o modelo com o nome da sua empresa no topo. Também há um espaço para inserir o nome do projeto, gerente de projeto, cliente e data, o que ajuda ao revisar o cronograma para garantir que você esteja usando a versão mais atual.
Custos de mão de obra
Abaixo das informações do projeto há uma seção para identificar os membros da equipe do projeto e as tarefas às quais estão atribuídos. Há uma coluna para indicar a taxa de pagamento por hora. Em seguida, no calendário, você pode alocar as horas de trabalho para cada dia do mês. O modelo calculará automaticamente os custos de mão de obra com base na taxa de pagamento e nas horas alocadas para cada membro da equipe.
Materiais e equipamentos
Da mesma forma, há uma seção para alocar materiais e equipamentos para cada tarefa do projeto e dia do mês. Ao indicar a quantidade de materiais e seu preço unitário, o modelo calculará automaticamente os custos de materiais e equipamentos.
Personalize conforme necessário
Nosso modelo considera o planejamento de um site, portanto as equipes incluem marketing, vendas, design e desenvolvimento. Claro, você pode alterar essas categorias e adicionar quantos membros da equipe forem necessários.
Calendário
À direita está o calendário. Novamente, ele cobre apenas um mês. Você pode adicionar mais meses duplicando as abas no modelo de plano de alocação de recursos conforme necessário. À medida que você adiciona as horas planejadas para cada dia, elas serão automaticamente somadas na coluna de esforço total. Se você atribuir mais de oito horas a alguém em um dia, a célula ficará vermelha, indicando superalocação.
Como o ProjectManager ajuda você a planejar recursos
Um modelo de plano de alocação de recursos é uma ótima ferramenta, mas só vai até certo ponto. Se você quiser visualizar seus recursos em tempo real, realocar com um clique e manter todos alinhados sem precisar refazer o modelo sempre que houver uma mudança, então você deve usar o ProjectManager. Nosso software baseado em nuvem atualiza e acompanha automaticamente seus recursos e ajuda a manter o projeto dentro do cronograma e do orçamento.
Reúna todos os seus recursos em um só lugar, organize-os e conecte-os a cada tarefa individual do seu plano de projeto em nosso gráfico de Gantt online. Mais do que apenas reunir recursos, o Gantt possui recursos que permitem definir custos para esses recursos. Em seguida, defina sua linha de base, que salva seu plano de recursos. Assim, durante a execução do projeto, você terá um ponto de comparação. Obtenha dados em tempo real sobre custos reais e progresso para poder realocar recursos e manter o projeto no caminho certo.
Seu recurso mais valioso é sua equipe. Se tiverem trabalho demais, a moral cai e a produtividade também. Para manter sua equipe satisfeita e produtiva, use nosso recurso de carga de trabalho. Visualize um gráfico codificado por cores que mostra quantas tarefas estão atribuídas a cada membro da equipe. Se alguém estiver sobrecarregado, você pode redistribuir o trabalho diretamente na página de carga de trabalho.
Ao redistribuir o trabalho da equipe, você precisa conhecer a disponibilidade de cada membro. Eles podem estar de folga ou pode ser um feriado. Em vez de consultar calendários manualmente, tornamos isso simples. Ao integrar sua equipe, defina a disponibilidade, a taxa por hora e outros detalhes do perfil. Esses dados aparecem ao atribuir ou reatribuir tarefas, economizando tempo e evitando complicações.
O monitoramento e o acompanhamento são essenciais para evitar atrasos custosos no seu projeto. Nosso software captura dados em tempo real para ajudar você a tomar decisões mais assertivas. Nosso dashboard em tempo real reúne todas as métricas do projeto em um só lugar e calcula variações do projeto, tempo, custo e muito mais.
Quais outros modelos ajudam a gerenciar recursos?
O modelo de plano de alocação de recursos gratuito é apenas um dos muitos recursos disponíveis em nosso site. Existem centenas de posts de blog, vídeos tutoriais e guias que ajudam em todos os aspectos do gerenciamento de projetos. Se você gostou do nosso modelo de plano de alocação de recursos, confira também estes outros modelos de gerenciamento de projetos que podem melhorar sua gestão de recursos.
Modelo de estrutura analítica do projeto
Para que seu plano de alocação de recursos funcione, ele precisa ser completo. Isso significa listar todas as tarefas do projeto. Isso pode parecer uma tarefa difícil, mas nosso modelo gratuito de estrutura analítica do projeto permite que você parta do entregável final e identifique todas as tarefas em um diagrama hierárquico.
Modelo de orçamento de projeto
O próximo passo é conectar seus recursos aos custos. Usar nosso modelo gratuito de orçamento de projeto permite vincular tarefas a recursos e calcular os custos de cada um para criar um orçamento viável. Isso permite gerenciar os custos do projeto enquanto você permanece dentro dos limites financeiros definidos pelas partes interessadas.
Para ter mais controle sobre seus recursos e alocá-los de forma a manter a carga de trabalho da equipe equilibrada, você precisa do poder de uma ferramenta de gerenciamento de projetos. O ProjectManager é uma ferramenta baseada em nuvem que fornece dados em tempo real para ajudar você a monitorar e acompanhar melhor seus recursos ao longo do ciclo de vida do projeto. Você pode planejar com gráficos de Gantt online, ter visibilidade da produção com quadros kanban e manter as partes interessadas atualizadas com dashboards em tempo real e relatórios dinâmicos. Se quiser otimizar seus processos e trabalhar com mais eficiência, você vai gostar do ProjectManager. Por que não experimentar gratuitamente hoje mesmo?