Um evento é um projeto. Você precisa planejar, executar e fechar dentro de um cronograma específico e um orçamento limitado. Para ter um evento bem-sucedido, você precisa de um plano de evento para coordenar todos os elementos de modo que se encaixem corretamente.
Para baixar este modelo gratuito de plano de evento, clique na imagem.
O que é um modelo de plano de evento?
Um modelo de plano de evento é um formulário que descreve todas as etapas que você precisa seguir para atingir as metas e objetivos do evento que está produzindo. Nesse sentido, funciona de maneira muito semelhante a um plano de projeto.
Este modelo gratuito de plano de evento para Excel reúne todas as tarefas necessárias para construir o evento do início ao fim. Há recursos para identificar e gerenciar, um local para escolher e alugar, além de muito mais. O plano de evento é o primeiro lugar onde todos esses elementos são delineados.
A estrutura de um modelo de plano de evento pode variar. Pode parecer uma lista de tarefas, embora com um pouco mais de detalhes. Também pode ser projetado como uma linha do tempo para mostrar todas as tarefas dispostas cronologicamente. Qualquer uma das abordagens é válida. Um formato de lista de verificação oferece espaço para adicionar estimativas de tempo, quem é responsável pelo quê e muito mais, enquanto uma linha do tempo mostra o projeto inteiro de uma vez.
Mas, se você abrir nosso modelo de plano de evento no ProjectManager, poderá gerenciar seu evento em cinco visualizações diferentes: Gantt, quadro kanban, lista de tarefas, calendário e planilha. Além disso, você pode convidar sua equipe e colaborar juntos em tempo real para que seu evento ocorra sem problemas. Comece gratuitamente e gerencie melhor seus planos de eventos.
Quando usar um modelo de plano de evento
Se você está lendo isto, é muito provável que esteja encarregado de produzir um evento. É nesse momento que você vai querer usar este modelo de planejamento de evento. Se você precisa apresentar seu plano às partes interessadas e o evento envolverá vários departamentos da sua organização, então o modelo de plano de evento é o primeiro passo.
Em seguida, você pode descobrir quais são as metas e objetivos dos eventos. Esse processo deve começar idealmente de quatro a seis meses antes da data do evento. Eventos menores provavelmente podem ter um prazo de preparação de cerca de um mês. Você vai querer ter todos os seus contratos finalizados pelo menos algumas semanas antes do evento.
Um modelo cobrirá suas bases, mas um software de gerenciamento de projetos fornecerá as ferramentas para planejar e executar seu evento. ProjectManager organiza todas as etapas que levam ao evento e ajuda a garantir que tudo se encaixe sem problemas. Use quadros kanban online para organizar suas tarefas e monitorar seu progresso. Acompanhe suas despesas e cargas de trabalho com dados em tempo real para garantir que você cumpra o cronograma. Experimente gratuitamente hoje!
Quem deve usar um modelo de plano de evento para Excel?
Várias partes dentro da organização podem se beneficiar do uso de um modelo de plano de evento.
- Planejador ou coordenador de eventos: Planejadores ou coordenadores de eventos profissionais supervisionarão e executarão as fases de planejamento, organização e execução do evento. Isso significa que eles lidam com gerenciamento de projetos, planejamento orçamentário, coordenação de fornecedores e muito mais, tudo o que podem detalhar no modelo.
- Equipe de organização de eventos: Eles usarão o modelo como hub de colaboração para centralizar informações e dividir tarefas. A equipe divide as tarefas em seções como patrocínios, marketing, logística e entretenimento no modelo. É útil atribuir funções, monitorar o progresso e garantir o alinhamento com os objetivos.
- Equipes de marketing ou relações públicas (RP): Esses profissionais usam o modelo de plano de evento para estratégias promocionais, mensagens de marca e engajamento do público. Eles incluirão objetivos de marketing, cronogramas de publicidade, criação de conteúdo e alcance de mídia.
- Gerente de projetos: Os gerentes de projetos usarão o modelo para eventos altamente estruturados, como eventos corporativos. O modelo inclui campos para alocação de recursos, avaliação de riscos, controle de qualidade e análise de partes interessadas. Ele pode garantir que os componentes se alinhem com os objetivos do projeto.
Por que você precisa de um modelo de plano de evento
Um modelo de plano de evento serve como repositório para todas as tarefas que precisam ser realizadas para ter um evento bem-sucedido. Sem um documento compartilhado que identifique o que precisa ser feito, não há como programá-lo. Sem colocar seu evento em um prazo viável, as chances de perder prazos crescem exponencialmente.
O modelo de plano de evento serve como ferramenta organizacional. Eventos são complexos, sejam uma pequena festa ou uma conferência de negócios. Um modelo de plano de evento organiza você e isso economiza tempo. Ao lado do dinheiro, o tempo é provavelmente sua maior restrição.
Por fim, usar nosso modelo gratuito de plano de evento no Excel permitirá que você preste atenção aos detalhes mais finos, que podem fazer ou quebrar um evento. Se você não promover, talvez ninguém apareça. Se o seu cardápio não oferece escolha, as pessoas podem ficar insatisfeitas. Esqueça de incluir segurança, guarda-volumes ou serviço de manobrista para pessoas que chegam de carro e você terá um pesadelo em mãos. O modelo de plano de evento garante que você cobriu todas as bases.
O que está incluído neste modelo de plano de evento para Excel?
Aqui está um resumo dos vários componentes deste modelo de plano de evento. Sinta-se à vontade para adicionar ou remover elementos conforme necessário para melhor refletir as necessidades do seu evento.
Visão geral do evento
Na seção de visão geral do evento, liste os detalhes básicos do evento, incluindo o nome, as datas de início e término, o local, a descrição e os objetivos. Se houver contatos-chave como um coordenador de eventos, membros da equipe ou fornecedores, liste-os nesta seção.
Visão geral do orçamento do evento
É aqui que você deve detalhar os elementos do orçamento do evento. Há uma categoria de custo que inclui seções pré-preenchidas como equipamentos, materiais, marketing, entretenimento, licenças e seguros e fundos de contingência. Adicione um custo estimado ao lado de cada item e sinta-se à vontade para adicionar ou remover linhas conforme necessário.
Tarefas do evento
Na seção de planejamento, liste todas as tarefas do evento. Inclua a descrição da tarefa, responsável, horas estimadas, custos estimados e custos reais. Há também colunas para acompanhar o status da tarefa, se ela foi iniciada ou concluída. A seção linha do tempo é útil para acompanhar a data de início e a data em que a tarefa foi concluída.
Como usar o modelo de plano de evento do ProjectManager no Excel
O modelo gratuito de plano de evento do ProjectManager no Excel está configurado para que você comece rapidamente a planejar seu próximo evento. É personalizável, portanto você pode editá-lo conforme necessário para alinhá-lo com o evento que você está encarregado de produzir.
O modelo é dividido em quatro fases básicas de qualquer evento:
Fase de planejamento
O início de qualquer plano de evento começa com um plano. Essas primeiras etapas estão listadas aqui, como definir as metas e objetivos do evento, que estabelece a base sobre a qual qualquer evento bem-sucedido é construído. Outras tarefas incluem criar relacionamentos com patrocinadores, começar a montar uma lista de convidados, determinar o local, contratar fornecedores, palestrantes e serviços de catering, etc.
Fase de promoção
Todo evento bem-sucedido começa com promoção. Seja uma festa de aniversário ou uma convenção, você precisa atrair o interesse das pessoas para que compareçam. Isso pode ser tão simples quanto criar panfletos e convites até trabalhar com seu departamento de marketing em relações públicas para o evento. Nesse ponto do processo de planejamento do evento, você estará compartilhando seu plano com todos os envolvidos na realização do evento para que todos estejam alinhados.
Fase de execução
É hora da festa! O dia ou os dias de execução do evento são frequentemente os mais estressantes, por isso um plano é tão importante. Ele fornece um mapa para guiá-lo sobre o que deve ser feito. Esses itens incluiriam coordenar com os serviços que você contratou para o evento, como catering. Antes do início do evento, você precisará montar um balcão de inscrição, uma sala verde para os palestrantes, cuidar da segurança, wifi e muito mais.
Fase de encerramento
Quando o evento terminar, e esperançosamente for bem-sucedido, seu trabalho não está completamente encerrado. Você precisa garantir que os trabalhadores sejam pagos e que todos os contratos sejam assinados e encerrados, assim como durante a fase de encerramento do projeto. Provavelmente haverá uma limpeza do local para garantir que seu depósito de segurança seja devolvido. Se for uma função de negócios, fazer o acompanhamento com os participantes é útil e lhe dará muito para pensar ao fazer uma análise retrospectiva para discutir o que funcionou e o que não funcionou para garantir que o próximo evento seja ainda melhor.
Como usar um modelo de plano de evento com o ProjectManager
Adicionar seu modelo de plano de evento ao nosso software fornecerá ferramentas para gerenciar o evento e garantir que tudo aconteça de acordo com o plano. ProjectManager é uma ferramenta premiada que organiza tarefas, projetos e equipes para ajudá-lo a trabalhar com mais eficiência.
Múltiplas visualizações
Quando você importa seu plano de evento para nossa ferramenta, há várias maneiras de visualizá-lo. Você pode vê-lo em uma visualização de calendário, quadro kanban ou lista de tarefas, que é como o modelo, só que mais dinâmico. Você pode personalizar tags para cada tarefa ou usar uma das nossas predefinidas, como definir a prioridade. Documentos e arquivos podem ser adicionados às tarefas, assim como instruções.
Planeje em uma linha do tempo
Mude para a visualização do gráfico de Gantt e você verá seu plano de evento disposto em uma linha do tempo. Isso pode ajudá-lo a programar melhor todas as tarefas vinculando aquelas que dependem de outras para iniciar ou terminar antes que possam começar ou terminar, o que evita gargalos posteriormente. Em seguida, divida seu projeto em marcos para representar as fases do seu plano.
Acompanhe o progresso nos painéis
Se você está reportando às suas partes interessadas sobre o progresso, você pode mostrar a elas uma visão geral com nosso painel em tempo real, que é atualizado conforme as equipes registram seu status. Ele calcula e exibe automaticamente métricas como custo e tempo para garantir que você esteja cumprindo seus prazos.
Esses são apenas alguns dos recursos que ajudarão você a planejar e gerenciar seu evento. Nosso software baseado em nuvem fornece dados ao vivo para que você esteja sempre ciente do progresso e do desempenho. Além disso, temos armazenamento ilimitado de arquivos para manter seu itinerário, contratos e dados dos participantes para acompanhamentos fáceis.
Quais outros modelos podem ajudar no planejamento de eventos?
Ao planejar um evento, você pode usar toda a ajuda disponível. Se planejar um evento é apenas planejar um projeto, confira esses outros modelos gratuitos de gerenciamento de projetos em nosso site.
Modelo de orçamento de evento
Todo evento tem um orçamento. Todo projeto bem-sucedido permanece dentro dos parâmetros desse orçamento. Para criar um orçamento que atenda às expectativas das suas partes interessadas sem estourar o limite, use nosso modelo gratuito de orçamento de evento.
Modelo de proposta de evento
Este modelo gratuito de proposta de evento permite que você capture todos os componentes críticos de um evento, como requisitos de recursos, tarefas, custos e cronogramas, para que possa ser revisado e aprovado pelas partes interessadas.
Mais conteúdo sobre gestão de eventos
Se você ainda tem curiosidade sobre orçamentos, planejamento e gestão de eventos, temos mais conteúdo para você ler. Nosso site é um hub online para tudo relacionado ao gerenciamento de projetos, em muitos setores diferentes. Publicamos blogs semanais, guias detalhados, vídeos tutoriais, eBooks e, claro, modelos. Aqui estão alguns dos nossos recursos relacionados a eventos.
- 9 Modelos de Planejamento de Eventos Gratuitos para Excel e Word
- Modelo de Relatório de Evento para Word (Gratuito)
- Modelo de Cronograma de Evento para Excel (Gratuito)
- Modelo de Plano de Evento para Excel (Gratuito)
ProjectManager é uma ferramenta baseada em nuvem que fornece dados em tempo real para ajudá-lo a tomar melhores decisões. Ele organiza todas as etapas que você precisa seguir para lançar um ótimo evento. Nossos recursos ajudam você a planejar, monitorar e relatar o progresso para garantir que tudo aconteça conforme planejado. Planeje seu próximo evento com o ProjectManager fazendo este teste gratuito de 30 dias.