Projektmanager wissen, wie wichtig Projektdokumentation ist. Projektdokumente müssen korrekt und ständig aktualisiert werden, um mit dem Projekt Schritt zu halten. Die Erstellung und Verwaltung von Projektdokumenten während des gesamten Projektlebenszyklus ist entscheidend für den Projekterfolg – aber wo anfangen?

Dieser Leitfaden definiert, was Projektdokumentation ist und warum sie wichtig ist. Außerdem werden die 15 wichtigsten Projektdokumente beschrieben, die Sie immer erstellen sollten, um Ihre Projekte zu planen und umzusetzen.

Was ist Projektdokumentation?

Der Begriff Projektdokumentation bezieht sich auf die Projektmanagement-Dokumente, die während des Projektlebenszyklus erstellt werden. Diese Dokumente, wie z. B. der Projektplan, der Projektzeitplan oder das Projektbudget, definieren Aktivitäten, Verfahren und Richtlinien, denen das Projektteam folgen sollte.

Projektdokumentation hat mehrere Zwecke, wie Projektplanung, Kostenmanagement oder Risikomanagement. Darüber hinaus gibt es bestimmte Projektdokumente, die in einer bestimmten Projektphase erstellt werden müssen, da sie die Grundlage für den nächsten Schritt schaffen. Zum Beispiel muss der Projektmanagementplan erstellt werden, bevor die Phase der Projektausführung beginnen kann.

Projektmanagement-Software kann Ihnen helfen, Informationen zu organisieren und zu teilen, die für den Projekterfolg entscheidend sind. ProjectManager ist eine Projektmanagement-Software mit erweiterten Funktionen für Planung, Verfolgung und Reporting, die über unbegrenzten Speicherplatz verfügt und es einfach macht, Produktdokumentationen mit Ihrem Team und Stakeholdern zu teilen. Alle Projektansichten greifen auf eine gemeinsame Informationsquelle zu, sodass alle auf demselben Stand sind. Starten Sie noch heute kostenlos.

Sehen wir uns nun an, welche Projektdokumente in jeder Phase des Projektmanagements erstellt werden sollten.

Projektdokumentation nach Projektphase

Projekte unterscheiden sich in Größe und Komplexität, und einige erfordern umfassendere Projektdokumentation als andere. Hier ein Überblick über einige der Projektdokumente, die normalerweise während des Projektlebenszyklus erstellt werden.

Projektinitiierung

• Projektauftrag
• Projektübersicht
• Dossier de justification
• Agenda für das Kick-off-Meeting
• Stakeholder-Register
• Stakeholder-Analyse
• Machbarkeitsstudie
• Vorläufige Umfangserklärung
• Anforderungsregister (Requirements Gathering)

Projektplanung

• Projektmanagementplan
• Projektstrukturplan (PSP)
• Projektbudget
• Projektzeitplan
• Scope-Management-Plan
• Risikomanagementplan
• Change-Management-Plan
• Ressourcenmanagementplan
• Projektkommunikationsplan
• RACI-Matrix
• Beschaffungsplan
• Qualitätsplan
• Stakeholder-Management-Plan
• Terminmanagementplan
• Kostenmanagementplan

Projektausführung

• Projektausführungsplan
• Änderungsanträge
• Change Orders
• Stundenzettel
• Projektstatusbericht
• Issue-Log
• Entscheidungsprotokoll
• Sitzungsprotokolle
• Formular für Service- oder Arbeitsanfragen
• Aktualisiertes Risikoregister
• Lieferobjekte-Register
• Berichte zur Ressourcennutzung
• Projektkommunikationen

Projektüberwachung und -steuerung

• Projektstatusbericht
• Änderungsregister
• Aktualisiertes Risikoregister
• Issue-Log
• Entscheidungsprotokoll
• Abweichungsbericht
• Stundenzettel
• Anforderungs-Traceability-Matrix
• Qualitäts-Checkliste
• Projektaudits
• Compliance-Berichte
• Projekt-Dashboard

Projektabschluss

• Dokument mit Lessons Learned
• Mängelliste
• Abschlussbericht des Projekts
• Projektabschlussprotokoll
• Formale Freigabe der Ressourcen
• Teamleistungsbewertung
• Bestätigung des Umfangsabschlusses
• Abschluss-Checkliste
• Dem Kunden übergebene Dokumentation
• Genehmigung durch Kunde oder Sponsor
• Archiv der endgültigen Dokumentation

Jetzt, da Sie eine Vorstellung von den passenden Projektdokumenten für jede Phase Ihres Projektlebenszyklus haben, sehen wir uns einige der wichtigsten Projektmanagement-Dokumente genauer an.

Die 20 wichtigsten Projektdokumente für Ihre Projektdokumentation

Hier finden Sie eine kurze Beschreibung der wichtigsten Projektdokumente sowie die entsprechende Projektmanagement-Vorlage. Vergessen Sie nicht, unsere Bibliothek mit kostenlosen Projektmanagement-Vorlagen zu besuchen, wo Sie Dutzende von Vorlagen für Ihre Projektdokumentation finden.

1. Projektplan

Der Projektplan ist das umfassendste aller Projektmanagement-Dokumente, da er die Dokumente zusammenfasst, die während der Projektplanungsphase erstellt werden. Zum Beispiel sollte Ihr Projektplan Ihr Projektbudget und Ihren Projektzeitplan enthalten.

2. Projektauftrag

Der Projektauftrag wird in der Initiierungsphase erstellt und bildet die Grundlage für den Projektplan. Projektmanager nutzen Projektaufträge, um Stakeholdern, Sponsoren und Kunden einen schnellen Überblick über das Projekt zu geben.

3. Dossier de justification

Ähnlich wie der Projektauftrag wird ein Dossier de justification in der Initiierungsphase erstellt, um Projekt-Stakeholder vom Wert des Projekts zu überzeugen, indem die potenziellen Vorteile für ihre Organisation dargestellt werden.

4. Projektzeitplan

Auf einer grundlegenden Ebene definiert der Projektzeitplan die Zeitleiste für die Ausführung aller Projektaufgaben. Er kann auch weitere Details enthalten, wie die für jede Aufgabe benötigten Ressourcen, die Verantwortlichen, den Puffer oder die Flexibilität des Projekts sowie den kritischen Pfad. Das Gantt-Diagramm von ProjectManager ist das ideale Tool, um einen detaillierten Projektzeitplan zu erstellen.

ProjectManager bietet vier Arten von Abhängigkeiten, Baseline-Tracking und Echtzeit-Ressourcenverfügbarkeit bei der Arbeitszuweisung. Sie können Ihr Projekt in Teilaufgaben gliedern und die Kosten für jede Phase verfolgen, um sicherzustellen, dass Sie im Plan bleiben. Starten Sie kostenlos mit ProjectManager und erstellen Sie einen besseren Projektzeitplan.

5. Projektstrukturplan (PSP)

Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein grundlegendes Beispiel für Projektdokumentation. Er unterteilt den Projektumfang in kleinere, leichter handhabbare Komponenten. An der Spitze steht das Gesamtziel des Projekts, das schrittweise in kleinere Teile heruntergebrochen wird. Dieses Tool hilft, komplexe Projekte zu organisieren und sicherzustellen, dass sie im Zeitplan bleiben.

6. RACI-Matrix

RACI steht für Responsible, Accountable, Consulted und Informed. Eine RACI-Matrix, auch RACI-Chart genannt, hilft dabei, Rollen und Verantwortlichkeiten für verschiedene Aufgaben und Ergebnisse innerhalb eines Projekts oder Prozesses zu definieren. Ziel ist es, Unklarheiten darüber zu vermeiden, wer wofür verantwortlich ist, und die Kommunikation zu verbessern. Dies ist ein wertvolles Tool für Projekte jeder Größe, insbesondere für solche mit mehreren Stakeholdern und komplexen Workflows.

7. Risikoregister

Dieses Dokument ermöglicht es Ihnen, alle potenziellen Projektrisiken zu erfassen, einschließlich einer kurzen Beschreibung ihrer potenziellen Auswirkungen und Eintrittswahrscheinlichkeit. Ein Risikoregister ist ein wichtiges Projektdokument, da es wesentliche Informationen für den Risikomanagementplan liefert, der alle Risikomanagement-Dokumente, Strategien und Richtlinien umfasst.

8. Projektumfang

Ein Scope Statement definiert die Aktivitäten, die zur Fertigstellung eines Projekts ausgeführt werden. Projektmanager nutzen es, um Stakeholdern mitzuteilen, was getan wird und was nicht – damit die Erwartungen von Anfang an klar sind. Es ist Teil des Scope-Management-Plans, eines umfassenden Dokuments, das Verfahren und Richtlinien im Zusammenhang mit dem Projektumfang erläutert.

9. Projektbudget

Das Projektbudget ist ein entscheidendes Projektdokument. Um eines zu erstellen, müssen Sie die Projektkosten schätzen, einschließlich Arbeitskosten, Materialien, Ausrüstung und allem, was für die Projektausführung benötigt wird.

10. Projektkommunikationsplan

Ein Kommunikationsplan legt alle Richtlinien für die Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Projekt-Stakeholdern fest. Er definiert die zu verwendenden Kommunikationskanäle, den Kommunikationszeitplan sowie Rollen und Verantwortlichkeiten, um den Kommunikationsprozess während des gesamten Projektlebenszyklus zu optimieren.

11. Projektstatusbericht

Projektstatusberichte sind ein unverzichtbares Projektmanagement-Tool, da sie es ermöglichen, die Gesundheit des Projekts jederzeit zu überprüfen und Daten mit Stakeholdern zu teilen, um sie auf dem Laufenden zu halten. Statusberichte sind knapp und enthalten nur die wichtigsten Informationen.

12. Vorlage für Projektabschluss

Es ist immer notwendig, am Ende der Projektabschlussphase Projektdokumentation zu erstellen. Projektmanager müssen Verträge schließen, ein Dokument mit Lessons Learned erstellen und die formale Genehmigung durch Stakeholder einholen – zusammen mit anderen wichtigen Aufgaben. All dies muss dokumentiert werden, damit nichts übersehen wird.

13. Projektvorschlag

Ein Projektvorschlag ist ein Projektdokument, das einen schnellen Überblick über die wichtigsten Bereiche eines Projekts gibt. Sein Hauptzweck besteht darin, potenzielle Stakeholder in der Initiierungsphase vom Wert des Projekts zu überzeugen. Er sollte ein überzeugendes Dokument sein, das die wichtigsten Vorteile, Ziele und Anforderungen hervorhebt.

14. Issue-Log-Dokument

Ein Issue-Log ist ein Beispiel für Projektdokumentation, das hilft, Probleme oder Hindernisse zu verwalten, die während eines Projekts auftreten. Es handelt sich um eine Liste oder Tabelle, in der Probleme dokumentiert, überwacht und gelöst werden, die sich potenziell auf Zeitplan, Budget, Umfang oder Qualität des Projekts auswirken könnten. Ein Issue-Log trägt dazu bei, Verantwortlichkeiten für die Problemlösung festzulegen und schafft eine historische Referenz für die Zukunft.

15. Änderungsantrag

Ein Änderungsantrag ist ein standardisiertes Projektdokument, das formell Änderungen am ursprünglichen Projektplan vorschlägt, bewertet und genehmigt. Es hilft, Anpassungen an Umfang, Budget, Zeitplan oder anderen Projektaspekten kontrolliert zu steuern. Dieses Formular trägt dazu bei, die negativen Auswirkungen unkontrollierter Änderungen zu vermeiden und das Projekt auf Kurs mit seinen übergeordneten Zielen zu halten.

Was sich bei einem Projekt dokumentieren lohnt

Unabhängig von der Struktur Ihrer Organisation ist die Fähigkeit, alle Aspekte eines Projekts zu erfassen und zu dokumentieren, entscheidend, um als Projektmanager erfolgreich zu sein. Zahlreiche Berichte, Diagramme, Grafiken, Dokumente, Änderungsanträge und Status-Updates müssen während des gesamten Projektlebenszyklus gepflegt werden. Dokumentation verknüpft die einzelnen Teile eines Projekts und führt es zu einem erfolgreichen Abschluss.

Allerdings ist Ihre Zeit begrenzt – und die Geduld in den meisten Organisationen für mühsame Papierarbeit ebenfalls. Wie können Sie effizient bleiben und dennoch das Projekt effektiv dokumentieren? Berücksichtigen Sie Folgendes, um zu entscheiden, was sich dokumentieren lohnt:

• Kundenbezogenes – Stellen Sie sich vor, ein Kunde stellt plötzlich eine Entscheidung in Frage, die vor Monaten getroffen wurde. Der Kunde sagt, er habe eine Richtung gewählt, aber Ihr Unternehmen sei während der Umsetzung einen anderen Weg gegangen. Klare Dokumentation zu Kundengesprächen, einschließlich Notizen mit Datum, Uhrzeit und Teilnehmern, hilft, Missverständnisse zu klären.
• Rechtliche Vorgaben – Bei bestimmten Projekten muss die Rechtsabteilung Dokumente während des Projekts prüfen. Bei öffentlichen Projekten kann es Kontroll- und Prüfprozesse geben, die ein Projekt nach Abschluss analysieren. Klären Sie die Anforderungen Ihrer Rechtsabteilung, bevor Ihr Projekt beginnt. Nachträgliches Aufholen ist in diesem Umfeld riskant.
• Das richtige Maß an Prozessen – Sie sollten sich nicht in so viel Dokumentation verlieren, dass Sie den eigentlichen Prozess vernachlässigen. Aber Sie brauchen klare Definitionen für Projektplan und Ziele. Lassen Sie sich von der Struktur Ihrer Organisation leiten, wie viele Prozesse zu dokumentieren sind. Zum Beispiel wird der Verzicht auf Prozesse bei Projekten, die rechtliche Dokumentation erfordern, Ihr Projekt nur in Schwierigkeiten bringen. Im Zweifel ist Dokumentation der beste Weg.
• Projektänderungen – Laufende Projektberichte sind entscheidend, insbesondere wenn sich Projektziele ändern. Idealerweise nutzen Sie ein Echtzeit-Online-Projektmanagement-Tool, sodass Ressourcen und Aufgabenänderungen live geplant und Probleme sofort erfasst werden. Größere Auswirkungen auf den Projektplan sollten jedoch versioniert in der Projektdokumentation festgehalten werden.

Best Practices für Projektdokumentation

Welche Strategien sollten Sie anwenden, um Ihre Dokumentation effektiv, effizient und zeitnah zu gestalten? Um Ihre Dokumentation an Best Practices auszurichten, sollten Sie:

• Zeit einplanen – Nutzen Sie Ihren Kalender! Viele denken, Kalender seien nur für Meetings. Das stimmt nicht. Planen Sie 2–3 Stunden ununterbrochene Zeit ein, um ein wichtiges Dokument zu erstellen. Statt Anrufe entgegenzunehmen oder mit Kollegen zu plaudern, konzentrieren Sie sich auf das Schreiben. Mit fokussierter Zeit und Aufmerksamkeit machen Sie große Fortschritte. Ebenso können Sie wöchentliche 10–15-Minuten-Blöcke einplanen, um Dokumente zu prüfen und zu aktualisieren.
• Das richtige Detaillierungsniveau – Dokumentation für Ingenieure unterscheidet sich von der für Führungskräfte. Ingenieure brauchen detaillierte Informationen, während Führungskräfte nur Stichpunkte, die Quintessenz und nächste Schritte erwarten. Sie müssen das richtige Niveau für das jeweilige Publikum bestimmen.
• Intelligente Ablage – Dokumentation ist wertlos, wenn sie nicht auffindbar ist. Dazu gehört, dass die Infrastruktur vorhanden ist, um Dokumente online zugänglich zu machen, und dass die Ordnerstruktur einfach und intuitiv ist.
• Mit anderen teilen – Die meisten hassen es, Dokumente zu erstellen, aber alle freuen sich, wenn sie gut aufbereitet vorliegen. Oft werden sie dann auch wirklich gelesen! Nutzen Sie Ihre Online-Projektmanagement-Software, um Dokumente online mit dem Projekt zu speichern – idealerweise in einer sicheren, kollaborativen Umgebung.
• Versionskontrolle & Aktualität – Es ist eine Herausforderung, Projektdokumente stets aktuell zu halten. Die erste Version ist schnell erstellt, aber sie später zu pflegen und zu versionieren ist mühsam. Am hilfreichsten ist eine geeignete Dokumentenablage-Infrastruktur. Automatische Versionskontrolle erleichtert den Prozess und gibt den Nutzern Vertrauen, dass sie immer die neueste Version haben.

Wie ProjectManager bei der Projektdokumentation hilft

ProjectManager ist eine Arbeits- und Projektsoftware, die hybride Teams verbindet und Zusammenarbeit fördert. Alle Projektdokumente können im Tool gespeichert werden, und jeder mit Zugriffsrechten hat Zugang. Sie können Projektpläne und vieles mehr erstellen – ProjectManager ist die einzige Software, die Sie für den Projekterfolg brauchen.

Projektpläne auf interaktiven Gantt-Diagrammen erstellen

Eines der wichtigsten Projektdokumente ist Ihr Projektplan. Sie können ihn mit unserem Gantt-Diagramm erstellen und teilen, das alle Aufgaben organisiert, Abhängigkeiten verknüpft und Meilensteine darstellt, damit Sie im Zeitplan bleiben. Es filtert sogar den kritischen Pfad. Unsere Online-Gantt-Diagramme liefern Echtzeitdaten und sind leicht zu teilen, sodass alle stets mit den neuesten Informationen arbeiten.

Projekt mit Echtzeit-Dashboards überwachen

Ihre Projektdokumentation legt nur die Grundlage für die Ausführung. Um diese Pläne einzuhalten, brauchen Sie eine Möglichkeit, Fortschritt und Leistung in Echtzeit zu überwachen. Unser Live-Dashboard sammelt, berechnet und liefert automatisch Echtzeitkennzahlen zu Zeit, Arbeitslast und mehr. Im Gegensatz zu anderen Tools ist keine Einrichtung erforderlich – Sie sehen, was passiert, während sich das Projekt entfaltet.

Mit One-Click-Reporting tiefer in die Daten eintauchen

Wenn ein Überblick nicht reicht, können Sie Projektberichte mit einem Klick generieren. Erhalten Sie detaillierte Informationen zu Kosten, Fortschritt und mehr. Alle Berichte können gefiltert werden, um nur die gewünschten Daten anzuzeigen. Sie können Berichte an Stakeholder-E-Mails anhängen oder für Präsentationen ausdrucken.

ProjectManager ist ein flexibles Tool, das es Ihnen ermöglicht, Ihre Projektdokumentation bei Bedarf anzupassen, wenn sich Projekte ändern. Alle werden per E-Mail-Benachrichtigung oder In-App-Alerts informiert, sodass es nie Unklarheiten darüber gibt, was erwartet wird. Nutzen Sie ein Tool, das Projektplan, Ressourcen, Kosten und Team verwaltet und gleichzeitig alle Projektdokumente speichert, um den Erfolg zu sichern.