Was Sind Projektergebnisse Im Projektmanagement?

Projekte erzeugen Projektergebnisse, also einfach die Ergebnisse der Projektaktivitäten. Projektergebnisse können groß oder klein sein, und ihre Anzahl variiert je nach Projekt. Sie werden vom Projektmanagement-Team und den Stakeholdern während der Projektplanungsphase vereinbart.

Anders ausgedrückt: Es gibt Inputs und Outputs in jedem Projekt. Inputs sind das, was Sie in das Projekt einbringen, wie Daten, Ressourcen usw., und die Ergebnisse sind die Projektergebnisse. Diese Projektergebnisse sind sehr unterschiedlich. Ein Projektergebnis kann zum Beispiel ein Produkt oder eine Dienstleistung sein oder die Dokumentation, die Teil des Projektabschlusses ist.

Projektergebnisse vs. Projektmeilensteine

Es ist verständlich, dass man ein Projektergebnis mit einem Projektmeilenstein verwechselt. Ein Projektergebnis ist schließlich ein Ergebnis, und in gewissem Maße ist ein Projektmeilenstein das auch. Aber sie sind nicht dasselbe. Definieren wir einen Projektmeilenstein, um das klarer zu machen.

Ein Projektmeilenstein wird genutzt, um etwas Wichtiges im Projekt zu markieren, sodass ein Meilenstein gemeinsam mit einem Projektergebnis auftreten kann. Meilensteine werden jedoch oft verwendet, um den Abschluss einer Projektphase anzuzeigen. Der Übergang von der Projektplanung zur Projektausführung wäre kein Projektergebnis, obwohl er aus Projektergebnissen besteht, die normalerweise am Ende einer Aufgabe entstehen.

Denken Sie daran: Ein Projektergebnis ist quantifizierbar. Es ist etwas, das über Zeit, mit Ressourcen und Aufwand erstellt wurde. Ein Projektmeilenstein hingegen umfasst zwar Projektergebnisse, ist aber ein Zeitpunkt, der den Übergang von einer Sache zur nächsten markiert.

Projektmanagement-Tools wie Gantt-Diagramme, Kanban-Boards und Projektkalender helfen Ihnen, den Fortschritt Ihres Teams bei der Erfüllung der Projektergebnisse zu verfolgen. Zusätzlich zu diesen Projektmanagement-Tools bietet ProjectManager Berichte per Klick, die Daten zu Projektabweichungen, Zeit, Kosten und mehr erfassen. Diese Berichte können je nach Präferenz der Stakeholder als PDF-Anhänge geteilt oder ausgedruckt werden. Noch besser: Jeder Bericht kann gefiltert werden, um nur die Daten zu zeigen, die die Stakeholder zu den Projektergebnissen sehen möchten. Starten Sie noch heute kostenlos.

Greifbare & Nicht Greifbare Projektergebnisse

Ein greifbares Projektergebnis ist eines dieser Projektergebnisse, die konkret sind. Das heißt, sie haben Form und Substanz. Ein Beispiel für ein greifbares Projektergebnis wäre ein Gebäude, das Produkt einer Fertigungsstraße oder sogar ein Magazin oder eine Zeitung.

Ein nicht greifbares Projektergebnis ist ein messbares Ergebnis, aber eines, das konzeptionell ist, anstatt etwas, das man anfassen oder in den Händen halten kann. Einige Beispiele für nicht greifbare Projektergebnisse wären ein Schulungsprogramm für Ihr Projektteam, damit es lernt, ein neues Software-Tool oder ein Gerät zu verwenden.

Wie Man Projektergebnisse Mit Einem Projektstrukturplan Identifiziert

Bei der Planung eines Projekts, insbesondere seines Zeitplans, benötigen Sie einen Projektstrukturplan (PSP), ein Tool, das alle greifbaren Projektergebnisse in einem Projekt identifiziert. Daraus können Sie die Aufgaben ableiten, die diese Projektergebnisse erzeugen.

1. Listen Sie Alle Projektaktivitäten Auf

In einer WBS sind die Projektaktivitäten das „Wie“ eines Projekts. Sie bilden die Arbeitspakete oder Schritte, die erforderlich sind, um die Projektergebnisse zu erstellen. Daher sollten Sie alle Aufgaben auflisten, die zur Erfüllung des Projekts erforderlich sind.

2. Gruppieren Sie Aufgaben Nach Projektphase

An diesem Punkt sollten Sie die Aufgaben in Phasen unterteilen. Im Projektmanagement gibt es fünf Projektphasen: Initiierung, Planung, Ausführung, Kontrolle und Abschluss. Nehmen Sie nun alle identifizierten Aktivitäten und ordnen Sie sie den entsprechenden Projektphasen zu.

3. Bestimmen Sie, Welche Aufgaben Projektergebnisse Erzeugen

Projektergebnisse sind die Ergebnisse, die Sie aus den Aktivitäten und den aufgelisteten Aufgaben erhalten möchten. Bestimmen Sie anhand der in Schritt eins gesammelten Informationen das Projektergebnis jeder dieser Aktivitäten.

Wer Ist Für Die Projektergebnisse Verantwortlich?

Es gibt keine einzelne Rolle, die allein für die Projektergebnisse verantwortlich ist, da viele Teammitglieder in verschiedenen Phasen des Projekts beteiligt sind. Der Projektmanager trägt jedoch die letztendliche Verantwortung dafür, dass alle Projektergebnisse fertiggestellt werden und die erforderlichen Standards erfüllen. Der Projektmanager hilft dabei, Projektergebnisse zu definieren und zu dokumentieren, überwacht den Fortschritt und fördert die Kommunikation während des Projekts.

Projektteammitglieder konzentrieren sich auf die Fertigstellung spezifischer Projektergebnisse. Sie arbeiten beispielsweise daran, Aufgaben gemäß den Projektspezifikationen zu erfüllen, und liefern regelmäßige Fortschrittsberichte an den Projektmanager. Die Teammitglieder arbeiten bei Bedarf zusammen.

Der Kunde oder Projektsponsor ist dafür verantwortlich, die endgültigen Projektergebnisse zu überprüfen und abzunehmen. In manchen Fällen geben sie während des Projekts Feedback, um sicherzustellen, dass die Projektergebnisse den Erwartungen entsprechen. Wenn das Projekt abgeschlossen ist, genehmigen und unterzeichnen sie die fertigen Projektergebnisse formell.

Welche Projektdokumente Helfen, Die Projektergebnisse Zu Definieren?

Alle Projekte haben eines gemeinsam: Dokumente. Es überrascht also nicht, dass es Projektmanagement-Dokumente gibt, die Ihnen helfen können, die Projektergebnisse zu definieren. Hier sind einige Beispiele.

Projektauftrag

Ein Projektauftrag ist ein kurzes Dokument, das den Grund für das Projekt erläutert und nach Genehmigung das Projekt freigibt. Teil des Projektauftrags ist der Implementierungsplan, der eine Roadmap für die Projektdurchführung darstellt. Dieses Dokument enthält die wichtigsten Projektergebnisse.

Projektumfangsbeschreibung

Die Projektumfangsbeschreibung listet das endgültige Projektergebnis des Projekts auf, sei es ein Produkt oder eine Dienstleistung. Alle Projektergebnisse des Projekts werden detailliert in der Projektumfangsbeschreibung aufgeführt, um spätere Missverständnisse mit den Stakeholdern zu vermeiden.

Projektstrukturplan

Ein Projektstrukturplan ist eine grafische Darstellung im Projektmanagement, die es Projektmanagern ermöglicht, den Projektumfang in alle einzelnen Aufgaben und Projektergebnisse zu zerlegen, die zur Fertigstellung des Projekts notwendig sind.

Beispiele Für Projektergebnisse

Wie Sie sich vorstellen können, gibt es so viele Projektergebnisse wie Projekte. Projektergebnisse sind nicht nur das Endprodukt oder die Dienstleistung, obwohl viele sie so verstehen. Es gibt Projektergebnisse, die während des gesamten Projekts entstehen. Hier sind einige Arten von Projektergebnissen.

1. Projektdokumentations-Projektergebnisse

Ein Projektergebnis ist das Ergebnis einer Aufgabe, daher können Projektdokumente wie ein Projektplan, ein Projektauftrag oder eine Projektumfangsbeschreibung als Projektergebnisse betrachtet werden. Neben diesen wichtigen Dokumenten gehören auch Projektmanagementberichte wie Statusberichte, Budgetberichte oder Fortschrittsberichte zu den Projektergebnissen.

2. Dienstleistungen Und Ergebnis-Projektergebnisse

Dienstleistungen und Ergebnisse können Beispiele für Projektergebnisse sein, die in verschiedenen Branchen wie Marketing, IT und professionelle Dienstleistungen vorkommen. Beispiele für diese Art von Projektergebnissen sind Schulungen, Workshops, Beratungsleistungen, strategische Pläne, Empfehlungen und mehr.

3. Daten- Und Informations-Projektergebnisse

Projektergebnisse drehen sich oft um Datensätze. Diese können gesammelte und analysierte Daten, zusammengestellte Marktanalysen oder Business-Intelligence-Berichte sein, die durch Datenanalysen erstellt wurden.

Projekt- vs. Produkt-Projektergebnisse

Es gibt einen Unterschied zwischen Projekt- und Produkt-Projektergebnissen. Projekt-Projektergebnisse sind Ergebnisse wie Projektpläne, Projektberichte und sogar Protokolle von Besprechungen. Produkt-Projektergebnisse hingegen können Hardware, Software, mobile Anwendungen, Verträge oder sogar Testergebnisse sein.

Die Projektergebnisse, die Kunden und Stakeholder am Ende des Projekts erwarten, sind natürlich das Produkt oder die Dienstleistung, aber auch Unterlagen, wie bereits erwähnt. Diese Dokumente sind ebenfalls Projektergebnisse, die Kunden und Stakeholder benötigen, um den Fortschritt oder den Abschluss des Projekts zu bewerten.

Diese Unterlagen können umfassen:

• Unterzeichnete Verträge
• Abgeschlossene Kostenberichte
• Andere Arten von Projektberichten, die zeigen, wie die Arbeit im Vergleich zu den Schätzungen des Projektplans verläuft

Projektergebnisse können je nach Spezifikationen des Projekts und Anforderungen der Stakeholder variieren. Aber alle Kunden und Stakeholder erwarten Projektergebnisse, die das Projekt bei seinem Abschluss vollständig abrunden und die Leistung während des Projekts im Vergleich zu den Erwartungen messen. Beim Definieren der Projektergebnisse ist es wichtig, Projektplanungssoftware wie ProjectManager zu verwenden, um einen Projektzeitplan zu erstellen, in dem Sie alle Ihre Projektaufgaben leicht visualisieren, Arbeit zuweisen und Zeit verfolgen können.

5 Tipps & Techniken Zum Verfolgen Von Projektergebnissen

Es ist unmöglich, die geforderten Projektstandards zu erfüllen, ohne die Projektergebnisse zu verfolgen. Hier sind einige Tipps und Techniken, die Sie in einem kommenden Projekt umsetzen können.

• Klare Definitionen und Abnahmekriterien Für Projektergebnisse Festlegen: Bevor Sie das Projekt starten, stellen Sie sicher, dass jedes Projektergebnis, einschließlich seines Umfangs, seiner Anforderungen und Abnahmekriterien, definiert ist. Erstellen Sie dazu ein Dokument zur Definition der Projektergebnisse, das Zweck, Format, Spezifikationen und alle relevanten Standards enthält. Dieser Prozess erfordert möglicherweise die Genehmigung durch die Stakeholder.
• Eine Projektergebnis-Tracking-Matrix Oder Ein Log Verwenden: Ein zentrales Tracking-System kann viel zur Verfolgung von Projektergebnissen beitragen. Zum Beispiel kann eine Tracking-Tabelle oder Datenbank den Namen, die Beschreibung, den Verantwortlichen, Start- und Endtermine, den Status, die Abnahmekriterien und Notizen des Projektergebnisses erfassen. Aktualisieren Sie die Matrix regelmäßig, um die Genauigkeit sicherzustellen.
• Regelmäßige Fortschrittsüberprüfungen & Statusbesprechungen Durchführen: Regelmäßige Meetings sind eine gute Möglichkeit, Probleme zu besprechen und den Status jedes Projektergebnisses zu überprüfen. Identifizieren Sie Blockaden und definieren Sie Maßnahmen, falls ein Projektergebnis ins Stocken geraten ist. Visuelle Hilfsmittel wie Gantt-Diagramme sind besonders hilfreich, um den Fortschritt darzustellen.
• Formale Prüf- & Abnahmeverfahren Für Projektergebnisse Implementieren: Ein formaler Prüf- und Abnahmeprozess stellt sicher, dass Projektergebnisse den Erwartungen der Stakeholder entsprechen. Formale Überprüfungen mit Stakeholdern können die Qualität der Projektergebnisse bewerten, während Abnahmechecklisten sicherstellen, dass jedes Projektergebnis gründlich geprüft wurde. Dokumentieren Sie diesen Prozess unbedingt.
• Projektmanagement-Software Nutzen: Projektmanagement-Software kann das Verfolgen und Berichten von Projektergebnissen automatisieren, ohne dass statische Dokumentationen ständig aktualisiert werden müssen. Die Software bietet Funktionen zur Aufgabenverwaltung, um Aufgaben zuzuweisen, Fristen festzulegen und den Fortschritt zu verfolgen. Nutzen Sie sie, um Projektergebnis-Meilensteine zu erstellen und Fortschrittsberichte für die Stakeholder zu generieren.

Wie Man Projektergebnisse Den Stakeholdern Präsentiert

Projektmanager und Project Management Offices (PMOs) erstellen Berichte über die Projektergebnisse, um Kunden und Stakeholder während des gesamten Projektlebenszyklus über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten. Unterschiedliche Stakeholder haben unterschiedliche Bedürfnisse, daher sind Flexibilität und Anpassung für effektives Reporting wichtig. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, muss die Projektmanagement-Software in der Lage sein, die vielen Datenquellen zu filtern und die richtigen Ergebnisse zu liefern.

ProjectManager Hilft Ihnen, Den Fortschritt Der Projektergebnisse Zu Berichten

Das Erstellen von Projektergebnissen für das Projektmanagement und das Berichten darüber ist einfach mit diesen Berichten:

• Projektstatusbericht
• Abweichungsbericht
• Stundenzettelbericht

Das Erstellen von Projektstatusberichten ist eine großartige Möglichkeit:

1. Den Stakeholdern zu zeigen, wie die Arbeit voranschreitet
2. Aufzuzeigen, welche Teammitglieder besonders stark ausgelastet sind und ob Anpassungen erforderlich sind
3. Verbesserungspotenzial aufzuzeigen, während das Projekt voranschreitet oder abgeschlossen wird

Statusbericht

Unsere Projektstatusberichte sind hochgradig anpassbar, mit Optionen zur Auswahl verschiedener Spalten und Datensätze, um genau die Informationen zum Projektstatus und zum Abschluss der Projektergebnisse zu extrahieren, die Sie benötigen.

Nachfolgend ein Beispiel für einen Projektstatusbericht, der mit mehreren Variablen wie Projektstrukturplan (PSP), geplanten Start- und Endterminen, geplanten Stunden, Fertigstellungsgrad, Aufgabenverteilung, Startterminen und tatsächlichen Stunden erstellt werden kann:

Abweichungsbericht

Abweichungsberichte können so angepasst werden, dass sie nur Zusammenfassungsaufgaben, Fertigstellungsprozentsätze und einen Vergleich des tatsächlichen Projektfortschritts mit dem geplanten Fortschritt enthalten.

Der resultierende Bericht zeigt einen Vergleich von geplanten und tatsächlichen Start- und Endterminen, geplanten Stunden im Vergleich zu tatsächlich geleisteten Stunden sowie die Differenz in der prognostizierten Projektdauer und der tatsächlichen bisher verstrichenen Zeit:

Stundenzettelbericht

Stundenzettelberichte bieten einen Überblick über die von jedem Einzelnen an einem Projekt geleisteten Stunden.

Sie zeigen außerdem:

• Die Zuordnung von Aufgaben an Teammitglieder und die Wichtigkeit dieser Aufgaben
• Den Stundensatz jedes Einzelnen
• Viele weitere Faktoren im Zusammenhang mit Ressourcen, Zeit und Kosten

Der Stundenzettel zeigt die Person, die die Zeit eingereicht hat, das Einreichungsdatum, wie viele Stunden sie während des gewählten Zeitraums gearbeitet hat, ihre WBS und wie viele Stunden im gewählten Zeitraum noch verbleiben:

Der konsequente Einsatz dieser drei Berichte hilft Ihrem Team, bei der Fertigstellung der Projektergebnisse pünktlich, im Budget und im vorgesehenen Umfang zu bleiben. Lessons Learned Libraries können ebenfalls ein großartiges Werkzeug sein, um auf Erfolgen aufzubauen und Fehler in zukünftigen Projekten zu vermeiden.

Lessons Learned Libraries

Das Erstellen einer Lessons Learned Library ist eine hervorragende Möglichkeit, Erkenntnisse aus Projekten zu sammeln. Sie ist ein zentraler Ort, um Arbeiten einzusehen, die Erwartungen übertroffen haben, und auch solche, die verbesserungswürdig waren. Wenn ein neues Projekt startet, nutzen Projektmanager diese Ressource, um sich auf bekannte Hürden vorzubereiten.

ProjectManager dient als Online-Hub für all Ihre Projektdokumente, damit Sie organisiert bleiben und alles griffbereit haben – egal ob im Büro, vor Ort oder zu Hause. Verwenden Sie unsere Listenansicht, um alle Ihre Berichte zu Projektergebnissen zu sammeln. Mehr als nur eine To-do-Liste: Sie können Aufgaben zuweisen, kommentieren und den Fortschritt jedes Elements verfolgen. Speichern Sie alte Projekte als historische Daten für die Planung neuer Vorhaben. Unsere individuellen Tags erleichtern die Katalogisierung Ihrer Arbeit, sodass sie immer leicht auffindbar ist.

Stakeholder und Kunden können jederzeit Projektergebnisse anfordern. In der Lage zu sein, spontan zu reagieren und das zu liefern, was Ihr Kunde möchte, erfordert ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool, um alles organisiert und aktuell zu halten. ProjectManager ist vollständig online, sodass Teammitglieder an Projektergebnissen zusammenarbeiten und schnell die bestmöglichen Ergebnisse vorbereiten können. Testen Sie unsere preisgekrönte Software mit dieser kostenlosen 30-Tage-Testversion.