Baukosten sind eine von vielen Kennzahlen, die ein Generalunternehmer im Blick behalten muss. Es gibt natürlich noch andere wie Terminplan, Qualität, Sicherheit und vieles mehr. Aber wenn die Baukosten das Budget überschreiten, geht das zulasten des Gewinns des Auftragnehmers.

Deshalb ist das Baukostenmanagement so wichtig. Genau zu wissen, was Baukostenmanagement bedeutet und was unter Baukosten zu verstehen ist, kann über den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden. Im Folgenden gehen wir auf die Definitionen ein und erklären den Prozess des Baukostenmanagements, damit Sie Projekte besser steuern können.

Was ist Baukostenmanagement?

Baukostenmanagement ist der Prozess, Projekte im Budget zu halten. Für Generalunternehmer bedeutet dies, dass Projekte nicht übermäßig ausgaben und damit ihre Gewinnspanne verringern. Effektives Baukostenmanagement stellt sicher, dass die Ausgaben während des gesamten Projektlebenszyklus im Rahmen bleiben.

Jede Projektphase wird durch das Baukostenmanagement beeinflusst. Es beginnt mit der Planung und dem Entwurf und geht Hand in Hand mit der Kostenschätzung, aber auch mit Fachunternehmern auf der Baustelle, Nachträgen und dem fertigen Bauwerk. Gutes Baukostenmanagement verschafft Ihrem Unternehmen einen positiven Ruf in der Branche. Bauherren arbeiten lieber mit Generalunternehmern zusammen, die proaktiv, effizient und genau bei der Kostenschätzung und Budgettreue sind.

ProjectManager ist preisgekrönte Bauprojektmanagement-Software, die Generalunternehmern die Systeme bietet, die sie benötigen, um sicherzustellen, dass Bauprojekte im Budget und im geplanten Umfang abgeschlossen werden. Beziehen Sie alle Baukosten bereits in der Planung mit unserem leistungsstarken Gantt-Diagramm ein. Sie können Ressourcenkosten verwalten, eine Basislinie festlegen und Ihre geplanten Kosten in Echtzeit mit den tatsächlichen Kosten vergleichen, um Überausgaben schnell zu erkennen. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Was sind Baukosten?

Baukosten sind alle Kosten, die mit dem Auftragnehmer und allem, was dieser beschafft, verbunden sind. Diese bestehen größtenteils aus Arbeit und Materialien. Baukosten können aber auch die Gebühren des Auftragnehmers, Honorare von Subunternehmern, Rohbau, Innenausbau, Installationen für Sanitär, Elektro, Mechanik, Telekommunikation und mehr umfassen.

Arten von Baukosten

Alle Baukosten lassen sich in zwei Kategorien unterteilen: direkte Baukosten und indirekte Baukosten.

• Direkte Baukosten: Kosten, die unmittelbar mit der Bauausführung verbunden sind, wie Materialien und Arbeit.
• Indirekte Baukosten: Kosten, die nicht direkt mit dem Bau verknüpft sind, z. B. Architektenhonorare und Genehmigungsgebühren.

Prozess des Baukostenmanagements

Wie bei allen projektmanagementbezogenen Themen gibt es auch hier einen Prozess, um das Ergebnis besser zu steuern. Der Prozess des Baukostenmanagements bildet da keine Ausnahme. Es gibt Softwarelösungen für das Bauprojektmanagement, die diesen Prozess erleichtern, worauf wir gleich zurückkommen. Zunächst konzentrieren wir uns auf die Schritte, die Sie unternehmen müssen, um Baukosten zu managen, im Budget zu bleiben und sich im akzeptablen Projektumfang zu bewegen.

1. Erstellen Sie eine Kostenstruktur (Cost Breakdown Structure, CBS)

Bevor das Bauprojekt beginnt, sollten Sie eine genaue Sicht auf die finanziellen Elemente haben. Hier kommt die Kostenstruktur ins Spiel. Eine Kostenstruktur ermöglicht es, alle Kosten zu identifizieren, die während des gesamten Projektlebenszyklus anfallen. Es handelt sich um ein hierarchisches Diagramm, in dem jede Zeile oder Ebene eine bestimmte Kostenart, Position, Arbeit oder organisatorische Aktivität darstellt.

Die CBS arbeitet auf der Aufgabenebene und erstellt eine Bottom-up-Analyse der Projektkosten. Dieser lange, aber gründliche Prozess ist genauer als eine Top-down-Schätzung. Durch die Verwendung einer Kostenstruktur erhalten Generalunternehmer detaillierte Kostendaten für jeden Schritt ihres Workflows, was nützlicher ist, als nur eine Schätzung der Gesamtkosten des Projekts zu haben.

2. Baukosten schätzen

Die Kostenstruktur ist ein Instrument, um Baukosten zu ermitteln. Je genauer Sie die Baukosten von Anfang an schätzen, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie während der Ausführung Ihre Gewinne schmälern müssen. Doch die Kosten genau zu schätzen, ist selbst mit Techniken wie einer CBS nicht einfach. Es gibt mehrere Materialquellen, Zeitfaktoren und viele weitere Details, die in ein Bauprojekt einfließen.

Glücklicherweise gibt es mehr als eine modellbasierte Schätzplattform. Diese Tools helfen Ihnen, Schätzungen auf Grundlage von 3D-Umgebungen zu erstellen. Es gibt auch Schätztechniken wie Analogien, parametrische oder statistische Methoden und Ist-Kosten. Es ist hilfreich, historische Daten ähnlicher Projekte heranzuziehen und Experten um ihre Einschätzung zu bitten.

3. Ein Baukostenbudget erstellen

Der nächste Schritt ist die Erstellung eines Baukostenbudgets. Dieses basiert auf den Schätzungen, die die Gesamtkosten des Projekts prognostizieren, und ermöglicht es dem Generalunternehmer, mit Hilfe von Lieferanten- und Auftragnehmerangeboten ein Budget zu erstellen. Es bietet zudem Buchhaltungsgrundlagen für den Kunden oder Entwickler. Das Baukostenbudget hilft dem Generalunternehmer auch dabei, einen realistischen Projektzeitplan zu erstellen, die benötigten Fähigkeiten des Teams zu bestimmen und die erforderlichen Geräte und Ressourcen zu planen. Jedes Baukostenbudget sollte einen Notfallplan enthalten. Eine Rückstellung ist ein Geldbetrag, in der Regel ein Prozentsatz der Gesamtkosten des Projekts, der für unvorhergesehene Kosten wie Wetter, Personalkosten oder Designänderungen eingeplant wird. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Rückstellungen gleich zu Beginn einplanen und nicht erst am Ende hinzufügen.

4. Eine Kostenbasis definieren

Sobald Sie ein Budget erstellt und dieses genehmigt wurde, sollten Sie eine Kostenbasis festlegen. Die Kostenbasis gibt Generalunternehmern und Projektmanagern die Möglichkeit, Projektabweichungen zu berichten. Das heißt, sie können die geplanten Kosten des Projekts mit den tatsächlichen Kosten vergleichen. Dies ist ein wertvolles Kostenmanagement-Tool. Es gibt Managern die Möglichkeit zu sehen, wo sie in Bezug auf die Kosten stehen. Sollten die Kosten in dieser Projektphase höher liegen als geplant, können Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, um das Budget wieder einzuhalten. Eine Basis umfasst die Kosten, den Projektzeitplan, den Umfang und die Ressourcen und kann genutzt werden, um den Fortschritt zu verfolgen und Projekte im Zeitplan zu halten.

5. Baukosten während der Projektausführung verfolgen

Die Kostenbasis ist eine Momentaufnahme des genehmigten Budgets. Wie erwähnt, kann sie genutzt werden, um Baukosten während der Ausführungsphase des Projekts zu verfolgen. Die Ausführungsphase läuft gleichzeitig mit der Überwachungs- und Steuerungsphase. Die Kostenstruktur ist eines der Instrumente zur Projektüberwachung. Für eine genauere Überwachung sollten Sie Bauprojektmanagement-Software einsetzen, die Tools wie Dashboards und Berichte bietet, um den Projektfortschritt sowohl aus einer hohen als auch aus einer detaillierten Perspektive darzustellen. Cloudbasierte Tools sind bevorzugt, da sie Projektmanagern Echtzeitdaten liefern, die es ermöglichen, Abweichungen schnell zu erkennen und zu beheben.

6. Baukosten kontrollieren

Während der Ausführung findet auch die Überwachungs- und Steuerungsphase statt, die wir oben angesprochen haben. Wir haben jedoch noch nicht über die Kontrolle der Baukosten gesprochen. Überwachung ist wichtig, denn so werden Kostenüberschreitungen erkannt. Kontrolle bedeutet jedoch, das Projekt wieder auf Kurs zu bringen. Sie umfasst Überwachung, aber auch die Analyse von Ausgaben und die Reduzierung von Projektkosten, um die Rentabilität zu steigern. Bereiche, auf die sich Projektmanager konzentrieren, sind Arbeits- und Materialkosten sowie die Verfolgung der Ist-Kosten und der Kostenabweichung, also der Differenz zwischen geplanten und tatsächlichen Kosten und der Kapitalrendite. Die Kontrolle der Baukosten beginnt mit einem sorgfältig geplanten Budget, der Überwachung der Ausführung, dem Einsatz von Änderungsmanagementsystemen, Zeitmanagement und schließlich der Verfolgung des Earned Value.

7. Änderungen am Bauplan steuern

Der beste Weg, die Baukosten zu kontrollieren, besteht darin, sich an den genehmigten Plan, Zeitplan und das Budget zu halten. Dies ist selten vollständig möglich, besonders bei Bauprojekten, weshalb Änderungen kontrolliert werden müssen, um finanzielle Verluste zu vermeiden. Sie müssen Änderungen ebenso einplanen wie Rückstellungen im Budget.

Setzen Sie klare Erwartungen, aber stellen Sie auch eine effektive Änderungsauftragsrichtlinie auf, um Genehmigungen einzuholen und Änderungen während des gesamten Projekts nachzuverfolgen. Auch hier kann Bauprojektmanagement-Software eine große Hilfe sein, da sie Tools bietet, mit denen Sie Änderungen überwachen, steuern und dokumentieren können, um negative Auswirkungen auf Ihr Projekt zu reduzieren.

ProjectManager verfügt über Werkzeuge für das Baukostenmanagement

ProjectManager ist preisgekrönte Bauprojektmanagement-Software, die Ihnen hilft, Ihre Baukosten in Echtzeit zu planen, zu verwalten und zu verfolgen. Wenn Sie ein Projekt in unserer Software anlegen, können Sie das Budget sofort oder zu einem beliebigen Zeitpunkt festlegen. Es gibt zwei Arten von Kosten: Ressourcenkosten und allgemeine Kosten, die sowohl als geplante als auch als tatsächliche Kosten verfolgt werden können. Generalunternehmer können ihre Projekte in Gantt-Diagrammen planen, die Kosten und Ressourcen nachverfolgen und eine Basislinie festlegen, um Projektabweichungen in Echtzeit zu überwachen.

Baukosten mit Echtzeit-Projekt-Dashboards verfolgen

Sobald Sie im Gantt-Diagramm eine Basislinie gesetzt haben, können Sie laufende Kosten in der gesamten Software verfolgen. Wenn Sie eine Übersicht auf hoher Ebene wünschen, wechseln Sie einfach zum Dashboard, das automatisch Echtzeitdaten sammelt und diese in leicht verständlichen Diagrammen und Grafiken darstellt. Neben einem Kostendiagramm, das aktuelle und geplante Kosten anzeigt, gibt es Zeit-, Arbeitslast- und andere Kennzahlen, die Sie über Fortschritt und Leistung auf dem Laufenden halten. Anders als bei einfachen Tools müssen Sie unser Dashboard nicht einrichten – es ist sofort einsatzbereit.

Mehrere Berichte zur Verwaltung von Baukosten nutzen

Wir bieten verschiedene Berichte an, mit denen Sie Baukosten verwalten und verfolgen können. Wenn Sie mehrere Projekte steuern, verwenden Sie unseren Portfolio-Statusbericht mit einer farbcodierten Kostenspalte, um auf einen Blick zu sehen, ob Sie über oder unter Budget liegen. Für ein einzelnes Projekt nutzen Sie den Projektstatusbericht mit denselben Kostendetails. Wenn Sie Aufgaben aus Ihrer Projektstrukturplan (PSP) sehen möchten, erstellen Sie einen Projektplanbericht, um Budget und bisherige Kosten einzusehen. Mit dem Aufgabenbericht können Sie tiefer in bestimmte Aufgaben einsteigen und geplante sowie tatsächliche Kosten und Ressourcenkosten verfolgen. Es gibt weitere Berichte, und alle sind anpassbar, um nur die Daten anzuzeigen, die Sie sehen möchten. Sie können problemlos plattformübergreifend geteilt oder für Stakeholder-Präsentationen ausgedruckt werden.

Das Baukostenmanagement ist nur ein Teil des Bauprojektmanagements. Unsere Software deckt alle Bereiche ab, von Aufgaben- und Ressourcenmanagement, um Ihr Team effizient einzusetzen, bis hin zum Risikomanagement, das Probleme identifiziert und nachverfolgt, bis sie behoben sind. Wir helfen Ihnen bei Projektkosten, Kostenplanung und Kostenkontrolle und bei allem, was Sie sonst noch benötigen, um ein erfolgreiches Projekt zu liefern.

ProjectManager ist eine Online-Bauprojektmanagement-Software, die Teams befähigt, ihre Projekte in Echtzeit zu planen, zu verwalten und zu verfolgen. Wir verbinden Architekten und Ingenieure im Büro mit den Arbeitsteams auf der Baustelle, damit sie Dateien und Kommentare teilen und so die Zusammenarbeit verbessern können. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.