Was ist ein Projektvorschlag?

Ein Projektvorschlag ist ein Projektmanagement-Dokument, das dazu dient, die Ziele und Anforderungen eines Projekts zu definieren. Er hilft Organisationen und externen Projektbeteiligten, sich auf einen ersten Projektplanungsrahmen zu einigen.

Der Hauptzweck eines Projektvorschlags besteht darin, die Zustimmung der Entscheidungsträger zu gewinnen. Deshalb beschreibt ein Projektvorschlag den zentralen Nutzen deines Projekts; er verkauft den Mehrwert sowohl an interne als auch externe Projektbeteiligte. Ziel des Vorschlags ist es, die Aufmerksamkeit von Stakeholdern und Projektsponsoren zu gewinnen. Der nächste Schritt ist dann, sie für die Projektzusammenfassung zu begeistern.

Sich in die Köpfe der Zielgruppe hineinzuversetzen, für die du den Projektvorschlag schreibst, ist entscheidend: Du musst wie die Projekt-Stakeholder denken, um einen Vorschlag zu liefern, der ihre Bedürfnisse erfüllt.

Wir haben eine kostenlose Projektvorschlagsvorlage für Word erstellt, die dir hilft, Dokumente zu strukturieren, sodass du den Prozess nicht jedes Mal neu aufsetzen musst.

Arten von Projektvorschlägen

Bezüglich der Arten von Projektvorschlägen kannst du einen haben, der formell angefordert, informell angefordert oder eine Kombination ist. Es kann auch Verlängerungs- und Zusatzvorschläge geben. Hier eine kurze Beschreibung der einzelnen Typen.

• Angeforderter Projektvorschlag: Dieser wird als Antwort auf eine Ausschreibung (RFP) gesendet. Dabei musst du die RFP-Richtlinien des Projektauftraggebers einhalten.
• Nicht angeforderter Projektvorschlag: Du kannst Projektvorschläge senden, ohne zuvor eine Anfrage erhalten zu haben. Dies geschieht beispielsweise bei offenen Ausschreibungen für Bauprojekte, bei denen ein Projektauftraggeber viele nicht angeforderte Vorschläge von Auftragnehmern erhält.
• Informeller Projektvorschlag: Diese Art von Projektvorschlag wird erstellt, wenn ein Kunde um einen informellen Vorschlag ohne RFP bittet.
• Verlängerungsprojektvorschlag: Einen Verlängerungsvorschlag kannst du nutzen, wenn du frühere Kunden erneut ansprichst. Der Vorteil liegt darin, dass du frühere positive Ergebnisse und zukünftige Vorteile hervorheben kannst.
• Fortsetzungsprojektvorschlag: Ein Fortsetzungsvorschlag wird an Investoren und Stakeholder gesendet, um über den Projektfortschritt zu informieren.
• Zusätzlicher Projektvorschlag: Dieser Vorschlag wird an Investoren geschickt, um in der Phase der Projektausführung zusätzliche Ressourcen zu beantragen.

Projektvorschlag vs. Projektauftrag

Ein Projektvorschlag ist ein detailliertes Projektdokument, das dazu dient, den Projektsponsor davon zu überzeugen, dass sich der vorgeschlagene Aufwand an Zeit, Geld und Ressourcen lohnt. Dies geschieht, indem aufgezeigt wird, wie das Projekt ein Geschäftsproblem löst oder eine Chance nutzt. Außerdem wird beschrieben, welche Arbeiten durchgeführt werden und wie sie umgesetzt werden.

Ein Projektauftrag kann wie ein Projektvorschlag erscheinen, da er ebenfalls das Projekt in einem Dokument definiert. Er legt die Projektziele, den Umfang, die Stakeholder und das Team fest. Der Unterschied ist jedoch, dass er nach der Zustimmung aller Beteiligten und der Annahme des Projekts erstellt wird. Der Projektauftrag autorisiert das Projekt und dokumentiert die Anforderungen, um die Bedürfnisse der Stakeholder zu erfüllen.

Projektvorschlag vs. Business-Case

Ein Dossier de justification wird genutzt, um zu erklären, warum das vorgeschlagene Projekt gerechtfertigt ist. Es zeigt auf, dass das Projekt die Investition von Zeit und Geld wert ist. Dieses Dokument wird häufiger in größeren Unternehmen verwendet, wenn es darum geht, im Entscheidungsprozess Projekte zu priorisieren.

Das Dossier de justification beantwortet die Fragen: Was ist das Projekt, warum sollte es umgesetzt werden, wer ist beteiligt und wie viel wird es kosten? Es steht also in Beziehung zu einem Projektvorschlag, aber der Projektvorschlag erfolgt vor dem Business-Case und ist in der Regel Teil des umfassenderen Vorschlags.

Projektvorschlag vs. Projektplan

Auch hier sind Projektvorschlag und Projektplan sehr ähnliche Dokumente. Es ist nachvollziehbar, dass es bei diesen beiden Projektbegriffen zu Verwechslungen kommt. Beide zeigen auf, wie das Projekt ablaufen wird und welche Ergebnisse erzielt werden sollen. Dennoch sind sie nicht identisch.

Der Projektvorschlag ist ein Dokument, das darauf abzielt, ein Projekt genehmigt und finanziert zu bekommen. Er wird genutzt, um Stakeholder von der Durchführbarkeit und dem Wert des Projekts zu überzeugen. Der Projektplan hingegen wird in der Planungsphase erstellt, nachdem das Projekt genehmigt wurde. Er ist ein detaillierter Fahrplan für die Umsetzung, inklusive Zeitplan, Budget, Ressourcen und mehr.

Gliederung eines Projektvorschlags

Es gibt mehrere wichtige operative und strategische Fragen zu berücksichtigen, darunter:

• Executive Summary: Dies ist der kurze Überblick, der das vorgeschlagene Projekt beschreibt und erklärt, warum es wirtschaftlich sinnvoll ist. Während er auch Informationen anspricht, die im Projektvorschlag folgen, sollte die Executive Summary knapp und präzise sein.
• Projekt-Hintergrund: Dieser Abschnitt ist in der Regel nur eine Seite lang und erklärt das Problem, das gelöst werden soll, oder die Chance, die mit dem Projekt genutzt wird. Zudem sollte er einen kurzen Überblick über das Unternehmen geben, um das Projekt im Kontext einzuordnen und die Eignung zu zeigen.
• Projektvision & Erfolgskriterien: Beschreibe das Ziel des Projekts und wie es mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmt. Sei spezifisch. Lege außerdem die Metriken dar, mit denen der Projekterfolg gemessen wird.
• Potenzielle Risiken und Gegenmaßnahmen: Risiken gibt es immer. Beschreibe sie hier sowie die Strategien, mit denen du negative Auswirkungen minimierst und positive Risiken nutzt.
• Projektumfang & Lieferobjekte: Definiere den Projektumfang, also alle Aufgaben, die erledigt werden müssen, und wie sie umgesetzt werden. Beschreibe außerdem die einzelnen Lieferobjekte des Projekts.
• SMART-Ziele setzen: Ziele sollten SMART sein. Das bedeutet spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert. Alle Ziele sollten anhand dieser Kriterien definiert sein.
• Projektansatz: Beschreibe die Vorgehensweise, die du für den Vertrag nutzen wirst. Im Bauwesen gibt es beispielsweise verschiedene Vertragsarten, wie Pauschalpreis, Kosten-plus, Zeit & Material usw. Dies ist auch der richtige Ort, um die geplante Liefermethode darzustellen.
• Erwartete Vorteile: Beschreibe die Vorteile, die sich aus der erfolgreichen Durchführung des Projekts ergeben.
• Projektressourcen: Liste die Ressourcen auf, wie Arbeitskräfte, Materialien, Ausrüstung usw., die für die Projektdurchführung benötigt werden.
• Projektkosten & Budget: Führe alle Kosten auf, einschließlich der Ressourcen, die für den Abschluss des Projekts erforderlich sind, und erstelle ein Budget, das zeigt, wie diese Kosten über die Projektlaufzeit verteilt werden.
• Projektzeitplan: Stelle den Projektzeitplan dar, der den gesamten Ablauf von Beginn bis Ende zeigt, einschließlich Dauer jeder Phase, Aufgaben, Meilensteine usw.

Zusätzlich zu diesen Elementen ist es ratsam, ein Anschreiben zu verwenden. Dabei handelt es sich um ein einseitiges Dokument, das Ihnen hilft, Ihren Projektvorschlag vorzustellen und die Aufmerksamkeit potenzieller Kunden und Stakeholder zu gewinnen.

Wie man einen Projektvorschlag schreibt

Um den bestmöglichen Vorschlag zu erstellen, sollten Sie gründlich vorgehen und alle oben genannten Punkte berücksichtigen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Schreiben eines überzeugenden Projektvorschlags.

1. Schreiben Sie eine Zusammenfassung

Die Zusammenfassung gibt einen schnellen Überblick über die Hauptelemente Ihres Projektvorschlags, wie Hintergrund, Ziele und Liefergegenstände des Projekts. Ziel ist es, die Aufmerksamkeit des Publikums zu wecken und Begeisterung für das vorgeschlagene Projekt zu schaffen. Im Wesentlichen handelt es sich um den „Elevator Pitch“ für den Projektlebenszyklus. Sie sollte kurz und prägnant sein.

Die Zusammenfassung sollte beschreibend sein und ein Bild davon zeichnen, wie Erfolg für den Kunden aussieht. Am wichtigsten ist, dass sie den Kunden motiviert – schließlich ist das Ziel, dass er zustimmt und das Projekt startet!

2. Stellen Sie den Projekt­hintergrund bereit

Der Projekthintergrund ist eine einseitige Sektion, die das Problem beschreibt, das Ihr Projekt lösen wird. Sie sollten erklären, wann dieses Problem begann, wie die aktuelle Situation aussieht und warum Ihr Projekt die ideale Lösung darstellt.

• Historische Daten: Dieser Abschnitt hebt erfolgreiche Projekte der Vergangenheit hervor und zeigt auf, wo es Verbesserungsbedarf gab. Dadurch werden Präzedenzfälle geschaffen und erklärt, wie das nächste Projekt mithilfe dieser Erfahrungen effizienter ablaufen kann.
• Lösung: Hier wird erläutert, wie Ihr Projekt das Problem des Kunden lösen wird. Dazu gehören auch die Projektmanagement-Techniken, Fähigkeiten und Verfahren, die Ihr Team einsetzen wird, um effektiv zu arbeiten.

3. Projektvision und Erfolgskriterien festlegen

Sie müssen eine klare Projektvision formulieren. Am besten gelingt dies mit einer Visionserklärung, die als Leitstern für Ihr Projekt dient. Sie beschreibt die Wirkung, die Ihr Unternehmen mit dem Projekt erzielen möchte.

Ebenso wichtig ist es, Erfolgskriterien festzulegen, um zu zeigen, dass das Projekt die beabsichtigten Ergebnisse liefert. Drei offensichtliche Kriterien sind Kosten, Umfang und Zeit. Zusätzlich brauchen Sie Metriken, um diese zu messen und Maßnahmen, falls die Ziele nicht erreicht werden.

4. Potenzielle Risiken und Strategien zur Risikominderung identifizieren

Um die Auswirkungen von Risiken zu reduzieren, müssen Sie mögliche Risiken auflisten und einen Plan zu deren Minderung entwickeln. Priorisieren Sie die Risiken, beschreiben Sie Gegenmaßnahmen oder Chancen und legen Sie fest, wer im Team verantwortlich ist, diese zu überwachen und zu bearbeiten.

5. Projektumfang und Liefergegenstände definieren

Der Projektumfang beschreibt die gesamte Arbeit, die ausgeführt wird. Er definiert Arbeitspakete und Liefergegenstände, die während der Ausführungsphase erstellt werden. Ein Projektstrukturplan (PSP) ist dafür entscheidend, um Aufgaben und Teilaufgaben klar zu definieren und zu priorisieren.

6. SMART-Ziele für den Projektvorschlag festlegen

Die beste Herangehensweise für die Entwicklung von Zielen ist das SMART-System:

• Spezifisch – Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele klar, prägnant und auf die Aufgabe zugeschnitten sind.
• Messbar – Ihre Ziele sollten messbar sein, sodass Fortschritt leicht erkennbar ist. Messbare Ziele erleichtern auch die Definition von Meilensteinen.
• Erreichbar – Jedes Projekt sollte ein „Stretch Goal“ haben, aber das Kernziel muss realistisch sein, damit Motivation und Ressourcen im Gleichgewicht bleiben.
• Relevant – Alle Ziele müssen im direkten Zusammenhang mit dem Projekt stehen und dessen Umfang abdecken.
• Terminiert – Zeitpläne und feste Termine sind entscheidend, um das Projekt im Zeitrahmen zu halten und allen Teammitgliedern Orientierung zu geben.

7. Projektansatz erklären

Der Projektansatz definiert die Projektmanagement-Methodik, die eingesetzten Tools und die Governance. Einfach gesagt erklärt er Stakeholdern, wie das Projekt geplant, durchgeführt und kontrolliert wird.

8. Erwartete Vorteile darlegen

Um Stakeholder und Investoren zu überzeugen, müssen Sie die finanziellen Vorteile aufzeigen, die Ihr Projekt bringen kann. Nutzen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse und Finanzprognosen, um die Rentabilität darzustellen.

9. Projektressourcen identifizieren

Projektressourcen sind entscheidend für die Umsetzung. Der Vorschlag beschreibt kurz, welche Ressourcen benötigt werden und wie sie eingesetzt werden. In der Planungsphase wird dann ein Ressourcenmanagementplan erstellt, der Teil des Projektplans ist. Dieser Abschnitt sollte sowohl interne als auch externe Bedarfe abdecken.

10. Projektkosten und Budget schätzen

Alle benötigten Ressourcen haben ihren Preis. Daher müssen die Kosten geschätzt und ein Projektbudget erstellt werden. Dieses muss alle Ausgaben abdecken, und der Projektmanager ist verantwortlich, das Budget einzuhalten.

11. Projektzeitplan definieren

Nachdem der Projektumfang definiert ist, müssen Sie die Dauer jeder Aufgabe schätzen, um einen Zeitplan zu erstellen. In der Planungsphase wird anschließend eine Basislinie für den Zeitplan festgelegt. Während der Durchführung vergleichen Sie die tatsächlichen Fortschritte mit dieser Basislinie, um Abweichungen zu überwachen.

Beispiel für einen Projektvorschlag

Nun wollen wir uns einige Beispiele für Projektvorschläge ansehen, um ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, wie ein Projektvorschlag in der Praxis funktioniert. Nehmen wir in diesem Beispiel an, dass eine Stadt ein Schnellbahnsystem bauen möchte. Die Stadtverwaltung verfügt über die finanziellen Mittel für die Investition, hat jedoch nicht das technische Fachwissen und die Ressourcen, die für den Bau erforderlich sind. Daher erstellt sie ein Request for Proposal (RFP)-Dokument und sendet es an potenzielle Bauunternehmen.

Die Bauunternehmen, die Interesse an der Durchführung dieses Schnellbahnprojekts haben, werden daraufhin einen Projektvorschlag für die Stadtverwaltung vorbereiten. Hier sind einige der Schlüsselelemente, die sie aufnehmen sollten.

• Projekt-Hintergrund: Das Bauunternehmen erläutert die technischen Herausforderungen des Projekts sowie historische Daten ähnlicher, erfolgreich abgeschlossener Projekte des Unternehmens.
• Projektvision & Erfolgskriterien: Verfassen Sie eine Visionserklärung und erklären Sie, wie Sie das magische Dreieck überwachen, um die erfolgreiche Lieferung des Projekts sicherzustellen.
• Potenzielle Risiken und Minderungsstrategien: Listen Sie alle Risiken auf, priorisieren Sie sie und erklären Sie, wie sie gemindert werden sollen.
• Projektumfang & Liefergegenstände: Im Projektumfang wird die gesamte auszuführende Arbeit beschrieben, einschließlich aller Ergebnisse, die während des Projektlebenszyklus fertiggestellt werden.
• SMART-Ziele setzen: Verwenden Sie die SMART-Technik, um Ihre Projektziele anhand der Kriterien spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und termingebunden zu definieren.
• Projektansatz: Definieren Sie die Methodik, die der Projektmanager zur Steuerung des Projekts einsetzen wird. Legen Sie außerdem fest, welche Vertragsart zur Definition des Projekts verwendet wird.
• Erwartete Vorteile: Zeigen Sie auf, wie das Projekt dem Unternehmen Vorteile bringt, und definieren Sie diese Vorteile auf eine quantifizierbare Weise.
• Projektressourcen-Anforderungen: Listen Sie alle Ressourcen auf, die für die Projektdurchführung erforderlich sind, wie Arbeitskräfte, Materialien, Geräte usw.
• Projektkosten & Budget: Schätzen Sie die Projektkosten ab und legen Sie diese in einem Projektbudget dar, das alle Kosten von Anfang bis Ende abdeckt.
• Projektzeitplan: Skizzieren Sie den Projektplan, einschließlich Phasen, Meilensteinen und Aufgabendauer, in einem visuellen Zeitplan.

Tipps für Projektvorschläge

Ganz gleich, an welchem Projektvorschlag Sie arbeiten, es gibt einige Tipps, die als Best Practices für alle gelten. Auch wenn wir oben eine Projektvorschlagsvorlage vorgeschlagen haben, die ein Inhaltsverzeichnis umfasst und daher viele Seiten lang sein kann, ist das bestmögliche Szenario, den Vorschlag auf ein oder zwei Seiten zu begrenzen. Denken Sie daran: Sie wollen die Stakeholder gewinnen, nicht langweilen.

Apropos Projektbeteiligte, führen Sie die notwendige Recherche durch. Sie sollten die richtigen Stakeholder ansprechen. Es bringt nichts, die ganze Arbeit für einen großartigen Vorschlag zu investieren, wenn er an die falsche Zielgruppe gerichtet ist. Unabhängig davon, wer ihn liest, sollte der Vorschlag leicht verständlich sein. Halten Sie die Sprache einfach und direkt.

Beim Schreiben sollten Sie auf Professionalität achten. Selbst ein Geschäftsdokument wie ein Projektvorschlag, ein Business Case oder eine Management-Zusammenfassung leidet, wenn es schlecht formuliert ist oder Tippfehler enthält. Wenn Sie keinen professionellen Business-Autor engagieren möchten, stellen Sie sicher, dass jemand aus Ihrem Projektteam das Dokument gegenliest und überprüft. Je mehr Augen es sehen, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler in die Endversion gelangen. Sie können auch ein KI-Schreibtool nutzen, um Ihren Projektvorschlag zu prüfen und sicherzustellen, dass der Text klar und prägnant ist.

Auch wenn Sie den Vorschlag kurz und prägnant halten sollten, können Sie ihn aufwerten, indem Sie Kundenreferenzen in den Anhang aufnehmen. Nichts verkauft einen Projektplan besser als eine bestehende Kundschaft, die Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung wünscht.

ProjectManager & Projektvorschläge

ProjectManager ermöglicht es Ihnen, Vorschläge direkt in unserer Software zu planen. Sie können Aufgaben für den Projektvorschlag aktualisieren, um anzuzeigen, wo der aktuelle Stand ist und was noch erledigt werden muss. Die Spalten helfen dabei, den Vorschlag nach Abschnitten zu organisieren und so eine Art Work Breakdown Structure (WBS) zu erstellen.

Beim Erstellen eines Projektvorschlags ist es entscheidend, die Zielgruppe im Blick zu behalten. Ihre Zielgruppe umfasst sowohl diejenigen, die sich auf das Projekt freuen und es als Gewinn für ihre Organisation sehen, als auch andere, die das Projekt als Belastung empfinden und ihm weniger positiv gegenüberstehen. Um beide Seiten zufriedenzustellen, ist es wichtig, eine sachliche und prägnante Sprache zu verwenden.

Unsere Online-Kanban-Boards unterstützen Sie dabei, diese Sprache zu durchdenken und bei Bedarf effektiv mit anderen Teammitgliedern daran zusammenzuarbeiten. Jede Karte zeigt den prozentualen Fortschritt an, sodass das gesamte Projektmanagement-Team den Überblick darüber behält, was bereits erledigt wurde und was noch aussteht.

Wie Sie im obigen Kanban-Board sehen können, wurde bereits mit Aufgaben wie Produktdokumentation und Design begonnen. Aufgaben wie Stakeholder-Feedback, Ideengenerierung, Marktforschung und mehr wurden abgeschlossen, und es gibt einen guten Start bei technischen Zeichnungen, 3D-Rendering, Beschaffungsquellen und Übersetzungsdiensten.

Eine PDF-Datei wird dann an die Karte angehängt, und alle der Aufgabe zugeordneten Personen erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung über die Änderung. Derselbe Prozess kann während des gesamten Projektlebenszyklus verwendet werden, um das Team auf dem Laufenden zu halten, die Zusammenarbeit zu fördern und einen erstklassigen Projektvorschlag zu erstellen. Zusätzlich zu Kanban-Boards können Sie auch andere Projektmanagement-Tools wie Gantt-Diagramme, Projekt-Dashboards, Aufgabenlisten und Projektkalender nutzen, um Ihre Projekte zu planen, zu terminieren und zu verfolgen.

Projektvorschläge sind nur der erste Schritt im Projektplanungsprozess. Sobald Ihr Projekt genehmigt ist, müssen Sie den Plan konkretisieren, Ressourcen zuteilen und verwalten, das Projekt überwachen und schließlich Ihre Ergebnisse abliefern. Dieser Prozess erfordert eine flexible, dynamische und robuste Projektmanagement-Software. ProjectManager ist eine Online-Projektmanagement-Software, die Ihrem gesamten Team hilft, in Echtzeit zusammenzuarbeiten und diesen Prozess zu steuern. Testen Sie unsere preisgekrönte Software mit dieser kostenlosen 30-Tage-Testversion.