Projekte benötigen immer Ressourcen wie Material, Arbeitskräfte und Ausrüstung, die Kosten verursachen. Diese Kosten müssen während des gesamten Projektlebenszyklus geschätzt und kontrolliert werden, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.

Was ist das Kostenmanagement im Projekt?

Kostenmanagement ist der Prozess der Planung und Verwaltung des Budgets eines Unternehmens oder Projekts. Im Falle eines Projekts hilft es der Projektleitung, die Projektkosten zu schätzen und Maßnahmen zu ergreifen, um ein Überschreiten des Budgets zu vermeiden.

Eine effektive Kostenschätzung und ein gutes Kostenmanagement erfordern die richtigen Werkzeuge. ProjectManager ist das ideale Tool, um Projektkosten, Ressourcen und Arbeitsbelastung zu schätzen und zu verfolgen. Unsere Gantt-Diagramme, Projektkalender und Stundenzettel ermöglichen es, Kosten, Zeit und Aufgaben an einem Ort zu verwalten. Jetzt kostenlos starten.

Wie man Projektkosten in 5 Schritten managt

Die folgenden vier Schritte beschreiben, wie der Prozess des Kostenmanagements im Projektmanagement funktioniert.

1. Ressourcenplanung

Ressourcenplanung ist der Prozess, mit dem zukünftige Ressourcenanforderungen für ein Unternehmen, ein Projekt oder einen Arbeitsumfang vorhergesagt werden. Um einen Ressourcenplan zu erstellen, beginnen Sie mit der Definition des Projektumfangs, einem Dokument, das die Projektaktivitäten beschreibt.

Sobald die Projektaktivitäten definiert sind, greifen Projektmanager in der Regel auf historische Daten, Expertenmeinungen und Ressourcenplanungstools wie eine Ressourcenstruktur (RBS) zurück, um die benötigten Ressourcen zu schätzen.

Die Ressourcenplanung eines Projekts lässt sich in die folgenden Schritte unterteilen.

• Ressourcenanforderungen schätzen: Bestimmen Sie die Art, Qualität und Menge der Ressourcen, die für den Projekterfolg erforderlich sind.
• Ressourcenkapazität bewerten: Prüfen Sie die Kapazität der Organisation und bestimmen Sie, wie viele Ressourcen unter Berücksichtigung von Fähigkeiten, Verfügbarkeit und Arbeitszeit der Teammitglieder benötigt werden.
• Projektressourcen beschaffen: Kaufen oder mieten Sie Produkte, Waren und Dienstleistungen gegen eine vereinbarte Summe. Diese Beschaffung umfasst das Anfragen, Bestellen und Erhalten der Ressourcen.
• Einen Ressourcenzeitplan erstellen: Weisen Sie Ressourcen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens Projekten und Aufgaben zu, um sicherzustellen, dass Ressourcen weder über- noch unterbeansprucht werden.
• Ein Ressourcennachverfolgungssystem etablieren: Eine Software, die die Arbeit an einem Projekt überwacht, Daten zur Ressourcenauslastung, Verfügbarkeit, Leistung und Berichterstattung sammelt, um Ineffizienzen oder Überlastungen zu identifizieren.

2. Kostenschätzung des Projekts

Die Kostenschätzung im Projekt besteht darin, den für die Durchführung der Aufgaben benötigten Ressourcen Kosten zuzuordnen. Eine Kostenschätzung ist einer der wichtigsten Schritte im Kostenmanagementprozess, da sie die Grundlage für das Projektbudget bildet.

Innerhalb dieses Prozesses der Kostenschätzung müssen Organisationen spezifische Maßnahmen ergreifen.

• Kostenschätzungstechniken anwenden: Je nach den Eigenschaften Ihres Projekts können verschiedene Techniken wie Analogschätzung, Parameter-Methoden, Bottom-up-Ansätze oder Drei-Punkt-Schätzung eingesetzt werden.
• Eine Kostenstruktur nutzen: Die Kosten werden geschätzt, indem das Projekt in Aufgaben unterteilt und die Kosten für jede Aufgabe berechnet werden.
• Eine Projektschätzung vornehmen: Prognostizieren Sie direkte und indirekte Kosten wie Arbeitskräfte, Materialien, Ausrüstung, Gemeinkosten und Lieferantenhonorare.
• Eine Kostenbasis festlegen: Die Kostenbasis ist die Summe aller Projektaktivitäten und Ressourcen plus bekannter Risiken. Sie wird berechnet, indem man die Projektkosten und eine Rücklage für Unvorhergesehenes addiert.

3. Kosten-Nutzen-Analyse im Projektmanagement

Eine Kosten-Nutzen-Analyse geht über die Kostenschätzung hinaus. Sie ist ein systematischer Ansatz, um die Vor- und Nachteile einer bestimmten Entscheidung, eines Projekts oder einer Richtlinie zu bewerten. Mit anderen Worten: Diese Kostenanalyse stellt die Kosten einem möglichen Nutzen oder Return on Investment gegenüber. Wenn die Vorteile die Kosten übersteigen, erleichtert dies die Entscheidung, das Vorhaben umzusetzen.

4. Kostenbudgetierung im Projektmanagement

Basierend auf den Kostenschätzungen können Sie nun ein Projektbudget erstellen, das einfach die Summe aller Projektkosten darstellt. Achten Sie darauf, alle Kosten einzubeziehen, darunter direkte, indirekte, fixe und variable Kosten. Ein Projektbudget sollte auch Rücklagen für unvorhergesehene Ereignisse enthalten, z. B. wenn Arbeiten wiederholt werden müssen oder Risiken eintreten, für die Maßnahmen erforderlich sind.

Sobald das Projekt startet, dient das Budget als Basis, um die tatsächlichen Kosten mit den geschätzten Kosten zu vergleichen. Daher können Projektmanager mit dem Budget schnell erkennen, ob die Kosten zu hoch sind und ob die Gefahr einer Kostenüberschreitung besteht.

5. Kostenerfassung & Kostenkontrolle

Kostenkontrolle bezeichnet alle Maßnahmen, Richtlinien und Verfahren, die ergriffen werden, um Projektkosten zu minimieren und zu überwachen. Schlechte Kostenkontrollprozesse können die Rentabilität eines Projekts gefährden, aber zum Glück hilft Projektmanagement-Software dabei, die Kosten mithilfe von Tools wie Stundenzetteln, Auslastungsplanern und Dashboards einfach im Blick zu behalten.

Wie auch bei den anderen Schritten des Kostenmanagements umfasst die Kostenerfassungs- und Kontrollphase eine Reihe von Unteraufgaben, die je nach Organisation variieren können. Hier sind jedoch einige der häufigsten Maßnahmen, um die Projektkosten zu überwachen.

• Projektkostenrechnung: Eine Form der periodengerechten Buchhaltung, die die Kosten, Einnahmen und Rentabilität eines Projekts überwacht.
• Überwachung der Kostenabweichung: Kostenabweichung bedeutet im Projektmanagement, die finanzielle Leistung eines Projekts zu bewerten, indem Soll- und Ist-Kosten verglichen werden.
• Kostenleistungsindex berechnen: Misst die Übereinstimmung der tatsächlich geleisteten Arbeit (gemessen am Earned Value) mit den tatsächlich entstandenen Kosten.
• Projekt-Cashflows verwalten: Der Prozess der Nachverfolgung und Steuerung der Geldflüsse in ein Projekt hinein und aus ihm heraus.
• Kostenbericht erstellen: Ein Dokument, das einen Überblick über die mit dem Projekt verbundenen Kosten gibt.

Die Verfahren, Richtlinien und Werkzeuge, die in jedem Schritt des Kostenmanagementprozesses verwendet werden, sollten detailliert in einem Kostenmanagementplan beschrieben werden. Dieses Dokument ist ein wichtiger Bestandteil jedes Projektplans.

Was ist ein Kostenmanagementplan?

Ein Kostenmanagementplan ist eine Übersicht über die Kostenschätzung des Projekts – einschließlich aller Verteilungen und der Vorgehensweise des Projektmanagers, um die Kosten im Rahmen des Budgets zu halten.

Ein Kostenmanagementplan muss die Ressourcen berücksichtigen, die das Projektbudget beeinflussen, egal ob Material oder Personal. Es gibt zudem fixe, variable und Gemeinkosten. All diese müssen berechnet werden, um zu wissen, welche finanzielle Verpflichtung das Projekt darstellt.

Nicht zuletzt müssen auch die Stakeholder berücksichtigt werden, die ein Interesse daran haben, die Kosten niedrig zu halten. Kostenüberschreitungen kommen in vielen Projekten vor, werden von den Stakeholdern aber in der Regel nicht gut toleriert. Behalten Sie die Stakeholder im Blick, wenn Sie Ihren Kostenmanagementplan erstellen. Sie müssen stets informiert bleiben und während des Projekts regelmäßig Berichte erhalten.

Gliederung eines Kostenmanagementplans

Hier sind einige Schlüsselelemente, die in einem Kostenmanagementplan enthalten sein müssen:

• Schätzmethoden: Erklären Sie, welche Kostenschätzungsmethode verwendet wurde, z. B. parametrisch, Bottom-up, Drei-Punkt usw.
• Maßeinheiten: Um Kosten genau zu messen, ist es wichtig, Maßeinheiten für Arbeitskräfte, Materialien und Ausrüstung festzulegen. Einige Beispiele für Maßeinheiten sind Arbeitsstunden, Quadratmeter, Tonnen, Kilogramm usw.
• Kostenbasis: Basierend auf Ihren Kostenschätzungen müssen Sie eine Kostenbasis definieren, die das Ausgabenlimit für Ihr Projekt festlegt.
• Schwellenwerte für die Kostenkontrolle: Es ist wichtig, Schwellenwerte zur Überwachung der Kostenleistung festzulegen. Das bedeutet einfach, dass das Projektteam Maßnahmen ergreift, sobald eine Kostenabweichung einen bestimmten Prozentsatz erreicht.
• Leistungsmessmethoden: Legen Sie fest, wie die Kostenleistung gemessen wird, um zu prüfen, ob die Ziele und Erwartungen des Projekts erfüllt werden. Dafür benötigen Sie ein Kostenverfolgungssystem und Earned-Value-Management-Techniken (EVM).
• Berichtsrichtlinien: Sie benötigen ein Format und Kommunikationskanäle, um Ihre Ergebnisse bei der Überwachung des Projektfortschritts zu melden und diese Daten den Stakeholdern zu präsentieren.

Warum ist Kostenmanagement im Projektmanagement wichtig?

Der Hauptgrund, warum Kostenmanagement im Projektmanagement so wichtig ist, liegt darin, dass Ihr Kostenmanagementplan die Richtlinien und Verfahren enthält, die erforderlich sind, um im Budget zu bleiben. Das ist entscheidend, denn andernfalls könnte die Organisation Geld verlieren, wenn die Kosten die Einnahmen übersteigen.

Der Kostenmanagementprozess beginnt in der Planungsphase des Projekts, in der die Kosten geschätzt und dann ein Projektbudget festgelegt wird. Wenn das Projekt ausgeführt wird, werden die Ausgaben sorgfältig überwacht und erfasst, um sicherzustellen, dass sie mit dem Budget übereinstimmen.

Wenn Sie ein Projektbudget haben, legt es die Basis für die Projektkosten fest. Das bedeutet, dass es die Entscheidungen und Maßnahmen steuert, die Sie bei der Verwaltung der Projektkosten ergreifen. So bleibt das Projekt im Plan, ohne dass es zu übermäßigen Ausgaben kommt.

Tipps für das Kostenmanagement von Projekten

Die folgenden Tipps sollten Sie im Hinterkopf behalten, wenn Sie Ihre Projektkosten verwalten.

• Inflation einplanen: Preise sind nicht in Stein gemeißelt, und ein gutes Budget berücksichtigt dies, indem es einen Spielraum für unterschiedliche Kosten zulässt.
• Mit Naturkatastrophen oder potenziellen Ereignissen rechnen: Ihr Budget muss Puffer für Wetterereignisse, persönliche Probleme oder andere Unwägbarkeiten enthalten, die das Projekt verzögern können.
• Weitere unerwartete Kosten: Nicht alle unerwarteten Kosten sind zufällig. Es kann rechtliche Probleme, Vertragsstrafen oder unerwartete Arbeitskosten geben, die zwar nicht genau budgetierbar sind, aber Ihr Budget beeinflussen.
• In Echtzeit verfolgen: Eine Software, mit der Sie das Budget während der Projektausführung überwachen, ist entscheidend für das Kostenmanagement. Wenn Sie jedoch mit veralteten Daten arbeiten, können Sie nicht rechtzeitig reagieren. Daher sollten Sie Software mit Echtzeit-Datenverfolgung nutzen.
• Schnell reagieren: Egal, wie Sie eine Abweichung bei den Projektkosten entdecken – Sie müssen sofort handeln. Je länger Sie warten, desto mehr Geld geht verloren.
• Angemessen dimensionieren: Manche denken, kleinere Projekte benötigen kein Kostenmanagement. Doch ob klein oder groß: Sie sollten die Kosten immer im Griff haben.

Um die Projektkosten bestmöglich zu verwalten, müssen Sie Ihr Projekt genau kennen. Der beste Weg dafür ist, bereits zu Beginn des Projekts einen ausführlichen Projektauftrag zu erstellen.

ProjectManager ist die beste Software für das Kostenmanagement von Projekten

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Ressourcen zuweisen und Kosten nachverfolgen

Die Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Aufgabenlisten und Projektkalender von ProjectManager verfügen über Funktionen zur Kostenerfassung, mit denen Projektmanager Aufgaben ihren Teammitgliedern zuweisen und die Arbeitskosten automatisch basierend auf Arbeitsstunden und Stundensätzen berechnen können. Dies erleichtert die Kostenverfolgung erheblich. Auch nicht-menschliche Ressourcen und Kosten können jeder Aufgabe hinzugefügt werden.

Unser Workload-Management-Diagramm hilft Ihnen, die Arbeitslast Ihres Teams auszugleichen, indem angezeigt wird, wer über- oder unterausgelastet ist, was die Kosten im Griff hält. Außerdem bieten wir einfach zu bedienende Stundenzettel, mit denen Organisationen die Arbeitszeiten ihrer Projektteams erfassen und den Lohnabrechnungsprozess vereinfachen können. Teammitglieder können ihre Zeiten mit einem Klick einreichen und Projektmanager mit einem Klick genehmigen.

Überwachen Sie Kosten, Zeitpläne und Ressourcen mit Echtzeit-Dashboards

Eine unserer leistungsstärksten Funktionen für das Kostenmanagement ist unser Projektdashboard, das die Projektkosten in Echtzeit verfolgt, sodass Sie Ihr Budget stets im Blick behalten können. Darüber hinaus hilft es auch, den Projektfortschritt, die Arbeitsverteilung und die Zeitpläne zu überwachen.

Kostenmanagement im Projekt ist ein datengetriebener Prozess und erfordert eine Projektmanagement-Software, die robust genug ist, um die Informationen zu erfassen und bereitzustellen. ProjectManager ist eine Online-Projektmanagement-Software mit Tools wie einem Echtzeit-Dashboard, das Ihre Ergebnisse in leicht verständlichen Diagrammen und Grafiken sammeln, filtern und teilen kann. Testen Sie es jetzt mit einer kostenlosen 30-tägigen Testversion.