So viel Zeit und Mühe wird in die Planung eines Projekts gesteckt, dass oft vergessen wird, dass das Ende eines Projekts – der Projektabschluss – ebenso wichtig ist. Auch wenn ein Projekt technisch abgeschlossen ist, gibt es noch viel zu tun.

Zum Beispiel gibt es viele Aufgaben, die Sie noch erledigen müssen. Sie mögen prozedural sein, aber das macht sie nicht weniger wichtig. Es gibt Genehmigungen, Unterschriften, Zahlungen – all das mag für Sie wie Papierkram wirken, aber sagen Sie das dem Teammitglied, das auf seine Bezahlung wartet.

Ganz zu schweigen davon, dass Sie beim Abschluss eines Projekts wahrscheinlich schon das nächste planen. Deshalb sollten Sie Unterstützung für den Übergang organisieren. Sie müssen Ressourcen freigeben, Dokumente archivieren und vergessen Sie nicht, den Projekterfolg mit einer Feier oder einem anderen Ereignis anzuerkennen. Das ist ebenfalls wichtig.

Was ist der Projektabschluss?

Der Projektabschluss ist die letzte Phase eines Projekts. In dieser Phase überprüft der Projektmanager, ob der Kunde, Stakeholder oder Auftraggeber die Liefergegenstände akzeptiert hat. Wenn das Projekt oder Produkt nach dem Projekt weitergeführt wird, muss die Wartung organisiert werden.

Der Projektmanager wird außerdem das gesamte Projekt vor dem Abschluss überprüfen, die Leistung bewerten und diese mit dem Baseline-Plan vergleichen. Das Projektteam und das Projektmanagementbüro (PMO) sind an diesem Prozess beteiligt und geben ihre Beobachtungen und ihr Feedback ab, die in einem Lessons-Learned-Dokument gesammelt werden. Dieses dient als Orientierung für zukünftige Projekte

Die Bedeutung des Projektabschlusses besteht nicht nur darin, alle Dokumente zu unterzeichnen, alle Verträge mit Anbietern zu erfüllen und das Team für andere Projekte freizustellen. Er stellt sicher, dass die ursprünglichen Ziele des Projekts erreicht wurden und offene Punkte wie Risiken oder Probleme abgeschlossen werden.

Sobald die Projektabschlussphase endet, sollte das PMO ein Dokument erstellen, das als Projektabschlussbericht bekannt ist und einen Überblick über die Projektleistung gibt.

Was ist ein Projektabschlussbericht?

Ein Projektabschlussbericht ist ein formelles Dokument, das die Ergebnisse eines Projekts nach dessen Abschluss zusammenfasst. Er dokumentiert die Leistung des Projekts, hält Lessons Learned fest und bewertet abschließend, ob die Projektziele erreicht wurden. Der Projektabschlussbericht sollte die folgenden Elemente enthalten.

• Projektziele und -vorgaben: Jedes Projekt hat ein Ziel und Vorgaben, die es erreichen soll. Diese Projektziele und -vorgaben werden im Projektabschlussbericht definiert, um festzustellen, ob sie tatsächlich erreicht wurden.
• Wichtige Liefergegenstände: Wichtige Liefergegenstände werden identifiziert, und der Projektabschlussbericht gibt an, ob diese erfolgreich fertiggestellt wurden. Außerdem wird die ordnungsgemäße Übergabe der wichtigen Liefergegenstände dokumentiert.
• Erzielte Vorteile: Hier werden die positiven Ergebnisse und Vorteile aufgeführt, die aus dem Projekt resultiert haben. Es wird gezeigt, dass der Wert des Projekts für die Stakeholder erreicht wurde und die eingesetzten Ressourcen gerechtfertigt waren.
• Lessons Learned: Dieser Abschnitt fasst die während des Projektlebenszyklus gewonnenen Erkenntnisse zusammen. Es handelt sich um eine reflektierende Analyse dessen, was funktioniert hat und was nicht, und was in zukünftigen Projekten berücksichtigt werden kann.
• Finanzübersicht: Ein Überblick über die finanzielle Leistung des Projekts, der wichtig ist, um zu bewerten, wie gut das Budget eingehalten wurde. Er enthält das ursprüngliche Budget, die tatsächlichen Ausgaben, Budgetabweichungen, Return on Investment usw.

Schritte zum Abschluss eines Projekts

Der Abschluss des Projekts ist die letzte Phase Ihrer Arbeit, die letzte Kurve des Projektlebenszyklus, und wie jeder andere Aspekt eines Projekts erfordert er einen Prozess. Die folgenden sieben Schritte sollten Sie unternehmen, um sicherzustellen, dass Sie alle Punkte sorgfältig erledigt und die Erfahrung voll ausgeschöpft haben.

1. Bewerten Sie Ihr Projekt

Ein Projekt zu managen bedeutet nicht nur Aufgaben und Ressourcen, Budget und Fristen – es ist eine Erfahrung, aus der Sie ständig lernen können. Auch wenn Sie während des Projekts bereits gelernt haben sollten, ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, um zurückzublicken, ohne den Druck und die Ablenkungen, die Ihren Fokus getrübt haben könnten.

Sammeln Sie das Kernteam, um Feedback dazu einzuholen, was funktioniert hat und was nicht. Fördern Sie Ehrlichkeit während des Projektbewertungsprozesses. Indem Sie die Fehler und Erfolge des Projekts dokumentieren, erstellen Sie einen Katalog mit historischen Daten. Sie können diese Informationen später nutzen, um bei neuen Projekten auf Erfahrungen zurückzugreifen.

Projekte sind niemals isolierte Vorhaben, sondern Teil eines Kontinuums, bei dem sich die Details unterscheiden mögen, die allgemeinen Methoden jedoch meist dieselben bleiben. Nach jedem abgeschlossenen Projekt entsteht ein großer Wissensschatz. Sie sollten zum Beispiel eine Nachimplementierungsbewertung durchführen, um festzustellen, ob Ihr Projekt seine Ziele erreicht hat und was bei zukünftigen Projekten verbessert werden könnte.

2. Vervollständigen Sie den Papierkram

Wie bereits erwähnt, entstehen während eines Projekts Unmengen an Dokumenten. Diese Dokumente müssen von den Stakeholdern genehmigt und unterzeichnet werden. Alles braucht Aufmerksamkeit und eine Unterschrift, was der rechtliche Nachweis dafür ist, dass diese Dokumente tatsächlich abgeschlossen sind. Dazu gehört auch der Abschluss aller Verträge, die Sie möglicherweise mit internen Partnern oder Anbietern oder anderen Ressourcen geschlossen haben.

Dazu gehört auch die Begleichung aller ausstehenden Zahlungen. Sie sollten sicherstellen, dass alle Rechnungen, Provisionen, Gebühren, Boni usw. bezahlt werden. Alle Kosten des Projekts müssen beglichen sein. Es ist nicht abgeschlossen, wenn es nicht bezahlt ist.

Projektmanagement-Software kann Ihnen helfen, all diese Dokumente zu organisieren. ProjectManager fungiert als Hub für all Ihre Projektdokumente. Sie können diese in der Sheet-Ansicht verfolgen, die mehr als nur eine einfache To-do-Liste ist. Sie sehen zum Beispiel den Fertigstellungsgrad für jedes Element auf der Liste. So wissen Sie, ob der Auftragnehmer bezahlt wurde und ob Sie den Vertrag unterschreiben können. Sie können sogar Benachrichtigungen einrichten, um sicherzustellen, dass Ihre Zahlungen pünktlich erfolgen. Testen Sie es selbst mit dieser kostenlosen Testversion.

3. Ressourcen Freigeben

Sie stellen ein Team zusammen für das Projekt, und nun müssen Sie es entlassen. Es ist ein formeller und wichtiger Prozess, der die Ressourcen für das nächste Projekt freigibt. Jedes Team wird wegen der Mischung aus Fähigkeiten und Erfahrungen zusammengestellt, die es in ein Projekt einbringt. Das Projekt bestimmt die Teammitglieder, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten, und jedes Projekt ist ein wenig anders, was sich in der Zusammensetzung des Teams widerspiegelt.

Das gilt sowohl für interne als auch für externe Ressourcen. Die externen Ressourcen sind offensichtlicher, da Sie sie vertraglich gebunden haben, und dieser Vertrag eine Laufzeit hat. Wenn diese abgelaufen ist, stellen Sie sicher, dass sie vollständig bezahlt wurden, damit sie unterschreiben und gehen können. Aber interne Ressourcen bleiben bestehen, daher müssen Sie daran denken, dass auch ihre Zeit im Projekt begrenzt ist, und Sie könnten andere Projekte blockieren, wenn Sie Ihre Ressourcen nicht freigeben, sobald das Projekt abgeschlossen ist.

4. Projektabschlussbericht Schreiben

Wie oben erwähnt, wird ein Projektabschlussbericht verwendet, um das Projekt nach seiner Fertigstellung zu dokumentieren, um seinen Wert für die Stakeholder zu belegen und die aufgewendeten Kosten zu rechtfertigen. Er listet die Erreichung der Projektziele, quantifizierbare Vorteile auf und zeigt, dass das Projekt mit den strategischen Zielen und Prioritäten der Organisation übereinstimmt.

Er behandelt auch die langfristigen Auswirkungen des Projekts, wie Verbesserungen der Nachhaltigkeit, Best Practices usw. Es gibt einen Abschnitt für Lessons Learned, um festzuhalten, was gut lief und was nicht, damit zukünftige Fehler vermieden werden. Der Projektabschlussbericht enthält eine Zusammenfassung des Feedbacks der Stakeholder und, falls zutreffend, die Ergebnisse des Change Managements.

5. Projektabschluss-Meeting Abhalten

Ein Projektabschluss-Meeting ist ein formelles Treffen, das den Abschluss eines Projekts markiert. Es erfüllt mehrere wichtige Zwecke und hilft, das Projekt ordnungsgemäß abzuschließen. Es beinhaltet typischerweise die Überprüfung der Projektziele, um zu bewerten, ob sie erreicht wurden, die Bestätigung, dass alle Projektergebnisse abgeschlossen wurden, und eine finanzielle Überprüfung, um sicherzustellen, dass das Projekt im Budget geblieben ist.

Die Gruppe bespricht die guten, schlechten und schwierigen Aspekte des Projekts, um die Lessons Learned zu definieren und diese in zukünftige Projekte im Projektportfolio der Organisation einzubringen. Sie würdigen und schätzen die Bemühungen des Teams und der Stakeholder, die zum Erfolg des Projekts beigetragen haben. Alle Dokumentationen werden finalisiert und, falls erforderlich, werden nächste Schritte besprochen.

6. Dokumente Archivieren

Aus alten Projekten lassen sich viele Lektionen lernen, weshalb Sie sich während des Projekts regelmäßig mit Ihrem Team treffen und den Prozess anschließend noch einmal betrachten sollten. Wenn Sie jedoch kein Archiv haben, in dem Sie auf die alten Unterlagen zugreifen können, geht das gewonnene Wissen durch schlechte Organisation und Verwaltung verloren. Sie haben hart gearbeitet, um eine gute Projektdokumentation zu erstellen – verlieren Sie sie nicht.

Bevor Sie ein Projekt abschließen, archivieren Sie alle Dokumente sowie Notizen und Daten, die nützlich sein könnten. Selbst wenn Sie sie nie wieder benötigen, gibt es die Notwendigkeit, eine lückenlose Dokumentation der geleisteten Arbeit für andere im Unternehmen zu hinterlassen. Dazu können juristische Teams, HR-Teams oder sogar Ihr Nachfolger gehören. Sie wissen nie, wann jemand eine Frage beantworten oder herausfinden muss, wie ein altes Problem gelöst wurde. Betrachten Sie es als Vorräte für den Winter.

7. Erfolg Feiern

Wenn Ihnen das albern erscheint, dann machen Sie Ihren Job nicht richtig. Es ist überhaupt nicht albern, Ihr Team zu belohnen, um eine gute Leistung anzuerkennen. Es schafft einen Abschluss, was genau der Sinn dieses Projektabschnitts ist, aber es pflanzt auch einen Samen, der bei späteren Projekten mit Mitgliedern des alten Teams wieder aufblüht.

Bevor wir uns eine Checkliste der Schritte ansehen, die für den Projektabschluss erforderlich sind, hören wir zunächst einen Expertenrat zu dieser Projektphase.

Projektabschluss-Checkliste

Um sicherzustellen, dass Sie Ihr Projekt ordnungsgemäß abschließen, folgen Sie dieser Schritt-für-Schritt-Projektabschluss-Checkliste.

1. Beginnen Sie mit dem Projektumfangsdokument, das Sie erstellt haben, und stellen Sie sicher, dass Sie alle dort aufgeführten Anforderungen erfüllt haben.
2. Stellen Sie sicher, dass alle Liefergegenstände an die Stakeholder übergeben und von ihnen unterzeichnet wurden, um deren Zustimmung und Zufriedenheit zu erhalten.
3. Andere Projektdokumente müssen ebenfalls von der entsprechenden Person unterzeichnet werden, einschließlich aller ausstehenden Verträge und Vereinbarungen mit Anbietern und anderen Auftragnehmern.
4. Sobald die Dokumente unterzeichnet sind, verarbeiten Sie diese, begleichen Sie alle Rechnungen und schließen Sie alle projektbezogenen Verträge ab.
5. Fügen Sie alle Dokumente zusammen, einschließlich der finalisierten Projektberichte, und organisieren und archivieren Sie sie als historische Daten für die zukünftige Nutzung.
6. Nutzen Sie die gesammelten Unterlagen, um die während des Projekts gewonnenen Lessons Learned zu identifizieren und zu dokumentieren, einschließlich des Feedbacks der Stakeholder, damit Sie in zukünftigen Projekten nicht die gleichen Fehler machen.
7. Weisen Sie eine Person für die Übergangsunterstützung zu, die das Projekt nach dem Abschluss begleitet, damit der Projektabschluss gründlich erfolgt.
8. Geben Sie die Projektressourcen frei oder weisen Sie sie neu zu, einschließlich Ihres Teams und anderer Projektmitarbeiter sowie aller für das Projekt genutzten Geräte oder gemieteten Standorte.
9. Wenn Sie keine Projektmanagement-Software verwendet haben, beschaffen Sie sich eine, da sie nicht nur den Lebenszyklus des Projekts steuert, sondern auch den Abschluss des Projekts umfassend unterstützt.
10. Und schließlich, aber vielleicht am wichtigsten: Feiern Sie mit Ihrem Projektteam. Sie haben die Arbeit geleistet und verdienen Anerkennung und die Möglichkeit, vor dem nächsten Projekt etwas Dampf abzulassen.

Ihr Projekt ist abgeschlossen – nutzen Sie ProjectManager für das nächste!

Nun wissen wir, dass ein ordnungsgemäßer Projektabschluss Ihnen hilft, Ihr nächstes Projekt erfolgreich zu starten. Wenn Sie Ihre Projekte in einer zentralisierten Projektmanagement-Software wie ProjectManager planen und verwalten, haben Sie Zugriff auf all Ihre vorherigen Projekte.

So können Sie beim Planen eines neuen Projekts schnell alte Dokumente, Aufgaben, Kommentare und Vorlagen im System einsehen. Auch das Onboarding für das nächste Projekt wird einfacher, da die Teammitglieder bereits im System sind.

Berichte für die Nachwelt erstellen

Automatisierte Reporting-Software kann in diesem Prozess eine große Hilfe sein. Mit ProjectManager können Manager Berichte mit nur einem Klick erstellen. Dazu gehören Berichte wie Stundenzettelberichte, mit denen Sie schnell die von einem Teammitglied während der Projektdauer geleisteten Stunden sehen können. Sie können auch speziellere Berichte für Stakeholder erstellen, wie Statusberichte, Abweichungsberichte oder Projektplanberichte. All das ist in unserer Projektmanagement-Software automatisiert und hilft Ihnen, das Projekt noch schneller abzuschließen.

Zeit zu sparen und einen Vorsprung zu haben, wenn Sie ein neues Projekt beginnen, ist der Weg, wie Sie effektiv Zeit und Kosten reduzieren. ProjectManager rationalisiert das Projekt für Sie von Anfang bis Ende.

Teil des Projektabschlusses ist es, das Projekt planen und ausführen zu können. Genau dabei hilft Ihnen ProjectManager. Als cloudbasierte Software ermöglicht sie Ihnen und Ihrem Team, Echtzeitdaten beim Überwachen und Berichten des Projekts zu erhalten. Außerdem sind Ihre Dokumente zugänglicher und sicherer. Überzeugen Sie sich selbst mit dieser kostenlosen 30-tägigen Testversion.