Was ist ein Business-Case?

Ein Business-Case ist ein Projektmanagement-Dokument, das erklärt, wie die Vorteile eines Projekts seine Kosten überwiegen und warum es durchgeführt werden sollte. Business-Cases werden in der Initiierungsphase des Projekts erstellt und sollen alle Projektziele, Kosten und Vorteile enthalten, um die Stakeholder von seinem Wert zu überzeugen.

Ein Business-Case ist ein wichtiges Projektdokument, um deinem Kunden oder Stakeholder zu beweisen, dass der Projektvorschlag, den du präsentierst, eine lohnende Investition ist. Im Folgenden zeigen wir die Schritte zum Verfassen eines Business-Case, der überzeugt.

Die Notwendigkeit eines Business-Case besteht darin, dass er die finanzielle Bewertung, den Vorschlag, die Strategie und den Marketingplan in einem Dokument sammelt und einen vollständigen Überblick darüber gibt, wie das Projekt der Organisation zugutekommt. Sobald dein Business-Case von den Projekt-Stakeholdern genehmigt wurde, kannst du mit der Projektplanung beginnen.

Wann sollte man einen Business-Case schreiben?

Etwa 70 Prozent der Unternehmen, die länger als fünf Jahre bestehen, folgen einem strategischen Geschäftsplan. Und jedes Projekt, das eine Organisation durchführt, sollte durch einen Business-Case einen echten geschäftlichen Mehrwert nachweisen. Ein Business-Case wird während der Initiierungsphase eines Projekts erstellt. Zu diesem Zeitpunkt wird das Projekt konzipiert und im Hinblick auf die potenzielle Kapitalrendite bewertet. Das Business-Case-Dokument hilft, die Projektanforderungen zu ermitteln und ermöglicht es Entscheidungsträgern festzustellen, ob das Projekt mit den strategischen Zielen der Organisation übereinstimmt.

Ein Business-Case kann zum Beispiel verwendet werden, wenn ein neuer Projektvorschlag vorliegt, wenn man in einen neuen Markt eintritt, wenn Softwarelösungen aktualisiert werden oder wenn es eine größere Investition gibt. Sobald der Business-Case genehmigt wurde, geht das Projekt in die Planungsphase über.

Wer sollte einen Business-Case schreiben?

Wie bei den meisten Dingen im Projektmanagement ist die Erstellung eines Business-Case eine Teamleistung. Hier sind einige Mitglieder des Projektteams, die an diesem Prozess beteiligt sind.

Projektsponsor

Der Projektsponsor spielt eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung des Business-Case, indem er sicherstellt, dass er mit der Organisationsstrategie und den Zielen übereinstimmt. Er validiert die Geschäftsgrundlage, definiert die Erfolgskriterien des Projekts und stellt die laufende Tragfähigkeit sicher. Sponsoren sind dafür verantwortlich, das Projekt zu initiieren, es innerhalb der Organisation zu priorisieren und die notwendigen Ressourcen zu sichern.

Sie fungieren außerdem als Fürsprecher des Projekts, indem sie seine Bedeutung gegenüber der Unternehmensführung und den Stakeholdern hervorheben. Die Beteiligung des Sponsors ist entscheidend, um die Vision des Projekts festzulegen und sicherzustellen, dass es der Organisation einen Mehrwert liefert.

Business-Analyst

Business-Analysten sind maßgeblich an der Entwicklung eines umfassenden Business-Case beteiligt. Sie führen Ursachenanalysen durch, um zugrunde liegende Probleme zu identifizieren, und führen SWOT-Analysen durch, um die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken der Organisation zu bewerten. Business-Analysten arbeiten mit Stakeholdern zusammen, um übergeordnete Anforderungen, Projektziele und potenzielle Risiken zu erfassen und zu definieren.

Sie helfen bei der Entwicklung von Kosten-Nutzen-Analysen, bewerten Optionen und empfehlen Lösungen. Ihre Expertise im Anforderungsmanagement und in der Stakeholder-Einbindung stellt sicher, dass der Business-Case die Bedürfnisse der Organisation und die potenziellen Vorteile des Projekts genau widerspiegelt.

Projektmanager

Projektmanager leisten einen wichtigen Beitrag zur Entwicklung des Business-Case, indem sie Recherchen durchführen, Daten sammeln und Informationen analysieren. Sie arbeiten eng mit dem Business-Analyst zusammen, um Projektziele zu identifizieren, Risiken zu bewerten und Kosten zu schätzen.

Projektmanager sind dafür verantwortlich, den Ansatz und die Ergebnisse des Business-Analyst in den Projektplan zu integrieren. Sie arbeiten mit Stakeholdern zusammen, um sicherzustellen, dass der Business-Case mit den organisatorischen Zielen und der Strategie übereinstimmt. Außerdem spielen Projektmanager eine wichtige Rolle bei der Präsentation des Business-Case vor Entscheidungsträgern und der Sicherstellung der Projektunterstützung.

Warum ist es wichtig, ein Business-Case-Dokument zu schreiben?

Ein Business-Case-Dokument bringt Projekten mehrere Vorteile.

• Begründet, warum ein Projekt notwendig ist, und beschreibt Kosten, Vorteile und Risiken
• Bindet Stakeholder ein und sichert ihre Unterstützung
• Ermöglicht es Entscheidungsträgern, die Machbarkeit zu bewerten und Entscheidungen auf Grundlage von Daten zu treffen
• Liefert Schätzungen für Kosten, Ressourcen und Zeitpläne, um die Ressourcenzuweisung zu verbessern
• Hilft, Teams für die Einhaltung ihrer Zusagen verantwortlich zu machen

Insgesamt hilft es, die Projektinitiierung und -durchführung zu steuern, sodass durchdachte und strategische Entscheidungen getroffen werden.

Wie schreibt man einen Business-Case?

Projekte scheitern, wenn sie nicht auf einem soliden Business-Case basieren, da dieses Projektdokument die Grundlage für das Projektauftrag-Dokument und den Projektplan ist. Aber wenn ein Business-Case nicht in der Realität verankert ist und keinen Bedarf adressiert, der mit den übergeordneten Geschäftszielen der Organisation übereinstimmt, ist er irrelevant.

Die Recherche, die du für die Erstellung eines starken Business-Case benötigst, umfasst das „Warum, Was, Wie und Wer“ deines Projekts. Dies muss klar kommuniziert werden. Die Elemente deines Business-Case behandeln das „Warum“, jedoch in größerem Detail. Betrachte den Business-Case als ein Dokument, das in der Initiierungsphase erstellt wird, aber während des gesamten Projektlebenszyklus als Referenz dient.

Egal ob du ein neues Projekt startest oder dich mitten in einem befindest, nimm dir Zeit, einen Business-Case zu schreiben, um die Projektausgaben zu rechtfertigen, indem du die geschäftlichen Vorteile identifizierst, die dein Projekt liefern wird und an denen deine Stakeholder am meisten interessiert sind. Die folgenden vier Schritte zeigen dir, wie man einen Business-Case erstellt.

Schritt 1: Das Geschäftsproblem identifizieren

Projekte werden nicht zum Selbstzweck erstellt. Sie sollten immer mit den Geschäftszielen abgestimmt sein. Normalerweise werden sie initiiert, um ein spezifisches Geschäftsproblem zu lösen oder eine Geschäftschance zu schaffen.

Du solltest „mit dem Bedarf beginnen“. Deine erste Aufgabe ist herauszufinden, was dieses Problem oder diese Chance ist, es zu beschreiben, herauszufinden, woher es kommt, und den Zeitrahmen zu bestimmen, in dem es angegangen werden muss.

Dies kann eine einfache Aussage sein, wird jedoch am besten durch eine Untersuchung des wirtschaftlichen Umfelds und der Wettbewerbssituation untermauert, um das Timing des Projekts zu rechtfertigen.

Schritt 2: Die alternativen Lösungen identifizieren

Woher weißt du, ob das Projekt, das du durchführen willst, die bestmögliche Lösung für das oben definierte Problem ist? Projekte zu priorisieren, ist naturgemäß schwierig, und der Weg zum Erfolg ist nicht mit unbegründeten Annahmen gepflastert.

Eine Möglichkeit, den Fokus einzugrenzen und die richtige Lösung klar herauszustellen, besteht darin, diese sechs Schritte zu befolgen (nach der entsprechenden Recherche, natürlich):

1. Notiere die alternativen Lösungen.
2. Quantifiziere für jede Lösung ihre Vorteile.
3. Prognostiziere auch die Kosten, die mit jeder Lösung verbunden sind.
4. Bestimme dann ihre Machbarkeit.
5. Ermittle die Risiken und Probleme, die mit jeder Lösung verbunden sind.
6. Dokumentiere schließlich alles in deinem Business-Case.

Schritt 3: Eine bevorzugte Lösung empfehlen

Als Nächstes musst du die Lösungen priorisieren. Bevor du das tust, solltest du jedoch Kriterien festlegen, vielleicht sogar einen Bewertungsmechanismus wie eine Entscheidungsmatrix nutzen, um die Lösungen zu priorisieren und die beste auszuwählen.

Einige Methoden, die du anwenden kannst, sind:

• Gib der Lösung je nach ihren Kosten und Nutzen eine Bewertung von 1–10.
• Stütze deine Bewertung darauf, was für dich wichtig ist.
• Füge deiner Bewertung mehr Komplexität hinzu, um alle Aspekte abzudecken.

Unabhängig von deinem Ansatz wird, sobald du deine Punkte zusammengezählt hast, die beste Lösung für dein Problem deutlich. Auch diesen Prozess solltest du in deinem Business-Case dokumentieren.

Schritt 4: Den Implementierungsansatz beschreiben

Du hast also dein Geschäftsproblem oder deine Chance identifiziert und den Weg dorthin skizziert. Jetzt musst du deine Stakeholder davon überzeugen, dass du richtig liegst und den besten Weg hast, um einen Prozess umzusetzen, mit dem du deine Ziele erreichst. Genau deshalb ist Dokumentation so wichtig; sie bietet einen praktischen Weg zur Lösung des Kernproblems, das du identifiziert hast.

Dabei handelt es sich nicht nur um eine Übung, um die Unternehmensleitung zufriedenzustellen. Wer weiß, was du bei deiner Recherche zu dem zugrunde liegenden Problem und den alternativen Lösungen entdecken wirst? Vielleicht sparst du der Organisation Millionen mit einer alternativen Lösung statt der ursprünglich vorgeschlagenen. Wenn du die Arbeit in einen starken Business-Case investierst, kannst du deine Sponsoren oder die Unternehmensführung für dich gewinnen und hast eine klare Vision, wie du die Geschäftsvorteile sicherstellst, die sie erwarten.

Schlüsselelemente eines Business-Case

Einer der wichtigsten Schritte bei der Erstellung eines Business-Case ist eine Checkliste. Die folgende detaillierte Gliederung kannst du beim Erstellen deines Business-Case befolgen. Du kannst auswählen, welche dieser Elemente für deine Stakeholder am relevantesten sind, und sie in unsere Business-Case-Vorlage aufnehmen. Sobald dein Business-Case genehmigt ist, beginne mit dem Projektmanagement in einer robusten Projektmanagement-Software wie ProjectManager.

1. Executive Summary

Die Executive Summary ist eine kurze Version jedes Abschnitts deines Business-Case. Sie dient dazu, Stakeholdern einen schnellen Überblick über dein Projekt zu geben, damit sie den Zweck, die Vorteile und die Auswirkungen verstehen. Einige Bestandteile einer Executive Summary sind Projektübersicht, geschäftlicher Bedarf, vorgeschlagene Lösung für den Bedarf, Kostenschätzung, Kapitalrendite, Risiken, Zeitplan und ein Aufruf zum Handeln.

2. Problemstellung

Die Problemstellung definiert die spezifische Herausforderung oder Chance, die das Projekt adressieren soll. Sie beschreibt den Umfang des Problems, die Auswirkungen auf die Geschäftsabläufe und die zugrunde liegenden Ursachen. Eine klare Problemstellung hilft Stakeholdern zu verstehen, warum das Projekt notwendig ist und was durch die Umsetzung der vorgeschlagenen Lösung erreicht wird.

3. Analyse der betrachteten Optionen

Dieser Abschnitt bewertet potenzielle Lösungen für das identifizierte Problem, indem er ihre Machbarkeit, Kosten, Risiken und Vorteile vergleicht. Er beinhaltet typischerweise ein „Nichts tun“-Szenario und alternative Ansätze. Ziel ist es, die empfohlene Lösung zu rechtfertigen, indem hervorgehoben wird, warum sie die effektivste und kostengünstigste Option ist.

4. Projektdefinition

Dieser Abschnitt soll allgemeine Informationen über deine Projekte liefern, wie die zu erreichenden Geschäftsziele und die Projektplanübersicht. Er bietet einen umfassenden Überblick über das Projekt, einschließlich seiner Ziele und seines Umfangs. Hier solltest du Details wie Ziele, Stakeholder, Umfang, erwartete Ergebnisse und Einschränkungen aufnehmen.

5. Hintergrundinformationen

Hier kannst du Kontext für dein Projekt bereitstellen, das Problem erklären, das es lösen soll, und wie es mit der Vision und dem strategischen Plan deiner Organisation übereinstimmt.

6. Vision, Ziele und Vorgaben

Zunächst musst du herausfinden, was du erreichen willst und welches Problem du lösen möchtest. Du musst die Vision, die Ziele und die Vorgaben deines Projekts definieren. Dies hilft dir, den Projektumfang zu gestalten und die Projektergebnisse zu identifizieren.

7. Strategische Ausrichtungsbewertung

Dieser Abschnitt erklärt, wie das vorgeschlagene Projekt die übergeordneten strategischen Ziele der Organisation unterstützt. Er zeigt, wie das Projekt mit den Unternehmenszielen, der Marktpositionierung und den langfristigen Wachstumsplänen übereinstimmt. Eine starke strategische Ausrichtung erhöht die Zustimmung der Stakeholder und stellt sicher, dass das Projekt einen bedeutenden Geschäftswert liefert.

8. Nutzenanalyse

Die Nutzenanalyse beschreibt die greifbaren und immateriellen Vorteile des Projekts. Greifbare Vorteile können Kosteneinsparungen, höhere Einnahmen oder gesteigerte Effizienz sein, während immaterielle Vorteile eine verbesserte Kundenzufriedenheit oder Markenreputation umfassen können. Dieser Abschnitt quantifiziert die erwarteten Vorteile, um die Investition zu rechtfertigen.

9. Finanzbewertung

Dies ist ein sehr wichtiger Abschnitt Ihres Business-Cases, da hier erklärt wird, wie die finanziellen Vorteile die Projektkosten überwiegen. Vergleichen Sie die finanziellen Kosten und Nutzen Ihres Projekts. Dies können Sie durch eine Sensitivitätsanalyse und eine Kosten-Nutzen-Analyse erreichen.

10. Projektumfang

Der Projektumfang bestimmt alle Aufgaben und Ergebnisse, die in Ihrem Projekt durchgeführt werden, um die Geschäftsziele zu erreichen. Er legt die Grenzen des Projekts fest und hilft den Stakeholdern, besser zu verstehen, was zu erwarten ist. Ein klar definierter Umfang verbessert auch die Ressourcenzuweisung und Projektplanung, zwei Schlüsselfaktoren für den langfristigen Projekterfolg.

11. Erfolgskriterien und Stakeholder-Anforderungen

Je nach Art des Projekts unterscheiden sich die Qualitätsanforderungen, sie sind jedoch entscheidend für den Erfolg. Sammeln Sie alle Anforderungen, bestimmen Sie, was erfüllt werden muss, und berichten Sie über die Ergebnisse.

12. Implementierungsplan

Dieser Implementierungsplan ist eine Übersicht über den Projektplan. Er sollte den Projektzeitplan und das Budget für die Umsetzung des Projektumfangs beschreiben.

Geschätztes Projektbudget
Ihr Projektbudget ist eine Schätzung aller Bestandteile Ihres Projektplans und der Kosten für die Fertigstellung innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens. Es umfasst finanzielle Ressourcen wie Personalkosten, Software- oder Hardwarekosten, Beratungshonorare, Schulungskosten und Rücklagen. Außerdem enthält es Informationen zur Kapitalrendite und zeigt, wie die Vorteile die Kosten übersteigen.

Geschätzter Projektzeitplan
Erstellen Sie einen Zeitplan für das Projekt, indem Sie schätzen, wie lange die Fertigstellung jeder Aufgabe dauern wird. Für einen aussagekräftigeren Projektplan sollten Sie ein Tool zur Erstellung eines Gantt-Diagramms nutzen und diesen ausdrucken. So erhalten Sie eine zusätzliche visuelle Darstellung, die Excel-Tabellen fehlt.

Projektmanagement-Software erleichtert die Erstellung eines Projektplans erheblich. ProjectManager kann Ihre Work-Breakdown-Structure-Vorlage hochladen und alle Aufgaben automatisch ins Tool übertragen. Sie können diese nach Ihrem Produktionszyklus im Kanban-Board anzeigen oder die Gantt-Ansicht für die Erstellung des Projektplans nutzen.

13. Risikoanalyse

Es gibt viele Risikokategorien, die Ihr Projekt beeinflussen können. Der erste Schritt zur Minderung besteht darin, die mit den Projektaktivitäten verbundenen Risiken zu identifizieren und zu analysieren. Danach können Sie Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen bewerten und sie entsprechend priorisieren. Die Risikoanalyse erleichtert es, sich auf die wichtigsten Risiken zu konzentrieren, und umfasst Strategien zur Risikominderung.

14. Projekt-Governance

Projekt-Governance bezieht sich auf alle Regeln und Verfahren des Projektmanagements, die für Ihr Projekt gelten. Sie definiert beispielsweise die Rollen und Verantwortlichkeiten der Projektteammitglieder sowie den Entscheidungsrahmen.

15. Kommunikationsplan

Legen Sie Meilensteine für Abstimmungen und Status-Updates fest und bestimmen Sie, wie Stakeholder während des gesamten Projektlebenszyklus informiert bleiben. Der Kommunikationsplan fördert Transparenz und Engagement. Er beschreibt, wie, wann und was kommuniziert wird, sodass alle informiert und auf demselben Stand sind.

16. Fortschrittsberichte

Haben Sie einen Plan, um den Projektfortschritt zu überwachen und geplante mit tatsächlichen Ergebnissen zu vergleichen. Es gibt Projekt-Tracking-Tools, die Ihnen helfen, Fortschritt und Leistung im Blick zu behalten.

Auch hier verbessert ein Projektmanagement-Tool Ihre Fähigkeit, den Projektstatus zu verfolgen. ProjectManager bietet Dashboards und Statusberichte, die Ihnen einen Überblick auf hoher Ebene und detaillierte Einblicke geben. Im Gegensatz zu einfachen Apps, die erst eingerichtet werden müssen, ist unser Dashboard direkt integriert. Außerdem liefert unsere Cloud-Software Echtzeitdaten für fundiertere Entscheidungen. Darüber hinaus erhalten Sie Berichte nicht nur zu Status-Updates, sondern auch zu Arbeitszeittabellen, Arbeitslasten, Portfolio-Status und vielem mehr – alles mit nur einem Klick. Filtern Sie die Berichte und teilen Sie sie mit Stakeholdern, um sie auf dem Laufenden zu halten.

17. Évaluation du marché

Faites des recherches sur votre marché, vos concurrents et votre secteur pour identifier les opportunités et les menaces. L’évaluation du marché peut également aider à définir l’état global du marché et comment cela pourrait impacter le projet. Par exemple, quels sont les besoins et tendances actuels du marché ? Y a-t-il des barrières à l’entrée qui pourraient impacter le projet, comme une forte concurrence ou des exigences élevées en capital ? Notez toutes ces informations dans cette section du Business-Case.

Analyse des concurrents
Identifiez les concurrents directs et indirects et faites une évaluation de leurs produits, de leurs forces, de leurs avantages compétitifs et de leur stratégie commerciale. Par exemple, comment chaque concurrent se positionne-t-il sur le marché ? Quelle stratégie de prix mettent-ils en place et où existe-t-il des opportunités de différenciation ? Utilisez ensuite ces informations pour orienter vos futures décisions.

Analyse SWOT
Une analyse SWOT vous aide à identifier les forces, faiblesses, opportunités et menaces de votre organisation. Les forces et faiblesses sont internes, tandis que les opportunités et menaces sont externes. Il s’agit d’une approche structurée qui aide les parties prenantes à prendre des décisions plus éclairées et décrit comment mieux tirer parti des ressources internes et externes. L’analyse SWOT permet de s’assurer que le projet s’aligne sur les objectifs organisationnels et les conditions du marché.

Stratégie marketing
Décrivez votre produit, vos canaux de distribution, vos prix, vos clients cibles et d’autres aspects de votre plan marketing ou de votre stratégie.

Beispiel für einen Business Case

Um besser zu verstehen, wie ein Business Case aussieht, betrachten wir ein Szenario, das einige der oben beschriebenen Elemente integriert.

Stellen Sie sich ein großes multinationales Fertigungsunternehmen vor, das seine Produktionskapazität erhöhen muss, indem es ein neues Werk baut. Das folgende Business-Case-Beispiel beschreibt die erwarteten Vorteile und die Logik hinter dieser Entscheidung.

1. Problemdefinition

Die aktuelle Produktionskapazität reicht nicht aus, um die weltweit steigende Nachfrage zu decken. Dies führt zu Produktionsverzögerungen, steigenden Kosten und verpassten Marktchancen. Die bestehenden Anlagen arbeiten bereits an ihrer Kapazitätsgrenze, was die Einführung neuer Produktlinien einschränkt.

2. Hintergrundinformationen

Das Unternehmen verzeichnete in den letzten drei Jahren eine Zunahme der Produktnachfrage um 20 %. Die bestehenden Anlagen haben 95 % ihrer Kapazität erreicht, was zu Engpässen in der Produktion und längeren Durchlaufzeiten führt. Die Konkurrenz expandiert, was die Notwendigkeit unterstreicht, die Produktionseffizienz und die Kapazität zu verbessern.

3. Analyse der betrachteten Optionen

Im Folgenden sind einige Optionen aufgeführt, die zur Lösung des Problems in Betracht gezogen wurden.

• Option 1: Erweiterung der bestehenden Anlagen – durch Platzmangel und Zoneneinschränkungen begrenzt, teuer in der Umrüstung.
• Option 2: Auslagerung der Produktion – Verlust der Kontrolle über die Qualität und erhöhte Komplexität der Lieferkette.
• Option 3: Bau eines neuen Produktionswerks – höhere Anfangskosten, aber größere Kapazität, verbesserte Effizienz und langfristige Skalierbarkeit. (Empfohlen)

4. Projektdefinition

Das Projekt umfasst den Bau eines neuen Produktionswerks mit einer Fläche von 46 000 m², um die Produktionskapazität um 30 % zu erhöhen und die betriebliche Effizienz zu steigern. Die Anlage wird mit modernsten automatisierten Produktionslinien und nachhaltigen Energiesystemen ausgestattet, um Betriebskosten zu senken und Umweltstandards zu erfüllen.

Das Projekt beinhaltet die Standortauswahl, Genehmigungen, Bauarbeiten, Installation der Anlagen, Personalbeschaffung sowie die Inbetriebnahme innerhalb von 24 Monaten. Die neue Anlage ermöglicht es dem Unternehmen, die wachsende Kundennachfrage zu bedienen, neue Produktlinien einzuführen und die Marktposition zu stärken.

5. Vision, Ziele und Vorgaben

Die Vision beschreibt, was das Unternehmen langfristig durch die Projektdurchführung erreichen will, während Ziele die übergeordneten Resultate und Vorgaben die spezifischen, messbaren Ergebnisse darstellen.

Vision: Branchenführer in Bezug auf Produktionskapazität und Effizienz werden.

Ziele:

• Steigerung der Produktionskapazität um 30 % innerhalb von 24 Monaten.
• Reduzierung der Produktionskosten um 10 % durch höhere Effizienz.

Vorgaben:

• Fertigstellung der Anlage innerhalb von 18 Monaten.
• Sicherstellen, dass die neue Anlage weniger Energie verbraucht als die bisherigen Standorte des Unternehmens.

6. Bewertung der strategischen Ausrichtung

Dieser Abschnitt erläutert, wie das Projekt mit den geschäftlichen Zielen und der strategischen Ausrichtung der Organisation übereinstimmt.

• Unternehmensstrategie: Unterstützt die Wachstums- und Marktführungsziele des Unternehmens.
• Marktposition: Verbessert die Fähigkeit, die steigende Kundennachfrage zu erfüllen.
• Nachhaltigkeit: Entspricht Umweltstandards und reduziert den CO₂-Fußabdruck.

7. Nutzenanalyse

Dieser Abschnitt beschreibt die erwarteten Nutzen des Projekts, wobei hier der Schwerpunkt auf der betrieblichen Effizienz liegt; finanzielle Vorteile werden gesondert betrachtet.

Greifbare Vorteile:

• 30 % höhere Produktionskapazität.
• 15 % kürzere Durchlaufzeiten.
• 10 % geringere Produktionskosten.

Immaterielle Vorteile:

• Verbesserter Markenruf für Zuverlässigkeit und Innovation.
• Gestärktes Mitarbeiterengagement durch bessere Arbeitsbedingungen.

8. Finanzbewertung

Die Finanzbewertung eines Projekts ermöglicht es Entscheidungsträgern, die Rentabilität besser zu verstehen.

• Geschätzte Kosten: 150 Millionen USD
• Prognostizierte jährliche Einsparungen: 10 Millionen USD
• Kapitalwert (NPV): 50 Millionen USD über 10 Jahre
• Amortisationsdauer: 5 Jahre

9. Projektumfang

Der Projektumfang definiert, was im Rahmen des Projekts umgesetzt wird und was nicht, um Missverständnisse oder unrealistische Erwartungen der Stakeholder zu vermeiden.

Im Umfang enthalten:

• Bau einer 500.000 Quadratfuß großen Anlage.
• Installation von Produktionslinien und Automatisierungssystemen.
• Einstellung und Schulung von 500 neuen Mitarbeitenden.

Nicht im Umfang enthalten:

• Aktualisierungen des Vertriebs- und Logistiknetzwerks.
• Änderungen an Produktlinien.

10. Erfolgskriterien und Stakeholder-Anforderungen

Die Erfolgskriterien und Stakeholder-Anforderungen legen die Parameter und Kennzahlen fest, die bestimmen, ob ein Projekt erfolgreich ist.

Erfolgskriterien:

• Anlage wird termingerecht und im Budget fertiggestellt.
• Produktionskapazität um 30 Prozent erhöht.
• Kosteneinsparungsziele innerhalb von 12 Monaten nach Betriebsaufnahme erreicht.

Stakeholder-Anforderungen:

• Einhaltung von Umwelt- und Arbeitsvorschriften.
• Keine Unterbrechung der laufenden Produktion während des Baus.

11. Implementierungsplan

Wie oben erwähnt, handelt es sich hierbei um eine vereinfachte Version des Projektplans, der einen Überblick über den Zeitplan und das Budget für den Abschluss des Projekts bietet.

12. Projekt-Governance

Dies sind die Rollen und Verantwortlichkeiten des Projektmanagement-Teams im Rahmen der Projekt-Governance.

• Project Sponsor: Chief Operating Officer
• Steering Committee: CFO, VP Manufacturing, Head of Supply Chain
• Project Manager: Head of Operations
• Berichtsstruktur: Monatliche Fortschrittsberichte an den Vorstand

13. Risikoanalyse

Dies sind die potenziellen Risiken, die das Projekt beeinträchtigen könnten, die notwendigen Risikominderungsstrategien und deren geschätzte Kosten.

Wie ProjectManager bei Ihrem Business-Case hilft

ProjectManager, eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, kann alle gesammelten Daten erfassen, zusammenstellen und anschließend ganz einfach mit Ihrem Team und den Projekt-Sponsoren teilen.

Sobald Sie eine Tabelle mit allen Aufgaben erstellt haben, können Sie diese in unsere Software importieren. Dort wird sie automatisch in ein Gantt-Diagramm übertragen. Legen Sie einfach die Dauer jeder Aufgabe fest, fügen Sie Abhängigkeiten hinzu, und schon ist Ihr Projekt über eine Zeitachse verteilt. Sie können Meilensteine setzen, doch das ist nur der Anfang.

Nun haben Sie einen Projektplan, und vom Online-Gantt-Diagramm aus können Sie Teammitglieder Aufgaben zuweisen. Diese können dann direkt Kommentare zu ihren Aufgaben hinterlassen und beliebig viele Dokumente und Bilder hinzufügen, um eine kollaborative Arbeitsumgebung zu fördern. Sie können deren Fortschritt verfolgen und Aufgabendauern bei Bedarf anpassen, indem Sie Start- und Enddaten per Drag-and-Drop verschieben.

Doch das ist nur ein kleiner Einblick in die Möglichkeiten von ProjectManager. Wir bieten auch Kanban-Boards, die Ihren Workflow visualisieren, sowie ein Echtzeit-Dashboard, das sechs Projektkennzahlen verfolgt und Ihnen die genaueste Sicht auf Ihr Projekt ermöglicht.

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