Was genau ist ein Projekt? Wir sprechen oft über spezifische Aspekte des Projektmanagements, aber manchmal ist es sinnvoll, an der Wurzel zu beginnen und die Grundlagen zu betrachten.

Um komplexe Konzepte des Projektmanagements besser zu verstehen, ist es wichtig, die einfachen Antworten zu kennen. Wenn Sie auf dieses Wissen zurückgreifen können, lassen sich kompliziertere Themen leichter meistern. Ob als Projektmanager oder Stakeholder: Geben Sie Ihrem nächsten Projekt eine klare Definition mit diesen Tipps zum Projektmanagement.

Projektdefinition

Ein Projekt ist eine Reihe von Aufgaben, die innerhalb eines definierten Zeitrahmens abgeschlossen werden müssen, um eine spezifische Reihe von Zielen zu erreichen. Diese Aufgaben werden von einer Gruppe von Personen, dem Projektteam, ausgeführt, das von einem Projektmanager geleitet wird. Der Projektmanager überwacht die Planung, Terminierung, Nachverfolgung und den erfolgreichen Abschluss des Projekts.

Neben dem Projektteam benötigen Projekte Ressourcen wie Arbeitskräfte, Materialien und Ausrüstung. Organisationen und Einzelpersonen führen Projekte mit ganz unterschiedlichen Zielen durch. Diese können viele Formen annehmen – vom Bau eines Gebäudes über die Planung einer Veranstaltung bis hin zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe. Einzelhändler verfolgen beispielsweise Projekte, die ihre Auftragsabwicklung verbessern sollen. Bauteams führen jedes Mal ein Projekt durch, wenn sie etwas planen und bauen – und so weiter!

Projektmanagement-Software gibt Ihnen die Werkzeuge, um alle Teile eines Projekts so zu steuern, dass es pünktlich und im Budget geliefert wird. ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software mit Funktionen, um Ihr Projekt in Echtzeit zu planen, zu verwalten und zu verfolgen. Organisieren Sie Aufgaben auf unserem leistungsstarken Gantt-Diagramm, verknüpfen Sie alle vier Arten von Aufgabenabhängigkeiten, um kostspielige Verzögerungen zu vermeiden, und speichern Sie Ihren Projektplan, indem Sie einen Basisplan festlegen. So können Sie Ihren tatsächlichen Fortschritt mit dem geplanten vergleichen, um auf Kurs zu bleiben. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Was sind die Merkmale eines Projekts?

Es gibt bestimmte Merkmale, die Projekte einzigartig machen und sie von alltäglichen Abläufen oder anderen Aktivitäten einer Organisation unterscheiden. Hier sind die wichtigsten Merkmale eines Projekts.

1. Jedes Projekt braucht einen Projektmanager und ein Projektteam

Eines der wichtigsten Merkmale eines Projekts ist, dass es eine Teamarbeit ist. Auch wenn die Struktur der Projektteams je nach Organisation variiert, beinhalten Projekte in der Regel einen Projektmanager und ein Team von Personen mit den erforderlichen Fähigkeiten, um die notwendigen Aufgaben auszuführen.

2. Jedes Projekt braucht einen Projektplan

Die Mitglieder des Projektteams brauchen klare Anweisungen vom Projektmanager und anderen Projektleitern, damit sie die von ihnen erwartete Arbeit ausführen können. Diese Anweisungen finden sich im Projektplan. Ein Projektplan ist jedoch mehr als nur eine Reihe von Anweisungen für das Projektteam. Es ist ein umfassendes Dokument, das jeden Aspekt eines Projekts beschreibt, wie die Projektziele, den Projektzeitplan und das Projektbudget sowie weitere wichtige Details.

3. Alle Projekte durchlaufen denselben Projektlebenszyklus

Der Projektlebenszyklus bezieht sich auf die fünf Phasen, die alle Projekte vom Anfang bis zum Ende durchlaufen müssen. Diese fünf Phasen bilden den grundlegendsten Rahmen, der einem Projekt seine Definition gibt. Die fünf Phasen sind Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Abschluss.

4. Alle Projekte unterliegen denselben Projektbeschränkungen

Alle Projekte, egal wie groß oder komplex, unterliegen drei Hauptbeschränkungen: Zeit, Umfang und Kosten. Das bedeutet einfach, dass Projekte innerhalb eines definierten Zeitrahmens abgeschlossen werden müssen, eine definierte Menge an Aufgaben und Zielen erreichen und innerhalb eines bestimmten Budgets geliefert werden.

Diese Projektbeschränkungen sind bekannt als das magische Dreieck oder das Projektmanagement-Dreieck und gehören zu den wichtigsten Merkmalen eines Projekts.

5. Jedes Projekt benötigt Ressourcen

Eine Ressource ist alles, was erforderlich ist, um ein Projekt abzuschließen, zum Beispiel Arbeitskraft, Rohmaterialien, Maschinen und Ausrüstung. Im Bauwesen sind Rohstoffe wie Holz, Glas oder Farbe essenzielle Projektressourcen. Doch auch andere Ressourcen wie Zeit, Arbeitskraft und Ausrüstung sind genauso wichtig.

Ein Projektmanager muss in der Lage sein, alle Projektressourcen zu identifizieren, um einen Ressourcenplan zu erstellen und die Ressourcen entsprechend zu verwalten. Werden Ressourcen nicht berücksichtigt, ist es leicht, sie falsch zu managen.

Arten von Projekten

Projekte können viele Formen annehmen, was es schwierig macht, sie einheitlich zu klassifizieren. Hier sind einige Arten von Projekten, gruppiert nach Finanzierungsquelle, Branche und Projektmanagementmethodik.

Arten von Projekten nach Finanzierungsquelle

Eine einfache Möglichkeit, Projekte zu kategorisieren, besteht darin, ihre Finanzierungsquelle zu betrachten.

• Private Projekte: Projekte, die von Unternehmen oder privaten Organisationen finanziert werden.
• Öffentliche Projekte: Projekte, die von Regierungsstellen finanziert werden.
• Gemischte Projekte: Projekte, die durch eine öffentlich-private Partnerschaft finanziert werden.

Arten von Projekten nach Branche

Projekte können von großen oder kleinen Organisationen in jeder Branche durchgeführt werden. Einige Branchen sind jedoch projektintensiver als andere. Hier sind einige der häufigsten Arten von Projekten nach Branche.

• Bauprojekte: Das Hauptziel eines Bauprojekts ist es, ein Gebäude zu errichten, das für verschiedene Zwecke genutzt werden kann, zum Beispiel Infrastruktur, Wohn- oder Gewerbenutzung.
• Fertigungsprojekte: Fertigungsprojekte bestehen darin, physische Produkte herzustellen, um Gewinne für ein Unternehmen zu erzielen.
• IT-Projekte: Informations­technologie­projekte bestehen darin, ein IT-Framework für die unternehmensweite Datenverarbeitung einzurichten.
• Softwareentwicklungsprojekte: Das Hauptziel eines Softwareentwicklungsprojekts ist es, ein Softwareprodukt für einen Kunden zu erstellen.
• Business-Projekte: Der Begriff Business-Projekt kann bedeuten, ein neues Unternehmen zu gründen, eine neue Geschäftseinheit für ein bestehendes Unternehmen zu schaffen oder einfach eine neue Geschäftsidee umzusetzen.

Arten von Projekten nach Projektmanagementmethodik

Neben den oben genannten Arten können Projekte auch nach der verwendeten Projektmanagementmethodik klassifiziert werden, mit der sie geplant, terminiert und ausgeführt werden.

• Wasserfallprojekte: Wasserfall ist die traditionellste Projektmanagementmethodik, bei der der Projektplan vor Beginn des Projekts definiert wird und jede Phase des Projekts in Reihenfolge abgeschlossen werden muss.
• Agile Projekte: Agile Projekte werden in kurzen Iterationen, sogenannten Sprints, geplant und ausgeführt, wobei Projektteams ihre Aktivitäten während der Durchführung des Projekts planen.

Projektbeispiele

Nachdem wir die wichtigsten Merkmale eines Projekts und die verschiedenen existierenden Projekttypen besprochen haben, sehen wir uns nun einige gängige Projektbeispiele an, um besser zu veranschaulichen, was ein Projekt ist.

Beispiele für Bauprojekte

• Infrastrukturprojekte im Bauwesen: Bau einer Brücke, einer Straße, eines öffentlichen Verkehrssystems oder einer Wasseraufbereitungsanlage.
• Wohnbauprojekte: Bau eines Hauses, eines Wohngebäudes oder eines Apartmentkomplexes.
• Gewerbliche Bauprojekte: Bau eines Einkaufszentrums, eines Parkplatzes oder eines Hotels.

Beispiele für Fertigungsprojekte

• Bau einer Fabrik von Grund auf
• Herstellung von Produkten für den Einzelhandel
• Herstellung von Produkten für eine B2B-Bestellung
• Verbesserung einer bestehenden Produktionslinie durch Anschaffung neuer Maschinen und Schulung der Mitarbeitenden

Wichtige Projektbegriffe, die man kennen sollte

Unabhängig vom Projekt gibt es universelle Begriffe, die in jedem Projekt verwendet werden, unabhängig von Typ, Größe oder anderen Faktoren. Kenne diese sieben Begriffe wie deine Westentasche, und du bist dem Projektstart einen Schritt voraus:

Projektumfang

Der Projektumfang ist ein zentraler Aspekt der Projektplanung. Er ist in vielerlei Hinsicht der Ausgangspunkt. Die Bestimmung des Projektumfangs erfordert, dass der Projektmanager und sein Team Projektziele und Projektvorgaben definieren, Deliverables beschreiben, Aufgaben erstellen, wichtige Termine festlegen und mehr. Der Projektumfang definiert die gewünschten Ergebnisse und alle spezifischen Faktoren, die diese beeinflussen.

Ein Stakeholder ist jede Person oder Gruppe, die an einem Projekt beteiligt ist. Ein Stakeholder kann in jeder Phase des Projekts involviert sein oder nur in einer bestimmten Weise. Die Stakeholder-Analyse hilft, zu kategorisieren, wie Investoren, Teammitglieder, Lieferanten, Auftragnehmer und andere dein Projekt beeinflussen können.

Projekt-Deliverables

Ein Deliverable bezieht sich auf das spezifische Ergebnis oder die Ergebnisse, die ein Projekt schafft. Deliverables können „greifbar“ oder „nicht greifbar“ sein, das heißt, es kann sich um ein physisches Produkt oder etwas Konzeptionelles handeln. In der Regel sind die Deliverables der Grund, weshalb das Projekt überhaupt gestartet wurde. Wenn jemand einen Bauunternehmer beauftragt, ein Bürogebäude zu entwerfen und zu bauen, ist das Büro ein greifbares Deliverable.

Projektmeilensteine

Meilensteine sind vorab festgelegte Erfolge, die helfen, den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen. Denke an Meilensteine als Kontrollpunkte. Diese Kontrollpunkte werden vor Beginn eines Projekts festgelegt, damit der Projektmanager und das Team wissen, ob sie auf Kurs sind, um die Deliverables zu erreichen. Ohne Meilensteine ist es schwer zu wissen, ob das Projekt erfolgreich ist oder ob es umgelenkt werden muss.

Projektabhängigkeiten

Projektabhängigkeiten beziehen sich darauf, wie Ressourcen innerhalb eines Projekts geteilt und zugewiesen werden müssen. Viele Projekte verwenden dieselben physischen Materialien für verschiedene Zwecke und in verschiedenen Phasen. Das Verständnis dieser Abhängigkeiten ist der einzige Weg, um sicherzustellen, dass genug Ressourcen zur Verfügung stehen. Ebenso werden Projekte in Aufgaben unterteilt. Wenn eine Aufgabe nicht beginnen kann, bevor eine andere abgeschlossen ist, teilen sich diese Aufgaben eine Abhängigkeit.

Programm

Ein Programm ist eine Reihe miteinander verbundener Projekte, die gleichzeitig ausgeführt werden müssen, um die Ziele einer Organisation zu erreichen. In solchen Fällen sind Projektmanager für jedes Projekt verantwortlich und berichten an einen Programmmanager, einen Projektmanagement-Experten, der auf Programmmanagement spezialisiert ist.

Projektportfolio

Der Begriff Projektportfolio bezieht sich auf alle Projekte und Programme, die eine Organisation derzeit ausführt oder auszuführen plant. Die Person, die für das Management von Projektportfolios verantwortlich ist, wird als Projektportfolio-Manager bezeichnet.

Was es bedeutet, an einem Projekt zu arbeiten

Ob Projektmanager, Teammitglied oder anderer Projektbeteiligter — alle sind Teil des größeren Projektteams und ihre Handlungen wirken sich direkt auf die anderen Teammitglieder aus. Wie in jedem Team gewinnt oder verliert man als Einheit. Deshalb ist es unglaublich wichtig, zu kommunizieren und anderen Teammitgliedern zuzuhören, um die Anstrengungen zu koordinieren und erfolgreich zu sein. Die meisten Pannen und Misserfolge in Projekten sind direkte Folgen von schlechter Kommunikation oder mangelnder Zusammenarbeit.

Warum ist das wichtig, solange die Arbeit erledigt wird? An einem Projekt zu arbeiten bedeutet, das Projekt als Ganzes zu verstehen, genauso wie die Arbeit selbst zu erledigen. Den Überblick erhält man nur, wenn man dem Team zuhört und voneinander lernt.

Was ist Projektmanagement?

Der Prozess des Projektmanagements beginnt mit der Konzeption des Projekts und reicht bis zum Ende des Projektlebenszyklus. Dafür ist detailliertes Wissen über die Ressourcen des Unternehmens und deren Zuweisung erforderlich, um Aufgaben, Pflichten, Ereignisse und andere Projekte erfolgreich abzuschließen.

Eine breite Palette von Branchen setzt Methoden und Tools des Projektmanagements ein, um Projekte umzusetzen. Einige Beispiele für diese Branchen sind Bauwesen, IT, Ingenieurwesen, Marketing und Werbung. Jedes Team, das gemeinsam ein Ziel verfolgt, betreibt in gewisser Weise Projektmanagement.

Was macht ein Projektmanager?

Ein Projektmanager ist mehr als nur ein Manager im herkömmlichen Sinn. Er ist die Führungskraft des Projektteams und überwacht jeden Aspekt des Projekts von Anfang bis Ende. Der Projektmanager erstellt in der Regel den Projektplan, leitet Teammeetings, weist Aufgaben zu und führt Qualitätskontrollen durch, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. Ein Projektmanager kann das gesamte Projekt jedoch nicht allein tragen. In den meisten Organisationen arbeiten Projektmanager in einem Projektmanagementbüro (PMO), einer funktionalen Abteilung, die für Planung, Ausführung und Überwachung von Projekten zuständig ist.

Eine seiner wichtigsten Aufgaben ist es, Verantwortlichkeiten an Teammitglieder zu delegieren. Mit Hilfe des Teams erstellt der Projektmanager Projektpläne und Budgets. Außerdem erstellt er während des Projektlebenszyklus Projektberichte.

Wie man sieht, sind seine Aufgaben vielfältig, aber das bedeutet nicht, dass er sich verzetteln sollte. Idealerweise legt der Projektmanager das Fundament des Projekts – wie das Fundament eines Hauses – und beauftragt dann andere damit, die einzelnen „Räume“ auszugestalten.

Projektdefinition: Best Practices für das Projektmanagement

Unabhängig vom Projekt, der Teamgröße oder anderen Faktoren gibt es Praktiken, die die Erfolgschancen erheblich erhöhen. So wichtig es ist, Ziele zu erreichen und Deliverables zu liefern, so wichtig ist es auch, eine positive Kultur innerhalb des Projekts zu schaffen. Diese fünf Tipps mögen einfach erscheinen, aber sie machen einen großen Unterschied:

Regelmäßige Team-Check-ins festlegen

Es ist einfach, sich „bei Bedarf“ mit dem Team zu treffen, aber sobald ein Projekt läuft, wird es schwieriger, Zeit im Kalender aller zu finden. Plane stattdessen regelmäßige Meetings, noch bevor das Projekt beginnt. Diese dienen als Check-ins, bei denen Teammitglieder Updates geben, Bedenken äußern, Fragen stellen, Anpassungen vornehmen und mehr. Sind diese Check-ins von Anfang an im Zeitplan, wartet niemand bis zu einem Problem, um sich zu melden.

Delegieren

Ein Teil der Projektdefinition besteht darin, zu wissen, wie man delegiert. Egal ob Projektmanager oder Teammitglied – früher oder später braucht jeder Hilfe bei einer Aufgabe. Das bedeutet jedoch nicht, Aufgaben einfach „abzuschieben“. Vielmehr tragen alle Teammitglieder gleichermaßen Verantwortung. Gute Projektmanager wissen, wann sie Kontrolle abgeben und Aufgaben an Teammitglieder übergeben.

Das Team kennen

Jeder im Projektteam sollte die Stärken, Schwächen und Fachgebiete der anderen kennen. Zum Beispiel sollte ein Teammitglied wissen, an wen es sich wenden kann, wenn es Informationen aus einer anderen Abteilung braucht. Dieses Wissen spart Zeit. Besonders für den Projektmanager ist es entscheidend, sein Team sehr gut zu kennen.

Wer sein Team kennt, kann Entscheidungen treffen, die die Stärken der Teammitglieder nutzen, anstatt um ihre Schwächen herumzuarbeiten. Das trägt wesentlich dazu bei, eine positive Kultur im Projekt zu schaffen, da die Fähigkeiten aller gewürdigt werden.

Meilensteine feiern

In Bezug auf eine positive Kultur sollte man nie unterschätzen, wie wichtig es ist, einen erreichten Meilenstein zu würdigen. Ein Meilenstein bedeutet, dass das Team wesentliche Fortschritte gemacht hat und das Projekt auf Kurs ist. Mindestens sollte man beim Check-in den Meilenstein erwähnen. So bleiben alle informiert und die Team-Effektivität steigt.

Überlegene PM-Tools wählen

Projektmanagement ist eine äußerst komplexe Aufgabe. Ohne die richtigen Tools ist es leicht, Fehler zu machen, den Überblick zu verlieren oder das Projekt gar zu gefährden. Der beste Schutz gegen solche Fehler ist, Tools zu wählen, die den gesamten Prozess vereinfachen.

Die beste Projektmanagement-Software tut genau das. Sie hilft, das volle Potenzial des Teams und des Projekts zu entfalten und hebt das Endergebnis auf ein neues Niveau. Wichtig ist, eine intuitive und benutzerfreundliche Software zu finden, die keine Kompromisse bei der Funktionalität eingeht.

Wie ProjectManager das Projektmanagement erleichtert

ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, die das Managen von Projekten einfacher denn je macht. Unsere Online-Software ermöglicht es dem gesamten Team, am Projekt zu arbeiten – vor Ort oder unterwegs – und unsere moderne Benutzeroberfläche vereint Funktionalität mit einer benutzerfreundlichen Navigation. Das bedeutet weniger Zeitverschwendung beim Einarbeiten in ein neues Tool und mehr Zeit, um die Projektdefinition zu perfektionieren.

Auf Gantt-Diagrammen planen

Plane deine Projekte von Anfang bis Ende mit dem leistungsstarken Gantt-Diagramm-Feature von ProjectManager, mit dem du Projektaufgaben in Phasen abbilden kannst. Du kannst sogar Abhängigkeiten erstellen und Meilensteine setzen. Außerdem kannst du Excel- und Microsoft Project-Dateien importieren, sodass der Umstieg auf unsere Software nahtlos verläuft.

Auf Projekt-Dashboards verfolgen

Während das Projektteam mit den Aufgaben voranschreitet, können Projektmanager jeden Status-Update auf unserem Echtzeit-Dashboard verfolgen, das du personalisieren kannst, um die wichtigsten Kennzahlen anzuzeigen. Jede Änderung an einer Aufgabe wird erfasst und aktualisiert automatisch die farbigen, leicht verständlichen Diagramme und Grafiken. Den Fortschritt deines Projekts im Blick zu behalten, war noch nie so einfach!

Erhalte all diese Funktionen und mehr mit ProjectManager. Alle diese Tools sind in unserer Software verfügbar, um dir zu helfen, dein Projekt in Echtzeit zu planen, zu verfolgen und zu berichten. Sieh dir an, was es für dich tun kann, und starte deine kostenlose 30-Tage-Testversion!