Les projets ont toujours besoin de ressources telles que des matériaux, de la main-d’œuvre et de l’équipement, ce qui génère des coûts. Ces coûts doivent être estimés et contrôlés tout au long du cycle de vie du projet afin de le mener à bien.

Qu’est-ce que la gestion des coûts de projet ?

La gestion des coûts est le processus de planification et de gestion du budget d’une entreprise ou d’un projet. Dans le cas d’un projet, elle aide le chef de projet à estimer le coût du projet et à mettre en place des contrôles pour réduire les risques de dépassement budgétaire.

Une estimation et une gestion efficaces des coûts nécessitent le bon logiciel. ProjectManager est l’outil idéal pour estimer et suivre les coûts, les ressources et la charge de travail d’un projet. Nos diagrammes de Gantt, calendriers de projet et feuilles de temps vous permettent de gérer les coûts, le temps et les tâches en un seul endroit. Commencez gratuitement.

Comment gérer les coûts d’un projet en 5 étapes

Les quatre étapes ci-dessous décrivent le fonctionnement du processus de gestion des coûts en gestion de projet.

1. Planification des ressources

La planification des ressources est le processus de prévision des besoins futurs en ressources pour une entreprise, un projet ou un périmètre de travail. Pour créer un plan de ressources, il faut commencer par définir le périmètre du projet, un document qui décrit les activités à réaliser.

Une fois les activités du projet définies, les chefs de projet s’appuient généralement sur les données historiques, les avis d’experts et les outils de planification des ressources tels qu’une structure de découpage des ressources pour estimer les ressources nécessaires.

La planification des ressources d’un projet peut être divisée en étapes comme suit :

• Estimer les besoins en ressources du projet : Déterminer le type, la qualité et la quantité de ressources nécessaires à la réussite du projet.
• Évaluer la capacité des ressources : Évaluer la capacité en ressources de l’organisation et déterminer le nombre de ressources nécessaires à l’exécution du projet en tenant compte des compétences, de la disponibilité et du temps de travail des membres de l’équipe.
• Acquérir les ressources du projet : Acheter ou louer des produits, biens et services pour un certain montant. Cette acquisition implique la demande, la commande et l’obtention des ressources.
• Créer un calendrier des ressources : Affecter les ressources aux projets et aux tâches sur une période donnée afin d’éviter toute surcharge ou sous-utilisation à tout moment du projet.
• Mettre en place un système de suivi des ressources : Utiliser un logiciel pour surveiller le travail sur le projet, collecter des données sur l’utilisation, la disponibilité et la performance des ressources, et produire des rapports pour identifier les inefficacités ou les surcharges.

2. Estimation des coûts du projet

L’estimation des coûts consiste à attribuer un coût aux ressources nécessaires à l’exécution des tâches. Réaliser une estimation de projet est l’une des étapes les plus importantes du processus de gestion des coûts, car elle constitue la base du budget du projet.

Dans ce processus d’estimation des coûts, certaines actions doivent être mises en œuvre par les organisations :

• Appliquer des techniques d’estimation des coûts : Il existe plusieurs techniques d’estimation des coûts de projet à utiliser selon les caractéristiques du projet, notamment l’estimation analogique, l’estimation paramétrique, l’estimation ascendante (bottom-up) et l’estimation à trois points.
• Utiliser une structure de répartition des coûts : Elle permet d’estimer les coûts en décomposant le projet en tâches et en estimant le coût de réalisation de chaque tâche.
• Faire une estimation de projet : Prévoyez les coûts directs et indirects, tels que la main-d’œuvre, les matériaux, les équipements, les frais généraux et les frais des fournisseurs.
• Établir une référence de coûts : Une référence de coûts est le coût total des activités et ressources du projet, plus les risques connus. Elle est calculée en ajoutant les coûts du projet à une réserve de contingence.

3. Analyse coûts-avantages en gestion de projet

Une analyse coûts-avantages va au-delà de l’estimation des coûts du projet. Il s’agit d’une méthode structurée qui permet d’évaluer les avantages et les inconvénients associés à une décision, un projet ou une politique. En d’autres termes, cette analyse compare le coût d’une action à son retour sur investissement ou aux bénéfices attendus. Si les avantages dépassent les coûts, cela facilite la prise de décision.

4. Budgétisation des coûts en gestion de projet

À partir des estimations de coûts, vous pouvez maintenant créer un budget de projet, qui correspond simplement à la somme de tous les coûts du projet. Assurez-vous d’inclure tous les types de coûts, y compris les coûts directs, indirects, fixes et variables. Un budget de projet doit également inclure des réserves de contingence en cas de reprise de travail ou si un risque survient et nécessite la mise en œuvre de mesures correctives.

Une fois le projet lancé, le budget devient une référence pour comparer les coûts réels aux coûts estimés. Les budgets de projet permettent donc aux chefs de projet de savoir rapidement si les coûts sont trop élevés et s’il existe un risque de dépassement budgétaire.

5. Suivi et contrôle des coûts

Le contrôle des coûts désigne l’ensemble des activités, lignes directrices et procédures mises en place pour minimiser et suivre les coûts d’un projet. De mauvais processus de contrôle des coûts peuvent nuire à la rentabilité du projet, mais heureusement, les logiciels de gestion de projet permettent de suivre facilement les coûts grâce à des outils comme les feuilles de temps, les planificateurs de charge de travail et les tableaux de bord.

Comme les autres étapes du processus de gestion des coûts, le suivi et le contrôle des coûts impliquent un ensemble de sous-tâches qui varient d’une organisation à l’autre. Voici néanmoins quelques-unes des actions les plus courantes pour surveiller les coûts d’un projet.

• Comptabilité des coûts de projet : Un type de comptabilité d’exercice qui surveille les coûts, les revenus et la rentabilité d’un projet.
• Suivi des écarts de coûts : L’écart de coûts en gestion de projet consiste à évaluer la performance financière d’un projet en comparant le budget initial aux dépenses réelles.
• Calcul de l’indice de performance des coûts : Il mesure la conformité entre le travail réellement effectué (valeur acquise) et le coût réel engagé.
• Gestion des flux de trésorerie du projet : Processus de suivi et de contrôle des mouvements d’argent entrants et sortants dans le cadre du projet.
• Élaboration d’un rapport de coûts : Document qui fournit un aperçu des coûts associés au projet.

Les procédures, lignes directrices et outils utilisés à chaque étape de la gestion des coûts doivent être décrits en détail dans un plan de gestion des coûts. Ce document constitue un élément essentiel de tout plan de projet.

Qu’est-ce qu’un plan de gestion des coûts ?

Un plan de gestion des coûts est un document qui décrit l’estimation des coûts d’un projet — y compris l’allocation des ressources et les méthodes que le chef de projet utilisera pour contrôler les coûts afin de respecter le budget.

Un plan de gestion des coûts doit tenir compte de toutes les ressources ayant un impact sur le budget du projet, qu’il s’agisse de matériaux ou de main-d’œuvre. Il faut également prendre en compte les coûts fixes, variables et généraux. Tous ces éléments doivent être calculés pour connaître l’engagement financier lié au projet.

Enfin, il ne faut pas oublier les parties prenantes, qui ont tout intérêt à maintenir les coûts à un niveau raisonnable. Le dépassement budgétaire est un problème fréquent dans les projets, mais rarement bien toléré par les parties prenantes. Gardez-les à l’esprit lors de la création de votre plan de gestion des coûts. Elles doivent être tenues informées tout au long du projet au moyen de rapports réguliers.

Plan de gestion des coûts : structure

Voici quelques éléments clés à inclure dans un plan de gestion des coûts :

• Méthodes d’estimation : Expliquez quelle méthode d’estimation des coûts a été utilisée, comme l’estimation paramétrique, ascendante (bottom-up), à trois points, etc.
• Unités de mesure : Pour mesurer les coûts avec précision, il est important de définir les unités de mesure pour la main-d’œuvre, les matériaux et les équipements. Exemples : heures-personnes, mètres carrés, tonnes, kilogrammes, etc.
• Référence de coûts : À partir des estimations de coûts, vous devez définir une référence de coûts qui fixe la limite de dépenses du projet.
• Seuils de contrôle des coûts : Il est essentiel de définir des seuils pour surveiller la performance des coûts. Cela signifie que lorsque l’écart de coûts atteint un certain pourcentage, l’équipe projet doit prendre des mesures correctives.
• Méthodes de mesure de la performance : Déterminez comment la performance des coûts sera mesurée pour vérifier si les objectifs du projet sont atteints. Cela nécessite un système de suivi des coûts et des techniques de gestion de la valeur acquise (EVM).
• Directives de reporting : Définissez un format et des canaux de communication pour rendre compte des résultats lors du suivi de l’avancement du projet, et pour présenter ces données aux parties prenantes.

Pourquoi la gestion des coûts est-elle importante en gestion de projet ?

La principale raison pour laquelle la gestion des coûts est essentielle en gestion de projet est que le plan de gestion des coûts inclut les lignes directrices et les procédures nécessaires pour rester dans les limites du budget. C’est crucial, car dans le cas contraire, l’organisation risque de perdre de l’argent si les coûts dépassent les revenus.

Le processus de gestion des coûts commence dès la phase de planification du projet, où les coûts sont estimés et un budget est établi. Ensuite, pendant l’exécution du projet, les dépenses sont surveillées et enregistrées pour s’assurer qu’elles respectent le budget.

Disposer d’un budget de projet permet d’établir une référence pour les coûts. Cela oriente les décisions et les actions à prendre en matière de gestion des coûts. Ainsi, vous pouvez garder le projet sur la bonne voie sans dépasser les dépenses prévues.

Conseils pour la gestion des coûts de projet

Voici quelques conseils à garder à l’esprit lorsque vous travaillez à la gestion des coûts de votre projet.

• Prévoir l’inflation : Les prix ne sont pas figés, et un bon budget prendra cela en compte en prévoyant une fourchette de coûts.
• Prévoir les catastrophes naturelles ou événements potentiels : Votre budget doit inclure une marge pour un événement météorologique, un problème personnel ou un autre imprévu susceptible de retarder le projet.
• Autres coûts imprévus : Tous les coûts imprévus ne sont pas aléatoires. Il peut y avoir des problèmes juridiques, des pénalités liées au projet ou des coûts de main-d’œuvre inattendus, qui ne peuvent pas toujours être budgétisés mais qui doivent être anticipés.
• Suivi en temps réel : Disposer d’un logiciel permettant de surveiller le budget pendant l’exécution du projet est essentiel. Si les données ne sont pas à jour, vous ne pourrez pas réagir rapidement pour résoudre les problèmes. C’est pourquoi vous devez utiliser un logiciel avec un suivi en temps réel.
• Réagir rapidement : Quelle que soit la façon dont vous découvrez un écart de coût dans votre projet, vous devez agir immédiatement. Plus vous attendez, plus vous perdez de l’argent.
• Adapter à la taille du projet : Certaines personnes pensent que les petits projets n’ont pas besoin de gestion des coûts. Pourtant, petits ou grands, tous les projets doivent être gérés financièrement.

Pour bien gérer les coûts d’un projet, vous devez connaître votre projet de fond en comble. La meilleure façon d’y parvenir est de commencer dès le début du projet en créant une charte de projet complète.

ProjectManager : le meilleur logiciel pour la gestion des coûts de projet

ProjectManager est un logiciel en ligne doté des outils dont vous avez besoin pour la planification des coûts à toutes les phases du projet. Étant en ligne, les données sont actualisées en temps réel, ce qui vous permet de comparer immédiatement vos estimations de coûts avec les dépenses réelles.

Allouer les ressources et suivre les coûts

Les diagrammes de Gantt, tableaux kanban, listes de tâches et calendriers de ProjectManager sont dotés de fonctions de suivi des coûts de projet. Les chefs de projet peuvent y attribuer des tâches à leurs membres d’équipe et calculer automatiquement les coûts de main-d’œuvre selon les heures travaillées et les taux de rémunération, ce qui facilite grandement le suivi budgétaire. Les ressources non humaines et leurs coûts peuvent également être associés à chaque tâche.

Notre tableau de gestion des charges de travail vous aide à équilibrer la charge entre les membres de l’équipe en indiquant qui est surchargé ou sous-utilisé, ce qui contribue à limiter les coûts. Nous proposons également des feuilles de temps faciles à utiliser, permettant de suivre les heures de travail et de simplifier le processus de paie, avec des options de soumission et d’approbation en un clic.

Suivre les coûts, les délais et les ressources avec des tableaux de bord en temps réel

Une des fonctionnalités les plus puissantes pour la gestion des coûts est notre tableau de bord, qui permet de suivre les coûts du projet en temps réel afin de garder un œil constant sur votre budget. Il permet également de suivre l’avancement du projet, la répartition de la charge de travail et les échéances.

Contenu connexe en gestion de projet

Il y a beaucoup à apprendre pour maîtriser la discipline de la gestion de projet. C’est pourquoi nous avons créé des dizaines de blogs, modèles, livres numériques et autres ressources couvrant les concepts les plus importants de la gestion de projet. En voici quelques-uns.

• Qu’est-ce qu’un livrable de projet ? Définition et exemples
• Lancement de projet : comment démarrer un projet
• Que sont les jalons du projet ?
• 7 étapes pour la clôture de projet (liste de contrôle incluse)
• Qu’est-ce qu’une étude de faisabilité ? Comment en réaliser une pour votre projet
• Comment rédiger une proposition de projet
• Qu’est-ce que la gestion du changement ? Principes, processus et modèles

La gestion des coûts de projet est un processus basé sur les données qui nécessite un logiciel de gestion de projet suffisamment puissant pour traiter et diffuser les informations. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne doté d’outils comme un tableau de bord en temps réel, capable de collecter, filtrer et présenter vos résultats sous forme de graphiques et de tableaux faciles à comprendre. Essayez-le dès aujourd’hui avec notre essai gratuit de 30 jours.