Qu’est-ce qu’un projet ?

Un projet peut être simplement défini comme une initiative qui consiste à accomplir des tâches pour atteindre un objectif avec un ensemble limité de ressources et un calendrier défini. Sur la base de cette définition, il est clair que la plupart des entreprises, des organisations à but non lucratif, des gouvernements et d’autres types d’organisations réalisent une forme de projet et doivent donc mettre en place un processus de gestion de projet.

Maintenant que nous avons défini ce qu’est un projet, passons à une définition simple de la gestion de projet.

Qu’est-ce que la gestion de projet ?

La gestion de projet est un processus qui permet aux chefs de projet de planifier, d’exécuter, de suivre et de finaliser des projets avec l’aide d’une équipe projet. Pour cela, ils doivent utiliser des principes, des compétences, des méthodologies et des outils de gestion de projet afin de guider les membres de l’équipe à travers chacune des étapes du cycle de vie du projet.

La gestion de projet se compose de cinq éléments clés : l’initialisation, la planification, l’exécution, le suivi et le contrôle, ainsi que la clôture du projet. L’initialisation définit les objectifs du projet et sa faisabilité. La planification décrit les tâches, les calendriers, les ressources et les budgets. L’exécution met ce plan en œuvre, tandis que le suivi et le contrôle permettent de comparer l’avancement du projet avec le plan. Enfin, la clôture du projet livre les résultats finaux et obtient l’approbation des parties prenantes, entre autres éléments.

Cependant, la gestion de projet ne peut pas être définie en seulement quelques paragraphes. Dans ce guide, nous couvrirons les concepts de base à connaître pour comprendre ce qu’est la gestion de projet, les étapes du processus, les différentes approches et les outils disponibles pour gérer des projets.

De plus, vous aurez besoin d’un logiciel de gestion de projet pour planifier, exécuter et suivre vos projets. ProjectManager, par exemple, dispose des fonctionnalités de planification, de programmation et de suivi nécessaires pour gérer les calendriers, les ressources, les coûts et les équipes dans un seul outil en ligne. Utilisez nos diagrammes de Gantt, tableaux kanban et calendriers pour créer des plannings de projet et affecter les tâches en fonction de la disponibilité des ressources en temps réel. Commencez gratuitement dès aujourd’hui.

Cependant, la meilleure personne à qui demander une définition de la gestion de projet est un professionnel de la gestion de projet. Il existe de nombreuses certifications, mais la référence est la certification PMP (Project Management Professional) délivrée par le Project Management Institute (PMI).

Quelle est la différence entre la gestion de projet et la gestion de programme ?

La gestion de programme utilise les mêmes principes et techniques que la gestion de projet, mais comme son nom l’indique, elle consiste à gérer des programmes plutôt que des projets. Les programmes sont un ensemble de projets liés qui sont exécutés simultanément afin d’optimiser les ressources disponibles de l’organisation, ce qui représente des défis uniques pour les professionnels de la gestion de projet.

Quelle est la différence entre la gestion de projet et la gestion de portefeuille de projets ?

La principale différence entre la gestion de projet et la gestion de portefeuille de projets est que cette dernière se concentre sur la gestion simultanée de plusieurs projets et programmes afin d’atteindre les objectifs commerciaux et stratégiques d’une organisation.

En raison de sa portée plus large, la gestion de portefeuille de projets implique plusieurs chefs de projet, gestionnaires de programme et gestionnaires de portefeuille de projets, qui travaillent généralement ensemble au sein du même bureau de gestion de projet.

Maintenant, examinons l’histoire de la gestion de projet et expliquons son importance pour les organisations dans tous les secteurs.

Historique de la gestion de projet

La gestion de projet telle que nous la connaissons aujourd’hui a commencé à prendre forme vers les années 1950, lorsque les outils et techniques fondamentaux comme la méthode du chemin critique (CPM), la structure de découpage du travail et la méthode PERT ont été créés.

Cependant, les origines de la gestion de projet remontent à 1896, lorsque Karol Adamiecki a créé l’harmonogramme, qui a inspiré le diagramme de Gantt, développé en 1910 par Henry Gantt, et qui reste aujourd’hui l’un des outils de gestion de projet les plus importants. L’histoire de la gestion de projet est étroitement liée aux secteurs de la construction, de l’ingénierie, de l’organisation scientifique du travail et même de la recherche militaire.

Maintenant que nous avons défini ce qu’est la gestion de projet et d’où elle vient, examinons comment les organisations peuvent l’appliquer en suivant les étapes du processus.

Quelle est l’importance de la gestion de projet ?

En résumé, la gestion de projet est importante parce qu’elle aide les organisations à maîtriser tous les éléments en mouvement d’un projet afin de le mener à bien. Ces éléments sont appelés domaines de gestion de projet et représentent les aspects clés qui doivent être surveillés tout au long de l’avancement du projet.

Un autre aspect important de la gestion de projet est sa flexibilité. Il est possible de gérer des projets avec des méthodologies traditionnelles, comme la méthode en cascade, mais de nouvelles techniques sont développées en permanence. Une approche moderne de la gestion de projet est la méthode agile, qui est née du développement logiciel, car son style itératif correspondait mieux à la façon de travailler des développeurs.

Tous les projets ne sont pas gérés de la même manière. C’est pourquoi une approche hybride de la gestion de projet peut s’avérer bénéfique. Elle permet aux équipes transversales de travailler avec une méthodologie adaptée à leurs besoins tout en collaborant avec d’autres départements utilisant des méthodes différentes.

Les avantages de la gestion de projet sont presque trop nombreux pour être listés. Mais essayons quand même !

Principaux avantages de la gestion de projet

Listons quelques avantages de la gestion de projet pour mieux comprendre la valeur qu’elle apporte dans la réalisation des livrables.

• Amélioration de la planification et de l’organisation : Une approche structurée permet de définir les objectifs, le périmètre, les délais et l’allocation des ressources, tandis qu’une utilisation efficace des ressources réduit le gaspillage et optimise la productivité.
• Communication renforcée : Elle facilite l’engagement des parties prenantes grâce à des mises à jour régulières et des rapports, et des rôles et responsabilités clairement définis favorisent le travail d’équipe et la responsabilisation.
• Efficacité accrue : La gestion de projet rationalise les processus pour une meilleure prise de décision et exécution, et elle identifie les risques en amont pour permettre une atténuation proactive, réduisant ainsi les retards et les coûts.
• Livrables de meilleure qualité : En se concentrant sur les objectifs et grâce à un suivi et un contrôle continus, les livrables ont plus de chances de répondre aux normes de qualité et aux attentes des parties prenantes. Les révisions régulières et les adaptations améliorent également la qualité du travail.
• Meilleure gestion du temps : Une estimation précise des délais permet d’élaborer des plannings plus réalistes et plus efficaces.
• Contrôle des coûts : Un suivi détaillé du budget et des finances permet de respecter les contraintes financières du projet.

Qui utilise la gestion de projet ?

Toute personne responsable de la gestion d’un projet peut tirer parti de la gestion de projet. Cela peut concerner le secteur privé, comme les chefs de projet et les cadres ; l’informatique, comme les équipes de développement logiciel et les services IT ; la construction et l’ingénierie, comme les conducteurs de travaux, les architectes et les ingénieurs ; les professionnels de la santé ; les responsables marketing et publicité ainsi que leurs équipes ; le secteur de l’éducation ; les organisations à but non lucratif ; les institutions publiques ; la recherche et développement ; les freelances et consultants ; ainsi que les organisateurs d’événements.

Quels sont les domaines de la gestion de projet ?

Voici une brève définition des 10 domaines de connaissances en gestion de projet, définis pour la première fois par le Project Management Institute (PMI) dans son guide PMBOK (Project Management Body of Knowledge).

• Gestion du périmètre : Gérer le périmètre d’un projet, c’est-à-dire les tâches, livrables et jalons à produire.
• Gestion du calendrier : Créer un planning de projet et définir les règles de suivi et de mise à jour.
• Gestion des coûts : Estimer les coûts du projet afin d’établir un budget, qui sera ensuite suivi tout au long du projet.
• Gestion de la qualité : S’assurer que les livrables du projet respectent les normes de qualité.
• Gestion des ressources : Acquérir, allouer et suivre les ressources du projet telles que la main-d’œuvre, les matériaux et les équipements.
• Gestion des communications : Définir les règles de communication entre les équipes projet et les parties prenantes.
• Gestion des risques : Identifier, évaluer et prévenir ou atténuer les risques du projet.
• Gestion des approvisionnements : Acquérir les ressources nécessaires au projet et entretenir les relations avec les fournisseurs et prestataires.
• Gestion des parties prenantes : Identifier les parties prenantes du projet et les gérer en fonction de leurs attentes et de leur influence sur le projet.
• Gestion de l’intégration : Créer un cadre permettant aux équipes projet de mieux travailler ensemble.

Ces domaines de connaissances en gestion de projet doivent être pris en compte à chaque étape du processus de gestion de projet.

Quelles sont les 5 étapes du processus de gestion de projet ?

Le processus de gestion de projet se compose de cinq étapes ou phases que tous les projets doivent traverser : l’initialisation, la planification, l’exécution, le suivi et le contrôle, et la clôture.

Ces étapes de gestion de projet sont également appelées groupes de processus, cycle de gestion de projet ou cycle de vie du projet. Examinons chacune de ces étapes.

1. Initialisation du projet

Il s’agit de la phase de lancement au cours de laquelle le chef de projet doit prouver que le projet a de la valeur et est réalisable à l’aide de plusieurs documents de gestion de projet. Voici les plus importants :

• Dossier de justification : Un dossier de justification démontre le besoin du projet, ses objectifs et son retour sur investissement.
• Étude de faisabilité : Une étude de faisabilité prouve que le projet peut être réalisé dans un délai et un coût raisonnables.
• Charte de projet : Une charte de projet décrit ce que le projet va livrer.

Une fois le projet approuvé, le chef de projet doit constituer une équipe projet et mettre en place un bureau de gestion de projet. La phase d’initialisation se termine par une réunion de lancement, au cours de laquelle les objectifs et le périmètre du projet sont définis.

2. Planification du projet

L’objectif de la phase de planification est de créer le plan de projet, un document complet qui décrit en détail la manière dont le projet sera exécuté. Voici un aperçu des sections les plus importantes d’un plan de projet.

• Calendrier du projet : Le calendrier du projet définit une chronologie pour l’exécution des tâches et l’allocation des ressources.
• Budget du projet : Un budget de projet est la somme de tous les coûts estimés du projet.
• Plan de gestion du périmètre : Explique comment le périmètre du projet sera suivi tout au long de son déroulement.
• Plan de gestion des risques : Présente les risques potentiels du projet ainsi que les stratégies pour les atténuer.
• Plan de gestion des ressources : Décrit comment les ressources seront obtenues, allouées et gérées pendant le projet.
• Plan de gestion des parties prenantes : Identifie toutes les parties prenantes du projet et les lignes directrices pour les gérer.

Les chefs de projet utilisent souvent un logiciel de diagramme de Gantt pour élaborer leur plan de projet, car il offre une représentation visuelle complète du calendrier et du périmètre. Certains diagrammes de Gantt identifient automatiquement le chemin critique.

3. Exécution du projet

La troisième phase de la gestion de projet est l’exécution, qui correspond à la mise en œuvre du plan de projet pour atteindre les objectifs fixés.

Pendant la phase d’exécution, le chef de projet doit surveiller les domaines de connaissances en gestion de projet à mesure que le projet avance vers la phase de suivi et de contrôle.

En cours de route, le chef de projet peut modifier le plan d’exécution, par exemple en réaffectant des ressources ou en ajustant le temps et le périmètre si nécessaire pour maintenir le travail de l’équipe. Il identifiera également les risques, gérera les problèmes et intégrera les éventuels changements.

4. Suivi et contrôle du projet

La quatrième phase, le suivi et le contrôle, se déroule en parallèle de l’exécution. Elle consiste à surveiller les activités en cours afin de s’assurer que l’équipe respecte le calendrier et le budget. Des procédures de contrôle qualité sont appliquées pour garantir l’assurance qualité.

La production de rapports est également essentielle à cette étape. Elle permet aux chefs de projet de suivre l’avancement et fournit des données aux parties prenantes lors des présentations. Il existe de nombreux rapports de gestion de projet, tels que les rapports d’avancement, feuilles de temps, charges de travail, affectations et dépenses.

5. Clôture du projet

La cinquième phase est la clôture du projet, au cours de laquelle les livrables finaux sont présentés aux parties prenantes. Une fois approuvés, les ressources sont libérées, la documentation est finalisée et tout est officiellement validé.

Conseils et bonnes pratiques en gestion de projet

Maintenant que nous comprenons mieux la gestion de projet, découvrons quelques conseils utiles. Ces bonnes pratiques sont utiles pour les débutants en gestion de projet et peuvent même aider les professionnels expérimentés. N’oubliez pas que perfectionner ses compétences en gestion de projet est un processus d’apprentissage continu.

Rédiger des documents et des rapports tout au long du processus

Documenter le travail et générer des rapports est essentiel pendant tout le cycle de vie du projet. Cela est particulièrement important durant la phase d’exécution pour s’assurer que les progrès réels sont conformes au plan de projet. Les rapports servent aussi d’outils de communication pour tenir l’équipe informée et les parties prenantes impliquées.

Mettre en place des contrôles pour suivre le temps, le budget et le périmètre

Les contrôles de projet, indicateurs de performance (KPI) et métriques sont autant de mesures qui permettent au chef de projet de vérifier si le travail est réalisé dans les délais, dans le respect du budget et selon les normes de qualité. En mettant en place ces contrôles, le chef de projet peut ajuster le tir si nécessaire pour que le projet reste sur la bonne voie.

Utiliser un logiciel de gestion de projet

Un logiciel de gestion de projet a été conçu pour gérer les projets. Il fournit souvent des données en temps réel, ce qui aide à prendre des décisions plus éclairées. Ce type de logiciel propose également des fonctionnalités qui rendent la gestion de projet plus efficace, comme les diagrammes de Gantt pour planifier le travail, les tableaux de bord et les rapports pour suivre l’avancement, le temps et les coûts. Certains outils incluent aussi des fonctionnalités avancées pour la gestion des ressources, des risques et du portefeuille.

Quels sont les types de gestion de projet ?

Au fil des années, de nombreuses méthodologies de gestion de projet ont été développées pour s’adapter aux besoins de différents secteurs. Certains de ces types ou approches de gestion de projet sont également mieux adaptés à des projets de tailles ou de niveaux de complexité particuliers.

Voici une liste des principales méthodologies de gestion de projet. Cliquez sur les liens pour une explication détaillée de chacune d’elles.

Gestion de projet en cascade

La méthode en cascade est une approche linéaire de la gestion de projet, dans laquelle les exigences des parties prenantes sont recueillies au début du projet, puis un plan de projet séquentiel est élaboré. Cette méthodologie traditionnelle se déroule en phases distinctes, chacune devant être terminée avant de passer à la suivante.

Gestion de projet agile

Une approche itérative de la gestion de projet qui ne suit pas un plan rigide, mais des cycles de travail courts appelés sprints agiles. La gestion de projet agile est une méthode incrémentale qui provient du développement logiciel mais qui est désormais utilisée dans divers autres secteurs.

Gestion de projet scrum

Un cadre agile très populaire dans le développement de produits et de logiciels. Il est conçu pour favoriser la collaboration, la flexibilité et la progression itérative du projet.

Gestion de projet lean (ou lean manufacturing)

Cette technique a été inventée pour améliorer les processus de fabrication et est devenue au fil du temps une méthodologie importante en gestion de projet. Le lean vise à maximiser la valeur tout en minimisant le gaspillage tout au long du cycle de vie du projet.

Méthode kanban

Kanban est une approche largement utilisée qui consiste à gérer le travail à l’aide de tableaux et de cartes visuelles. Les tableaux kanban sont utilisés par les équipes agiles et scrum. Cette méthode optimise les flux de travail, en particulier dans les environnements lean et agiles.

Six sigma

Tout comme kanban ou lean, six sigma est un ensemble d’outils et de techniques développés pour améliorer les processus de production et devenu ensuite une approche de gestion de projet. Six sigma est une méthodologie basée sur les données, axée sur la réduction de la variabilité et l’amélioration de la qualité afin d’atteindre une performance quasi parfaite.

Méthode du chemin critique (CPM)

La méthode du chemin critique est une technique de planification qui permet aux chefs de projet d’estimer la durée d’un projet, d’identifier les dépendances entre les tâches, les marges et les activités critiques. Le CPM détermine la séquence la plus longue de tâches dépendantes à accomplir pour terminer un projet à temps, et aide à allouer efficacement les ressources, gérer les calendriers et anticiper les retards potentiels.

Gestion de projet par chaîne critique

Une approche de gestion de projet fondée sur la théorie des contraintes qui utilise la gestion des ressources comme principal levier pour mener à bien les projets. La chaîne critique se concentre sur la gestion des incertitudes, des dépendances entre les tâches et des restrictions de ressources pouvant affecter le calendrier.

PRINCE2

PRINCE2 est la méthodologie de gestion de projet la plus populaire au Royaume-Uni, en Australie et dans plusieurs pays européens. Elle est très proche du Project Management Body of Knowledge du PMI car elle fournit des définitions et des bonnes pratiques pour les chefs de projet. Il s’agit d’une méthodologie structurée qui propose une approche systématique de la gestion de projet, en mettant l’accent sur l’organisation, le contrôle et une communication efficace tout au long du cycle de vie du projet.

Quels sont les outils utilisés en gestion de projet ?

Il existe une large gamme d’outils de gestion de projet, disponibles en ligne ou sur mobile, pour gérer les projets. Voici les outils les plus essentiels pour un chef de projet :

Tableau de bord de projet

Un tableau de bord de projet est un outil de suivi qui permet de surveiller les coûts, les tâches et l’avancement. Il est particulièrement utile pendant l’exécution du projet car il aide les chefs de projet à déterminer rapidement si leurs projets sont sur la bonne voie.

Diagrammes de Gantt

Un diagramme de Gantt est une représentation visuelle d’une chronologie de projet qui montre toutes les tâches sur un même graphique. Les diagrammes de Gantt sont utilisés pour la planification, l’ordonnancement, la gestion des tâches et des ressources. Ils sont particulièrement adaptés aux projets en cascade.

Le diagramme de Gantt est la méthode préférée des chefs de projet pour planifier leurs projets. Certaines tâches dépendent d’autres pour pouvoir commencer ou se terminer, et ces dépendances peuvent créer des goulets d’étranglement plus tard dans le projet.

En les reliant sur un diagramme de Gantt, les dépendances permettent d’éviter de ralentir le calendrier. Les projets peuvent être divisés en jalons représentés par des losanges, qui marquent la fin d’une phase et le début de la suivante.

Tableaux kanban

Un tableau kanban est un outil de gestion des tâches qui permet aux chefs de projet et aux membres de l’équipe de visualiser les tâches. Les tableaux kanban sont utilisés par les équipes agiles et scrum qui travaillent par sprints itératifs. Ils sont simples à utiliser et favorisent la collaboration.

Quels sont les rôles clés en gestion de projet ?

Un projet fonctionne de manière optimale lorsque les rôles en gestion de projet sont bien définis. Bien qu’il existe des méthodes de gestion de projet impliquant différents types d’équipes, voici les principaux rôles :

• Chef de projet : Comme nous l’avons mentionné plus haut, le chef de projet est responsable de la gestion des domaines de connaissances tout au long du projet.
• Sponsor du projet : Le sponsor du projet représente le client du projet. Selon l’organisation, il peut exister différents niveaux de sponsors.
• Membres de l’équipe projet : Les membres sont des professionnels qualifiés qui contribuent à la réalisation des livrables, à la gestion des risques et à l’atteinte des objectifs du projet.
• Parties prenantes : Il s’agit d’une personne ou d’un groupe ayant un intérêt ou un « enjeu » dans le projet. Le chef de projet doit communiquer l’avancement du projet aux parties prenantes tout au long du cycle de vie.
• Clients : Il s’agit d’un groupe ou d’une personne pour qui le projet ou un élément clé du projet est livré.

Prêt à devenir un professionnel de la gestion de projet ? Vous devrez développer vos compétences et suivre un programme de certification pour devenir chef de projet professionnel.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de projet ?

Un logiciel de gestion de projet est une plateforme qui permet aux chefs de projet de planifier, surveiller et rendre compte de leurs projets ; il permet également aux équipes de gérer leur travail et de collaborer.

Choisir le meilleur logiciel de gestion de projet pour votre organisation n’est pas simple, car il existe de nombreuses alternatives. Mais tous les logiciels de gestion de projet n’offrent pas les mêmes fonctionnalités, et c’est au chef de projet de décider quel outil convient le mieux à son organisation.

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