Vous êtes probablement impatient d’atteindre vos objectifs, qu’ils soient personnels ou professionnels. Cependant, sans plan d’action, il n’existe aucune feuille de route indiquant comment y parvenir. C’est là qu’un plan bien conçu peut faciliter le suivi et l’atteinte de vos objectifs.
Qu’est-ce qu’un plan d’action ?
En gestion de projet, un plan d’action est un document qui répertorie les étapes à suivre pour atteindre les objectifs et buts du projet. Il précise donc les ressources nécessaires pour y parvenir, établit un calendrier pour les actions à entreprendre et détermine les membres de l’équipe requis. Nous définirons plus loin dans ce guide ce que sont les buts du projet, les objectifs du projet, les actions et les étapes d’action.
Un plan d’action est similaire à un plan de mise en œuvre de projet, et il est très utile pendant les phases de planification et d’exécution du projet. En effet, un plan d’action documente l’exécution du plan de projet ; il s’agit d’une liste détaillée des travaux à réaliser pour atteindre les objectifs du projet, du début à la fin.
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Vous ne vous contentez pas de déterminer les étapes et le calendrier : vous définissez également l’équipe de projet qui exécutera ces tâches. Cela nécessite un logiciel de gestion de projet performant comme ProjectManager.
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Quel est l’objectif d’un plan d’action ?
Le principal objectif d’un plan d’action est de définir les ressources et la chronologie nécessaires pour atteindre les objectifs du projet. Il aide à clarifier les objectifs et fournit une vision claire du résultat attendu. Comme son nom l’indique, il divise les buts en étapes concrètes et attribue des responsabilités afin que chaque membre de l’équipe comprenne les échéances clés et la manière dont les ressources seront utilisées.
Au-delà de la logistique, un plan d’action fournit également un cadre pour suivre la progression et effectuer des ajustements afin de rester sur la bonne voie. Par exemple, si l’objectif est de lancer un nouveau produit le 1er novembre mais que l’étude de marché ne se termine que le 25 octobre, le plan devra être ajusté en conséquence. Si des risques apparaissent, des plans de contingence peuvent atténuer les effets négatifs. Enfin, il sert de base pour mesurer le succès une fois les objectifs atteints.
Qui doit élaborer un plan d’action ?
Bien que les chefs de projet utilisent les plans d’action, d’autres responsables d’équipe et gestionnaires peuvent également s’en servir lorsqu’ils dirigent un projet ou un processus. Les plans d’action peuvent être utilisés individuellement ou en équipe ; dans les cas collectifs, le responsable élabore le plan et recueille les avis de chacun.
Voici un aperçu des personnes qui devraient participer à la création et à la mise en œuvre :
- Professionnels de la gestion de projet : Chefs de projet, gestionnaires de programmes et de portefeuilles de projets, et bureaux de gestion de projets (PMO)
- Équipes de gestion des opérations : Chefs de département, gestionnaires fonctionnels et superviseurs
- Équipes de planification organisationnelle : Haute direction, cadres dirigeants, conseil d’administration et commanditaires de projet
Par exemple, le chef de projet élaborera le plan d’action afin de superviser le projet du début à la fin. Cela garantit que le projet est exécuté conformément au calendrier et à la portée définie. Les commanditaires du projet examineront le plan pour s’assurer qu’il est aligné sur les objectifs stratégiques, et les parties prenantes l’utiliseront pour suivre la progression générale et comprendre comment elle affecte leurs intérêts.
Plan d’action vs plan de projet
Bien que les plans d’action et les plans de projet soient deux outils essentiels de la gestion de projet, ils sont utilisés différemment. Un plan d’action précise les étapes nécessaires pour atteindre un objectif particulier. Il est souvent utilisé pour des tâches ou initiatives spécifiques. Les composantes d’un plan d’action incluent les tâches, les responsabilités, les échéances, les ressources et l’état d’avancement. Par exemple, un plan d’action pour le lancement d’un nouveau produit comprend l’étude de marché, le développement du produit et le plan de commercialisation.
Un plan de projet, en revanche, constitue un cadre global pour gérer un projet du début à la fin. Il est plus large dans sa portée et couvre tous les aspects du projet. Les composantes d’un plan de projet incluent les objectifs, l’énoncé de la portée, la structure de découpage du travail (WBS), le calendrier, le budget, le plan de gestion des risques, le plan de communication et le plan de qualité.
Composantes d’un plan d’action
Un plan d’action répond aux questions « qui », « quoi » et « quand » de ce que vous proposez. Ces questions sont couvertes par les différents éléments qui constituent le plan. Voici les principaux éléments d’un plan d’action réussi.
- Objectifs et buts : Avant d’établir un plan, définissez les buts et objectifs. Il est essentiel de comprendre ce que vous cherchez à accomplir avant de définir les étapes pour y parvenir.
- Étapes d’action : Ces étapes répondent à la question du « quoi ». Ce sont les activités qui mèneront à la réalisation de votre objectif. Plus les étapes sont détaillées, mieux c’est.
- Actions spécifiques : Les actions spécifiques sont les petites tâches qui composent les étapes du plan d’action. Ce sont les tâches qui, une fois exécutées, mènent à la suivante. Il est important de définir la priorité de ces actions ainsi que les livrables attendus.
- Calendrier : Une chronologie représente l’ensemble du plan d’action, du début à la fin. Elle montre la durée totale et chaque étape ou tâche y est inscrite, avec ses dates de début et de fin.
- Ressources : Les ressources sont tout ce qui est nécessaire à l’exécution du plan d’action : main-d’œuvre, matériel, équipements, etc. Vous devez identifier les ressources nécessaires et les associer aux tâches correspondantes.
- Coûts : Les ressources, comme les personnes et les équipements, ont un coût. Assurez-vous d’identifier les coûts évidents ou cachés dans votre plan d’action.
- Matrice de plan d’action : Une matrice est un outil qui aide à déterminer les tâches à accomplir et leur ordre.
- Rapport de plan d’action : Vous devez vous assurer que votre progression réelle correspond à celle prévue. Pour suivre l’avancement, utilisez un rapport de plan d’action, qui donne un aperçu de votre temps, de vos coûts et d’autres indicateurs sur une période donnée.
Types de plans d’action
Il existe plusieurs types de plans d’action utilisés dans divers contextes stratégiques. Chacun est similaire dans sa structure, mais diffère par ses objectifs. Voici quelques exemples courants.
Plan d’action commercial
Un plan d’action commercial est utilisé pour définir les objectifs et les tâches nécessaires à la création ou au développement d’une entreprise. Il décrit la vision de l’entreprise et les actions à entreprendre pour la concrétiser.
Plan d’action de projet
Un plan d’action de projet ne diffère pas beaucoup d’un plan d’action général. La seule différence est qu’il vise à produire un livrable à la fin du plan, qu’il s’agisse d’un produit ou d’un service.
Plan d’action personnel
De même, un plan d’action personnel diffère peu des autres, si ce n’est par l’objectif. Par exemple, un plan d’action personnel peut viser à faire plus d’exercice. L’objectif pourrait être de marcher une demi-heure chaque jour, par exemple pendant la pause déjeuner.
Comment rédiger un plan d’action en gestion de projet en 10 étapes
Les avantages d’un plan d’action sont simples : il définit les étapes à suivre et les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs du projet. En rassemblant toutes ces informations dans un seul document de gestion de projet, vous pouvez planifier et exécuter votre plan de projet plus efficacement.
Les gens sont souvent dépassés par le jargon de la gestion de projet lorsqu’ils doivent planifier un projet, mais le mot « action » est universellement compris. Les principes fondamentaux pour élaborer un plan d’action dans n’importe quel projet suivent ces quatre étapes de base de la planification de projet :
1. Définir les objectifs du projet
Il existe une différence entre les buts et les objectifs du projet. Les buts du projet se réfèrent aux objectifs de haut niveau que le projet vise à atteindre. Ils s’alignent généralement sur la planification stratégique et les objectifs commerciaux de l’organisation.
2. Définir les objectifs spécifiques du projet
Les objectifs du projet sont beaucoup plus précis que les buts. Les objectifs du projet font référence aux livrables et jalons à accomplir pour atteindre les buts fixés.
3. Définir les étapes d’action
Les étapes d’action sont un ensemble de tâches ou d’activités connexes qui doivent être exécutées pour produire les livrables du projet.
4. Identifier et hiérarchiser les actions
Les actions sont de petites tâches individuelles qui composent les étapes d’action décrites dans votre plan. Il faut d’abord identifier les dépendances entre elles, puis leur attribuer un niveau de priorité afin qu’elles soient exécutées dans le bon ordre.
5. Définir les rôles et responsabilités
Maintenant que vous avez réparti le travail nécessaire à la réalisation de votre plan d’action, vous devez attribuer les tâches à votre équipe de projet et définir les rôles et responsabilités de chacun.
6. Allouer les ressources
Tout comme pour votre plan de projet, votre plan d’action comporte des besoins en ressources. L’identification des étapes et actions vous aidera à déterminer les ressources nécessaires pour chaque tâche et à les attribuer correctement.
7. Définir des objectifs SMART
Votre plan d’action doit être surveillé et contrôlé pour mesurer sa performance. C’est pourquoi il est essentiel de définir des objectifs SMART pour vos tâches, vos étapes et vos objectifs de projet. SMART signifie spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis.
8. Établir une chronologie pour votre plan d’action
En tant que chef de projet, vous devez estimer la durée nécessaire à la réalisation de vos actions et étapes. Une fois cela fait, vous obtiendrez une chronologie. Vous pouvez utiliser des techniques de gestion de projet telles que les diagrammes PERT ou la méthode du chemin critique pour estimer plus précisément la durée de votre plan d’action.
9. Rédiger un modèle de plan d’action
Créez ou utilisez un modèle simple de plan d’action pour rassembler les tâches, les délais et les affectations. C’est l’endroit où tout ce qui concerne les tâches de votre projet doit être consigné afin d’avoir toutes les informations essentielles regroupées.
Rédiger un modèle de plan d’action est une excellente idée, car vous devrez utiliser ce format tout au long du projet. C’est pourquoi nous avons créé un modèle gratuit de plan d’action à télécharger. Il existe également des dizaines d’autres modèles de gestion de projet gratuits pour Excel et Word qui peuvent vous aider à chaque phase de votre projet.
10. Utiliser un outil de gestion de projet
Utilisez un outil de gestion de projet pour rester organisé. ProjectManager propose des fonctionnalités de planification qui vous aident à suivre et à rendre compte de la progression et des performances du projet. Obtenez une vue d’ensemble de votre plan d’action grâce à nos tableaux de bord en temps réel. Contrairement à d’autres outils, nous ne vous obligeons pas à configurer le tableau de bord.
Une fois que vous avez élaboré votre plan d’action, vous pouvez utiliser des outils de planification de projet pour examiner en détail vos étapes et vos actions. Avec ProjectManager, vous pouvez calculer différents indicateurs tels que la variance du projet, la charge de travail et bien plus encore. Ces données sont présentées dans des graphiques clairs et faciles à lire. Partagez-les avec les parties prenantes pour leur fournir des mises à jour sur les étapes du plan d’action à tout moment.
Exemple de plan d’action
Nous avons beaucoup parlé des plans d’action, mais la meilleure façon de comprendre leur fonctionnement est d’en examiner un exemple. Ci-dessous, vous trouverez notre modèle gratuit de plan d’action. Il est conçu pour le développement d’un site Web.
Exemple d’objectifs et de buts
La première étape pour créer un plan d’action consiste à définir clairement ses buts et objectifs. Les objectifs sont les résultats spécifiques nécessaires pour atteindre les buts globaux, comme illustré dans l’image ci-dessous.
Exemple d’étapes d’action
Une fois ceux-ci définis, le plan d’action est divisé en quatre étapes : étude de marché, développement du site Web, lancement du site et maintenance du site. Vous verrez que des tâches précises ou actions sont décrites pour chaque étape, y compris la description de la tâche, la personne responsable, le niveau de priorité et l’état d’avancement.
Exemple de chronologie du plan d’action
Le plan comprend également une chronologie indiquant les dates de début de chaque tâche et le nombre d’heures prévues. Cela permet de déterminer la durée de chaque tâche ainsi que la durée totale du plan d’action, du début à la fin.
Exemple de ressources
Enfin, une section est prévue pour ajouter vos ressources. Elles sont classées par département, comme le marketing ou le développement Web. Les matériaux nécessaires à chaque tâche y sont listés, avec leurs coûts, ce qui permet d’estimer le coût global du plan.
Comment créer un plan d’action avec ProjectManager
Découvrez comment les plans d’action sont généralement structurés à l’aide d’un logiciel de planification de projet.
1. Planifiez avec plusieurs vues de projet
ProjectManager peut vous aider à construire et à exécuter votre plan d’action. Rassemblez toutes vos tâches et étapes dans notre vue en liste, qui va bien au-delà des simples applications de tâches grâce à la possibilité de visualiser votre plan sous forme de diagrammes de Gantt, de calendriers de projet et de tableaux kanban. Ces outils puissants vous permettent de hiérarchiser les actions, de personnaliser les étiquettes et d’afficher le pourcentage d’avancement de chaque tâche. Notre logiciel de gestion de projet en ligne vous fournit des données en temps réel pour créer un plan d’action et le suivre efficacement.
2. Attribuez les actions aux membres de l’équipe
Une fois vos étapes de plan d’action établies dans les outils de planification de projet de ProjectManager, vous pouvez attribuer des tâches à vos collaborateurs et indiquer les ressources nécessaires à leur exécution. Définissez leurs rôles, leurs responsabilités et les niveaux de priorité pour chaque tâche afin d’assurer une exécution efficace.
3. Définissez les étapes et livrables du plan d’action
Il est important de noter toutes les phases de la chronologie du projet afin de savoir quelles tâches et quelles actions seront menées et à quel moment. De plus, le diagramme de Gantt de ProjectManager vous permet d’identifier les phases du projet, de trouver le chemin critique et de fixer les dates limites pour les jalons et les livrables.
4. Suivez la progression avec des tableaux de bord en temps réel
Une fois le projet lancé, vous devez suivre la progression du travail en cours. Cela nous amène au tableau de bord en temps réel, où vous pouvez vérifier si votre plan d’action respecte le calendrier et le budget.
ProjectManager vous offre tous les outils nécessaires pour créer et mettre en œuvre un plan efficace. Quel que soit le type de plan d’action dont vous avez besoin, notre logiciel de gestion de projet primé facilite sa réalisation. Profitez dès aujourd’hui d’un essai gratuit de 30 jours.