Une bonne estimation des coûts est essentielle à la réussite de la gestion de projet. De nombreux coûts peuvent apparaître au cours du cycle de vie d’un projet, et une méthode d’estimation précise peut faire la différence entre un plan réussi et un échec. Cependant, l’estimation des coûts de projet est plus facile à dire qu’à faire. Les projets comportent des risques, et ces risques entraînent des coûts imprévus et des problèmes de gestion des coûts.
Qu’est-ce que l’estimation des coûts de projet ?
L’estimation des coûts de projet est le processus qui prend en compte les coûts directs, indirects et autres types de coûts afin de calculer un budget répondant aux engagements financiers nécessaires à la réussite du projet. Pour ce faire, les chefs de projet et les estimateurs utilisent une structure de répartition des coûts afin d’identifier tous les coûts du projet.
L’estimation des coûts est essentielle pour tout type de projet, qu’il s’agisse de construire un pont ou de développer une application innovante. Tout a un coût, et plus vous avez une idée claire du montant nécessaire, plus vous et votre équipe avez de chances d’atteindre vos objectifs.
L’estimation des coûts est une étape cruciale pendant la phase de planification, car elle aide les chefs de projet à établir un budget couvrant toutes les dépenses nécessaires pour atteindre les objectifs fixés par la direction et les parties prenantes.
Qu’est-ce qu’une estimation de projet ?
Une estimation de projet est le processus qui consiste à prévoir avec précision le temps, le coût et les ressources nécessaires à un projet. Cela se fait en analysant les données historiques, en recueillant les informations du client et en répertoriant chaque ressource ainsi que sa durée d’utilisation dans le projet.
Pour créer une estimation, vous devez d’abord définir la portée du projet, puis créer une structure de répartition des coûts, ce qui permet d’identifier les différents coûts à chaque étape du cycle de vie du projet.
L’estimation des coûts de projet est simplifiée grâce à un logiciel de gestion de projet comme ProjectManager. Vous pouvez ajouter des budgets et des coûts planifiés pour chaque tâche, ainsi que les taux horaires de votre équipe. En construisant votre plan sur notre diagramme de Gantt, vos coûts estimés seront calculés automatiquement. De plus, au fur et à mesure du déroulement du projet, vous pouvez suivre vos coûts en temps réel via un tableau de bord automatisé. Essayez-le gratuitement dès aujourd’hui.
Qu’est-ce qu’une structure de répartition des coûts de projet ?
Une structure de répartition des coûts (CBS) est un outil essentiel de chiffrage qui détaille les coûts individuels d’un projet dans un document. Similaire à une structure de découpage du travail (SDT), c’est un organigramme hiérarchique où chaque ligne représente un type de coût ou un élément. Cette approche est effectuée au niveau des tâches, ce qu’on appelle une analyse ascendante.
Créer une structure de répartition des coûts peut prendre du temps, mais cela en vaut la peine, car le résultat fournit une estimation plus précise que les méthodes descendantes, qui reposent souvent sur des comparaisons avec des projets similaires antérieurs.
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L’utilisation d’une structure de répartition des coûts est une étape essentielle de la gestion des coûts et de la gestion des ressources. En identifiant les coûts au niveau des tâches dès la phase de planification, vous réduisez le risque de coûts cachés susceptibles d’apparaître plus tard lors de la phase d’exécution et de compromettre votre budget.
Types de coûts de projet
Il existe cinq principaux types de coûts qui composent la ligne de base des coûts du projet. Voici un aperçu rapide de ces catégories de coûts et de la manière de les mesurer.
- Coûts directs : Les coûts directs sont ceux qui se produisent dans le cadre d’un projet et sont liés à des activités spécifiques. Ils sont généralement plus faciles à estimer avec précision. Ils incluent les matières premières, la main-d’œuvre, les fournitures, etc.
- Coûts indirects : Les coûts indirects d’un projet sont ceux qui soutiennent le projet, tels que les frais administratifs. Cela peut inclure le loyer, les salaires du personnel administratif, les services publics, etc.
- Coûts fixes : Comme leur nom l’indique, les coûts fixes ne changent pas tout au long du cycle de vie du projet. Parmi les exemples figurent les coûts de mise en place, les loyers, les primes d’assurance, les impôts fonciers, etc.
- Coûts variables : Les coûts variables évoluent en fonction de la quantité de travail effectuée dans le projet. Ils peuvent inclure les salaires horaires, les matériaux, le carburant, etc.
- Coûts irrécupérables : En estimation des coûts, un investissement déjà engagé et ne pouvant être récupéré est appelé coût irrécupérable ou coût passé. Parmi les exemples figurent les dépenses de marketing, la recherche ou l’installation d’un nouveau logiciel.
Modèle gratuit d’estimation des coûts de projet
ProjectManager propose des modèles gratuits pour tous les aspects de la gestion de projet, y compris un modèle gratuit d’estimation des coûts pour Excel. Il peut être utilisé pour tout type de projet en remplaçant simplement les éléments de la colonne description par ceux correspondant à votre projet.
Ce modèle gratuit d’estimation des coûts comprend tous les champs nécessaires pour estimer les coûts de votre projet. Par exemple, il comporte une colonne de description, suivie d’une colonne pour le fournisseur ou le sous-traitant, puis de colonnes pour les coûts de main-d’œuvre et de matières premières. Ces coûts peuvent être additionnés ligne par ligne, et le modèle calcule ensuite le coût total du projet.
Bien entendu, un modèle d’estimation des coûts reste un document statique. Il est pratique pour rassembler tous les coûts du projet et les suivre tout au long de son cycle de vie. Cependant, toutes les données doivent être saisies manuellement, ce qui demande du temps et des efforts — deux ressources souvent limitées lors de la gestion d’un projet. Lorsque vous serez prêt à rationaliser ce processus, vous découvrirez qu’il existe de nombreuses solutions logicielles de gestion de projet capables de créer des budgets et de les suivre en temps réel pour éviter tout dépassement de coûts.
Quel est le rôle d’un estimateur de projet ?
L’estimateur de projet, ou estimateur des coûts, a pour mission d’évaluer la durée du projet afin d’en assurer la réussite. Cela inclut la détermination des ressources nécessaires — main-d’œuvre, matériaux, etc. — afin d’alimenter le budget du projet.
Pour y parvenir, l’estimateur doit comprendre le projet et ses phases, et être capable d’analyser les données historiques de projets similaires réalisés auparavant. Les estimateurs doivent également maîtriser les concepts mathématiques et statistiques.
Contrairement au chef de projet, qui est responsable de la supervision et de la livraison du projet, l’estimateur se concentre sur les coûts directs et indirects liés au projet. Il travaille en étroite collaboration avec les responsables contractuels pour établir des estimations précises, présentées ensuite aux dirigeants de projet.
Techniques d’estimation des coûts de projet
Tous ces facteurs influencent l’estimation des coûts de projet, rendant difficile l’obtention d’estimations précises. Heureusement, plusieurs techniques d’estimation peuvent aider à élaborer une prévision plus fiable.
Estimation analogique
Demandez l’aide d’experts ayant de l’expérience dans des projets similaires ou utilisez vos propres données historiques. Si vous disposez de données pertinentes, essayez l’estimation analogique, qui s’appuie sur des précédents afin de définir les coûts futurs dès les premières étapes du projet.
Estimation paramétrique
L’estimation paramétrique est une méthode statistique qui utilise les données historiques des principaux facteurs de coûts pour calculer l’impact des variations de durée ou d’autres paramètres du projet sur le budget total.
Estimation ascendante
L’estimation ascendante adopte une approche plus détaillée : elle consiste à estimer les coûts de chaque tâche individuelle avant de les additionner pour obtenir le coût global du projet. Cette méthode est plus précise que l’estimation paramétrique et convient aux projets complexes comportant de nombreuses variables, comme le développement de logiciels ou les projets de construction.
Estimation à trois points
L’estimation à trois points établit trois scénarios : le plus probable, l’optimiste et le pessimiste. Ces valeurs sont ensuite intégrées dans une équation permettant de déterminer une estimation moyenne pondérée.
Analyse des réserves
L’analyse des réserves détermine le montant de la réserve de contingence à allouer afin de gérer les incertitudes et les risques financiers du projet.
Coût de la qualité
Le coût de la qualité inclut l’argent dépensé pour éviter les défaillances pendant le projet et celui engagé après coup pour corriger les erreurs. Cette méthode permet d’affiner l’estimation globale des coûts. Comparer les offres des fournisseurs aide également à déterminer les coûts réels.
Outils dynamiques de calcul des coûts
Lors de l’estimation des coûts, il est utile d’utiliser un logiciel en ligne pour centraliser toutes les informations du projet. Un logiciel de gestion de projet peut être combiné avec plusieurs de ces techniques pour en faciliter l’application. Ces outils permettent de définir les équipes, les tâches, les objectifs, de gérer les fournisseurs et de suivre les coûts en temps réel.
Comment estimer les coûts d’un projet en 10 étapes
Le gouvernement américain a défini un processus en 10 étapes pour obtenir des estimations de coûts fiables et cohérentes dans la gestion de projet. Voici ces étapes :
- Définir l’objectif de l’estimation : Déterminez la finalité de l’estimation, le niveau de détail requis, les destinataires du rapport et la portée générale de l’estimation.
- Élaborer un plan d’estimation : Constituez une équipe d’estimation des coûts et définissez les techniques qu’elle utilisera. Élaborez une chronologie et désignez la personne chargée de l’estimation indépendante. Enfin, créez le calendrier de l’équipe.
- Définir les caractéristiques : Créez une description de référence du but, des performances et des caractéristiques du système. Incluez les aspects technologiques, les configurations, les stratégies, les relations avec les systèmes existants, ainsi que le support, la sécurité, les tests, la production, le déploiement et la maintenance.
- Déterminer les techniques d’estimation : Définissez une structure de découpage du travail (SDT) et choisissez la méthode d’estimation la plus adaptée à chaque élément. Vérifiez les facteurs influençant les coûts et le calendrier, puis établissez une liste de contrôle.
- Identifier les règles, hypothèses et collecter les données : Précisez clairement ce qui est inclus ou exclu de l’estimation et identifiez les hypothèses spécifiques.
- Élaborer une estimation ponctuelle : Créez un modèle de coûts en estimant chaque élément de la SDT.
- Réaliser une analyse de sensibilité : Testez la sensibilité des coûts par rapport aux changements de valeurs d’entrée et d’hypothèses clés afin de déterminer les principaux facteurs de coûts.
- Effectuer une analyse des risques et des incertitudes : Évaluez les risques financiers, de calendrier et techniques liés à chaque élément de la SDT et définissez des stratégies pour les gérer.
- Documenter et présenter l’estimation : Documenter chaque étape du processus d’estimation assure la transparence. Présentez ensuite les résultats aux parties prenantes pour obtenir leur approbation.
- Mettre à jour l’estimation des coûts : Toute modification doit être mise à jour et rapportée. Enfin, réalisez une analyse rétrospective pour documenter les leçons apprises.
Exemple d’estimation des coûts de projet
Prenons un moment pour créer un projet hypothétique et parcourir un exemple général d’estimation afin de comprendre comment ce processus fonctionne. L’estimation des coûts de construction est assez simple, c’est pourquoi nous utiliserons cet exemple. Ce projet de construction illustrera les exigences générales de l’estimation des coûts dans la gestion de projet.
Tout d’abord, dressez une liste des différents éléments nécessaires à la réalisation de votre projet de construction. Rassemblez tous vos documents de gestion de projet de construction tels que les plans, conceptions, devis, schémas et permis pour obtenir les données de coûts. Vous y trouverez les coûts administratifs, les frais de financement, les honoraires juridiques et d’ingénierie, les assurances et d’autres éléments de coûts.
Ensuite, utilisez une structure de découpage du travail (SDT) pour identifier toutes les activités du projet. Déterminez les coûts de main-d’œuvre, les coûts directs et les coûts indirects associés à chaque activité. Plusieurs techniques d’estimation des coûts, comme l’estimation ascendante, permettent aux entrepreneurs d’évaluer les coûts de chaque activité afin de créer des propositions précises pour les appels d’offres.
Ces coûts sont ensuite additionnés ligne par ligne, puis totalisés pour déterminer le coût global du projet. Disposer d’un modèle d’estimation des coûts est un excellent moyen de collecter et de suivre ces informations.
ProjectManager aide à l’estimation des coûts de projet
ProjectManager est un logiciel de gestion de projet doté de fonctionnalités permettant de créer des estimations de coûts plus précises. Son diagramme de Gantt peut être utilisé pour suivre les coûts et les dépenses liées aux projets et aux tâches.
Estimer les coûts des tâches spécifiques
Lors de l’estimation des tâches individuelles, les coûts peuvent être enregistrés et suivis directement sur le diagramme de Gantt en ligne. Vous pouvez ajouter des colonnes pour les coûts estimés, la ligne de base et les coûts réels, ce qui permet d’identifier la variance des coûts et de maintenir le projet dans le budget prévu.
Notre diagramme de Gantt en ligne ne se limite pas au suivi des tâches : vous pouvez l’utiliser pour suivre les matériaux et les coûts fixes associés à chaque activité et comparer le budget aux dépenses réelles. Toutes ces données sont centralisées sur une seule page.
Commencez par créer un projet, puis accédez à la vue Gantt dans ProjectManager. Si vous disposez déjà de données, importez-les via le bouton d’importation situé en haut à droite de la page. Vous pouvez également saisir les données directement dans le Gantt en ligne et les partager facilement avec votre équipe et vos parties prenantes pour obtenir leurs commentaires ou leur approbation.
Estimer les coûts des ressources
La fonctionnalité de gestion des ressources de ProjectManager est un autre outil utile pour obtenir une estimation plus précise des coûts de projet. Elle offre une vue globale des coûts en fonction de la charge de travail répartie entre les tâches et les projets.
Lors de la planification d’un projet avec notre outil de gestion des ressources, vous pouvez prendre en compte les horaires des employés, la location d’équipements, les jours fériés et l’espace de travail, entre autres facteurs qui influent sur votre budget. Répartir correctement les ressources est essentiel pour maintenir l’équilibre budgétaire.
Créez un plan de ressources en programmant les dates d’utilisation, la durée et les personnes impliquées, y compris les équipements ou locations de site. Décomposez ces besoins par activité et par jour pour établir un calendrier détaillé avec la durée, les ressources et les coûts estimés.
FAQ sur l’estimation des coûts de projet
Voici quelques-unes des questions les plus fréquentes concernant l’estimation des coûts de projet.
Qu’est-ce qu’une analyse des coûts de projet ?
Une analyse des coûts de projet sert à déterminer les coûts, dépenses et avantages associés à un projet. C’est un processus permettant d’évaluer la faisabilité du projet.
Qu’est-ce qu’une ventilation des coûts de projet ?
Une ventilation des coûts est le processus par lequel un chef de projet estime les dépenses nécessaires à la réalisation d’un projet. Une structure de répartition des coûts est utilisée pendant le processus d’estimation pour s’assurer que tous les coûts sont pris en compte dans le plan de gestion des coûts.
Pourquoi l’estimation des coûts de projet est-elle importante ?
L’estimation et la gestion des coûts sont des éléments essentiels de la gestion de projet. Le chef de projet doit établir le budget le plus précis possible en utilisant une structure de répartition des coûts et des techniques d’estimation. Ces estimations servent de base aux stratégies de contrôle des coûts.
Le budget du projet regroupe les coûts directs et indirects pour estimer le coût total nécessaire à la réalisation du projet dans les délais et selon les standards de qualité attendus. Cela signifie que tout ce dont vous aurez besoin pour garantir la réussite du projet sera pris en compte lors du processus d’estimation, évitant ainsi les dépassements de coûts lors de la phase d’exécution.
Lors de l’estimation des coûts d’un projet, il est essentiel de disposer des meilleurs outils pour établir un budget précis. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne doté de diagrammes de Gantt et de fonctions de gestion des ressources qui vous offrent un contrôle total sur vos coûts. Découvrez comment ProjectManager peut vous aider à affiner vos estimations de coûts en essayant gratuitement notre solution pendant 30 jours.