Un plan de travail peut être succinct ou détaillé, mais dans tous les cas, il est essentiel pour rester organisé. Une planification approfondie aide les organisations à définir les objectifs et les processus qui permettent aux équipes de bien faire leur travail, tout en détaillant les tâches, les calendriers, les ressources et les budgets. Téléchargez notre modèle gratuit de plan de travail pour Word et offrez à votre équipe de projet le cadre dont elle a besoin pour réussir.

Pour télécharger ce modèle gratuit de plan de travail, cliquez sur l’image ci-dessous.

Qu’est-ce qu’un plan de travail ?

Un plan de travail sert à organiser, visualiser et donner un contexte au projet à réaliser. Il explique pourquoi le projet existe et ce qu’il vise à accomplir. Il détaille également les tâches menant au livrable final et définit les rôles et responsabilités de l’équipe.

Qu’est-ce qu’un modèle de plan de travail ?

Un modèle de plan de travail est simplement un format permettant de gagner du temps lors de la planification de l’exécution du travail par l’équipe. La structure d’un modèle peut varier, tout comme les outils utilisés pour le créer. Vous pouvez le concevoir sur un diagramme de Gantt ou un calendrier de projet si vous recherchez une représentation visuelle. Cependant, notre modèle de plan de travail pour Word adopte une approche narrative, avec des cellules extensibles pour décrire le projet et en préciser les détails.

Mais si vous ouvrez plutôt le modèle de plan de travail dans ProjectManager, vous pourrez le gérer au-delà d’un simple document Word. Vous aurez accès à cinq vues de planification différentes : diagramme de Gantt, tableau kanban, liste de tâches, calendrier et feuille de calcul. De plus, vous pourrez collaborer avec votre équipe en temps réel et suivre les progrès dans le logiciel grâce à des tableaux de bord en direct, des feuilles de temps et des rapports d’état instantanés. Commencez gratuitement avec ProjectManager et créez un meilleur plan de travail.

Pourquoi utiliser ce modèle de plan de travail

Ce modèle aide chaque membre de l’équipe à accomplir ses tâches plus efficacement. L’équipe comprend son rôle dans le projet global et sait ce qu’elle doit faire pour atteindre les objectifs fixés.

Il fournit également au chef de projet un document de planification qu’il suffit de compléter. Bien sûr, ces champs diffèrent d’un projet à l’autre, mais disposer d’un exemple de plan de travail donne déjà une longueur d’avance. Une fois le projet terminé, ce modèle peut servir de référence pour les futurs projets.

Notre modèle de plan de travail permet de gagner du temps en affichant les tâches à réaliser, les ressources nécessaires et le calendrier à suivre, entre autres éléments du plan de projet. Passer en revue ces détails avant de commencer permet de comprendre ce que représente la réussite et comment y parvenir.

Une fois le projet lancé, cependant, un logiciel de gestion de projet offre un meilleur contrôle sur tous ces éléments. ProjectManager transforme votre plan de travail en plan d’action. Son diagramme de Gantt en ligne ajoute des jalons, lie les dépendances, met en évidence le chemin critique et fournit des données en temps réel pour suivre les progrès et la performance, afin de respecter le calendrier du projet. Une fois votre plan construit, suivez tout avec notre tableau de bord en temps réel. Essayez-le gratuitement dès aujourd’hui.

Quand utiliser un modèle de plan de travail

Un modèle de plan de travail est un outil très polyvalent pouvant être utilisé par différents types d’équipes. Voici quelques scénarios parmi les plus courants.

Gestion de projet

Utilisez un modèle de plan de travail pendant la phase de planification pour organiser votre projet. C’est une étape qui intervient au début du processus. À ce stade, le chef de projet crée une structure de répartition du travail afin de répertorier toutes les tâches du projet. Il commence aussi à constituer l’équipe, à préparer le budget et à identifier les ressources nécessaires pour assurer le bon déroulement des opérations.

Notre modèle de plan de travail est un autre outil utile à ce moment du projet. Contrairement à d’autres méthodes qui servent à estimer le budget ou les ressources, le modèle de plan de travail permet de regrouper toutes ces informations. C’est un moyen d’organiser et de relier les nombreux éléments du projet.

Gestion des processus métier

Un modèle de plan de travail pour Word peut être utilisé dans la gestion des processus métier (BPM) afin d’analyser et d’améliorer les processus internes. Il définit d’abord les objectifs du processus et les indicateurs clés de performance (KPI) pour orienter les améliorations. Les responsables peuvent ainsi identifier les redondances et les goulots d’étranglement. Le plan de travail garantit aussi la bonne mise en œuvre des changements et l’attribution claire des responsabilités à chaque étape.

Gestion opérationnelle

En gestion des opérations, un plan de travail aide à structurer et à rationaliser les activités quotidiennes, à maintenir une productivité élevée et à gérer l’allocation des ressources. Il décrit les objectifs opérationnels et les tâches nécessaires pour les atteindre, comme le contrôle qualité ou la planification de la production. Les membres de l’équipe se voient attribuer des tâches avec des délais précis, afin d’utiliser les ressources efficacement. Le modèle de plan de travail contribue ainsi à maintenir une production cohérente tout en permettant les ajustements nécessaires.

Développement de produit

Un plan de travail pour le développement de produit fournit un cadre structuré pour guider le produit de sa conception à son lancement. Il commence par identifier la vision, les phases et les objectifs du produit. Chaque phase, comme la recherche, la conception et la production, doit inclure une liste de tâches, de rôles et de délais afin que les exigences de chaque étape soient claires. Le plan de travail doit également cartographier les dépendances et les risques pour mieux préparer l’équipe.

Organisation d’événements

En planification d’événements, un modèle de plan de travail pour Word aide à organiser toutes les étapes de l’événement, du lancement à la clôture. Commencez par définir le calendrier du projet, les objectifs de l’événement, les livrables clés et la sélection du lieu. Décomposez ensuite le tout en catégories telles que la coordination des fournisseurs, la logistique, le marketing et le suivi du budget. À partir de là, attribuez les responsabilités à l’équipe et fixez des échéances précises pour chaque tâche. Le plan de travail doit également inclure des plans de contingence pour faire face à d’éventuels problèmes.

Qui devrait utiliser ce modèle de plan de travail ?

Comme indiqué plus haut, un modèle de plan de travail peut être utilisé pour gérer des projets, des processus métier ou les opérations globales d’une organisation. Dans chacun de ces cas, il y a toujours un responsable d’équipe qui utilise le modèle pour planifier la façon dont les membres atteindront les objectifs.

Chefs de projet

Le chef de projet est généralement la personne qui crée le modèle de plan de travail et le maintient à jour. Le modèle lui permet de définir les rôles et responsabilités des membres de l’équipe projet et de suivre l’avancement quotidien des tâches, des livrables et des risques.

Cependant, selon la taille du projet et l’organisation de l’entreprise, d’autres personnes peuvent gérer le suivi quotidien dans le modèle. Certaines grandes organisations disposent de plusieurs chefs de projet ou d’un bureau de gestion de projet (PMO) et, sous leur responsabilité, de coordinateurs et d’assistants qui s’occupent de la plupart des tâches administratives.

Bureau de gestion de projet (PMO)

Un bureau de gestion de projet (PMO) utilise aussi un plan de travail pour s’assurer que les pratiques de gestion de projet de l’organisation sont alignées sur les objectifs stratégiques. Le PMO crée le plan de travail détaillé de chaque projet et y précise les attributions de tâches, les besoins en ressources et les objectifs. Cela lui donne une meilleure visibilité sur le portefeuille de l’organisation afin d’allouer les ressources et de gérer les risques à l’échelle des départements.

Responsables fonctionnels et chefs de service

Les responsables fonctionnels et chefs de service s’appuient sur des plans de travail pour mieux organiser les tâches de leur équipe et garantir l’alignement avec les objectifs de l’entreprise. Les plans de travail les aident à décliner les objectifs du service en tâches actionnables, à attribuer les responsabilités et à fixer des échéances. Les mises à jour régulières permettent de traiter les goulots d’étranglement et de réaffecter les ressources au fur et à mesure que les projets évoluent.

Cabinets de services professionnels et consultants

Les cabinets de services professionnels et les consultants utilisent des plans de travail pour structurer l’approche visant à délivrer des résultats à leurs clients. Par exemple, au début d’un projet, les consultants élaborent un plan de travail pour définir les objectifs, les échéances, les livrables et les critères de réussite. Chaque phase est décomposée en tâches et en actions, avec des recommandations finales.

Que contient ce modèle de plan de travail ?

Notre modèle de plan de travail pour Word offre une vue d’ensemble complète de votre projet. Il fournit à chacun un cadre pour se représenter son travail. Le modèle peut être personnalisé si vous souhaitez supprimer certains champs ou en ajouter d’autres propres à votre projet.

Informations générales et introduction

La partie supérieure du modèle est dédiée aux informations générales du projet. Ajoutez le nom du projet, le chef de projet et la date, ce qui permet de vérifier que vous utilisez bien la dernière version du document.

L’introduction présente une vue d’ensemble du projet, où vous identifiez le problème à résoudre ou l’opportunité commerciale à saisir. Vous expliquez ensuite comment le projet va répondre à ce besoin ou à cette opportunité.

Objectifs et buts

Viennent ensuite les objectifs et buts du projet. Commencez par les définir à l’aide de la méthode SMART. Cette approche permet d’énoncer des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis.

Chronologie du plan de travail

Vous présentez maintenant le calendrier. La section chronologie du modèle sert à cartographier les dates de début et de fin. Vous devez aussi noter les jalons entre ces deux points, comme le début d’une nouvelle phase de projet et d’autres dates importantes.

Budget du plan de travail

Vient ensuite le budget. C’est ici que vous utilisez vos outils et techniques préférés pour estimer le coût total du projet. Prenez le temps nécessaire pour obtenir l’estimation la plus précise possible.

Rôles et responsabilités de l’équipe

Vous pouvez maintenant détailler l’équipe en définissant les rôles et responsabilités de chacun. Soyez précis : c’est ainsi que tous les membres de l’équipe projet sauront ce qu’ils doivent faire, quelle est leur autorité et à quoi ils sont redevables dans le cadre du projet.

Registre des risques

Chaque projet comporte des risques, et disposer d’un registre des risques permet de garder le projet sur la bonne voie. Ici, vous identifiez les problèmes potentiels et attribuez à des membres de l’équipe la responsabilité de gérer et de résoudre ceux qui pourraient survenir.

Critères de réussite

Livrer les livrables à temps et dans le respect du budget fait partie des éléments qui définissent la réussite d’un projet. Il existe également des attentes en matière de qualité. Dans cette section, vous choisissez les indicateurs qui serviront à mesurer le succès et vous assurez que les attentes des parties prenantes sont satisfaites.

Enfin, il est essentiel de disposer d’un système objectif pour évaluer globalement le projet. Cela vous aidera à corriger les erreurs et à reproduire les réussites lors de vos futurs projets.

Avantages de l’utilisation d’un modèle de plan de travail

Notre modèle de plan de travail permet de gagner du temps en présentant les tâches nécessaires, les ressources correspondantes et le calendrier à suivre, entre autres éléments du plan de projet. Examiner ces détails avant le lancement du projet permet de mieux comprendre ce que signifie le succès et comment l’atteindre.

Un autre avantage de ce modèle est qu’il permet de standardiser la manière dont votre organisation exécute les travaux, facilitant ainsi la mesure de la performance et l’amélioration de la productivité de l’équipe.

Inconvénients de l’utilisation d’un modèle de plan de travail

Bien que notre modèle Word de plan de travail soit une excellente base pour démarrer, il est important de comprendre que les modèles Excel ou Word présentent des limites lorsqu’il s’agit de créer et de suivre des plans de travail. D’abord, ils sont chronophages, car ils doivent être modifiés manuellement. Ils sont difficiles à imprimer, et il faut partager une nouvelle version à chaque mise à jour.

Plus important encore, Word n’est pas un outil de planification du travail capable de suivre le rythme des opérations quotidiennes d’une équipe. À la place, vous devriez utiliser un outil de gestion du travail comme ProjectManager.

Comment créer un plan de travail avec ProjectManager

ProjectManager vous permet d’utiliser une variété de fonctionnalités de planification, de gestion des tâches et des ressources pour créer un plan de travail détaillé. Voici comment utiliser le diagramme de Gantt de ProjectManager pour concevoir un plan complet.

Avant de commencer, il est important de noter que le modèle de diagramme de Gantt est divisé en deux sections principales : une feuille de calcul à remplir avec les informations du plan de travail et une chronologie générée automatiquement par le logiciel de planification.

1. Ajouter les noms des tâches et leurs dates d’échéance

La première étape pour créer un plan de travail avec le diagramme de Gantt en ligne de ProjectManager consiste simplement à lister les tâches et à saisir leurs dates d’échéance. C’est la base de votre chronologie de plan de travail.

2. Attribuer les tâches aux membres de l’équipe

Il est maintenant temps d’assigner ces tâches à des membres de l’équipe. Ils recevront une notification à chaque modification apportée à leurs tâches, comme l’ajout de commentaires, de fichiers ou l’ajustement de dates.

3. Lier les dépendances entre les tâches

Le diagramme de Gantt de ProjectManager permet de lier quatre types de dépendances entre les tâches, une étape essentielle lors de la création d’un plan de travail. Si vous ne tenez pas compte des dépendances, votre plan risque d’échouer.

4. Estimer les coûts des tâches

Vos coûts de main-d’œuvre seront automatiquement ajoutés aux feuilles de temps lorsque vous saisirez les informations dans le diagramme de Gantt, le tableau kanban ou le calendrier de projet. Un champ est également prévu pour ajouter des coûts à chaque tâche.

Qui gère le modèle de plan de travail ?

Le chef de projet est généralement la personne qui crée et maintient à jour le modèle de plan de travail. Son rôle couvre tous les aspects liés au plan, ce qui en fait le responsable naturel.

Cependant, selon la taille du projet et l’organisation de l’entreprise, d’autres personnes peuvent gérer le suivi quotidien du modèle. Certains projets plus importants comptent plusieurs chefs de projet, épaulés par des assistants chargés des tâches administratives.

Quelle que soit la personne désignée pour gérer le modèle, la responsabilité finale incombe presque toujours au chef de projet. Cela dit, il s’agit d’un document collaboratif qui permet à toute l’équipe de comprendre sa place dans le projet global.

Comment ProjectManager facilite la planification du travail

Pour faire passer votre plan de travail au niveau supérieur, utilisez ProjectManager. Notre logiciel de planification de projet primé organise toutes vos tâches, vos équipes et même plusieurs projets pour vous aider à travailler plus efficacement. Le modèle de plan de travail rassemble les différentes parties de votre projet et notre logiciel de gestion du travail les met en action.

Notre solution cloud vous permet de suivre la progression en temps réel tout en offrant à vos équipes des outils de collaboration performants. Les membres peuvent commenter les tâches, recevoir des notifications par e-mail ou dans l’application lorsqu’une tâche est mise à jour, et y joindre des fichiers ou des images.

Multiples vues de planification

Comme mentionné précédemment, vous pouvez élaborer un plan de travail détaillé sur notre diagramme de Gantt en ligne. Mais ce n’est pas la seule vue disponible : vous pouvez aussi utiliser des tableaux kanban, des listes de tâches, des calendriers de projet, des tableaux de bord et bien d’autres fonctionnalités pour planifier, programmer et suivre vos plans de travail.

Suivre les coûts de main-d’œuvre avec les feuilles de temps et les graphiques de charge

Les feuilles de temps de ProjectManager vous aident à calculer automatiquement les coûts de main-d’œuvre à mesure que vous attribuez les tâches aux membres de l’équipe. De plus, vous pouvez surveiller de près les coûts de main-d’œuvre et la charge de travail grâce à des graphiques interactifs qui indiquent qui est surchargé ou sous-utilisé.

Créer des rapports de suivi du travail en quelques minutes

Votre équipe n’est pas la seule à avoir besoin du plan de travail. Les parties prenantes souhaitent également connaître les performances du projet. Grâce aux rapports en un clic, il est facile de les tenir informées. Obtenez des données détaillées, filtrez-les pour afficher uniquement ce qui les intéresse, puis partagez-les au format PDF ou en lecture seule dans l’outil. Nous transformons votre plan de travail en un véritable outil de pilotage.

ProjectManager est bien plus qu’une simple ressource en ligne pour la gestion de projet. C’est l’unique outil dont vous avez besoin pour mener votre projet de la conception à la réalisation. Vous bénéficiez de données en temps réel pour prendre de meilleures décisions et de fonctionnalités pour gérer votre budget, votre calendrier et vos parties prenantes. Rejoignez les dizaines de milliers d’équipes qui utilisent notre outil pour travailler plus efficacement. Inscrivez-vous gratuitement dès aujourd’hui.