Qu’est-ce que la mise en œuvre d’un projet ?
La mise en œuvre d’un projet, ou exécution du projet, est le processus qui consiste à réaliser les tâches nécessaires pour mener un projet à bien. Ces tâches sont d’abord décrites dans le plan de projet, un document complet qui couvre tous les domaines de la gestion de projet. Il convient toutefois d’élaborer un plan d’action secondaire, appelé plan de mise en œuvre, pour aider les membres de l’équipe et les chefs de projet à mieux exécuter le projet et à suivre son avancement.
Qu’est-ce qu’un plan de mise en œuvre ?
Un plan de mise en œuvre est un document qui décrit les étapes nécessaires à l’exécution d’un projet. Il découpe le processus de mise en œuvre du projet en définissant le calendrier, les équipes et les ressources qui seront nécessaires. Il précise également comment le projet sera exécuté, suivi et clôturé. Un plan de mise en œuvre est une feuille de route pour l’équipe de projet : il indique les étapes à suivre pour atteindre les objectifs et produire les livrables dans les délais et le budget impartis.
Un plan de mise en œuvre comprend généralement certains éléments clés. Il commence par une brève présentation du projet, puis aborde ses buts et ses objectifs. Il contient une décomposition détaillée des tâches du projet ainsi qu’un aperçu de son calendrier et de l’allocation des ressources. Les rôles et responsabilités des membres de l’équipe, des parties prenantes et des partenaires externes y sont définis. La mise en œuvre du projet comprend aussi un plan de gestion des risques, la façon dont le projet sera suivi et évalué, un plan de communication et un budget.
Plan de mise en œuvre vs plan de projet
Un plan de projet est un document de gestion de projet complet qui doit décrire tous les aspects de votre projet, notamment le calendrier, le budget, le plan de gestion du périmètre, le plan de gestion des risques, le plan de gestion des parties prenantes et d’autres éléments importants. Le plan de mise en œuvre, en revanche, est une version simplifiée de votre plan de projet. Il ne contient que les informations dont ont besoin les membres de l’équipe qui participeront réellement à la phase d’exécution du projet, comme leurs rôles, leurs responsabilités, leurs tâches quotidiennes et leurs échéances.
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Quand utiliser un plan de mise en œuvre ?
Un plan de mise en œuvre est utilisé lorsque le projet entre dans sa phase d’exécution, mais son élaboration commence avant. En réalité, les premières bases d’un plan de mise en œuvre de projet sont posées dès la phase d’initialisation, lorsque le besoin d’un tel document est identifié.
C’est pendant la phase de planification que le plan de mise en œuvre du projet est principalement élaboré. Tous les éléments clés y sont définis et les parties prenantes participent au processus afin que leurs contributions soient prises en compte. Lors de l’exécution du projet, le plan sert aux opérations quotidiennes, y compris pendant la phase de suivi et de maîtrise, qui se déroule en parallèle de l’exécution. Même lors de la clôture du projet, le plan est revu pour évaluer la réussite du projet.
Pourquoi la planification de la mise en œuvre est-elle importante ?
Un plan de mise en œuvre de projet est important pour plusieurs raisons. Le fait qu’il serve de feuille de route à l’équipe de projet pendant l’exécution suffit à souligner son importance, mais ce n’est pas la seule raison. Voici d’autres raisons d’utiliser ce plan dans vos projets.
- Il permet aux équipes de projet d’estimer les coûts avec précision : en identifiant les ressources nécessaires, comme les matériaux et le personnel, le chef de projet peut mieux prévoir les coûts du projet. Le plan comprend aussi une décomposition détaillée des tâches, ce qui permet une analyse fine des coûts. Un calendrier bien défini conduit également à des calculs de coûts plus précis.
- Il aide à éviter la dérive du périmètre : la dérive du périmètre se produit lorsque le périmètre d’un projet s’étend au-delà de ses objectifs initiaux. Le plan de mise en œuvre du projet aide à l’éviter en fixant des objectifs clairs dès le départ et en s’assurant que tous les membres de l’équipe comprennent ce qui est inclus dans le périmètre du projet. Grâce à cette définition détaillée du périmètre, chacun sait quand cette limite est franchie.
- Il facilite l’ordonnancement du projet : le plan aide à établir le calendrier du projet en décomposant les tâches, ce qui permet d’identifier plus facilement ce qui doit être fait et dans quel ordre. Le calendrier du projet est ainsi plus réaliste. Le plan de mise en œuvre tient également compte des dépendances et de la disponibilité des ressources, ce qui garantit que le calendrier se déroule sans accroc et reste respecté.
Les étapes clés de la mise en œuvre d’un projet
Voici quelques-unes des étapes clés que vous devez superviser en tant que chef de projet pendant la phase d’exécution du projet. Votre plan de mise en œuvre de projet doit contenir les éléments nécessaires pour vous aider à les mener à bien.
1. Communiquer les buts et les objectifs
Une fois les buts et les objectifs du projet définis, l’étape suivante consiste à vous assurer que l’équipe les comprend. Pour que le projet réussisse, l’équipe de projet doit y adhérer. Une réunion est un bon moyen de les communiquer, mais mettre à sa disposition des documents de projet qu’elle peut consulter est aussi une option valable.
2. Définir le périmètre des travaux
Cette étape essentielle permet d’identifier les objectifs du projet, de préciser les buts et de recueillir les exigences, y compris les attentes et les contraintes qui pourraient affecter le projet. C’est à ce moment que les livrables du projet sont listés, que les limites de ce qui est inclus ou exclu du périmètre sont définies et qu’une structure de découpage du travail est utilisée pour identifier toutes les tâches et sous-tâches. Les ressources sont également identifiées, les critères de réussite établis et le périmètre clairement communiqué à l’équipe.
3. Estimer les besoins en ressources
Les besoins en ressources sont d’abord identifiés dans le périmètre des travaux, puis précisés à cette étape. On commence par lister toutes les tâches du projet, puis on détermine les types de ressources nécessaires : humaines, matérielles, équipements et financières. On vérifie ensuite la disponibilité de ces ressources et on prévoit les quantités. Le tout est ensuite examiné avec les parties prenantes.
4. Identifier les risques potentiels
Les risques sont des événements imprévus, mais ils peuvent être gérés de manière proactive en constituant une équipe de gestion des risques et en définissant des critères de risque. L’équipe de projet doit réfléchir aux risques qui pourraient survenir pendant le projet, les lister et les classer selon leur impact et leur probabilité. Les risques peuvent alors être hiérarchisés afin que les équipes sachent comment y répondre.
5. Définir les rôles et responsabilités de l’équipe
Le chef de projet définit les rôles et responsabilités et les communique à l’équipe de projet. Chacun doit comprendre ce que l’on attend de lui et savoir à qui s’adresser pour toute question sur son travail. Tout cela contribue au bon déroulement du projet.
6. Établir les critères de réussite des livrables
Les livrables du projet doivent respecter des normes de qualité. Pour cela, il faut des critères de réussite pour la remise de ces livrables. Vous devez disposer d’un moyen de déterminer si le livrable correspond à ce qu’il est censé être. Cette mesure s’appelle un critère de réussite et s’applique à tout livrable, qu’il soit tangible ou intangible.
7. Planifier le travail sur un calendrier de projet
Tout projet a besoin d’un calendrier, qui se résume au minimum à une date de début et une date de fin. Entre ces deux points, vous aurez des phases et des tâches, qui ont elles aussi des dates de début et de fin. Pour gérer ces échéances, utilisez une chronologie de projet afin de tout visualiser au même endroit.
8. Suivre les coûts, les délais et la performance
Pour respecter votre calendrier et votre budget, vous devez surveiller de près le projet pendant la phase d’exécution. Parmi les éléments à suivre figurent vos coûts, vos délais et votre performance. Les coûts renvoient à votre budget, les délais à votre calendrier, et la performance influe sur les deux ainsi que sur la qualité. En suivant ces indicateurs, vous pouvez procéder à des ajustements pour respecter le calendrier et le budget.
9. Rendre compte aux parties prenantes du projet
Pendant que le chef de projet suit le projet, les parties prenantes, qui ont un intérêt direct dans le projet, voudront elles aussi rester informées. Pour gérer leurs attentes et leur montrer que le projet atteint tous ses jalons, vous aurez besoin de rapports de projet, comme des rapports d’état du projet. Vous pourrez ensuite les présenter régulièrement aux parties prenantes pour les tenir informées.
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Quels sont les éléments clés d’un plan de mise en œuvre ?
Il n’existe pas de solution standard et universelle pour élaborer votre plan de mise en œuvre. Nous avons toutefois conçu une structure de plan de mise en œuvre pour vos projets. En voici les éléments.
- Buts et objectifs du projet : le but du projet est sa finalité ultime, tandis que les objectifs sont les jalons ou réalisations clés à accomplir pour l’atteindre.
- Critères de réussite : le chef de projet doit parvenir à un accord avec les parties prenantes pour définir les critères de réussite du projet.
- Livrables du projet : les livrables du projet sont les résultats tangibles ou intangibles des tâches du projet.
- Énoncé du périmètre : l’énoncé du périmètre décrit brièvement le périmètre de votre projet, que l’on peut simplement définir comme le travail à réaliser dans le cadre du projet.
- Plan des ressources : créez un plan des ressources simple qui présente les ressources humaines, les équipements et les matériaux nécessaires à votre projet.
- Analyse des risques : utilisez un outil d’évaluation des risques comme une analyse SWOT ou un registre des risques. Il existe différents outils offrant différents niveaux de détail pour votre analyse des risques.
- Calendrier de mise en œuvre : tout plan de mise en œuvre a besoin d’un calendrier de projet clair pour être correctement exécuté. Utilisez pour cela un outil avancé comme un diagramme de Gantt.
- Jalons du plan de mise en œuvre : vous devez identifier les jalons clés de votre plan de mise en œuvre afin de pouvoir suivre facilement son avancement.
- Rôles et responsabilités de l’équipe : le plan de mise en œuvre ne s’exécutera pas tout seul. Vous devrez attribuer des rôles et des responsabilités aux membres de votre équipe.
- Indicateurs du plan de mise en œuvre : vous aurez besoin de KPI, d’OKR ou de tout autre indicateur de performance permettant de contrôler l’avancement de votre plan de mise en œuvre.
Comment rédiger un plan de mise en œuvre
Suivez ces étapes pour créer un plan de mise en œuvre pour votre projet ou votre entreprise. Vous pouvez également utiliser un logiciel de gestion de projet comme ProjectManager pour vous aider dans le processus de mise en œuvre.
1. Revoir votre plan de projet
Commencez par identifier ce dont vous aurez besoin pour exécuter votre plan de mise en œuvre :
- Quelles équipes doivent intervenir pour atteindre les objectifs stratégiques ?
- Combien de temps faudra-t-il pour atteindre les objectifs stratégiques ?
- Quelles ressources faut-il allouer ?
En interrogeant les parties prenantes, les partenaires clés, les clients et les membres de l’équipe, vous pouvez déterminer les missions les plus importantes et les hiérarchiser en conséquence. C’est aussi à cette étape que vous devez lister tous les objectifs que vous souhaitez atteindre, afin d’articuler le plan stratégique avec le plan de mise en œuvre. Tout doit se rattacher à ce plan stratégique pour que votre plan de mise en œuvre fonctionne.
2. Recenser les hypothèses et les risques
Cette étape prolonge la phase de recherche et de découverte, mais il est également important de mettre en évidence les hypothèses et les risques de votre plan de mise en œuvre. Il peut s’agir de tout ce qui pourrait affecter l’exécution du plan, comme des congés ou des jours fériés que vous n’avez pas pris en compte dans votre calendrier, des contraintes budgétaires, le départ de collaborateurs, l’instabilité du marché ou même des outils à réparer avant de pouvoir commencer la mise en œuvre.
3. Identifier les responsables des tâches
Chaque activité de votre plan de mise en œuvre doit avoir un responsable principal, ou référent, qui en assure la prise en charge. Pour que les tâches soient correctement attribuées, c’est ce référent qui doit déléguer. Il veille ainsi à ce que tous les systèmes fonctionnent normalement, suit la productivité de ses équipes, etc. Un logiciel de planification de projet est pratiquement indispensable pour cet aspect.
4. Définir les tâches du projet
Vous devez ensuite finaliser toutes les petites activités pour compléter votre plan. Commencez par vous poser les questions suivantes :
- Quelles sont les étapes ou les jalons qui composent le plan ?
- Quelles activités sont nécessaires pour réaliser chaque étape ?
- Qui doit participer au plan ?
- Quelles sont les exigences des parties prenantes ?
- Quelles ressources faut-il allouer ?
- Y a-t-il des jalons à lister ?
- Quels sont les risques encourus au vu des hypothèses que nous avons notées ?
- Certaines tâches présentent-elles des dépendances ?
Une fois toutes les activités définies, toutes les ressources listées et l’accord de toutes les parties prenantes obtenu (sans qu’aucune action n’ait encore été engagée), vous pouvez considérer votre plan de mise en œuvre comme terminé et prêt à être exécuté.
Exemple de plan de mise en œuvre
Les plans de mise en œuvre sont utilisés quotidiennement par des entreprises de tous les secteurs. Voici un exemple simple de plan de mise en œuvre de projet que nous avons créé avec ProjectManager pour vous aider à mieux comprendre leur fonctionnement. Imaginons qu’une équipe de développement logiciel crée une nouvelle application.
- But du projet : créer une nouvelle application
- Objectifs du projet : l’ensemble des livrables du projet à réaliser pour atteindre ce but ultime.
- Critères de réussite : l’équipe de développement doit échanger avec les parties prenantes du projet et s’accorder sur les critères de réussite.
- Énoncé du périmètre : c’est ici que l’équipe de développement documente tout le travail nécessaire au développement de l’application. Ce travail est découpé en tâches, appelées user stories dans le développement de produits et de logiciels. L’équipe doit également y noter toutes les exclusions, c’est-à-dire tout ce qui ne sera pas réalisé.
- Plan des ressources : dans ce cas, les ressources sont tous les professionnels impliqués dans le processus de développement logiciel, ainsi que les équipements dont l’équipe a besoin.
- Analyse des risques : à l’aide d’un registre des risques, le chef de produit peut lister tous les risques potentiels susceptibles d’affecter le développement de l’application.
- Calendrier, jalons et indicateurs : voici l’image d’un calendrier de plan de mise en œuvre que nous avons créé avec la vue diagramme de Gantt de ProjectManager. Les losanges représentent les jalons du plan de mise en œuvre.
- Rôles et responsabilités de l’équipe : de la même manière, nous avons utilisé un diagramme de Gantt pour attribuer les tâches du plan de mise en œuvre aux membres de l’équipe selon leurs rôles et responsabilités.
Autres modèles gratuits pour la mise en œuvre de projet
Notre site propose de nombreux modèles de gestion de projet gratuits pour Excel et Word à télécharger. Ces modèles couvrent tous les aspects de la gestion d’un projet, dans de nombreux secteurs. En voici quelques exemples qui peuvent vous aider dans la mise en œuvre de votre projet.
Modèle de diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt est un outil classique d’ordonnancement en gestion de projet qui organise les tâches sur une chronologie pour présenter l’ensemble du projet. Ce modèle de diagramme de Gantt gratuit pour Excel aide les chefs de projet à établir un calendrier réaliste pour leurs projets. Il est donc essentiel à l’élaboration d’un plan de mise en œuvre.
Modèle de matrice RACI
Un autre aspect de la mise en œuvre du projet consiste à définir les rôles et responsabilités de l’équipe de projet. Ce modèle de matrice RACI gratuit pour Excel permet à chacun de savoir ce dont il est responsable, en répartissant les rôles entre réalisateur (Responsible), approbateur (Accountable), consulté (Consulted) et informé (Informed).
Modèle de budget de projet
Un budget précis doit être établi dès le tout début du projet. Ce modèle de budget de projet gratuit pour Excel aide les chefs de projet à prévoir les coûts de manière réaliste. Il prend en compte les coûts de main-d’œuvre, les honoraires de consultants, les matières premières, les licences logicielles, les déplacements et même les frais de téléphone, la location de bureaux et d’équipements, les frais administratifs généraux et les assurances.
Les avantages d’un plan pour le processus de mise en œuvre du projet
Le plan de mise en œuvre joue un rôle important dans la réussite de votre plan stratégique global. Mais au-delà de cela, communiquer à la fois votre plan stratégique et sa mise en œuvre aux membres de votre équipe leur donne le sentiment de participer à l’orientation à long terme de l’entreprise.
Une meilleure coopération
Un plan de mise en œuvre bien communiqué contribue aussi à renforcer la coopération entre toutes les équipes, à chaque étape du processus de mise en œuvre. Il est facile de travailler en silo : vous connaissez exactement votre processus quotidien et la façon de l’exécuter. Mais aller vers les autres services et vous assurer que votre équipe est alignée sur les objectifs du projet que vous cherchez vous aussi à atteindre ? C’est une tout autre histoire. Un plan de mise en œuvre aide à combler ce fossé un peu plus facilement.
L’adhésion
De plus, avec un plan de mise en œuvre soigneusement étudié et bien défini, vous pouvez obtenir l’adhésion des parties prenantes et des partenaires clés impliqués dans le projet. Et quel que soit le jalon auquel vous vous trouvez, une documentation adéquate vous permet de conserver cette adhésion encore et encore.
L’orientation
En fin de compte, le principal avantage d’un plan de mise en œuvre est qu’il permet à l’entreprise d’atteindre beaucoup plus facilement ses objectifs à long terme. Lorsque toutes les équipes savent exactement ce que vous voulez accomplir et comment y parvenir, il devient facile d’y arriver.
FAQ sur le plan de mise en œuvre
Il y a encore beaucoup à dire sur les plans de mise en œuvre. Le sujet est vaste et nous avons essayé d’être aussi complets que possible, mais si vous avez d’autres questions, nous espérons y avoir répondu ci-dessous.
Quelle est la différence entre un plan d’action et un plan de mise en œuvre ?
La principale différence entre un plan d’action et un plan de mise en œuvre est que le plan d’action se concentre exclusivement sur la description des lots de travaux et des tâches, tandis que le plan de mise en œuvre est plus global et traite d’autres variables qui influent sur le processus de mise en œuvre, comme les risques, les ressources ainsi que les rôles et responsabilités de l’équipe.
Qu’est-ce qu’un plan de mise en œuvre en entreprise ?
Un plan de mise en œuvre d’entreprise est l’ensemble des étapes qu’une entreprise suit pour exécuter son plan stratégique et atteindre tous les objectifs commerciaux qui y sont décrits.
Qu’est-ce qu’un plan de mise en œuvre en gestion de projet ?
Les plans de mise en œuvre ont de nombreux usages en gestion de projet. Ce sont des outils de planification qui permettent aux chefs de projet de piloter des projets plus petits au sein de leur plan de projet. Par exemple, ils peuvent avoir besoin d’un plan de mise en œuvre pour exécuter des actions d’atténuation des risques, des demandes de modification ou produire des livrables spécifiques.
Comment créer un plan de mise en œuvre avec ProjectManager
Créer et gérer un plan de mise en œuvre est une lourde responsabilité qui exige de la rigueur, de la patience et d’excellentes capacités d’organisation.
Il existe de nombreuses façons de créer un plan de mise en œuvre de projet adapté à votre équipe. Avec ProjectManager, vous avez accès à la planification agile et en cascade : vous pouvez ainsi planifier en sprints des projets de toute taille, suivre les problèmes et collaborer facilement. Essayez les tableaux kanban pour gérer les backlogs ou organiser les flux de travail de vos services.
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