Les projets, quelle que soit leur taille ou leur portée, sont complexes. S’ils ne l’étaient pas, ils ne seraient que des tâches sur une liste de choses à faire. Heureusement, la gestion de projet est un effort d’équipe — pour chaque projet, il y a une équipe de projet qui travaille ensemble pour concrétiser les livrables. Mais comment les équipes de projet se forment‑elles ? Pas toutes seules ! Il existe de nombreuses façons de constituer une équipe de projet et de nombreux facteurs à prendre en compte.
Qu’est‑ce qu’une équipe de projet ?
Une équipe de projet est un groupe interfonctionnel d’individus qui travaillent ensemble vers un objectif commun. Cela peut inclure des dirigeants, un chef de projet, des responsables d’équipe de différents départements et des membres d’équipe. La manière dont cette équipe de projet fonctionne dépend de son organisation, qui peut prendre la forme de différentes structures organisationnelles de projet. Bien que le chef de projet soit un rôle indispensable, il y a d’autres membres importants à considérer pour votre équipe de projet.
Quand faut‑il constituer une équipe de projet ?
Une équipe de projet doit être assemblée lors de la phase d’initiation du projet. Autrement dit, dès que le projet a été approuvé. C’est à ce moment que l’objectif, la portée et les exigences du projet sont déterminés. Les rôles clés pour le projet sont identifiés.
Une fois l’équipe de projet constituée et le projet passé à l’étape de planification, la composition de l’équipe sera finalisée en fonction des compétences et de l’expertise nécessaires pour atteindre les objectifs du projet. Ensuite, lorsque le projet est exécuté, des ressources ou des spécialistes supplémentaires pourraient devoir être intégrés si le projet l’exige. Cependant, l’initiation est le principal moment où une équipe est assemblée. Ces documents aideront à définir et gérer l’équipe.
- Matrice RACI : RACI signifie responsable, redevable, consulté et informé. La matrice RACI clarifie les rôles et responsabilités de l’équipe de projet.
- Charte d’équipe : Ce document d’initiation décrit le but, les objectifs, les rôles et les lignes directrices de l’équipe de projet. Ce document sert de feuille de route, clarifiant les attentes et alignant l’équipe sur des objectifs communs pendant l’étape suivante du cycle de vie du projet, la phase de planification.
- Carte des parties prenantes : Identifie, évalue et gère la participation des parties prenantes. Cela aide les équipes de projet à comprendre leurs intérêts, leur influence et leur impact potentiel sur le projet.
Rôles de l’équipe de projet
Toutes les organisations exécutent des projets d’une certaine sorte. Pour cette raison, vous devez développer vos compétences en gestion d’équipe, que vous soyez chef de projet, propriétaire d’entreprise, gestionnaire de programme ou toute personne dirigeant des projets.
Il existe plusieurs types de structures d’équipe de projet, mais normalement, les projets sont dirigés par le chef de projet, bien qu’ils puissent aussi être dirigés par un dirigeant. Les chefs de projet sont responsables de la planification, de l’ordonnancement, du budget et du suivi du projet. Pour ce faire, ils utilisent des logiciels de gestion de projet. Idéalement, ces logiciels permettent la collaboration de l’équipe ainsi que la planification afin que les équipes puissent donner le meilleur d’elles‑mêmes, comme avec ProjectManager.
Voici quelques-uns des rôles d’équipe de projet les plus courants pour vous aider à constituer votre équipe de gestion de projet.
1. Commanditaire du projet
Un commanditaire de projet est une personne qui assume la responsabilité d’un projet et agit en tant que représentant de l’organisation. Il ou elle est en charge de la vision et de la gouvernance du projet. Les commanditaires de projet sont généralement des cadres qui ont une autorité supérieure à celle des chefs de projet. En fait, les commanditaires sélectionnent les chefs de projet pour leurs projets lors de la phase d’initiation du projet.
2. Chef de projet
Sans aucun doute, le chef de projet est le rôle le plus fondamental de la gestion de projet, car il ou elle guide l’équipe à travers le cycle de vie du projet par des prises de décisions réfléchies. Comme indiqué ci-dessus, les chefs de projet sont chargés de créer un plan de projet, de diriger les membres de l’équipe de projet, de surveiller la santé du projet et de superviser la création de la documentation de gestion de projet. De plus, les chefs de projet servent de liaison entre l’équipe de projet et les parties prenantes du projet.
3. Assistant chef de projet
Un assistant chef de projet soutient le chef de projet dans la planification, l’exécution et la clôture du projet. Il aide à assurer le bon déroulement du projet en aidant à diverses tâches et responsabilités, telles que la surveillance de l’avancement, la tenue de la documentation du projet et le soutien de l’équipe de projet.
4. Membre de l’équipe de projet
Les membres de l’équipe de projet sont des personnes dotées de compétences spécifiques qui sont nécessaires à l’achèvement des tâches du projet. Les membres de l’équipe de projet peuvent prendre de nombreuses formes selon votre secteur, mais dans la plupart des cas, ils sont responsables de produire des livrables du projet, de respecter les jalons du projet et de rendre compte au chef de projet.
5. Experts en la matière (EM)
Il s’agit d’une personne possédant une connaissance et une expertise approfondies dans un domaine spécifique pertinent pour le projet. Un expert en la matière est essentiel pour fournir des perspectives, des conseils et des compétences spécialisées qui favorisent la réussite du projet, telles que des compétences en résolution de problèmes, la collaboration avec l’équipe de projet et l’engagement des parties prenantes.
6. Leader de projet
Un leader de projet est un expert en gestion de projet qui dirige les équipes de projet tout au long du cycle de vie du projet comme le ferait un chef de projet, mais les deux rôles diffèrent principalement en ce que le leader de projet est axé sur les personnes tandis que le chef de projet est axé sur les résultats. Cela signifie que, bien que leurs responsabilités se recoupent, le leader de projet est plus concentré sur la motivation des équipes en utilisant des techniques de leadership telles que le leadership serviteur.
7. Parties prenantes du projet
Les parties prenantes du projet peuvent aussi prendre de nombreuses formes, car ce sont toutes les personnes directement ou indirectement touchées par votre projet. Les parties prenantes du projet peuvent être internes, telles que les membres de l’équipe de projet, les employés et le comité de contrôle des changements, ou externes, telles que les communautés, les clients ou les gouvernements.
8. Analyste métier
Un analyste métier se spécialise dans l’amélioration de l’efficacité et de la productivité globales d’une entreprise. Il peut aider les équipes de projet à mieux déterminer la meilleure marche à suivre lors de l’exécution des projets, car il a une compréhension approfondie du fonctionnement des entreprises, ce qui peut grandement aider votre équipe de projet à atteindre ses objectifs.
9. Comité de pilotage
Un comité de pilotage est un groupe de dirigeants et de responsables qui supervisent les projets du point de vue de la gestion d’entreprise et protègent les intérêts des parties prenantes du projet telles que les propriétaires d’entreprise. Par conséquent, le comité de pilotage définit l’orientation stratégique générale des projets pour s’assurer qu’ils s’alignent sur les objectifs commerciaux plus larges de l’organisation.
10. Comité de contrôle des changements
Le comité de contrôle des changements est un groupe de membres de l’équipe de projet qui sont des experts en la matière dans des domaines clés du projet. Leur principale responsabilité est d’approuver ou de rejeter tout changement potentiel au plan de projet, ce qui est d’une grande importance en gestion de projet car des changements imprévus peuvent entraîner l’échec du projet.
11. Bureau de gestion de projet
Un bureau de gestion de projet (PMO) est une entité centralisée au sein ou à l’extérieur d’une organisation qui établit et maintient les normes, processus et méthodologies de gestion de projet. Les PMO supervisent les pratiques de gestion de projet à travers l’organisation et plusieurs projets pour assurer la cohérence, l’efficacité et l’alignement avec les objectifs stratégiques.
12. Gestionnaires fonctionnels
Un gestionnaire fonctionnel supervise un département spécifique dans une organisation, comme le marketing, les finances, les ressources humaines ou les opérations. En gestion de projet, il s’assure que les objectifs du projet s’alignent avec les objectifs et les capacités de son domaine fonctionnel.
Quelle est la structure de l’équipe de projet ?
Gérer tous vos membres d’équipe peut être un peu accablant, mais cela n’a pas à être ainsi si vous utilisez la bonne structure organisationnelle pour votre équipe de gestion de projet. Une fois que vous avez construit une équipe, vous pouvez utiliser un logiciel de planification de projet comme ProjectManager pour gérer la charge de travail de vos membres d’équipe, automatiser les flux de travail et collaborer avec les membres de l’équipe en temps réel.
Types de structure d’équipe de projet
Il existe trois principaux types de structures d’équipe de projet, qui diffèrent principalement par le degré d’autorité accordé au chef de projet et la manière dont les équipes sont configurées. Voici une brève description de chacun de ces types de structure d’équipe de projet.
Structure d’équipe de projet orientée projet
C’est la structure d’équipe de projet la plus traditionnelle utilisée dans la plupart des projets. Dans ce type d’équipe de projet, le chef de projet reçoit la plus grande autorité sur les membres de l’équipe et tous lui rendent compte. Cette personne est également en charge de créer un plan de projet et un calendrier, d’assembler une équipe, d’assigner les tâches et responsabilités et de superviser le projet à chaque étape. Pour cette raison, nous caractérisons ce type de structure comme « projectisée » car la structure de l’équipe est guidée par les exigences du projet individuel.
Structure fonctionnelle d’équipe de projet
Dans une structure fonctionnelle d’équipe de projet, plusieurs gestionnaires fonctionnels supervisent leurs équipes au lieu d’un seul chef de projet. Comme son nom l’indique, ces équipes accomplissent des fonctions spécifiques pour une organisation, comme le marketing, les ventes ou le développement de produits.
Sous chaque responsable, le niveau suivant est constitué d’un groupe de membres de l’équipe. Par exemple, le niveau sous un responsable marketing peut être composé d’un rédacteur de contenu, d’un éditeur, d’un gestionnaire d’emails, etc. Ces membres de l’équipe rendent compte à leurs responsables respectifs, et les responsables rendent compte au chef de projet en haut. Avoir une telle structure est important pour la gestion de l’équipe.
Structure d’équipe de projet matricielle
Une structure organisationnelle d’équipe matricielle est un hybride entre les structures d’équipe de projet orientées projet et fonctionnelles. Elle est généralement utilisée par les grandes organisations qui exécutent des programmes et des portefeuilles de projets qui nécessitent une direction par des dirigeants autres que les chefs de projet, tels que les cadres, les gestionnaires fonctionnels, les gestionnaires de programmes et les gestionnaires de portefeuilles. Dans cette structure d’équipe de projet, le chef de projet a moins d’autorité et dirige une équipe qui relève d’autres dirigeants.
Comment assembler une équipe de projet
Assembler une équipe de projet consiste autant à sélectionner les membres de l’équipe qu’à élaborer la structure organisationnelle du projet. Quelle que soit la structure organisationnelle que vous choisissez, cela implique de mettre en place des règles et des procédures, de définir des attentes et d’établir la communication. Si ces éléments ne sont pas clairement définis avant le début du projet, ils mèneront inévitablement à des problèmes plus tard.
Comme nous l’avons dit, assembler une équipe de projet diffère selon le projet et la structure organisationnelle. Cela dit, voici quelques points universels utiles sur lesquels se concentrer lorsque vous assemblez votre équipe.
1. Définir les buts et objectifs du projet
La meilleure façon d’établir la communication et de maintenir le projet en douceur est de définir les attentes. Les projets les plus réussis sont dirigés par des chefs de projet qui établissent des règles de base et définissent les attentes dès le départ.
2. Définir la portée du projet
Définir la portée du projet informe l’équipe de projet qui sera assemblée pour exécuter ce projet. Cela clarifie les objectifs et les livrables du projet. Les équipes comprendront les exigences du projet ainsi que leur rôle au sein de celui‑ci. Connaître la portée du projet déterminera également les compétences et l’expertise nécessaires de l’équipe de projet. La portée du projet définira aussi les ressources requises et aidera ces ressources sélectionnées à s’aligner avec les attentes des parties prenantes.
3. Prévoir les besoins en ressources humaines
La prévision des besoins en ressources humaines aide à la sélection d’une équipe de projet et à la création d’un calendrier de projet chargé en ressources en identifiant les compétences et rôles nécessaires, en estimant la taille de l’équipe et en s’intégrant à un calendrier de projet, y compris une analyse du chemin critique pour un calendrier plus réaliste. Ce processus améliore l’efficacité et la productivité ainsi que facilite le recrutement et la formation.
4. Sélectionner un groupe interfonctionnel de membres de l’équipe
De nombreux projets nécessitent la collaboration de plusieurs départements pour atteindre les livrables. Dans la structure de l’équipe de projet, chaque département devrait être dirigé par un responsable qui gère une équipe de personnes. Avant de vous lancer dans les détails de l’assemblage de l’équipe, décidez quels départements impliquer et qui les dirigera.
5. Définir les rôles et responsabilités
Les chefs de projet doivent être capables de définir clairement les rôles et responsabilités de leurs membres d’équipe. En général, cette information est documentée dans une charte d’équipe, mais il existe d’autres outils de planification que vous pouvez utiliser, comme une matrice de répartition des responsabilités ou un diagramme RACI. Cet outil vous permet de déterminer qui est responsable, redevable, consulté et informé pour chaque tâche du projet, ce qui améliore l’efficacité de votre équipe de projet.
6. Définir clairement les attentes
La meilleure façon d’établir la communication et de maintenir le projet en douceur est de définir les attentes. Les projets les plus réussis sont dirigés par des chefs de projet qui établissent des règles de base et définissent les attentes dès le départ. Ces règles peuvent inclure des limites claires, les étapes à suivre si quelque chose tourne mal, et plus encore. Nous recommandons de mettre ces éléments par écrit et de conserver le document à un endroit où toute l’équipe peut le consulter.
7. Créer un plan de communication
Parce que la structure de l’équipe de projet implique de nombreux niveaux d’individus, il est extrêmement important de maintenir la communication fluide en élaborant un plan de communication de projet. Sinon, l’équipe commencera à ressembler à plusieurs départements indépendants travaillant vers des objectifs différents. La meilleure façon d’éviter cela est de fixer un rythme pour les réunions de projet, d’exiger des rapports d’état, de programmer des temps de collaboration inter-départements et d’autres idées de reporting de projet.
Comment améliorer la collaboration au sein de l’équipe
Améliorer la collaboration au sein de l’équipe est plus facile à dire qu’à faire, et supposer qu’une collaboration parfaite se fait d’elle-même est une grosse erreur. Une collaboration réussie est le résultat de stratégies réfléchies et de l’adaptation aux défis. Si vous vous demandez par où commencer, envisagez ces trois conseils.
- Choisir le bon type de structure organisationnelle de projet : Nous avons parlé du fonctionnement interne et des avantages d’une structure d’équipe de projet, mais cela ne signifie pas qu’elle convient à toutes les équipes ou à tous les projets. Si la collaboration devient un problème, il peut être temps d’envisager une restructuration. Il n’existe pas de structure organisationnelle « idéale » qui fonctionne parfaitement tout le temps.
- Créer un plan de communication : L’une des premières étapes pour améliorer la collaboration consiste à mettre tout le monde sur la même longueur d’onde. Dans une structure d’équipe de projet, cela signifie s’assurer que les différentes équipes disposent des mêmes informations et savent exactement comment communiquer entre elles pour poser des questions, exprimer des idées, etc. Lorsque c’est le cas, et que le projet est composé de diverses équipes et leaders d’équipe, un plan de communication indique à chacun exactement comment travailler ensemble.
- Choisir des solutions intelligentes de gestion d’équipe : Les équipes sont en constante croissance, mais cela ne signifie pas que nous allons tous au même bureau. Les outils de gestion d’équipe donnent du pouvoir à l’équipe moderne — composée d’individus de différents départements, ou même de différents fuseaux horaires. En raison de cette évolution, nous avons besoin de technologies qui rendent la collaboration et la communication plus faciles que jamais. Les outils de gestion d’équipe créent un espace numérique où chacun peut collaborer et voir sur quoi travaillent les autres.
ProjectManager améliore votre équipe de projet
ProjectManager propose les solutions de gestion d’équipe les plus intelligentes, connectant tout le monde dans l’équipe, améliorant la collaboration et réduisant la confusion. Chaque aspect de notre logiciel de gestion de projet a été conçu en tenant compte des équipes de projet, et nous avons rendu facile la collaboration sur tout ce dont vous avez besoin, comme les tâches, les diagrammes de Gantt et plus encore.
Utiliser plusieurs outils de gestion de projet
Tous les membres d’une équipe ne travaillent pas de la même manière. Les gestionnaires aiment utiliser les diagrammes de Gantt pour planifier, gérer et suivre le travail, mais selon l’équipe, les diagrammes de Gantt contiennent trop d’informations qui ne sont pas utiles à un membre d’équipe. C’est pourquoi nous proposons plusieurs vues de projet, qui se mettent toutes à jour en temps réel pour que chacun travaille toujours à partir de la même page. Les équipes agiles se tournent vers les tableaux kanban pour gérer leur backlog et collaborer sur les sprints, tandis que les développeurs ont tendance à utiliser nos listes de tâches robustes. Les parties prenantes veulent généralement s’assurer que les jalons sont respectés, donc elles préfèrent notre vue calendrier.
Suivre les coûts avec des graphiques de charge de travail et des feuilles de temps
Les gestionnaires veulent maintenir les équipes productives et travaillant à pleine capacité. Ils ne veulent pas gêner, mais ils ont aussi besoin de transparence sur ce que fait l’équipe pour s’assurer qu’elle reste dans les délais. Nos fonctionnalités de gestion des ressources aident les gestionnaires à rester connectés tout en étant discrets. Ils peuvent voir des graphiques de charge de travail codés par couleur pour équilibrer la charge de travail de l’équipe. Sinon, ils peuvent réaffecter des ressources directement depuis cette page. Nos feuilles de temps sécurisées ne simplifient pas seulement la paie mais donnent aux gestionnaires une vue du pourcentage de tâches qu’ils ont accomplies. Certains rapports peuvent être générés pour la charge de travail et les feuilles de temps.
Utiliser des fonctionnalités robustes de gestion d’équipe
Besoin de savoir à qui poser une question ? Utilisez la page Équipe pour voir ce sur quoi chacun travaille et qui pourrait avoir la réponse. Lorsque vous constituez une nouvelle équipe pour un projet, vous pouvez voir un effectif ou des individus répartis par départements ou filtrer des individus par compétences.
Lorsque vous avez formé votre « équipe de rêve », communiquez via des commentaires et des tags plutôt que de longues chaînes de courriels désordonnées. Lorsque vous êtes mentionné dans un commentaire, vous recevez une notification et un courriel pour ne jamais manquer une question ou une mise à jour.
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