Pour comprendre la gestion de projet, rien de tel que d’illustrer le processus à l’aide d’exemples de plan de projet. Nous commencerons par définir ce qu’est un plan de projet, puis nous verrons comment il fonctionne dans des situations concrètes.
Nous allons d’abord définir le plan de projet et décrire les éléments qui composent ce document. Nous montrerons ensuite son fonctionnement à travers plusieurs exemples de plan de projet.
Qu’est-ce qu’un plan de projet ?
Un plan de projet est un document fondamental qui décrit les objectifs, le périmètre, le calendrier, les ressources et les principaux livrables. Il sert de feuille de route pour guider les équipes tout au long de l’exécution et garantit que chacun partage la même vision des objectifs et de la manière de les atteindre. Le plan comprend généralement les tâches, les échéances, les rôles et les stratégies de gestion des risques, ce qui le rend indispensable pour fixer le cap.
Toutefois, aussi essentiel soit-il, le plan de projet ne suffit pas à gérer efficacement un projet en temps réel. Les projets exigent une coordination active, une planification dynamique, le suivi de l’avancement, l’allocation des ressources et une communication en temps réel, autant de capacités qu’un document statique ne peut offrir. C’est là qu’intervient le logiciel de gestion de projet. Ces outils donnent vie à votre plan de projet en vous aidant à organiser les flux de travail, à suivre les jalons, à collaborer avec votre équipe et à vous adapter rapidement aux changements, afin que votre projet respecte les délais, le budget et ses objectifs.
ProjectManager est un logiciel primé de gestion de projet et de portefeuille qui planifie et organise le travail sur des diagrammes de Gantt performants. Créez des plans qui planifient les tâches, les ressources et les coûts, et reliez les quatre types de dépendances entre tâches. Passez ensuite aux vues feuille, tableau, liste ou calendrier pour suivre l’évolution des plans en temps réel, ou utilisez les rapports et tableaux de bord en un clic pour transformer les données en tableaux et graphiques. Si nécessaire, partagez les informations pertinentes avec les parties prenantes grâce aux licences invité gratuites. Commencez à utiliser ProjectManager gratuitement dès aujourd’hui.
1. Exemple de plan de projet événementiel
Le diagramme de Gantt peut aussi servir à planifier un événement. Ici, l’événement est divisé en phases : planification, promotion, préparation de l’événement, etc. Sous chacune de ces phases figurent les tâches nécessaires pour les mener à bien. Comme dans tout diagramme de Gantt, des colonnes indiquent l’effort prévu.
Un événement commence par sa préparation, visible dans la phase de planification, qui couvre tout, de la recherche du lieu idéal à la contractualisation avec les intervenants, en passant par l’établissement de la liste des participants. Vient ensuite le volet marketing du projet, qui fait connaître l’événement par la publicité, en ligne ou sur des supports physiques. À l’approche de la date, le site est aménagé et, pendant toute la durée de l’événement, la sécurité, la restauration et les autres prestataires sont coordonnés pour que tout se déroule sans accroc.
Un événement est lui aussi un exemple de plan de projet, avec ses phases et ses tâches. Comme dans tout diagramme de Gantt, le plan se divise en une feuille de calcul à gauche et un graphique à barres à droite. Les barres peuvent être colorées pour distinguer plus facilement les différentes phases. Certaines tâches dépendantes les unes des autres apparaissent reliées sur le graphique.
2. Exemple de plan de projet de fabrication
Le diagramme de Gantt est un outil polyvalent utilisé dans de nombreux secteurs. Nous l’avons déjà vu appliqué à la planification d’événements. Ici, il sert à planifier un projet de fabrication. Même si le secteur est différent, on constate que la présentation reste à peu près la même.
La fabrication d’un produit commence par la définition d’objectifs fondés sur les attentes des clients, puis par la création de prototypes testés pour vérifier qu’ils répondent à cette demande. Vient ensuite la mise en place de la production en série, qui comprend plusieurs points de contrôle où le produit est testé pour s’assurer qu’il respecte les normes de qualité. Pendant la fabrication, d’autres services, comme le marketing, s’emploient à susciter l’intérêt pour le produit et à le faire connaître. L’équipe commerciale, elle, enregistre les commandes. Tout cela est coordonné afin que la production et la livraison répondent à la demande.
Là encore, l’exemple de plan de projet est divisé en phases. La différence, c’est que ces phases sont propres au secteur manufacturier : conception, prototypage, préproduction, etc. Les tâches, bien que différentes, sont toujours représentées sur un graphique à barres à droite.
3. Exemple de plan de projet sur Excel
Si les diagrammes de Gantt sont à privilégier, surtout lorsqu’ils font partie d’un logiciel de gestion de projet, une feuille de calcul Excel peut aussi faire l’affaire. Voici un plan d’action qui, comme un diagramme de Gantt, divise le projet en phases et en tâches.
Le plan d’action est conçu de sorte que chaque ligne de la feuille de calcul soit consacrée à une tâche précise, avec sa priorité, les ressources nécessaires à son exécution et une colonne de statut indiquant le pourcentage d’achèvement. Cela permet de suivre le travail pour qu’il soit terminé dans les délais prévus. Cependant, contrairement à un logiciel de gestion de projet, une feuille de calcul doit être mise à jour manuellement.
Contrairement au diagramme de Gantt, il n’y a pas de représentation visuelle du projet. Il y a bien une chronologie, mais elle est répartie en colonnes indiquant les dates de début et d’échéance ainsi que la durée de chaque tâche. Cet exemple de plan de projet n’est pas très éloigné du diagramme de Gantt, si ce n’est qu’il lui manque le graphique à barres.
4. Exemple de document de plan de projet
Un exemple de plan de projet est un document type qui décrit comment un projet sera exécuté, suivi et clôturé. Il fournit une structure claire pour organiser les tâches, les échéances, les ressources et les responsabilités.
Cet exemple s’appuie sur notre modèle gratuit de plan de projet pour Word et constitue une référence pratique pour aider les équipes ou les chefs de projet à savoir quoi inclure dans leurs plans, afin d’assurer dès le départ une planification de projet cohérente et complète.
Présentation du projet
L’objectif est de construire une maison individuelle de 2 000 pieds carrés sur un terrain dégagé en 6 mois, avec un budget de 350 000 $. La maison comprendra 3 chambres, 2 salles de bain, une cuisine, un salon et un garage. Le projet suivra un cycle de vie prédictif aux phases clairement définies.
Gestion du périmètre
Le périmètre comprend :
- La préparation du site
- Les fondations
- La charpente
- La toiture
- La plomberie, l’électricité et le CVC
- Les finitions intérieures et extérieures
- L’inspection finale et le certificat d’occupation
Exclusions : l’aménagement paysager, les clôtures et l’ameublement ne sont pas inclus. Le périmètre sera géré au moyen d’un énoncé du périmètre et d’une SDP (WBS). Toute modification du périmètre nécessite une approbation formelle.
Gestion de l’échéancier
Un diagramme de Gantt définira toutes les activités et dépendances. Les principaux jalons sont :
- Permis approuvés : semaine 2
- Fondations terminées : semaine 6
- Charpente terminée : semaine 10
- Inspection finale : semaine 24
L’avancement sera suivi chaque semaine par rapport à la référence de base dans MS Project.
Gestion des coûts
- Coût estimé : 350 000 $
- Réserve pour aléas : 15 000 $
La référence de base des coûts sera suivie chaque mois en comparant les coûts réels aux coûts prévus. Les écarts supérieurs à 5 % feront l’objet d’une remontée hiérarchique.
Gestion de la qualité
Les normes de qualité comprennent les codes de construction locaux, la sécurité structurelle et les certifications d’efficacité énergétique. Des inspections auront lieu aux étapes clés : fondations, charpente et réception finale. Les non-conformités seront documentées et corrigées avant de poursuivre.
Gestion des ressources
Les ressources comprennent le chef de projet, l’entrepreneur général et les sous-traitants, l’équipe de construction et l’architecte (sur appel). Les ressources seront obtenues par voie contractuelle. La disponibilité de la main-d’œuvre sera examinée lors de la planification hebdomadaire.
Gestion des communications
Réunions de chantier hebdomadaires avec l’équipe de l’entrepreneur. Rapports d’avancement mensuels au client (le propriétaire). Les communications passeront par e-mail et par des dossiers partagés. Les mises à jour destinées aux parties prenantes suivront la matrice RACI afin que les responsabilités soient clairement attribuées.
Gestion des risques
Les principaux risques sont les retards d’obtention des permis (atténuation : dépôt anticipé et relances), les pénuries de matériaux (atténuation : approvisionnement anticipé) et les retards dus aux intempéries (atténuation : marge intégrée au calendrier). Un registre des risques sera mis à jour toutes les deux semaines et des plans de contingence seront déclenchés en cas de dépassement des seuils.
Gestion des approvisionnements
Les principaux approvisionnements comprennent les matériaux (bois, béton, équipements) et les services sous-traités (plomberie, électricité, CVC). Les contrats seront à prix forfaitaire dans la mesure du possible. Les approvisionnements suivront la politique d’achat de l’entreprise et comprendront une évaluation des fournisseurs.
Gestion des parties prenantes
Les principales parties prenantes sont le propriétaire (commanditaire), l’architecte, l’entrepreneur général et l’inspecteur local du bâtiment. Les stratégies d’engagement consistent à associer le propriétaire au choix de la conception et des finitions, et à tenir l’inspecteur municipal informé du calendrier des inspections.
Gestion des changements
Toutes les demandes de modification doivent être soumises par écrit au chef de projet. Leur impact sera évalué sur le périmètre, l’échéancier et les coûts. Les modifications approuvées seront intégrées aux références de base mises à jour.
Référence de base de mesure de la performance
La référence de base intégrée comprend la référence de base du périmètre (SDP), la référence de base de l’échéancier (diagramme de Gantt approuvé) et la référence de base des coûts (350 000 $). La gestion de la valeur acquise (EVM) sera appliquée lors des points de contrôle mensuels : valeur planifiée (PV), valeur acquise (EV), coût réel (AC) et analyse des écarts (SV, CV).
Modèles de planification de projet associés
Examiner des exemples de plan de projet est une chose, en réaliser un en est une autre. Nous proposons plus de 100 modèles de gestion de projet gratuits pour Excel et Word, qui couvrent tous les aspects de la gestion d’un projet. En voici quelques-uns qui vous aideront à vous exercer à créer votre plan de projet.
Modèle de plan d’allocation des ressources
Téléchargez ce modèle gratuit de plan d’allocation des ressources pour Excel afin de planifier, gérer et mobiliser les ressources du projet. Les ressources humaines sont répertoriées par membre de l’équipe, service, effort total, taux et coût. Un calendrier y est également associé pour planifier les ressources et garantir que le projet dispose de ce dont il a besoin au bon moment.
Modèle de diagramme de Gantt
Utilisez ce modèle gratuit de diagramme de Gantt pour Excel pour visualiser les tâches, les jalons et les échéances. Il aide les chefs de projet et les équipes à établir le calendrier du projet en plaçant les activités sur un axe temporel horizontal, qui indique quand chaque tâche commence, combien de temps elle dure et quand elle se termine.
Modèle de budget de projet
Un modèle de budget de projet est un outil de planification financière structuré qui aide les chefs de projet à estimer, répartir et suivre les coûts liés à la réalisation d’un projet. Ce modèle de budget de projet pour Excel fournit un cadre pour organiser les postes budgétaires, comme la main-d’œuvre, les matériaux, l’équipement et les frais généraux, dans un format clair et facile à gérer.
Comment ProjectManager aide à gérer les projets
Un plan de projet pose les bases de la réussite d’un projet, mais ce n’est qu’un début. Même s’il est possible de planifier un projet à l’aide de modèles, ce n’est pas conseillé, car le plan de projet reste alors isolé dans un document statique. Impossible de collaborer, et toute modification doit être faite à la main. Pour gérer un projet, il est important de travailler efficacement, c’est pourquoi les professionnels choisissent un logiciel de gestion de projet.
ProjectManager est un logiciel primé de gestion de projet et de portefeuille doté de diagrammes de Gantt performants pour planifier le travail et de multiples vues de projet qui donnent aux équipes les outils nécessaires pour l’exécuter, que ce soit sur des tableaux Kanban ou des listes de tâches. Une vue calendrier permet même aux parties prenantes de suivre l’avancement.
Restez productif grâce à des fonctionnalités de gestion des ressources performantes
Ce qui manque à nos exemples de plan de projet, c’est l’exécution du projet. À ce stade, les chefs de projet s’efforcent de maintenir le projet sur la bonne voie. L’un des moyens d’y parvenir est de fournir efficacement les ressources. Cela commence sur le diagramme de Gantt, qui les planifie, et se poursuit lors de l’intégration des équipes, où leur disponibilité peut être définie. Vous pouvez ainsi affecter les bonnes ressources aux bonnes tâches au bon moment.
Un graphique de charge de travail à code couleur permet de visualiser facilement l’allocation des ressources sur un ou plusieurs projets et d’équilibrer la charge de travail de l’équipe pour qu’elle travaille à pleine capacité sans s’épuiser. Une page d’équipe offre un récapitulatif quotidien ou hebdomadaire en temps réel de leurs tâches, filtrable par priorité ou par avancement. Les tâches peuvent même être mises à jour sans quitter la page.
Suivez les indicateurs du projet sur des tableaux de bord et des rapports en temps réel
Un autre moyen de respecter le plan de projet consiste à surveiller et maîtriser le projet pendant son exécution. Pour une vue d’ensemble des indicateurs clés de performance (KPI), passez à nos tableaux de bord, qui affichent des données en direct sur les délais, les coûts, la charge de travail et plus encore, sous forme de tableaux et graphiques faciles à lire. Le tableau de bord récapitulatif du portefeuille est illustré ci-dessous.
Pour approfondir l’analyse des données, consultez nos rapports personnalisables sur le statut, les écarts, la charge de travail, les feuilles de temps et plus encore. Chacun peut être filtré pour cibler des données précises ou présenter un récapitulatif de l’avancement à partager avec les parties prenantes. Les feuilles de temps sécurisées simplifient le traitement de la paie, tout en aidant à respecter le budget du projet grâce au suivi des coûts de main-d’œuvre.
Contenus associés sur la planification de projet
La gestion de projet ne se limite pas aux exemples de plan de projet que nous avons présentés, et la planification de projet recèle bien d’autres aspects. Si vous souhaitez approfondir le sujet, voici des liens vers plusieurs articles connexes que nous avons publiés récemment.
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