Un événement est un projet. Vous devez planifier, exécuter et clôturer dans un calendrier spécifique et un budget limité. Pour avoir un événement réussi, vous avez besoin d’un plan d’événement pour coordonner tous les éléments afin qu’ils s’assemblent correctement.
Pour télécharger ce modèle gratuit de plan d’événement, cliquez sur l’image.
Qu’est-ce qu’un modèle de plan d’événement ?
Un modèle de plan d’événement est un formulaire qui décrit toutes les étapes que vous devez suivre pour atteindre les buts et objectifs de l’événement que vous organisez. À cet égard, il fonctionne de manière très similaire à un plan de projet.
Ce modèle gratuit de plan d’événement pour Excel rassemble toutes les tâches nécessaires pour construire l’événement du début à la fin. Il y a des ressources à identifier et à gérer, un site à choisir et à louer, et bien plus encore. Le plan d’événement est le premier endroit où tous ces éléments sont définis.
La structure d’un modèle de plan d’événement peut varier. Il peut ressembler à une liste de tâches, bien qu’avec un peu plus de détails. Il peut également être conçu comme une chronologie pour montrer toutes les tâches disposées chronologiquement. Les deux approches sont valides. Un format de type liste de contrôle vous donne l’espace pour ajouter des estimations de temps, qui est responsable de quoi et plus encore, tandis qu’une chronologie montre l’ensemble du projet d’un seul coup d’œil.
Mais, si vous ouvrez notre modèle de plan d’événement dans ProjectManager, vous pourrez gérer votre événement selon cinq vues différentes : Gantt, tableau kanban, liste de tâches, calendrier et feuille. De plus, vous pouvez inviter votre équipe et collaborer ensemble en temps réel pour que votre événement se déroule sans accroc. Commencez gratuitement et gérez vos plans d’événements plus efficacement.
Quand utiliser un modèle de plan d’événement
Si vous lisez ceci, il est très probable que vous soyez chargé de produire un événement. C’est le moment où vous voulez utiliser ce modèle de planification d’événement. Si vous devez présenter votre plan aux parties prenantes et que l’événement impliquera différents départements de votre organisation, alors le modèle de plan d’événement est la première étape.
Ensuite, vous pouvez déterminer quels sont les buts et objectifs de l’événement. Ce processus devrait idéalement commencer quatre à six mois avant la date de l’événement. Les événements plus petits peuvent probablement avoir un délai d’environ un mois. Vous voudrez avoir tous vos contrats finalisés au moins quelques semaines avant l’événement.
Un modèle couvrira vos bases, mais un logiciel de gestion de projet vous donnera les outils pour planifier et exécuter votre événement. ProjectManager organise toutes les étapes menant à l’événement et vous aide à vous assurer qu’elles se déroulent sans accroc. Utilisez des tableaux kanban en ligne pour organiser vos tâches et surveiller votre progression. Suivez vos dépenses et charges de travail avec des données en temps réel pour vous assurer de respecter le calendrier. Essayez-le gratuitement dès aujourd’hui !
Qui devrait utiliser un modèle de plan d’événement pour Excel ?
Différentes parties au sein de l’organisation peuvent bénéficier de l’utilisation d’un modèle de plan d’événement.
- Planificateur ou coordinateur d’événements : Les planificateurs ou coordinateurs d’événements professionnels superviseront et exécuteront les phases de planification, d’organisation et d’exécution d’un événement. Cela signifie qu’ils gèrent la gestion de projet, la planification budgétaire, la coordination des fournisseurs et plus encore, tout ce qu’ils peuvent détailler dans le modèle.
- Équipe d’organisation d’événements : Ils utiliseront le modèle comme hub de collaboration pour centraliser les informations et répartir les tâches. L’équipe divise les tâches en sections telles que les commandites, le marketing, la logistique et les divertissements dans le modèle. Il est utile d’attribuer des rôles, de surveiller la progression et d’assurer l’alignement avec les objectifs.
- Équipes marketing ou relations publiques (RP) : Ces professionnels utilisent le modèle de plan d’événement pour les stratégies promotionnelles, la communication de marque et l’engagement du public. Ils incluront les objectifs marketing, les calendriers publicitaires, la création de contenu et la sensibilisation des médias.
- Chef de projet : Les chefs de projet utiliseront le modèle pour des événements très structurés tels que les événements d’entreprise. Le modèle comprend des champs pour l’allocation des ressources, l’évaluation des risques, le contrôle de la qualité et l’analyse des parties prenantes. Il peut s’assurer que les composants s’alignent sur les objectifs du projet.
Pourquoi vous avez besoin d’un modèle de plan d’événement
Un modèle de plan d’événement sert de référentiel pour toutes les tâches qui doivent être accomplies pour avoir un événement réussi. Sans un document partagé qui identifie ce qui doit être fait, il n’y a aucun moyen de le planifier. Sans placer votre événement dans un délai réalisable, les chances de manquer les échéances augmentent de manière exponentielle.
Le modèle de plan d’événement sert d’outil organisationnel. Les événements sont complexes, qu’il s’agisse d’une petite fête ou d’une conférence d’affaires. Un modèle de plan d’événement vous organise et cela fait gagner du temps. À côté de l’argent, le temps est probablement votre plus grande contrainte.
Enfin, l’utilisation de notre modèle gratuit de plan d’événement dans Excel vous permettra de prêter attention aux détails, qui peuvent faire ou défaire un événement. Si vous ne faites pas de promotion, personne ne viendra peut-être. Si votre menu n’offre pas de choix, les gens pourraient être mécontents. Oubliez d’inclure la sécurité, le vestiaire ou le service de voiturier pour les personnes qui arrivent en voiture et vous aurez un cauchemar sur les bras. Le modèle de plan d’événement vous assure d’avoir tout couvert.
Qu’est-ce qui est inclus dans ce modèle de plan d’événement pour Excel ?
Voici une présentation des différentes composantes de ce modèle de plan d’événement. N’hésitez pas à ajouter ou supprimer des éléments selon les besoins pour mieux refléter les exigences de votre événement.
Aperçu de l’événement
Dans la section aperçu de l’événement, listez les détails de base de l’événement, notamment le nom, les dates de début et de fin, le lieu, la description et les objectifs. S’il y a des contacts clés tels qu’un coordinateur d’événements, des membres de l’équipe ou des fournisseurs, listez-les dans cette section.
Aperçu du budget de l’événement
C’est ici que vous devez décomposer les éléments du budget de l’événement. Il y a une catégorie de coûts qui comprend des sections pré-remplies incluant l’équipement, les matériaux, le marketing, les divertissements, les permis et assurances et les fonds de contingence. Ajoutez un coût estimé à côté de chaque élément et n’hésitez pas à ajouter ou supprimer des lignes selon les besoins.
Tâches de l’événement
Dans la section planification, listez toutes les tâches de l’événement. Incluez la description de la tâche, le responsable, les heures estimées, les coûts estimés et les coûts réels. Il y a également des colonnes pour suivre le statut de la tâche, qu’elle ait été démarrée ou terminée. La section chronologie est utile pour suivre la date de début et la date à laquelle la tâche a été terminée.
Comment utiliser le modèle de plan d’événement de ProjectManager dans Excel
Le modèle gratuit de plan d’événement de ProjectManager dans Excel est configuré pour vous permettre de commencer rapidement à planifier votre prochain événement. Il est personnalisable, vous pouvez donc le modifier selon vos besoins pour l’aligner sur l’événement que vous êtes chargé de produire.
Le modèle est décomposé en quatre phases de base de tout événement :
Phase de planification
Le début de tout plan d’événement commence par un plan. Ces premières étapes sont listées ici, comme définir les buts et objectifs de l’événement, ce qui pose les bases sur lesquelles tout événement réussi est construit. Les autres tâches incluent la création de relations de commandite, la constitution d’une liste d’invités, la détermination du site, la signature de contrats avec des fournisseurs, des intervenants et des traiteurs, etc.
Phase de promotion
Tout événement réussi commence par la promotion. Qu’il s’agisse d’un anniversaire ou d’une convention, vous devez susciter l’intérêt des personnes pour qu’elles y assistent. Cela peut être aussi simple que de concevoir des flyers et des invitations jusqu’à travailler avec votre département marketing sur les relations publiques de l’événement. À ce stade du processus de planification de l’événement, vous partagerez votre plan avec toutes les personnes impliquées dans la réalisation de l’événement afin qu’elles soient toutes sur la même longueur d’onde.
Phase d’exécution
C’est le moment de la fête ! Le jour ou les jours de l’exécution de l’événement sont souvent les plus stressants, c’est pourquoi un plan est si important. Il fournit une feuille de route pour vous guider sur ce qui doit être fait. Ces éléments incluraient la coordination avec les services que vous avez engagés pour l’événement, comme le traiteur. Avant le début de l’événement, vous devrez mettre en place un stand d’inscription, une loge pour les intervenants, gérer la sécurité, le wifi et plus encore.
Phase de clôture
Quand l’événement est terminé, et espérons-le réussi, votre travail n’est pas tout à fait terminé. Vous devez vous assurer que les travailleurs sont payés et que tous les contrats sont signés et clôturés, tout comme pendant la phase de clôture de projet. Il y aura probablement un nettoyage du site pour s’assurer que votre dépôt de garantie vous soit rendu. S’il s’agit d’une fonction d’affaires, faire un suivi auprès des participants est utile et vous donnera beaucoup à analyser lors d’un bilan pour discuter de ce qui a fonctionné et de ce qui n’a pas fonctionné pour vous assurer que le prochain événement soit encore meilleur.
Comment utiliser un modèle de plan d’événement avec ProjectManager
Ajouter votre modèle de plan d’événement à notre logiciel vous donnera des outils pour gérer l’événement et vous assurer que tout se passe selon le plan. ProjectManager est un outil primé qui organise les tâches, les projets et les équipes pour vous aider à travailler plus efficacement.
Vues multiples
Lorsque vous importez votre plan d’événement dans notre outil, il y a plusieurs façons de le visualiser. Vous pouvez le voir dans une vue calendrier, un tableau kanban ou une liste de tâches, qui est comme le modèle mais plus dynamique. Vous pouvez personnaliser des balises pour chaque tâche ou utiliser une de nos balises prédéfinies, comme définir la priorité. Des documents et des fichiers peuvent être ajoutés aux tâches, ainsi que des instructions.
Planifiez sur une chronologie
Passez à la vue diagramme de Gantt et vous verrez maintenant votre plan d’événement disposé sur une chronologie. Cela peut vous aider à mieux planifier toutes les tâches en liant celles qui dépendent d’autres pour démarrer ou se terminer avant de pouvoir commencer ou se terminer, ce qui évite les goulots d’étranglement ultérieurement. Décomposez ensuite votre projet en jalons pour représenter les phases de votre plan.
Suivez la progression sur les tableaux de bord
Si vous faites rapport à vos parties prenantes sur la progression, vous pouvez leur montrer une vue d’ensemble avec notre tableau de bord en temps réel, qui est mis à jour au fur et à mesure que les équipes déposent leur statut. Il calcule et affiche automatiquement des métriques telles que le coût et le temps pour s’assurer que vous respectez vos délais.
Ce ne sont là que quelques-unes des fonctionnalités qui vous aideront à planifier et gérer votre événement. Notre logiciel basé sur le cloud fournit des données en direct pour que vous soyez toujours au courant de la progression et des performances. De plus, nous avons un stockage de fichiers illimité pour conserver votre itinéraire, vos contrats et les données des participants pour des suivis faciles.
Quels autres modèles peuvent aider à la planification d’événements ?
Lors de la planification d’un événement, vous pouvez utiliser toute l’aide disponible. Si planifier un événement c’est simplement planifier un projet, consultez ces autres modèles de gestion de projet gratuits sur notre site.
Modèle de budget d’événement
Chaque événement a un budget. Chaque projet réussi reste dans les paramètres de ce budget. Pour construire un budget qui répond aux attentes de vos parties prenantes sans dépasser les limites, utilisez notre modèle gratuit de budget d’événement.
Modèle de proposition d’événement
Ce modèle gratuit de proposition d’événement vous permet de capturer tous les éléments critiques d’un événement tels que les exigences en ressources, les tâches, les coûts et les calendriers afin qu’il puisse être examiné et approuvé par les parties prenantes.
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Si vous cherchez des articles pour approfondir les idées ci-dessus, consultez notre blog et nos tutoriels vidéo. Des centaines d’articles sont publiés pour vous aider dans tous les aspects de la gestion de projet, y compris la planification d’événements. En voici quelques-uns.
- Modèles gratuits de planification d’événements pour Excel et Word
- Modèle de Plan d’Événement pour Excel (Gratuit)
- Modèle de Rapport d’Événement pour Word (Gratuit)
- Modèle de Calendrier d’Événement pour Excel (Gratuit)
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