Les projets de construction ne démarreront jamais sans financement. L’argent met en marche les rouages de la gestion de construction. Créer un budget de construction est donc l’une des étapes les plus importantes lors de l’élaboration d’un plan de construction.

Comment créer un budget de construction, anticiper les coûts d’un projet et les suivre pour s’assurer de ne pas dépasser le budget ? Voyons ce qui entre en jeu dans l’établissement d’un budget de construction.

Qu’est-ce qu’un budget de construction ?

Un budget de construction est une estimation de l’argent nécessaire pour mener un projet de construction de l’initiation à la clôture, en incluant tous les coûts et dépenses encourus pendant le processus de construction. Bien que le budget tente de prévoir tous les coûts d’un projet, il faut prévoir une marge pour faire face aux imprévus ou aux coûts inattendus.

Les chefs de projet de construction commencent par le plan de projet, le plus souvent un plan architectural, pour évaluer les matériaux nécessaires. Des facteurs comme la préparation du site doivent être pris en compte, ce qui peut inclure les coûts de démolition, la location d’équipements, les permis et les inspections.

À mesure que l’exécution du projet commence, d’autres coûts apparaissent. Il y a les coûts de main-d’œuvre et les exigences de sécurité pour tous les travailleurs sur site. Le transport peut être un autre poste de dépense. Les projets de construction résidentiels et commerciaux auront également des coûts spécifiques. Toutes ces variables doivent être prises en compte et calculées.

Qu’est-ce que la gestion du budget de construction ?

La gestion du budget de construction consiste à suivre le budget de construction. C’est le processus de planification, de suivi et de contrôle des ressources financières d’un projet de construction pour qu’il reste dans le budget alloué. Le budget est établi sur la base des estimations des coûts du projet comme les coûts de main-d’œuvre, d’équipement, de matériaux, de permis et de frais généraux. Le contrôle du budget de construction permet d’améliorer l’estimation des coûts, l’allocation des ressources, la gestion des changements et la gestion des risques.

Qui participe au processus de budgétisation de la construction ?

Différentes parties sont impliquées dans le processus de budgétisation de la construction et travaillent ensemble pour aligner les objectifs et attentes du projet avec les objectifs financiers idéaux.

• Maître d’ouvrage ou client : Le maître d’ouvrage ou client aide à budgéter les éléments et fixe les paramètres pour atteindre les résultats souhaités. En plus de contribuer à la définition du périmètre du projet, il prend des décisions sur les avenants et surveille les progrès pour limiter les risques.
• Chef de projet : Le chef de projet de construction supervise le développement du projet et aide à le suivre. Il collabore avec les estimateurs, ingénieurs et architectes pour obtenir les données nécessaires afin que le budget reflète les objectifs et le périmètre définis dans le plan de construction.
• Estimateurs : L’estimateur fournit une analyse détaillée des coûts du projet. Ce rôle examine les plans, prépare des estimations détaillées et s’appuie sur des données historiques pour déterminer les prix actuels des matériaux et de la main-d’œuvre. Cela garantit un processus budgétaire précis et compétitif.
• Équipes d’architectes et d’ingénieurs : Ces équipes fournissent les détails techniques et les spécifications qui composent les estimations de coûts pour éclairer le processus budgétaire. Elles produisent des documents et dessins complets décrivant le périmètre du projet, ce qui apporte de la clarté aux soumissionnaires potentiels.
• Entrepreneurs et sous-traitants : Les entrepreneurs et sous-traitants présentent des estimations détaillées pour leurs périmètres de travail respectifs. Ils proposent des mesures d’économies potentielles et collaborent avec les chefs de projet pour affiner le budget et garantir son alignement.
• Parties prenantes clés : Des parties prenantes telles que le maître d’ouvrage, les ingénieurs, les entrepreneurs, les architectes et les analystes financiers participent activement au processus de budgétisation de la construction pour apporter leur contribution et assurer le succès du projet.

Pourquoi la budgétisation de construction est-elle importante ?

Il y a de fortes chances que vous n’ayez pas une source illimitée de financement à disposition. À la place, vous avez des parties prenantes qui ont investi dans le projet de construction et souhaitent en tirer un bénéfice — se lancer dans un projet sans budget est le meilleur moyen de dépenser trop. C’est pourquoi il vous faut une ligne de base budgétaire qui définit combien vous pouvez dépenser. Avoir un budget et un plan de projet de construction vont de pair pour réussir un projet.

Un budget de construction est aussi un excellent moyen de garder votre projet sur la bonne voie pendant son exécution. Plus il y a de dépenses imprévues dans un projet, plus il sera long à achever. Établir un budget vous permet de prendre en compte un maximum de coûts de construction et vous aide à respecter le calendrier.

Suivre ces coûts est une tâche pour laquelle un logiciel de gestion de projet peut vous aider. ProjectManager est un logiciel de gestion de construction qui planifie, surveille et rend compte de votre budget de construction en temps réel. Nous proposons des tableaux de bord en direct, des rapports en un clic et un puissant diagramme de Gantt en ligne qui peut documenter votre structure de découpage du travail, filtrer le chemin critique et établir des lignes de base pour comparer les coûts prévus aux coûts réels. Essayez ProjectManager gratuitement dès aujourd’hui !

Que comprend un budget de construction ?

En termes simples, un budget de construction est comme tout autre budget de projet, il additionne tous les coûts pour que le projet puisse être exécuté. Cependant, les projets de construction ont des coûts spécifiques. Avant d’établir un budget de construction, il est important de comprendre les coûts des projets de construction, qui se répartissent en trois grandes catégories :

• Coûts directs : Cela inclut les engins lourds, les matériaux et la main-d’œuvre
• Conditions générales : Ce sont des coûts indirects, répartis en trois types : coûts de préconstruction, coûts d’organisation de la construction et coûts d’exploitation du projet
• Bénéfices et frais généraux : Le bénéfice est la différence entre ce que vous avez gagné et dépensé, tandis que les frais généraux sont les dépenses d’exploitation liées au fonctionnement de l’entreprise

En ce qui concerne ce que vous devez inclure dans votre budget de projet de construction, cela dépend du projet en cours. Mais en général, un budget de construction doit inclure les éléments suivants :

• Terrain : Ce coût dépend de l’emplacement et de la portée du projet. Il comprend le prix du terrain, les frais immobiliers, le financement et les taxes.
• Honoraires et services professionnels : Ces coûts concernent la consultation professionnelle, y compris les permis, les relevés, les tests, l’architecture et la conception, la planification générale, l’ingénierie structurelle, électrique, mécanique et civile, la comptabilité, la banque et les frais immobiliers.
• Matériaux : Contrairement à d’autres coûts, les dépenses en matériaux peuvent être négociables, surtout si vous avez une relation avec vos fournisseurs. Les coûts des matériaux représentent généralement une grande partie du budget et sont souvent divisés en deux catégories : préparation du site et structure du bâtiment.
• Main-d’œuvre : Cela correspond au coût des ouvriers, sous-traitants, conducteurs d’engins et autres ressources humaines. N’oubliez pas de tenir compte non seulement des salaires horaires, mais aussi des indemnités, congés et arrêts maladie.
• Équipements et outils : Le choix des équipements et outils dépend des matériaux et de la main-d’œuvre, ce qui vous aide à déterminer ce que vous devrez louer. Pensez à inclure les coûts de livraison, d’exploitation, de carburant et d’entretien.
• Gestion de projet : Les méthodologies de gestion de projet aident à organiser et à surveiller un budget pour éviter les dépassements. Prenez en compte les coûts des logiciels de gestion de projet de construction, ainsi que les bureaux, les services publics, la connexion Internet, la téléphonie et les fournitures de bureau.
• Assurances et cautions : Tous les projets de construction sont légalement tenus de souscrire une assurance. Un dépôt ou une caution peut également être exigé(e) pour garantir que votre entreprise respectera les engagements et assurera le paiement de tous les sous-traitants, artisans et fournisseurs. Ceci est particulièrement vrai si vous travaillez sur un projet gouvernemental. Charges et taxes : Cela comprend les coûts de gaz, d’eau, d’égouts et d’électricité liés au chantier. Le projet de construction peut également être soumis à des taxes locales et nationales. Ces taux sont déterminés par l’ampleur et le type de projet de construction que vous gérez.
• Fonds de prévoyance : C’est ici que vous prévoyez une marge de manœuvre budgétaire pour absorber les coûts et dépenses imprévus. Cela comprend notamment les modifications de périmètre, les mises à niveau de conception ou de matériel, les dysfonctionnements de machines, les accidents et les cas de force majeure. En général, votre fonds de prévoyance représente entre 3 et 10 % de votre budget total.

Modèle de budget de projet gratuit pour Excel

Le suivi des budgets est essentiel à la réussite d’un projet de construction. Téléchargez gratuitement ce modèle de budget de projet au format Excel pour simplifier le suivi et la gestion de votre budget de construction.

Comment créer un budget de construction

Pour créer un budget de construction qui soit une prévision précise des coûts à venir, les chefs de projet de construction suivent ces étapes :

1. Définir le périmètre du projet

Commencez par définir le périmètre du projet ; l’objectif ici est de préciser ce qui sera réalisé en termes de travaux. Plusieurs outils peuvent vous aider, notamment la structure de découpage du travail, le scope of work et le statement of work.

• Structure de découpage du travail (WBS) : Cet outil décompose les projets en tâches plus petites et gérables. Une WBS aide à organiser et à prioriser les tâches pour donner plus de clarté à l’équipe et renforcer sa responsabilité.
• Scope of Work : Ce document détaillé décrit les tâches, livrables et délais d’un projet. Il aide à prévenir le dépassement de périmètre et à assurer l’alignement des parties prenantes.
• Statement of Work : Ce document formel décrit de façon plus complète que le scope of work les travaux à réaliser. Le statement of work fait office de contrat et comporte plus de détails que le scope of work.

2. Faire une estimation de construction

Pour prévoir avec précision le coût d’un projet de construction, vous devez consulter les données historiques de projets similaires, échanger avec les fournisseurs et bien comprendre le projet à réaliser. Fixez des attentes réalistes en examinant les ressources, les options de conception, etc.

Voici quelques étapes que les équipes de gestion de projet doivent suivre lors de l’estimation des coûts d’un projet de construction :

Examiner les plans architecturaux, plans et conceptions assistées par ordinateur

Lors de la planification d’un projet de construction, les équipes d’architectes et d’ingénieurs travaillent en étroite collaboration avec les entrepreneurs pour produire une série de plans architecturaux, de plans et de conceptions assistées par ordinateur, utilisés par le maître d’ouvrage pour choisir un design final.

Le chef de projet utilise ces informations pour créer une liste des besoins, incluant les matériaux et estimations des coûts. Cela alimente le processus d’appel d’offres, durant lequel le maître d’ouvrage choisit un entrepreneur général et établit le cadre budgétaire du projet de construction.

Effectuer un métré des matériaux (MTO)

Le but d’un métré des matériaux est de quantifier les matériaux nécessaires au projet. Pour cela, examinez les plans, organisez les matériaux et mesurez les quantités afin de garantir que vous disposez de ce dont vous avez besoin tout au long du projet. Ce métré peut être mis à jour en cours de projet si nécessaire et aide à mieux gérer les coûts.

Réaliser un métré des quantités (QTO)

Un métré des quantités permet d’améliorer la planification et la gestion des coûts. Il quantifie les matériaux, la main-d’œuvre et les ressources nécessaires à un projet. L’objectif est de mesurer les quantités de matériaux, les besoins en main-d’œuvre, les estimations de coûts et la documentation pour une meilleure planification des ressources et un budget de projet. À mesure que le projet avance, révisez le métré pour refléter d’éventuelles variations de prix.

Créer un bordereau des quantités

Un bordereau des quantités est un document qui fournit une description détaillée des types de matériaux, des quantités, des normes de qualité et d’autres aspects relatifs aux matériaux nécessaires à la construction d’un bâtiment.

Il est basé sur les plans architecturaux, les plans et les conceptions assistées par ordinateur et contribue fortement aux processus d’estimation des coûts, d’appel d’offres et de suivi budgétaire d’un projet de construction.

Créer une nomenclature des matériaux

Une nomenclature des matériaux est une liste complète des matériaux, composants et pièces nécessaires pour fabriquer un produit ou terminer un projet. Bien qu’elle soit principalement utilisée en fabrication, dans le contexte de la construction elle décrit des ensembles spécifiques comme les cadres de fenêtres, les composants de CVC et autres éléments similaires.

Elle aide à la planification et à la programmation en offrant une vue claire de ce qui est nécessaire. Elle améliore également la gestion des stocks et l’estimation des coûts. Chaque nomenclature doit inclure des détails tels que la description de l’article, la quantité, l’unité de mesure, les informations sur le fournisseur, etc.

Établir une ligne de base des coûts du projet

Pour éviter les dépassements de coûts, établissez une ligne de base des coûts. Elle servira de point de référence pour mesurer la performance du projet et contrôler les coûts. Cela permet aux chefs de projet de s’assurer que les coûts restent dans le budget. Vous devrez définir le périmètre du projet, développer une structure de découpage du travail, estimer les coûts et obtenir l’approbation des parties prenantes.

Utiliser un logiciel de budgétisation de construction

Un logiciel de budgétisation de construction est l’un des éléments les plus essentiels pour établir une estimation précise. Il existe des outils spécialisés qui aident les professionnels de la construction à planifier, estimer et gérer les budgets de projet avec plus de précision et d’efficacité. Parmi ces outils, on trouve des diagrammes de Gantt, des tableaux kanban, des feuilles de temps, des calendriers de charge de travail et bien plus.

Ajouter des fonds de contingence, des frais généraux et des coûts administratifs

Les fonds de contingence sont des sommes mises de côté pour pallier les imprévus pendant le projet. Ils offrent une marge pour réduire les risques tout en gardant le projet sur la bonne voie. Les frais généraux ne sont pas liés à des projets spécifiques mais bénéficient aux opérations générales de l’entreprise. Les coûts administratifs peuvent inclure des éléments tels que les permis, les taxes et les assurances.

3. Définir une marge bénéficiaire en fonction du type de contrat de construction

Différents contrats de construction fonctionnent selon des marges bénéficiaires différentes.

• Contrat à prix forfaitaire : Dans un contrat à prix forfaitaire, l’entrepreneur accepte de réaliser le projet pour un prix fixe, quels que soient les coûts réels encourus. L’entrepreneur bénéficie d’un revenu prévisible, mais il prend un risque important si les coûts dépassent largement le prix fixe en raison de circonstances imprévues. C’est pourquoi une gestion de projet efficace est essentielle pour éviter ces dépassements.
• Contrat en coût majoré : Dans ce contrat, l’entrepreneur est remboursé pour tous les coûts légitimes du projet, plus des honoraires ou un pourcentage de bénéfices. Le risque est faible pour l’entrepreneur, mais la marge bénéficiaire dépend de l’efficacité de la gestion des coûts.
• Contrat en régie : Ici, l’entrepreneur est payé pour le temps réellement passé sur le projet et pour les matériaux utilisés, plus une marge pour les bénéfices et les frais généraux. Un contrat en régie offre de la flexibilité pour les changements imprévus, mais les bénéfices peuvent être affectés par des inefficacités.
• Contrat à prix unitaire : L’entrepreneur est payé à un tarif prédéterminé pour chaque unité de travail réalisée, par exemple par mètre carré ou par mètre cube. Cela permet d’ajuster en fonction du volume réel de travail effectué, mais si les quantités sont sous-estimées, la marge bénéficiaire peut fortement diminuer.
• Prix maximum garanti (PMG) : C’est une approche hybride où l’entrepreneur est payé pour les coûts réels encourus, mais avec un plafond sur le montant total. Cela réduit le risque pour l’entrepreneur, mais si les coûts dépassent le PMG, il doit les absorber.

4. Obtenir l’approbation des parties prenantes

Le chef de projet doit maintenant consulter les parties prenantes. Cela permet de mettre en lumière des problèmes potentiels à résoudre avant l’exécution du projet. En documentant la phase de pré-construction, le chef de projet dispose d’une trace écrite indiquant où des coûts imprévus peuvent apparaître. Ces coûts potentiels peuvent être intégrés dans le budget.

5. Définir les directives de gestion du budget de construction

Prenez le temps de définir les directives de gestion budgétaire en vous appuyant sur les éléments ci-dessous.

• Indicateurs de contrôle des coûts du projet : Divers indicateurs issus de la gestion de la valeur acquise, comme l’indice de performance des coûts, l’écart budgétaire et le pourcentage de dépassement budgétaire, peuvent aider à surveiller la santé du budget.
• Processus de gestion des changements : Il s’agit d’un comité de gestion des changements ou d’un groupe chargé d’évaluer les demandes de modification. Si elles sont approuvées, elles deviennent des ordres de modification inscrits dans un registre des changements. Un tel processus permet de réallouer les ressources pour intégrer les changements nécessaires.
• Outils de suivi budgétaire : Cela peut inclure des feuilles de temps, des rapports quotidiens de chantier ou des tableaux de bord pour garder le budget sur la bonne voie.

Choses à éviter lors de la budgétisation d’un projet de construction

L’une des plus grandes erreurs qu’un chef de projet peut commettre lors de l’établissement d’un budget de construction est de produire des estimations inexactes. Cela peut être encore plus problématique si vous n’avez pas un calendrier de projet définitif en place avant de faire une prévision budgétaire.

De plus, lors de l’estimation, on a tendance à se concentrer uniquement sur le coût total, ce qui peut mener à accepter les offres les plus basses des entrepreneurs généraux. Ce faible coût peut d’abord satisfaire vos parties prenantes, mais si la qualité du travail est médiocre, cette satisfaction sera de courte durée. Cela peut nuire à votre réputation et finir par coûter plus cher à long terme.

Aussi important que le calendrier de construction, votre plan est essentiel. Ne pas prendre le temps d’élaborer un plan détaillé pour votre projet de construction vous ralentira à long terme. Vous pourriez manquer des dépendances, des défauts de conception et plus encore. Cela retardera le projet et risque de faire exploser votre budget.

Pour éviter cela, vous pouvez utiliser un logiciel de planification de construction doté d’outils de planification de projet robustes comme ProjectManager, afin qu’il n’y ait aucune incohérence entre votre plan, votre calendrier et votre budget.

ProjectManager est un logiciel de budgétisation de construction puissant

Aussi bon que soit notre modèle gratuit de budget de construction, vous n’irez pas bien loin avec une simple feuille Excel. ProjectManager est un logiciel en ligne de gestion de construction qui organise les tâches, les équipes et les projets pour vous permettre de rester sur la bonne voie et dans le budget.

Planifier et suivre les coûts avec des diagrammes de Gantt

Le plan de projet est le plan directeur de votre budget. Il rassemble les tâches à accomplir et les ressources nécessaires pour les réaliser. Le diagramme de Gantt interactif de ProjectManager comprend toutes les fonctionnalités de base, comme la liaison des dépendances et la définition des jalons. Mais contrairement aux concurrents, vous pouvez définir une ligne de base, ce qui vous permet de comparer les dépenses réelles avec le plan.

Garder toute l’équipe informée

Non seulement vous disposez de données en temps réel pour montrer l’avancement et les performances au fur et à mesure, mais tout le monde peut également commenter au niveau des tâches. Les alertes par e-mail et les notifications dans l’application tiennent tout le monde informé des changements de statut des tâches. Cela signifie que votre équipe sur site peut communiquer de manière fluide avec votre équipe au siège.

Suivre les progrès avec des tableaux de bord

Pour plus de détails, utilisez le tableau de bord en direct de ProjectManager. Les données sont automatiquement collectées, calculées et affichées sous forme de graphiques montrant des indicateurs tels que le temps et d’autres métriques. Les rapports en un clic vont encore plus loin, avec des données filtrables pour afficher exactement ce que vous souhaitez. Ils sont également faciles à partager avec les parties prenantes pour gérer leurs attentes.

ProjectManager est un logiciel primé qui vous aide à gérer les budgets de construction grâce à des rapports de dépenses en temps réel. Nos fonctionnalités vous permettent de planifier, programmer et surveiller votre projet avec des données en direct. Découvrez comment ProjectManager peut aider à gérer le budget de votre prochain projet de construction en l’essayant gratuitement dès aujourd’hui.