Große Projekte beginnen oft mit großen Hoffnungen und Erwartungen. Aber wenn die Initiierungsphase des Projekts nicht erfolgreich ist, kann das Projekt vom Kurs abkommen und im Desaster enden. Sie müssen Ihr Projekt von Anfang an verankern, indem Sie ihm Struktur geben. Ideen gibt es viele, aber mit einem Projektplan und dessen Umsetzung können Sie diese Hoffnungen und Ideen verwirklichen.

Natürlich gibt es auch andere Phasen des Projektmanagements, aber die Projektinitiierung ist die erste und oft wichtigste Phase. Mit einer starken Projektinitiierungsphase sind Sie auf dem besten Weg, das Projekt pünktlich und im Budget abzuschließen.

Was ist die Projektinitiierung?

Die Projektinitiierung ist die erste Phase im Lebenszyklus eines Projekts. In diesem Moment wird die Gelegenheit oder der Grund für das Projekt identifiziert und ein Projekt entwickelt, um diese Gelegenheit zu nutzen. In dieser Phase werden Projekte auch von den wichtigsten Stakeholdern genehmigt oder abgelehnt, daher müssen Sie Machbarkeitsstudien und eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführen, um sicherzustellen, dass das Projekt einen geschäftlichen Mehrwert hat.

Die Projektinitiierung ist eine arbeitsreiche Phase, in der Sie viel planen und recherchieren müssen, damit Ihre Projektidee Realität wird. ProjectManager ist eine Projektmanagement-Software, die mehrere Projektansichten wie Gantt-Diagramme, Kanban-Boards und Dashboards bietet, damit Sie Risiken, Aufgaben, Zeit und Ressourcen im Blick behalten.

Warum ist die Projektinitiierungsphase wichtig?

Die Projektinitiierungsphase ist aus mehreren Gründen wichtig. Der Hauptgrund ist, dass in dieser Phase die Projektsponsoren ein Projektteam zusammenstellen und Projektdokumente erstellen, um die Stakeholder vom Wert des vorgeschlagenen Projekts zu überzeugen.

Projektstakeholder wie der Vorstand und die Geschäftsführung eines Unternehmens prüfen dann den Projektvorschlag, führen eine Kosten-Nutzen-Analyse durch und bewerten, wie das Projekt zu anderen Projekten und Programmen im Projektportfolio der Organisation passt.

Sobald diese Projektstakeholder beschließen, mit dem Projekt fortzufahren, können der Projektmanager oder das Projektmanagementbüro (PMO) mit der Projektplanung, der Projektausführung und der Projektüberwachung fortfahren, bis das Projekt abgeschlossen ist. Ohne eine ordnungsgemäße Initiierungsphase kann kein Projekt gestartet werden.

Wer Nimmt Am Projektinitiierungsprozess Teil?

Verschiedene Teilnehmer sind an der Projektinitiierungsphase beteiligt. Nachfolgend haben wir einige gängige Teilnehmer aufgeführt.

Projektsponsor

Typischerweise ist der Projektsponsor ein leitender Angestellter oder eine Führungskraft, die das Projekt überwacht und seine Genehmigung einholt. Er stellt die benötigten Ressourcen bereit, einschließlich Personal, Budget und Befugnisse, um das Projekt zu starten. Im Projektinitiierungsprozess holt der Sponsor das Commitment anderer Stakeholder ein und fungiert als Bindeglied zwischen dem Top-Management und dem Projektteam, um Probleme zu lösen und Entscheidungen zu treffen.

Projektmanager

Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, das Projekt von der Initiierung bis zum Abschluss zu leiten. Während der Initiierung definiert er die Projektziele, den Umfang und die Projektergebnisse, arbeitet mit den Stakeholdern zusammen, um Anforderungen zu sammeln, und koordiniert die Ressourcen. Der Projektmanager hilft bei der Erstellung des Projektauftrags, des Zeitplans und des vorläufigen Budgets und unterstützt bei der Risikoidentifizierung.

Projektstakeholder

Auch Stakeholder sind am Projektinitiierungsprozess beteiligt. Dabei handelt es sich um Einzelpersonen oder Gruppen, die ein berechtigtes Interesse am Erfolg des Projekts haben. Sie können intern oder extern sein und umfassen Abteilungsleiter, Kunden, Endnutzer oder andere Geschäftseinheiten, die vom Projekt betroffen sind. Während der Initiierung geben Stakeholder Rückmeldungen zu Projektzielen, Einschränkungen und Anforderungen, um den Projektumfang und die Prioritäten zu gestalten.

Lenkungsausschuss

Der Lenkungsausschuss ist eine Gruppe wichtiger Stakeholder oder leitender Führungskräfte, die eine übergeordnete Aufsicht und Projektrichtung bietet. Während der Initiierung überprüft und genehmigt er den Projektumfang, die Ziele und das Budget. Der Lenkungsausschuss stellt sicher, dass das Projekt mit der Unternehmensstrategie übereinstimmt, und gibt Empfehlungen zu Risikomanagement und Ressourcenzuweisung. Er ist außerdem für die Lösung eskalierter Probleme, die Genehmigung wesentlicher Änderungen und die Abstimmung der Stakeholder verantwortlich.

Projektdokumentation Zur Initiierung

Wie bereits erwähnt, hilft die Projektdokumentation zur Initiierung dabei, Projekte von der Idee in die Realität zu bringen. Hier sind die am häufigsten verwendeten Projektdokumente zur Initiierung, um die Vorteile Ihres Projekts hervorzuheben und die Grundlage Ihres Projektplans zu schaffen.

In dieser Phase wird auch ein Team zusammengestellt und ein Business Case erstellt, um das Projekt im Detail zu definieren.

Verwenden Sie die kostenlose Gantt-Diagrammvorlage von ProjectManager für Excel, um Projektpläne zu verbessern. Sie hilft bei der Planung und Nachverfolgung von Aufgaben, Beauftragten, Ressourcen und mehr.

Projektbegründung (Business Case)

Eine Projektbegründung, im internationalen Projektmanagement auch als Business Case bezeichnet, wird verwendet, um den Grund für den Start eines Projekts zu erklären. Die Projektbegründung zeigt auf, wie der Einsatz finanzieller und anderer Ressourcen den geschäftlichen Bedarf unterstützt. Sie wird an die Größe und das Risiko des Projektvorschlags angepasst sein, ist aber strukturell über Projekte hinweg ähnlich. Sie befasst sich nicht mit technischen, sondern mit den geschäftlichen Aspekten des Projekts und muss umfassend sein.

Idealerweise sollte die Projektbegründung leicht verständlich, logisch und relevant sein. Die wichtigsten Aspekte müssen nachverfolgbar, messbar und gerechtfertigt sein. Außerdem muss es Verantwortlichkeit und Commitment für die Lieferung und die Kosten geben.

Der Aufbau einer Projektbegründung sollte wie folgt sein:

• Vorwort
• Inhaltsverzeichnis
• Executive Summary, die erläutert, was das Projekt ist, welches Ergebnis es bringt und warum es durchgeführt werden sollte
• Einleitung mit den geschäftlichen Treibern, dem Leistungsumfang und den Finanzdaten
• Analyse mit Annahmen sowie Kosten- und Nutzenbetrachtung inklusive Risiken
• Vorläufige Kostenschätzung, z. B. eine grobe Größenordnung
• Fazit mit den nächsten Schritten
• Anhang

Projektauftrag

Ein Projektauftrag beschreibt den Zweck des Projekts sowie dessen Struktur und Umsetzung. Darin werden die Vision, Ziele, der Umfang und die Projektergebnisse detailliert beschrieben. Auch die Verantwortlichkeiten des Projektteams und der Stakeholder werden erläutert.

Dieser nächste Schritt hilft dabei, die Projektvision und -ziele klar zu definieren. Er legt den Projektumfang fest und listet die Projektergebnisse auf.

Der Projektauftrag listet außerdem die Rollen und Verantwortlichkeiten des Projektteams auf und identifiziert die Kunden und Stakeholder des Projekts. An diesem Punkt wird das Projekt strukturell organisiert, der Projektplan dokumentiert sowie alle Risiken, Probleme und Annahmen aufgelistet.

Team-Charter

Ein Team-Charter ähnelt einem Projektauftrag, konzentriert sich jedoch auf die Rollen und Verantwortlichkeiten des Projektteams. Der Hauptzweck dieses Dokuments besteht darin, dem Team zu helfen, besser zu verstehen, wie es zusammenarbeiten kann, um seine Ziele zu erreichen.

Projektinitiierungsdokument (PID)

Ein Projektinitiierungsdokument wird verwendet, wenn Projekte nach dem PRINCE2-Framework gemanagt werden. Es dient dazu, die Elemente des Projekts zu definieren, die die Zustimmung der Stakeholder erfordern, wie Business Case, Umfang, Risiken, Erfolgskriterien und andere wichtige Aspekte der Projektinitiierung.

Business Requirements Document (BRD)

Das Business Requirements Document (BRD) kann ebenfalls Teil der Projektinitiierungsphase sein. Es beschreibt die geschäftlichen Anforderungen und Bedürfnisse, die das Projekt erfüllen soll, und dient als formale Vereinbarung zwischen den Stakeholdern darüber, was das Projekt liefern wird. Dazu gehören funktionale und nicht-funktionale Anforderungen. Neben der Definition von Umfang und Zielen des Projekts trägt das BRD dazu bei, die Abstimmung zwischen Projektteam, Stakeholdern und Kunden sicherzustellen.

Projektsteckbrief

Der Projektsteckbrief ist eines der wichtigsten Dokumente der Projektinitiierung. Es handelt sich um eine prägnante Übersicht über das Projekt, die dessen Umfang, Ziele, Ergebnisse, Zeitplan und Stakeholder zusammenfasst. Denken Sie daran als Kommunikationsinstrument, das den Stakeholdern und dem Projektteam ein besseres Verständnis für die Ziele und den Zweck des Projekts gibt. Der Projektsteckbrief wird in der Regel in den frühen Phasen der Initiierung erstellt, um eine Abstimmung zu erzielen, bevor die detaillierte Planung beginnt.

Projektvorschlag

Ein weiterer Bestandteil der Projektdokumentation zur Initiierung ist der Projektvorschlag. Dieses formelle Dokument beschreibt die Ziele, den Umfang, den Zeitplan, das geschätzte Budget und die erwarteten Ergebnisse des Projekts. Es wird in der Regel verwendet, um die Genehmigung oder Finanzierung von Kunden oder Entscheidungsträgern zu erhalten. Der Projektvorschlag behandelt auch die Machbarkeit des Projekts sowie seine Risiken und Vorteile. So können die Stakeholder beurteilen, wie gut es zu den Unternehmenszielen passt.

Verantwortlichkeitsmatrix

Die Verantwortlichkeitsmatrix, einschließlich RACI, DACI, RASIC und anderer Varianten, hilft, Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt zu klären. Sie weist vier Schlüsselkategorien zu: verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert und informiert, für Aufgaben und Projektergebnisse. Sie wird oft in der Planungsphase genutzt, kann aber schon früh eingesetzt werden, um die Rollen von Stakeholdern und Teammitgliedern zu definieren und ihnen ihre Verantwortlichkeiten zu verdeutlichen.

RAID-Log

RAID steht für Risks (Risiken), Assumptions (Annahmen), Issues (Probleme) und Decisions (Entscheidungen). Der RAID-Log wird während der Projektinitiierung verwendet, um die genannten Punkte zu verfolgen und so dem Projektteam zu helfen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen. Dies ermöglicht die Entwicklung von Gegenmaßnahmen. Der RAID-Log erfasst wesentliche Risiken und Annahmen, die den Erfolg des Projekts beeinträchtigen könnten, sowie Abhängigkeiten zu anderen Projekten oder Prozessen.

Wichtige Schritte der Projektinitiierungsphase

Wie oben beschrieben, lässt sich die Projektinitiierungsphase in einige einfache Schritte unterteilen. Hier sind 8 Schritte zur Projektinitiierung, um die meisten Projekte zu starten. Passen Sie diesen Prozess bei Bedarf an die Anforderungen Ihres Teams an.

1. Erstellen Sie Ihre Projektdokumente zur Initiierung

Wie bereits erwähnt, gehören die Projektdokumente zur Initiierung zu den wichtigsten Ergebnissen dieser Phase. Mit einem Projektauftrag, Business Case, Team-Charter und weiteren unterstützenden Dokumenten schaffen Sie die Grundlage für den Projekterfolg.

2. Führen Sie eine Machbarkeitsstudie durch

Sobald der Business Case genehmigt wurde, folgt als nächster Schritt eine Machbarkeitsstudie, die potenzielle Lösungen für die Chance oder das geschäftliche Problem dokumentiert, das mit dem Projekt adressiert werden soll. Sie zeigt den richtigen Ansatz für das Projekt auf.

Eine Machbarkeitsstudie untersucht die Gelegenheit und dokumentiert, was für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts erforderlich ist. Sie identifiziert gegebenenfalls auch alternative Lösungen. Projektrisiken und Probleme werden in dieser Phase ebenfalls beschrieben, ebenso wie mögliche Lösungen für den Fall ihres Eintretens.

3. Führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch

Eine Kosten-Nutzen-Analyse hilft, die Stärken und Schwächen des Projekts zu bewerten. Sie vergleicht die geschätzten Kosten und Nutzen, um zu bestimmen, ob das Projekt aus geschäftlicher Sicht sinnvoll ist. Die Kosten-Nutzen-Analyse unterstützt die Bestimmung der finanziellen Machbarkeit und Ressourcenzuweisung für fundierte Entscheidungen und strategische Ausrichtung. Außerdem hilft sie, das Einverständnis der Stakeholder zu gewinnen.

4. Stellen Sie ein Projektteam zusammen

Ohne ein Team kann kein Projekt initiiert werden: Dies ist ein entscheidender Teil der Projektentwicklung. Im nächsten Schritt werden die Stellenbeschreibungen für die Personen erstellt, die den Projektplan umsetzen, einschließlich ihrer Ziele und Verantwortlichkeiten.

Ein Projektteam zu bilden bedeutet, die Rollen jedes Mitglieds so klar wie möglich zu definieren, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Beginnen Sie damit, alle Verantwortlichkeiten einer Position und die Berichtslinien festzulegen.

Ein detailliertes Organigramm kann dabei helfen. Indem Sie die für jede Position benötigten Fähigkeiten und Erfahrungen auflisten, lassen sich die Positionen leichter besetzen. Notieren Sie außerdem, ob bestimmte Qualifikationen erforderlich sind. Natürlich müssen auch Leistungskriterien, Gehalt und Arbeitsbedingungen definiert werden.

5. Identifizieren, analysieren und priorisieren Sie die Stakeholder

Als Nächstes identifizieren, analysieren und priorisieren Sie die Stakeholder des Projekts. Diese Stakeholder werden mithilfe eines Stakeholder-Registers erfasst. Danach wird durch die Stakeholder-Analyse in einer Stakeholder-Matrix ihr Grad der Beteiligung, ihr potenzieller Einfluss und ihr Interesse bestimmt. Auf Basis dieser Informationen lassen sich die wichtigsten Stakeholder identifizieren und ein Stakeholder-Managementplan erstellen.

6. Holen Sie die Genehmigung der Projektinitiierungsphase ein

Überprüfen Sie Ihre Projektdokumente zur Initiierung, um sicherzustellen, dass keine Schritte übersehen wurden, bevor Sie die Genehmigung der Stakeholder einholen. Es ist auch wichtig, die identifizierten Risiken noch einmal zu prüfen, um zu sehen, ob etwas fehlt. Überprüfen Sie, ob sich Annahmen und Einschränkungen vor dem nächsten Schritt geändert haben.

Nur wenn Sie ein Projekt richtig starten, können Sie es erfolgreich beenden. Mit einer gründlichen Projektinitiierungsphase definieren Sie den Umfang klar und stellen ein großartiges Team zusammen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.

7. Bereiten Sie Ihr Team mit einem Kick-off-Meeting vor

Nachdem Ihr Projektauftrag genehmigt wurde, sollten Sie ein Kick-off-Meeting mit Ihrem Projektteam und dem Projektkunden durchführen. Während dieses Kick-off-Meetings werden gemeinsame Ziele und Erwartungen in Bezug auf Projektumfang, Zeitplan und Ergebnisse festgelegt. Das gewährleistet einen reibungslosen Übergang zu den Phasen der Projektplanung und -umsetzung.

8. Richten Sie das Projektmanagementbüro ein

Ein Projektmanagementbüro ist ein physischer Raum im Büro oder auf der Baustelle, in dem sich der Projektmanager und das Unterstützungsteam während des Projekts befinden. Dort befindet sich die Kommunikationsinfrastruktur und alle benötigte Technik für das Projekt.

Als Erstes sollten Sie festlegen, wo das Projektmanagementbüro eingerichtet wird, und sicherstellen, dass die Infrastruktur mit den richtigen PMO-Tools und der entsprechenden Ausstattung bereitsteht.

Nun gilt es, die Rollen und Verantwortlichkeiten der Personen im Projektmanagementbüro zu definieren und die entsprechenden Standards und Prozesse festzulegen. An diesem Punkt kann das Projektmanagementbüro seine Dienstleistungen für die Projekte und Programme unter seiner Verantwortung bereitstellen.

ProjectManager über die Projektinitiierung hinaus nutzen

Nachdem Sie die Projektinitiierungsphase abgeschlossen haben, ist es Zeit, Ihren Projektplan zu erstellen. Probieren Sie ProjectManager aus, unsere preisgekrönte Projektmanagement-Software. Sie erhalten Zugriff auf eine leistungsstarke Suite von Tools, mit denen Sie Projekte planen, verfolgen und berichten können.

Gantt-Diagramme für die Planung

Nutzen Sie unsere Online-Gantt-Diagramme, um Ihr Projekt von der Initiierungs- in die Planungsphase zu überführen. Planen Sie Ihre Aufgaben und verknüpfen Sie abhängige Aufgaben miteinander. Legen Sie Fristen fest und weisen Sie Aufgaben den Teammitgliedern zu, damit jeder seine Projektverantwortlichkeiten kennt. Sie können sogar Kommentare und Anhänge zu den Aufgaben hinzufügen, damit das Team alles hat, was es zum Start benötigt.

Ressourcenmanagement-Tools, um das Projekt auf Kurs zu halten

Wenn ein Teammitglied krank ist oder überlastet wird, können Manager mit nur einem Klick Aufgaben neu zuweisen und die Arbeitslast mit unseren Ressourcenmanagement-Tools umverteilen. Diese leistungsstarken Funktionen stellen sicher, dass die gesamte Arbeit, die Sie in der Initiierungsphase geleistet haben, Früchte trägt.

Es gibt viel zu planen und zu überwachen, wenn Sie ein Projekt initiieren. Eine Online-Projektmanagement-Software wie ProjectManager bietet Planungs- und Überwachungstools wie Gantt-Diagramme, Echtzeit-Dashboards und Aufgabenlisten, um ein Projekt von der Initiierung bis zum Abschluss zu managen. Erleben Sie, wie ProjectManager Ihnen bei Ihren Projekten helfen kann, indem Sie diese kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.