Os projetos são divididos em fases para torná-los mais gerenciáveis. Todas são importantes, especialmente o monitoramento do projeto. O monitoramento e controle do projeto é a forma como o gerente de projeto garante que o plano implementado com a equipe seja executado sem problemas.

O controle do projeto envolve diversas etapas para acompanhar de forma rigorosa o cronograma, os recursos e os custos do projeto. Existem ferramentas de monitoramento do projeto, é claro, mas, como tudo no gerenciamento de projetos, há um processo que explicaremos a seguir.

O que é monitoramento e controle do projeto?

Antes de apresentar as etapas para monitorar um projeto, é importante contextualizar o conceito. Existem cinco fases no processo de gerenciamento de projetos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento. O monitoramento e controle do projeto ocorrem em paralelo à fase de execução no ciclo de vida do projeto.

O monitoramento e controle do projeto é uma fase do gerenciamento de projetos dedicada a medir o desempenho do projeto e garantir que ele esteja em conformidade com o que foi definido no plano do projeto. Os gerentes de projeto acompanham de perto o progresso e o desempenho do projeto, revisam o status, identificam problemas potenciais e implementam ações corretivas quando necessário para manter o projeto dentro do cronograma e do orçamento.

Por que o monitoramento e controle do projeto são importantes?

O monitoramento e controle do projeto são tão importantes para o gerenciamento de projetos que constituem um dos cinco processos de gerenciamento de projetos. Como mencionado, o monitoramento do projeto anda lado a lado com a execução para garantir que, à medida que as tarefas são concluídas, elas permaneçam dentro do cronograma e do orçamento do projeto.

Além de manter o projeto no prazo e evitar gastos excessivos, o monitoramento do projeto também é uma excelente forma de gerenciar riscos e evitar o aumento descontrolado do escopo. Ao acompanhar diferentes métricas, o gerente de projeto consegue identificar riscos mais cedo, quando eles ainda se manifestam como problemas potenciais. Quanto mais cedo a identificação, mais cedo a mitigação. O mesmo vale para o aumento de escopo. Quando mudanças são aplicadas ao projeto, procedimentos de controle, como solicitações de mudança, ajudam a evitar impactos negativos no cronograma.

Negligenciar o monitoramento e controle do projeto é deixar o sucesso do projeto ao acaso. Talvez tudo funcione, talvez não. Mas esse não é o papel do gerente de projeto. Além de planejar o projeto e designar a equipe, ele também é responsável por garantir que a equipe execute suas tarefas de acordo com o cronograma do projeto, sem adicionar custos desnecessários.

Para identificar problemas no projeto, é necessário um software de gerenciamento de projetos capaz de monitorar o progresso e o desempenho à medida que o trabalho acontece. O ProjectManager é um software premiado de gerenciamento de projetos que oferece as ferramentas necessárias para monitorar e controlar projetos em tempo real. Os gerentes de projeto podem obter uma visão de alto nível do projeto ao acessar o painel em tempo real, que coleta automaticamente dados sobre métricas como prazo, custo, carga de trabalho e muito mais, exibidos em gráficos e tabelas de fácil leitura. Diferentemente de softwares mais simples, não há necessidade de configuração demorada. Nosso painel está pronto quando você estiver. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo.

A importância do monitoramento e controle do projeto vai além do nível do projeto, pois projetos que não são devidamente monitorados podem afetar outros projetos e programas dentro do portfólio de projetos da organização. Por isso, é fundamental que os gerentes de projeto trabalhem de forma colaborativa com o escritório de gerenciamento de projetos (PMO) para garantir que os projetos sejam concluídos dentro do orçamento e do cronograma definidos.

Etapas do monitoramento do projeto

Depois que o gerente de projeto agenda as tarefas e cria um plano de projeto aprovado pelos patrocinadores, é hora de avançar para a fase de execução do projeto. Conforme definido anteriormente, o monitoramento do projeto ocorre em conjunto com a execução para garantir que o projeto seja realizado de acordo com o cronograma e o orçamento. A seguir estão oito etapas para assegurar que o projeto esteja sendo monitorado corretamente.

1. Criar uma linha de base do escopo do projeto

O escopo do projeto define as expectativas e os requisitos das partes interessadas. Ele é utilizado ao longo de todo o projeto para monitorar o progresso. Uma linha de base do escopo do projeto registra essas expectativas e requisitos e pode ser usada para comparar o esforço planejado com o esforço real, garantindo que a execução do projeto esteja alinhada ao plano do projeto. A linha de base do escopo pode ser revisada e atualizada durante o projeto, mas somente por meio de um processo formal de controle de mudanças, a fim de evitar o aumento descontrolado do escopo.

2. Criar uma linha de base do cronograma do projeto

Quando o cronograma é aprovado pelas principais partes interessadas, ele deve ser salvo. Isso é chamado de linha de base do cronograma do projeto. Essa linha de base pode ser utilizada ao longo do projeto da mesma forma que a linha de base do escopo, mas, neste caso, para comparar o progresso real com o progresso planejado. Isso permite que os gerentes de projeto acompanhem as variações do projeto e adotem ações corretivas para recolocá-lo no caminho certo. Também auxilia na comunicação com as partes interessadas, já que elas sempre querem saber se o projeto está dentro do cronograma. A linha de base do cronograma é outro controle essencial do projeto.

3. Estimar os custos do projeto e definir um orçamento

Quanto mais precisas forem as estimativas de custos do projeto, mais preciso será o orçamento. Depois que o orçamento é enviado e aprovado pelas partes interessadas, a última coisa que você deseja é solicitar recursos adicionais para entregar o projeto. Existem diversas técnicas que podem ser utilizadas para estimar custos com precisão e planejar o orçamento adequadamente. A partir desse ponto, é necessário monitorar todas as despesas do projeto e utilizar sistemas de controle de mudanças para acompanhar os custos e responder a quaisquer discrepâncias. Também é possível criar uma linha de base do orçamento para comparar os custos reais com os planejados como forma de monitorar os gastos.

4. Utilizar um registro de riscos

Um dos aspectos mais importantes a observar durante o monitoramento do projeto são os riscos. Durante a fase de planejamento, é possível criar um registro de riscos que reúna os riscos que podem surgir ao longo do projeto. Em seguida, você pode registrar o impacto potencial de cada risco no projeto e quem é o responsável por identificá-lo e mitigá-lo. Também é possível definir prioridades para determinar quais riscos precisam ser tratados imediatamente e quais podem aguardar. Durante o monitoramento do projeto, o registro de riscos ajuda a manter a atenção sobre questões que provavelmente afetarão o projeto, positiva ou negativamente. Quando um problema é identificado, a resposta pode ser rápida e eficaz.

Documentar os riscos em um registro de riscos ajuda a organização a estar mais preparada para projetos e programas futuros dentro de seu portfólio.

5. Usar um registro de mudanças

O monitoramento do projeto está diretamente relacionado à identificação de mudanças. Quando elas ocorrem, é necessário utilizar um registro de mudanças para controlá-las. Um registro de mudanças é um documento que lista cronologicamente as alterações realizadas no projeto. Ele funciona como um resumo das mudanças implementadas e permite que os gerentes de projeto acompanhem e comuniquem todas as alterações ocorridas. Isso também fornece aos gerentes de projeto mais uma ferramenta de comunicação para manter as partes interessadas informadas, garantindo que compreendam quais mudanças ocorreram e que elas foram devidamente gerenciadas.

6. Estabelecer procedimentos de controle de qualidade

A importância de entregar projetos no prazo e dentro do orçamento é frequentemente discutida, mas não se deve negligenciar a importância da qualidade. Se o produto ou serviço não atender às expectativas de qualidade, o projeto é considerado um fracasso. Os procedimentos de controle de qualidade garantem que o produto ou serviço seja testado e atenda aos padrões definidos no planejamento do projeto. Eles também ajudam a reduzir erros. Por isso, estabelecer procedimentos de controle de qualidade é uma parte fundamental de um monitoramento de projeto eficaz.

7. Usar ferramentas de monitoramento do projeto

As ferramentas de monitoramento do projeto são essenciais para o controle do projeto. Um software de gerenciamento de projetos oferece diversos recursos que proporcionam aos gerentes de projeto uma visão clara do andamento do projeto, seja em relação a custos, recursos ou tempo. Há painéis que fornecem uma visão de alto nível do progresso e do desempenho do projeto, relatórios de status detalhados e outros tipos de relatórios para obter informações mais aprofundadas, além de recursos de gerenciamento de recursos para acompanhar o desempenho da equipe.

Como mencionado anteriormente, é importante não monitorar projetos individuais de forma isolada, mas também considerar como eles se encaixam em programas e portfólios de projetos. Por isso, procure um software de gerenciamento de projetos que ofereça recursos de gerenciamento de portfólio e seja baseado em nuvem, permitindo acesso a dados em tempo real para um monitoramento de projetos mais eficiente.

8. Criar relatórios de projeto

Já mencionamos os relatórios de projeto, mas eles merecem mais detalhes. Os relatórios de projeto fornecem uma descrição do estado atual do projeto. Os relatórios de status capturam dados de um período específico, enquanto os relatórios de status de portfólio fazem o mesmo para múltiplos projetos. Além disso, existem relatórios de variação do projeto, carga de trabalho e outros. Todos esses relatórios são importantes para o monitoramento do projeto e devem ser compartilhados com as partes interessadas para mantê-las atualizadas sobre o andamento do projeto.

O ProjectManager é um software robusto de monitoramento do projeto

O ProjectManager é um software online de gerenciamento de projetos com as ferramentas que os gerentes de projeto precisam para monitorar e controlar seus projetos. Nosso software fornece dados em tempo real, permitindo que você veja o projeto como ele está acontecendo, e não como estava no passado. Além disso, nossa plataforma colaborativa mantém todos conectados, estejam no escritório, em campo ou em qualquer outro lugar. Isso facilita a comunicação e permite que problemas sejam rapidamente identificados e resolvidos para manter o projeto no caminho certo.

Relatórios personalizáveis

Os painéis são excelentes quando você precisa de uma visão geral do projeto, mas quando deseja aprofundar a análise dos dados, utilize nossos relatórios de projeto personalizáveis. Com apenas alguns cliques, é possível gerar relatórios sobre status do projeto ou do portfólio, carga de trabalho, variação e muito mais. Todos os relatórios podem ser filtrados para exibir apenas as informações que você deseja ver. Além de permitir que os gerentes de projeto monitorem seus projetos, todos os relatórios podem ser compartilhados em diversos formatos ou impressos para apresentações às partes interessadas.

Acompanhe seus recursos

Monitorar os recursos, sejam eles a equipe, materiais ou equipamentos, é uma parte essencial do processo de monitoramento do projeto. Nossas ferramentas de gerenciamento de recursos contam com um gráfico de carga de trabalho com codificação por cores, que facilita a visualização de quem está sobrecarregado. A partir desse gráfico, é possível realocar tarefas e equilibrar a carga de trabalho da equipe para mantê-la operando em plena capacidade. A produtividade da equipe contribui diretamente para o cumprimento do cronograma. Você também pode utilizar nossa ferramenta segura de planilhas de horas não apenas para agilizar a folha de pagamento, mas também para visualizar as horas registradas pela equipe e garantir que estejam de acordo com o plano do projeto.

O ProjectManager oferece várias visualizações de planejamento do projeto, permitindo que cada pessoa trabalhe com a ferramenta de sua preferência. Seja gráfico de Gantt, quadro kanban, lista de tarefas ou visualização em calendário, todos os dados são atualizados simultaneamente em tempo real, possibilitando a colaboração entre todos. Também contamos com recursos de gerenciamento de riscos para ajudar a identificar e acompanhar riscos do projeto, evitando desvios no cronograma.

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O ProjectManager é um software premiado de gerenciamento de projetos que capacita equipes a planejar, gerenciar e acompanhar seus projetos em tempo real. Nossos diversos recursos de monitoramento e controle garantem que os gerentes de projeto estejam sempre atentos às mudanças e as gerenciem ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo.