In diesem Blog geben wir einen Überblick über die am häufigsten verwendeten Projektberichte, einschließlich Beispielen und herunterladbaren Muster-Projektberichten.
Was ist Projektberichterstattung?
Projektberichterstattung gehört zu den zentralen Aufgaben jedes Projektmanagers. Die Projektberichterstattung besteht darin, verschiedene Arten von Berichten zu erstellen, um Projektzeitpläne, Projektbudgets und den Projektfortschritt zu verfolgen und alle Projektstakeholder informiert zu halten.
Ganz gleich, ob Sie ein erfahrener Projektmanager oder ein Einsteiger im Projektmanagement sind – Sie haben wahrscheinlich schon einmal einen Projektbericht erstellt, entweder manuell oder mit Reporting-Tools. Allerdings wissen viele nicht, dass es mehrere unterschiedliche Arten von Projektberichten gibt oder wie man diese gezielt für bestimmte Zielgruppen aufbereitet.
Was ist ein Projektbericht?
Ein Projektbericht ist ein Dokument, das den Gesamtstatus eines Projekts oder bestimmte Aspekte des Projektfortschritts bzw. der Projektleistung im Detail beschreibt. Unabhängig von der Art des Berichts besteht er aus Projektdaten, die sich auf wirtschaftliche, technische, finanzielle, organisatorische oder produktionsbezogene Aspekte beziehen.
Aufgrund ihres Detaillierungsgrads erfordert die Erstellung von Projektberichten Zeit. Projektmanagement-Software wie ProjectManager kann Ihren Reporting-Prozess erheblich beschleunigen. Erstellen Sie Projektmanagement-Berichte oder nutzen Sie einfach unser Echtzeit-Dashboard für eine Momentaufnahme des aktuellen Projektstatus. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.
Vorteile eines Projektberichts
Projektmanagement-Berichte sind wichtige Kommunikationsmittel, um Stakeholder über das Projekt und seinen Fortschritt auf dem Laufenden zu halten. Sie sind jedoch auch für Projektmanager äußerst hilfreich, da sie bei der Ressourcenverteilung und anderen Aspekten der Projektsteuerung unterstützen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Die meisten Projektberichte vergleichen den tatsächlichen Aufwand mit dem geplanten Aufwand, um das Projekt sowohl finanziell als auch zeitlich auf Kurs zu halten.
Projektberichte helfen nicht nur Managern und Stakeholdern, den Fortschritt zu überwachen, sondern sie können auch Risiken vorhersagen und so geeignete Maßnahmen zur Vermeidung entwickeln. Sie helfen, Kosten zu kontrollieren, das Budget einzuhalten, die Teamleistung zu überwachen und die Transparenz im Projekt zu erhöhen, wodurch tiefere Einblicke in die Projektsteuerung möglich werden.
Gängige Arten von Projektberichten
Hier finden Sie eine Übersicht über 12 der gebräuchlichsten Arten von Projektberichten, die dennoch entscheidend für den erfolgreichen Ablauf eines Projekts sind.
1. Projektstatusberichte
„Kann ich diesen Statusbericht in einer Stunde haben?“ – Eine Frage, die Projektmanager häufig hören. Vielleicht kommt sie vom Projektsponsor, vom PMO oder von einem Kollegen. Dies ist die gängigste Art von Projektbericht und wahrscheinlich derjenige, den Sie am regelmäßigsten erstellen.
Sie können Statusberichte wöchentlich oder monatlich erstellen – und in einigen Projekten sogar täglich während der Implementierungsphase. Die Häufigkeit hängt davon ab, wo Sie sich im Projekt befinden und wie viel es zu berichten gibt. Tägliches Reporting ergibt wenig Sinn, wenn alle Aufgaben länger als eine Woche dauern und es von Tag zu Tag kaum Fortschritt gibt.
Da Sie viel Zeit mit der Erstellung von Projektmanagement-Berichten verbringen werden, lohnt es sich, Wege zu finden, diese schneller zu erstellen. Noch besser ist es, so viel Projektberichterstattung wie möglich zu automatisieren.
Erstellen Sie eine standardisierte Statusbericht-Vorlage oder nutzen Sie die Vorlage, die mit Ihrer Projektmanagement-Software geliefert wird, und verwenden Sie die Daten aus Ihrem Planungstool, um den Projektfortschritt automatisch zu übernehmen. Selbst wenn Sie im Nachhinein Anpassungen vornehmen müssen, sparen Sie durch vorausgefüllte Felder dennoch viel Zeit.
2. Projektfortschrittsbericht
Einer der wichtigsten Projektberichte, die Sie während der Projektausführung erstellen, ist der Projektfortschrittsbericht. Dieser Bericht aktualisiert die Informationen zu Ihrem Projekt, insbesondere ob es den im Zeitplan und Budget festgelegten Basislinien entspricht. Er ist ein weiteres Mittel, um Ihre Stakeholder darüber zu informieren, wo das Projekt aktuell steht.
Beim Erstellen eines Fortschrittsberichts sollten Sie konkret sein. Notieren Sie die Daten und schreiben Sie anschließend eine kurze Einleitung, die den Projekttitel, Kontaktinformationen, eine Zusammenfassung des Projektstatus sowie allgemeine Informationen zu Zeitplan, Kosten und der voraussichtlichen Fertigstellung enthält.
Fortschrittsberichte können mit Projektmanagement-Software erstellt werden, aber auch Vorlagen können hilfreich sein. ProjectManager bietet eine kostenlose Word-Vorlage für Fortschrittsberichte, die alles enthält, was Sie für einen vollständigen Bericht benötigen, einschließlich eines Übersichtsabschnitts zum Projektstatus, Zeitplan, Kosten und Risiken. Sie sehen auf einen Blick, ob Sie im Zeitplan liegen oder Verzögerungen auftreten – und warum. Außerdem gibt es einen Abschnitt, der den Status jeder einzelnen Aufgabe beleuchtet.
3. Risikoberichte
Viele Projektmanager berichten mindestens monatlich über Risiken, und dieser Bericht entsteht in der Regel nach einem Risikobewertungsmeeting. Selbstverständlich können Sie Ihr Risikoregister jederzeit aktualisieren, und Sie sollten alle Projektteammitglieder dazu ermutigen, Risiken einzutragen, sobald sie etwas feststellen, das dokumentiert werden sollte.
Der Risikobericht sollte eine Zusammenfassung des Risikoprofils des Projekts enthalten, wobei es Ihnen überlassen ist, wie Sie diese Informationen präsentieren. Ein guter Ansatz besteht darin, sich auf jene Risiken zu konzentrieren, die das größte Problem für Ihr Projekt darstellen könnten. Ergänzen Sie anschließend eine kurze Darstellung zu den Risiken mit niedrigerem Einfluss und erläutern Sie, wie Sie diese managen.
Sie benötigen außerdem die Möglichkeit, bei Bedarf einen vollständigen Risikobericht zu erstellen – unabhängig von der Relevanz einzelner Risiken. Am einfachsten gelingt dies durch einen automatisierten Export aus Ihrer Projektmanagementsoftware oder durch die vollständige Ausgabe Ihres Risikologs, falls Sie dieses beispielsweise in einer Tabelle pflegen.
4. Berichte für den Vorstand/die Geschäftsführung
Projektberichte müssen an die Personen angepasst werden, die sie lesen sollen. Der Bericht, den Sie für den Projektvorstand erstellen, wird daher ein anderes Detaillierungsniveau haben als das wöchentliche Statusupdate für Ihr Projektteam und die wichtigsten Business-Stakeholder.
Für Berichte an den Vorstand sollten Sie auf einer hohen Ebene bleiben. Sie möchten Informationen zu Themen sehen, die für sie relevant sind: Probleme, bei denen sie helfen können, eine Zusammenfassung der Budgetlage und ob Sie auf Kurs sind, um zentrale Meilensteine zu erreichen.
Achten Sie darauf, dass Ihr Vorstandsbericht in einem Format vorliegt, das leicht zu lesen ist. Wenn Ihre Führungskräfte häufig unterwegs sind und Berichte auf ihrem Handy lesen, sollten Sie keine komplizierte Tabelle verschicken, die nicht richtig dargestellt wird, oder große Grafiken einfügen, die lange Ladezeiten verursachen. Ein PDF eignet sich gut für statische Berichte, da es geräteübergreifend korrekt angezeigt wird. Alternativ können Sie Vorstand oder Geschäftsführung Zugang zu Echtzeit-Dashboard-Berichten geben. ProjectManager bietet Live-Dashboards, die stets aktuelle Informationen anzeigen.
5. Kosten-Nutzen-Analysebericht
Wenn Sie entscheiden möchten, ob ein Projekt realistisch und sinnvoll ist, gehört ein Bericht zur Kosten-Nutzen-Analyse zu den wichtigsten Auswertungen. Er vergleicht, welchen Nutzen oder welche Chancen das Projekt für Ihre Organisation bietet, im Verhältnis zu der erforderlichen Investition. Dies ist ein entscheidender Schritt, um zu beurteilen, ob das Projekt aus geschäftlicher Sicht sinnvoll ist.
Dieser Analyseprozess ist entscheidend, um festzustellen, ob die geplante Initiative einen echten Mehrwert bietet. Ihr Unternehmen kann so seine Ressourcen besser einsetzen, wenn es das Projekt weiterverfolgt. Zudem liefert die Analyse Dokumente, die eine Projektfortführung unterstützen. Sie können die Kostenanalyse auch nutzen, um Ausgaben und Budgetverwendung zu überwachen und sicherzustellen, dass Mittel korrekt zugewiesen werden.
Die Kosten-Nutzen-Analyse zeigt, welche Projektkosten Sie erwarten und wie diese im Verhältnis zu den Vorteilen oder Chancen stehen, die nach Abschluss des Projekts entstehen. Die kostenlose Vorlage zur Kosten-Nutzen-Analyse für Excel von ProjectManager erfasst Ihre quantitativen Kosten und Nutzen und stellt sie direkt gegenüber. Diese Analyse unterstützt Sie wesentlich bei der Entscheidung, ob ein Projekt weiterverfolgt werden sollte.
6. Ressourcenberichte
Woher wissen Sie, wer was und wann erledigt? Sie könnten den gesamten Projektplan durchgehen und die Ressourcenzuteilungen manuell ermitteln – das würde jedoch enorm viel Zeit kosten. Oder Sie nutzen Ihre Projektmanagement-Software, um diese Arbeit für Sie zu übernehmen. Die meisten Tools, egal ob eigenständige Gantt-Diagramm-Software oder umfassende Projektmanagementlösungen mit integrierten Stundenzetteln, bieten die Möglichkeit, einen Ressourcenbericht zu erstellen.
Der Ressourcenbericht zeigt Ihnen detailliert, welchem Teammitglied welche Aufgabe an welchem Tag zugewiesen ist. Er hilft zudem dabei, Überlastungen zu erkennen – also Situationen, in denen ein Teammitglied mehreren Aufgaben gleichzeitig zugeteilt ist. Da niemand an zwei Dingen gleichzeitig arbeiten kann, führt das zu Verzögerungen im Projektplan. Nutzen Sie Ressourcenberichte, um sicherzustellen, dass es keine Konflikte gibt, und planen Sie Aufgaben bei Bedarf neu.
Insgesamt gehören Ressourcenberichte zu den nützlichsten Arten von Projektberichten, auch wenn sie anfangs etwas komplex erscheinen können. Es lohnt sich, Zeit zu investieren, um zu verstehen, wie man sie richtig liest, damit Sie Ihren Projektplan bei Bedarf anpassen können.
7. Projektabweichungsberichte
Wie können Sie feststellen, ob das Projekt wie geplant voranschreitet? Hier kommt der Abweichungsbericht ins Spiel: Er vergleicht das geplante Ergebnis mit dem tatsächlichen Ergebnis und zeigt Ihnen damit, ob Sie im Plan liegen, voraus sind oder hinterherhinken. Der Abweichungsbericht sammelt und organisiert die Daten des Elements, das Sie vergleichen – sei es Budget, Zeitplan oder Umfang. Er ist die Grundlage für eine Abweichungsanalyse, also die Messung der Abweichung von der Baseline.
Es gibt verschiedene Arten von Abweichungsberichten, wie zum Beispiel Kostenabweichung, Abweichung bei Projektabschluss (Budgetüberschuss oder -defizit), Terminabweichung und mehr. Meist wird die Abweichungsberichterstattung in Budgetanalysen, Trendanalysen und Ausgabenanalysen eingesetzt.
Der Abweichungsbericht ist ein wertvolles Instrument für Projektmanager, da er ihnen eine klare Sicht auf den Projektfortschritt bietet und somit fundierte Entscheidungen zur Ressourcenverteilung ermöglicht. Aber nicht nur Projektmanager profitieren von solchen Projektberichten. Auch Stakeholder sind an Projektberichterstattung auf hoher Ebene interessiert, und Abweichungsberichte zeigen ihnen klar, ob das Projekt im Hinblick auf Zeitplan und Budget erfolgreich ist oder nicht.
8. Gap-Analysebericht
Ob Sie ein Projekt managen oder Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe heben möchten – Sie benötigen einen Projektmanagementbericht, der zeigt, wie Sie von Punkt A nach Punkt B gelangen. Genau das ist ein Gap-Analysebericht. Er zeigt, ob Sie die Erwartungen erfüllen und ob Sie Ihre Ressourcen effektiv einsetzen.
Der Gap-Analysebericht misst den aktuellen Zustand des Projekts oder Unternehmens in Bezug auf Zeit, Geld und Arbeitskraft und vergleicht diesen mit dem angestrebten Zielzustand. Durch die Definition und Analyse der Lücke zwischen diesen beiden Punkten kann anschließend ein Aktionsplan erstellt werden, der die notwendigen Schritte zur Zielerreichung strukturiert.
ProjectManager bietet eine kostenlose Gap-Analyse-Vorlage für Excel. Sie enthält Felder für den aktuellen und den zukünftigen Zustand eines Elements. Anschließend können Sie den Gap-Prozentsatz erfassen, den Sie schließen müssen, um Ihr Ziel zu erreichen, sowie die notwendigen Maßnahmen festhalten. Bestimmen Sie die verantwortliche Person und dokumentieren Sie sogar den Fortschrittsstatus jeder Aktion.
9. Arbeitslastbericht
Ihr Team ist Ihre wertvollste Ressource. Daher sollten Sie deren Arbeitslast genau im Blick behalten, um sicherzustellen, dass sie ausgelastet sind, aber nicht überlastet werden, was zu Burnout führen kann. Dafür benötigen Sie einen Bericht, der Einblick in über- und unterbeanspruchte Ressourcen gibt – den Arbeitslastbericht.
Arbeitslastmanagement-Berichte überwachen die Anzahl der Aufgaben, die jedem Teammitglied zugewiesen sind. Mit dem Arbeitslastbericht sehen Sie, ob die Aufgaben gleichmäßig verteilt sind. Falls nicht, können Sie die Arbeit neu zuteilen, um die Arbeitslast auszugleichen. Dies führt nicht nur zu einem produktiveren Team, sondern auch zu einem zufriedeneren.
Eine bessere Aufgabenverteilung hilft Managern außerdem, verpasste Fristen und minderwertige Ergebnisse zu vermeiden. ProjectManager bietet Arbeitslastberichte und ein Arbeitslastdiagramm, das farbcodiert ist und sofort zeigt, wer überlastet ist. Anschließend können Sie Ressourcen direkt in dieser Ansicht neu zuweisen.
10. Arbeitszeiterfassungsbericht
Ein weiterer wichtiger Projektbericht zur Steuerung Ihres Teams ist der Arbeitszeiterfassungsbericht. Ein Stundenzettel ist ein Dokument, das die Stunden erfasst, die ein Teammitglied für seine Aufgaben aufgewendet hat. Ein Arbeitszeiterfassungsbericht dient dazu, die Arbeit jedes Teammitglieds über einen bestimmten Zeitraum hinweg im Projekt nachzuverfolgen.
Arbeitszeiterfassungsberichte sind ein Werkzeug des Zeitmanagements. Sie helfen Ihnen, sowohl die geleisteten Stunden als auch den Aufgabenfortschritt zu verfolgen. Sie stärken die Eigenverantwortung des Teams, fördern die Zusammenarbeit und geben Projektmanagern einen Überblick über die Kosten. ProjectManager bietet eine kostenlose Stundenzettel-Vorlage für Excel, die Sie für den Einstieg herunterladen können.
11. Projektbudgetbericht
Das Projektbudget ist der Betrag, den Sie zur Verfügung haben, um Ihr Projekt abzuschließen. Bei der Erstellung eines Budgets versuchen Sie, die genaueste Kostenschätzung abzugeben. Das Letzte, was Sie möchten, ist, zusätzliche Mittel beim Projektsponsor anfordern zu müssen. Im besten Fall müssten Sie den Projektumfang oder den Zeitplan anpassen.
Um sicherzustellen, dass Sie Ihr Budget einhalten, müssen Sie regelmäßig einen Projektbudgetbericht verwenden. Der Budgetbericht erfasst Ihre Ausgaben über einen bestimmten Zeitraum, sodass Sie geplante und tatsächliche Kosten vergleichen können. Er ist ein wirkungsvolles Instrument, um Ihr Budget zu verfolgen und einzuhalten.
Um Ihnen den Einstieg in Ihre Budgetüberwachung zu erleichtern, nutzen Sie unsere kostenlose Projektbudget-Vorlage für Excel, um Ihre Projektaufgaben sowie deren Personal- und Materialkosten zu erfassen. Es gibt sogar eine Spalte, mit der Sie Ihr geplantes Budget den tatsächlichen Ausgaben gegenüberstellen können.
12. Projektabschlussbericht
Projekte enden nicht einfach mit der Lieferung Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung – pünktlich, im Rahmen des Budgets und entsprechend den Qualitätsstandards Ihrer Stakeholder. Es gibt Dokumente, die genehmigt werden müssen, Teams, die freigegeben werden, und weitere Aufgaben. Das nennt man Projektabschluss. Um sicherzustellen, dass all diese administrativen Aufgaben erledigt werden, benötigen Sie einen Projektabschlussbericht.
Der Projektabschluss ist das letzte Projektlieferobjekt, und das obere Management nutzt diesen Bericht, um den Erfolg des Projekts zu bewerten. Er dokumentiert die endgültige Abnahme durch den Projektsponsor und leitet Aktivitäten wie die Sammlung bewährter Methoden für zukünftige Projekte ein. Dieser Prozess ist für alle Projekte erforderlich, unabhängig von deren Größe.
Um Ihnen bei der Verwaltung dieses Prozesses zu helfen, haben wir eine kostenlose Vorlage für den Projektabschlussbericht in Word, die Sie herunterladen können. Die Vorlage ist in verschiedene Abschnitte unterteilt. Es gibt Bereiche für Dokumentinformationen, Dokumenthistorie und Dokumentfreigabe. Verwenden Sie die kostenlose Vorlage zusammen mit Ihrem Abschlussplan, um alle Genehmigungen einzuholen und die Lessons Learned zu dokumentieren – also was gut lief und was im Projekt hätte besser laufen können.
Wie man einen Projektbericht schreibt
Hier sind vier grundlegende Schritte, um mit der Projektberichterstattung zu beginnen.
1. Definieren Sie Ihr Ziel
Erstellen Sie Projektberichte, um alle Bereiche des Projektmanagements zu überwachen – etwa Umfang, Zeit, Kosten, Qualität oder Risikomanagement. Dies sind die Hauptbereiche, die Projektstakeholder im Blick behalten möchten und die daher für Projektmanager bei der Erstellung von Projektberichten oberste Priorität haben sollten.
2. Denken Sie an Ihr Publikum
Ein Projekt hat viele interne und externe Stakeholder, wie Investoren, Führungskräfte, Kunden oder sogar das Projektteam. Als Projektmanager können Sie für jede dieser Zielgruppen einen passenden Projektbericht erstellen. Einige benötigen eine Übersicht auf hoher Ebene, während andere sich eher für detaillierte Einblicke interessieren.
3. Sammeln Sie Projektdaten
Der wichtigste Input für Projektberichte sind die Daten, die Sie verwenden. Sie benötigen eine Projektmanagementsoftware oder zumindest Tabellenkalkulationen, um Ihre Projektausgaben oder den Projektzeitplan zu verfolgen. ProjectManager hilft Ihnen beispielsweise dabei, Berichte basierend auf Ihren Projektdaten zu generieren, wie Fälligkeitsdaten von Aufgaben, Arbeitskosten, Ressourcenausgaben und weiteren Projektinformationen.
4. Formatieren Sie Ihren Bericht
Sobald Sie wissen, wer Ihre Projektberichterstattungs-Zielgruppe ist und welche Daten Ihnen zur Verfügung stehen, können Sie den Projektbericht auswählen, der am besten zu Ihren Projektmanagementanforderungen passt. In der Regel sind Projektstatusberichte die Standardwahl für viele Projektmanager, da sie einen schnellen Überblick über den Projektzustand in einem kompakten Format bieten.
Automatisierte Projektberichte mit ProjectManager erstellen
ProjectManager kann verschiedene Arten von Projektberichten mit nur einem Klick erstellen. Unsere preisgekrönte Projektmanagementsoftware ermöglicht es Managern, Statusberichte, Aufgabenberichte, Verfügbarkeitsberichte, Abweichungsberichte und mehr zu generieren. Diese können leicht online geteilt oder als PDFs für das nächste Stakeholder-Meeting ausgedruckt werden. Wir geben Projektmanagern alles, was sie brauchen, um ihre Projekte in unserer Online-Software zu verfolgen und darüber zu berichten.
Die richtige Software wird Ihnen als Projektmanager enorm helfen. Wir haben die Funktionen für Projektberichterstattung und Dashboards in ProjectManager entwickelt, um Projektmanagern diese grundlegende Aufgabe zu erleichtern. Die standardisierten Berichtsvorlagen unserer Software geben Ihnen einen wertvollen Vorsprung bei der Überwachung Ihrer Projekte. Wenn Teammitglieder Zugriff auf die Berichte benötigen, ist das kein Problem – Sie können ihnen direkten Zugriff gewähren und sparen dadurch Zeit, da die Informationen regelmäßig an die richtigen Personen verteilt werden. Starten Sie jetzt Ihre kostenlose 30-tägige Testversion und beginnen Sie mit einer intelligenteren Projektberichterstattung.