Plane Projektrisiken mit dieser Risikoregister-Vorlage. Definiere die Risikopriorität und die potenziellen Auswirkungen für jedes Risiko. Risiken werden eintreten, aber mit dieser kostenlosen Excel-Vorlage zur Risikoüberwachung kannst du dich darauf vorbereiten und bereits im Voraus eine Reaktion planen.
Um diese kostenlose Risikoregister-Vorlage für Excel herunterzuladen, klicken Sie auf das Bild unten.
Warum du eine Risikoregister-Vorlage benötigst
Jedes Projekt birgt Risiken. Wenn du das nicht glaubst, täuschst du dich selbst und wirst eine unangenehme Überraschung erleben. Ein erfahrener Projektmanager versteht, dass Risiken unvermeidlich sind, aber die Fähigkeit, sie vorherzusehen und Strategien zu entwickeln, um mögliche Probleme zu korrigieren, gehört zum Projektplanungsprozess dazu.
Es reicht jedoch nicht aus, nur die nötige Sorgfalt walten zu lassen und sich auf das Projekt-Tracking vorzubereiten – du musst auch in der Lage sein, mit dem Risiko umzugehen, wenn es eintritt. Entscheidend ist, einen Mechanismus zu haben, mit dem du Risiken während des gesamten Projektlebenszyklus nachverfolgen kannst. Wenn du sie zunächst nicht identifizierst, ist das ein Problem. Wenn du sie jedoch erkennst, aber nicht verfolgst, ist das eine Katastrophe.
Deshalb musst du systematisch die Leistung der Maßnahmen zur Risikominderung anhand festgelegter Kennzahlen während des gesamten Beschaffungsprozesses überwachen und gleichzeitig andere Optionen entwickeln. Hier kommt die Risikoregister-Vorlage ins Spiel. Sie bietet dir alle Felder, um die erforderlichen Daten zu sammeln, das Risiko zu verfolgen und zu sehen, wie gut deine Korrekturmaßnahmen wirken.
Mit unserer kostenlosen Excel-Vorlage kannst du ein wichtiges Dokument in deinem Projektmanagement-Arsenal erstellen und herunterladen. Sie enthält alles, was du brauchst, und wir bieten sie dir kostenlos an, weil wir als Projektmanagement-Software-Unternehmen verstehen, dass ein Projekt nur so gut ist wie die Werkzeuge, die du hast, um es erfolgreich, pünktlich und im vorgesehenen Budget abzuschließen.
Hier kannst du das Risiko identifizieren, festhalten, wann es das Projekt beeinflussen könnte, und sogar die Person markieren, die es erkannt hat. Es gibt auch Felder, um die Eintrittswahrscheinlichkeit zu bestimmen, das Risiko zu bewerten und es später leichter zu identifizieren, falls es tatsächlich eintritt.
ProjectManager bietet Funktionen für das Risikomanagement
Das Teilen des Risikoregisters mit dem Projektteam sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Eine Projekt-Tracking-Software erleichtert den Prozess der Risikobewältigung. ProjectManager verfügt über Live-Risiko-Tracking-Funktionen, um den Fortschritt in Echtzeit zu überwachen, und bietet Werkzeuge, die Teams bei der Zusammenarbeit zur Problemlösung unterstützen.
Verwende die Risikoansicht als Register. Du kannst Verantwortlichkeiten zuweisen und den Fortschritt verfolgen, während Teammitglieder ihre Arbeitsstunden protokollieren. Lege Prioritäten fest, richte E-Mail-Benachrichtigungen ein und füge sogar Teilaufgaben hinzu. Teammitglieder können Kommentare austauschen und eigene To-do-Listen erstellen, um ihre Arbeit zu organisieren. Wenn das Risiko behoben ist, markiere die Aufgabe als abgeschlossen, und alle werden sofort benachrichtigt. Probiere es noch heute kostenlos aus.
Wenn du noch nicht bereit bist, auf eine Software umzusteigen, lade unbedingt unsere Vorlage herunter. Eine Risikotracking-Vorlage hilft dir dabei, den Risikobeschrieb und dessen potenzielle Auswirkungen auf das Projekt festzuhalten sowie einen Verantwortlichen für das Risiko zuzuweisen. Diese Person ist dafür verantwortlich, das Risiko zu überwachen und Maßnahmen zu dessen Minderung umzusetzen. So wird das Risiko weniger wahrscheinlich ignoriert, weil klar ist, wer dafür zuständig ist.
Du hast auch die Möglichkeit anzugeben, wann das Risiko kein Risiko mehr darstellt – das heißt, du kannst es schließen. Sobald das Risiko keinen Einfluss mehr auf das Projekt hat und behoben wurde, möchtest du keine wertvollen Ressourcen mehr für dessen Nachverfolgung aufwenden. Hier kannst du auch den Grund für das Schließen des Risikos dokumentieren – eine gute Möglichkeit, mit deinem Team und den Stakeholdern zu kommunizieren.
Wann du eine Risikoregister-Vorlage verwenden solltest
Ein Risikoregister ist ein aktives Werkzeug im Arsenal jedes Projektmanagers. Es arbeitet Hand in Hand mit deinem Risikomanagementplan. Während du in der Planungsphase die Risiken berücksichtigst, steht dir die Risikoregister-Vorlage in der Ausführungsphase zur Verfügung. Genau dann treten Risiken auf – sowohl jene, auf die du vorbereitet bist, als auch solche, die du nicht vorhergesehen hast.
In jedem Fall benötigst du eine Vorlage, um den Prozess der Risikobewältigung zu steuern. Das Risikoregister erfasst die Risiken deines Projekts. Du verwendest die Vorlage, um die Aufgabe der Risikoüberwachung einem bestimmten Teammitglied zuzuweisen. Dieses aktualisiert dann das Register, um den Fortschritt zu dokumentieren und das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.
Abhängig von der Priorität des Risikos sollte die Registervorlage regelmäßig aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sich das Risiko nicht auf andere Projektbereiche ausweitet. Unabhängig vom Schweregrad des Risikos solltest du zeitnah reagieren, das Problem bewerten und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Natürlich musst du auch deine Stakeholder informieren, aber warte nicht auf den nächsten Statusbericht – schlechte Nachrichten sollten zuerst persönlich übermittelt werden.
Wie du eine Risikoregister-Vorlage verwendest
Es ist wichtig, sich auf Risiken vorzubereiten und bei ihrem Auftreten einen Plan zu haben, um sie zu lösen. Ebenso brauchst du eine Methode, um das Risiko zu überwachen. Jetzt, da du die kostenlose Excel-Vorlage heruntergeladen hast – und hoffentlich bis hierhin gelesen hast –, weißt du, warum sie ein nützliches Dokument ist. Aber wie genau benutzt man sie?
Gehen wir Schritt für Schritt vor. Es ist kein schwieriger Prozess, aber wie bei allen Prozessen musst du sorgfältig arbeiten, da selbst ein kleiner Fehler die gesamte Vorgehensweise beeinträchtigen kann. Dann wird sie niemandem helfen
1. ID, Risikobeschreibung und Auswirkung
Beginne damit, jedem Risiko eine Nummer zu geben, um eine Liste zu erstellen und Verwechslungen zu vermeiden. Dies dient als Identifikationskürzel und gehört daher in die Spalte „ID“. Daneben befindet sich die Spalte, in der du die Beschreibung des potenziellen Risikos einträgst. Sei gründlich in deiner Beschreibung, aber halte dich kurz – nur das Wesentliche gehört hinein. Auch in der nächsten Spalte solltest du dich prägnant ausdrücken, wenn du die möglichen Auswirkungen eines solchen Risikos auf dein Projekt beschreibst. Achte darauf, nichts auszulassen. Wenn du nicht weißt, welche Bereiche das Risiko beeinflussen kann, kannst du keine Strategie entwickeln, um es zu bewältigen, falls es eintritt.
2. Wie du auf Risiken reagierst, welche Priorität sie haben und wer verantwortlich ist
Nun folgt der wichtigste Teil: das Ausfüllen der Spalte für die Risikoreaktion. Nimm diesen Abschnitt ernst – er ist der Motor, der das Risiko aus deinem Projekt entfernt. Du schreibst hier keine Abhandlung, sondern eine kurze, prägnante Beschreibung der Maßnahme, die du im Falle des Risikos ergreifst. In der nächsten Spalte legst du die Priorität fest. Hier bestimmst du, wie gravierend das Risiko ist: hoch, mittel oder niedrig. Markiere die entsprechende Stufe, damit du die Tabelle nach Priorität filtern und gezielt sehen kannst, wie viele Risiken jeder Kategorie es gibt, um sie besser priorisieren zu können.
Der nächste Schritt besteht darin, einen Verantwortlichen für dieses Risiko zu benennen. Wie bereits erwähnt, wenn niemand im Team dafür verantwortlich ist, das Risiko zu erkennen und eine schnelle, strategische Reaktion einzuleiten, kann das Risiko unbemerkt wachsen und größere Probleme verursachen. Vergiss schließlich nicht die Spalte „Notizen“. Dort kannst du Gedanken festhalten, die in keine andere Kategorie passen. Es ist immer hilfreich, einen Ort zu haben, um solche Ideen aufzuschreiben, damit sie nicht verloren gehen.
Wie du Risiken in ProjectManager verwaltest
Deine Projektrisiken können im Projektmenü angezeigt, sortiert und gefiltert werden, sodass du nur das siehst, was du wirklich brauchst. Du kannst Risiken verwalten, indem du sie als eine neue Art von Aufgabe erstellst, mit erweiterten Funktionen für die Teamzusammenarbeit. Es gibt ein Dropdown-Menü mit Optionen wie Vermeiden, Abschwächen, Übertragen und Akzeptieren.
Du kannst außerdem nach Tags filtern, um alle Risiken oder nur die deines aktuellen Projekts anzuzeigen. Darüber hinaus können Manager das Echtzeit-Projektdashboard nutzen, um aktuelle Fortschrittsberichte in Echtzeit zu erhalten. So bleiben derjenige, der an der Risikobewältigung arbeitet, und der Projektleiter, der sie überwacht, stets eng im Austausch.
Danke, dass du unsere kostenlose Excel-Vorlage zur Risikoüberwachung heruntergeladen hast. Wenn du noch mehr aus deinem Projektmanagement herausholen möchtest, probiere die kostenlose 30-Tage-Testversion von ProjectManager aus. Unsere preisgekrönte Software wurde in Gartners GetApp-Ranking als Nr. 1 unter den Projektmanagement-Apps ausgezeichnet. Finde heraus, warum.