Eine großartige Idee zu haben, ist nur der Anfang – um sie zu verwirklichen, brauchst du einen Projektabwicklungsplan. Ein Projektabwicklungsplan ist ein Dokument zur Durchführung von Projekten, das dir hilft, Strategien zu entwickeln, Projektmanagementprozesse festzulegen und das gesamte Vorhaben umzusetzen.

Die Erstellung eines Projektabwicklungsplans ist Teil der Planungsphase und ermöglicht es dir, deine Idee in die Realität umzusetzen. Während eine Idee visionär sein kann, ist der Projektabwicklungsprozess gründlich und praxisorientiert und umfasst alle wichtigen Aktivitäten. Es versteht sich von selbst, dass dies ein wesentliches Dokument im Projektmanagement ist.

Was ist ein Projektabwicklungsplan?

Ein Projektabwicklungsplan ist ein Dokument, das definiert, wie ein Projekt ausgeführt wird. Das ergibt sich bereits aus dem Namen, aber er behandelt auch die Projektterminplanung, Überwachung und Steuerung, die erforderlich sind, um die Projektergebnisse zu liefern.

Das Dokument beschreibt alle Teile der Projektausführung und zeigt, wie sie verwaltet werden. Es muss den Anforderungen des Projekts oder des Vertrags zwischen den beteiligten Parteien entsprechen. Der enthält außerdem die Projektziele sowie den Zeitplan und die Ressourcen, die für die Umsetzung des Projekts erforderlich sind.

Schon diese grundlegenden Elemente zeigen, wie wichtig der Projektabwicklungsplan ist. Doch natürlich gehört noch viel mehr dazu. Nachdem du den Plan erstellt hast, musst du weiterhin Meilensteine, Abhängigkeiten und Aufgaben erfüllen. Wenn du wirklich im Zeitplan bleiben willst, solltest du eine Projektmanagement-Software verwenden.

ProjectManager ist eine cloudbasierte Projekt- und Arbeitsmanagement-Software, die Aufgaben mit interaktiven Gantt-Diagrammen für die Abwicklungsplanung organisiert. Du kannst Meilensteine auf der Zeitleiste festlegen, Abhängigkeiten verknüpfen und den kritischen Pfad filtern. Danach legst du eine Basislinie fest und kannst während der Ausführung deiner Aufgaben Abweichungen verfolgen. Starte noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Elemente eines Projektabwicklungsplans

Projektabwicklungspläne kombinieren die notwendigen Elemente für eine klare und umsetzbare Projekt-Roadmap. Dazu können das Auflisten der Projektbeteiligten und die Definition aller Projekttätigkeiten gehören. Hier sind die sechs grundlegenden Elemente eines Projektabwicklungsplans:

1. Projektumfang

Der Projektumfang ist eine umfassende Darstellung der Ziele sowie eine detaillierte Auflistung aller am Projekt beteiligten Elemente. Definiere den Projektumfang, indem du genau festlegst, was erledigt werden muss. Beschreibe dies konkret. So erhalten die Projektbeteiligten einen Überblick über den Zweck und die Zielsetzung des Projekts.

Einige der Details, die du in deinen Projektumfang aufnehmen solltest, sind:

• Eine Leistungsbeschreibung, um die Rollen und Verantwortlichkeiten des Projektteams zu definieren
• Eine Liste der Grenzen und Einschränkungen der verfügbaren Ressourcen
• Alle möglichen Projektergebnisse, nicht nur das Endergebnis
• Eine Liste relevanter Berichte, Produkte, Dienstleistungen oder neuer Softwareentwicklungen
• Angabe, an welchen Stakeholder oder Kunden diese geliefert werden
• Einige Kriterien zur Erfolgsmessung für das Projektteam

2. Qualitätsstandards

Nachdem du die Ergebnisse definiert hast, ist es nun an der Zeit, die erwartete Qualität festzulegen. Ein klares Verständnis der Qualitätsanforderungen ist entscheidend für ein erfolgreiches Projekt. Zunächst solltest du definieren, was Qualität bedeutet, und sicherstellen, dass dein gesamtes Team dieser Definition zustimmt.

Außerdem helfen erreichbare Ziele dabei, das Team motiviert zu halten. Wenn die Ziele unrealistisch wirken, sinkt die Moral. Um das Engagement des Teams aufrechtzuerhalten, hole regelmäßig Feedback ein, was ein erreichbares Ziel ist, und berücksichtige dies in deinem Projektabwicklungsplan.

3. Zielaussagen

Eine Zielaussage beschreibt, was das Team während des Projekts umsetzen und abschließen möchte. Beispiele für eine Zielaussage sind erwartete Projektergebnisse, Meilensteine oder der Lebenszyklus größerer Arbeitspakete.

Die Zielaussage kann auch den Zweck des Projekts bekräftigen. Sie kann die Vorteile aufzeigen, die das Projekt der Organisation, den Stakeholdern oder den Kunden bringen soll. Außerdem kann sie Risiken und Herausforderungen identifizieren und beschreiben, wie das Team darauf reagieren wird.

4. Ressourcenallokation im Projektabwicklungsplan

Du benötigst außerdem einen Ressourcenplan, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Die Ressourcen – im Gegensatz zu Umfang, Qualitätsanforderungen und Zielen – sind das, was dein Team benötigt, um den Plan in die Tat umzusetzen. In diesem Abschnitt wird auch das Projektbudget festgelegt, da Ressourcen mit Kosten verbunden sind.

Eine Ressource in einem Projekt kann Kapital, Personal oder Material sein. Im Grunde ist alles, was zur Ausführung der Aufgaben im Projektabwicklungsplan erforderlich ist, eine Ressource. Die Verfügbarkeit ausreichender Ressourcen ist notwendig, damit dein Team seine Kapazität ausschöpfen und das Projekt termingerecht und in der gewünschten Qualität abschließen kann.

5. Projektzeitplan

Auch wenn du bereits eine Zeitleiste und Meilensteine erstellt hast, ist im ein vollständiger Zeitplan erforderlich. Das bedeutet, dass du eine Projektstrukturplan-Methode verwendest, um Aufgaben aufzulisten, zu priorisieren und Fristen festzulegen. Anschließend kannst du diese Aufgaben den Teammitgliedern zuweisen.

Änderungen in der Verfügbarkeit wichtiger Materialien können den Zeitplan beeinflussen. Daher müssen mögliche Verzögerungen mit Stakeholdern und Teams abgestimmt werden. Der Projektmanager muss gegebenenfalls Anpassungen an der Dreifachbeschränkung – Zeit, Kosten und Umfang – vornehmen, um auf Veränderungen zu reagieren und den Zeitplan einzuhalten.

6. Organisatorische Komponenten

Schließlich muss der auch die betrieblichen Aspekte des Projekts berücksichtigen. Das bedeutet, die wichtigsten Mitarbeiter sowie ihre Rollen und Verantwortlichkeiten aufzulisten und diese Informationen im gesamten Team zu teilen, damit jeder weiß, wer für was zuständig ist.

Darüber hinaus musst du festlegen, wer die Befugnis hat, welche Entscheidungen zu treffen. Dies hilft dem Team, effizienter zusammenzuarbeiten, da klar ist, an wen man sich bei Entscheidungsfragen wenden kann. Diese autorisierten Personen stehen auch für Rückfragen und Bedenken zur Verfügung.

Im Projektabwicklungsplan sollten außerdem alle im Projekt verwendeten Methoden für Berichterstattung und Kommunikation beschrieben werden. Dazu gehört, wie du den Projektfortschritt und die Leistung überwachst und nachverfolgst. Ebenso sollte beschrieben werden, wie dein Team intern und mit anderen Abteilungen zusammenarbeitet, falls Schnittstellen bestehen.

Wie man einen Projektabwicklungsplan erstellt

1. Kickoff-Meeting

Ein Kickoff-Meeting ermöglicht es dir, Strategie, Prozesse und Maßnahmen an das Team und die Stakeholder zu kommunizieren. Du kannst Fragen beantworten und sicherstellen, dass alle das Projekt verstehen und dahinterstehen. Dies ist kein tägliches Stand-up-Meeting, sondern eine umfassende Übersicht über die Projektumsetzung. Zu diesem Zeitpunkt solltest du den Projektplan vorstellen, damit alle auf demselben Stand sind. Projektplanungssoftware kann diesen Schritt erleichtern, indem sie alle Beteiligten einbindet, den Plan schnell teilt und Aufgaben zuteilt.

2. Überwachung und Steuerung des Projektabwicklungsplans

Das Projekt verläuft wie gewohnt durch die Phasen der Ausführung, Überwachung und Steuerung. Hier kann Projektmanagement-Software helfen, den Zeitplan, das Budget und den Umfang deines Projekts einzuhalten. Du solltest auch auf mögliche Risiken in deinem Risikomanagementplan achten und sicherstellen, dass die Arbeitslast deines Teams ausgewogen bleibt. Stakeholder können eine wichtige Rolle dabei spielen, Risiken zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden. Analysiere anschließend die Projektdaten, um sicherzustellen, dass du die Fortschritte, Leistungskennzahlen (KPIs) und Meilensteine einhältst.

3. Echtzeitdaten

Du benötigst cloudbasierte Projektmanagement-Software, um zu wissen, ob du im Zeitplan liegst und dein Budget einhältst. Ein Echtzeit-Tool ist entscheidend für die Projektüberwachung, aber es erleichtert auch die Zusammenarbeit. Manager können steuern und Teams kommunizieren – egal, ob sie im selben Büro oder weltweit verteilt arbeiten. Mit Echtzeit-Software arbeitet jeder mit den aktuellsten Daten, und Manager können fundiertere Entscheidungen treffen.

4. Abnahme

Das termingerechte und budgetkonforme Übergeben von Projektergebnissen mag wie das Ende eines Projekts erscheinen, ist es aber nicht. Es gibt noch Dokumentationen, die abgeschlossen werden müssen. Diese Arbeit ist kein Formalismus, sondern ein zentraler Bestandteil des Projektlebenszyklus. In der Projektabschlussphase musst du die Abnahme durch die Stakeholder einholen, um sicherzustellen, dass das Produkt oder die Dienstleistung ihre Qualitätsanforderungen erfüllt. Außerdem müssen alle Lieferanten oder Auftragnehmer bezahlt und das Team offiziell freigegeben werden. Und vergiss nicht, den Erfolg zu feiern – das stärkt nicht nur die Moral, sondern würdigt auch die geleistete Arbeit.

Verwende ProjectManager zur Erstellung deines Projektabwicklungsplans

Eine Vorlage ist ein großartiges Hilfsmittel, aber sie ist statisch. Wenn du feststellst, dass Vorlagen dich verlangsamen oder nicht präzise genug sind, solltest du auf ProjectManager umsteigen – eine Lösung, die viele Aufgaben automatisiert und dir in Echtzeit Transparenz bietet, damit du dein Projekt erfolgreicher managen kannst.

Mehrere Projektansichten für jedes Team

Egal, ob du im Marketing, in der IT, im Dienstleistungssektor oder in einer anderen Branche arbeitest – meist sind viele verschiedene Teams beteiligt. ProjectManager bietet mehrere Projektansichten, damit jeder die Werkzeuge nutzen kann, die er bevorzugt. Zum Beispiel ist das Kanban-Board eine visuelle Workflow-Funktion, mit der Teams ihren Backlog verwalten und Sprints gemeinsam planen können. Gleichzeitig erhalten Manager Einblick in die Arbeit, um Ressourcen bei Bedarf neu zu verteilen, Engpässe zu vermeiden und sicherzustellen, dass Teams mit voller Kapazität arbeiten.

Ressourcen deines Teams einfach verwalten

Du musst sicherstellen, dass dein Team effizient arbeitet. Auch wenn du Aufgaben in den verschiedenen Projektansichten wie Listen-, Tabellen- oder Kalenderansicht sehen kannst, verfügt ProjectManager über Ressourcenmanagement-Tools, um die Arbeitslast schnell und einfach auszugleichen. Das Arbeitslastdiagramm ist farbcodiert, sodass du die Auslastung auf einen Blick erkennst und Aufgaben direkt auf derselben Seite neu zuweisen kannst.

Änderungen auf Live-Dashboards verfolgen

Change Management bedeutet zu wissen, wann Änderungen auftreten. Das erfordert Echtzeitüberwachung mit dem Live-Dashboard von ProjectManager. Es sammelt automatisch Projektdaten, berechnet Kennzahlen zu Zeit, Kosten und mehr und zeigt sie in leicht verständlichen Diagrammen und Grafiken an. Für detailliertere Informationen kannst du mit einem Klick Berichte über Projektstatus, Portfoliostatus, Abweichungen, Arbeitszeittabellen und vieles mehr erstellen. Diese Berichte lassen sich filtern, um gezielt bestimmte Informationen anzuzeigen, und können einfach mit Stakeholdern geteilt werden.

ProjectManager hilft dir, deinen Projektabwicklungsplan zu erstellen, ihn mit dem Projektteam zu teilen und ihn während des gesamten Projektlebenszyklus zu überwachen und zu steuern. Du erhältst E-Mail-Benachrichtigungen und In-App-Alerts in Echtzeit, um stets über den Fortschritt informiert zu bleiben und effektiv mit deinem Team zusammenzuarbeiten.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Arbeitsmanagement-Software für hybride Teams – unabhängig von Standort, Abteilung oder Fachkenntnissen. Schließe dich den über 35.000 Fachleuten an, die unsere Lösung bereits nutzen, um ihre Projekte erfolgreich umzusetzen. Starte jetzt kostenlos mit ProjectManager.