Eine Projektroadmap ist das beste Mittel, um das Was, Warum und Wie Ihres Projekts in einem leicht verständlichen Format zusammenzufassen, das Sie mit jedem teilen können. Eine Projektmanagement-Roadmap verfolgt ein anderes Ziel als ähnliche Projektdokumente wie ein Projektauftrag, ein Meilensteinplan, ein Projektzeitplan oder ein Projektplan.

Was ist eine Projektroadmap?

Eine Projektroadmap ist ein Werkzeug, das Projektaufgaben, Meilensteine und Lieferobjekte entlang eines Zeitplans abbildet. Ihr Hauptzweck besteht darin, eine visuelle Übersicht über den übergeordneten Projektplan zu geben und dessen Phasen zu erklären. Sie enthält außerdem wichtige Informationen zum Projektumfang sowie zum Risiko- und Ressourcenmanagement. Da sie als Leitfaden dient, ist die Projektroadmap auch ein hervorragendes Kommunikationsinstrument, um Stakeholder während des gesamten Projektlebenszyklus auf dem Laufenden zu halten.

Sie ist das zentrale Dokument, das die Projektstrategie und deren Begründung vermittelt. Daher hilft die Projektroadmap Projektmanagern sicherzustellen, dass alle Beteiligten den Projektplan verstehen. Projektroadmaps werden mit Gantt-Diagrammen erstellt, einer Funktion von Projektmanagementsoftware, die es Projektmanagern ermöglicht, Aufgaben auf visuellen Projektzeitachsen darzustellen.

Die Online-Gantt-Diagramme von ProjectManager ermöglichen es Ihnen, Aufgaben zu organisieren, Meilensteine hinzuzufügen, Ressourcen zuzuweisen, alle vier Abhängigkeitstypen zu verknüpfen und nach dem kritischen Pfad zu filtern. Sie können sogar eine Baseline festlegen, um Fortschritt und Kosten in Echtzeit zu verfolgen. Diese Projektroadmap-Daten werden auch in Echtzeit-Dashboards, Kanban-Boards, Stundenzetteln und anderen Projektmanagement-Tools angezeigt. Teilen Sie Kommentare und Dateien mit unbegrenztem Speicherplatz. Starten Sie kostenlos.

Wann sollten Sie eine Projektroadmap verwenden?

Projektroadmaps sollten immer dann eingesetzt werden, wenn ein Projekt, ein Programm oder ein Projektportfolio verwaltet werden muss. Eine Projektroadmap wird in der Planungsphase erstellt, aber über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg genutzt – als zentrales Tracking-Tool für alle Beteiligten wie Schlüssel-Stakeholder, Projektmanager und Teammitglieder.

Aufgrund ihrer Einfachheit werden Projektroadmaps häufig von Projektmanagern, Programmmanagern und Projektmanagementbüros (PMOs) als Portfolio-Management-Tools verwendet. Mit einer Projektroadmap können sie mehrere Projekte mühelos im Überblick behalten.

Projektroadmap vs. Produktroadmap

Eine Projektroadmap ist nicht dasselbe wie eine Produktroadmap. Auch wenn beide visuelle Planungstools sind, besitzt die Produktroadmap spezifische Merkmale, die sie besonders für die Produktentwicklung geeignet machen. Projektroadmaps ähneln Produktroadmaps, weisen jedoch Unterschiede auf. Wenn Sie ein Produktentwicklungsteam leiten, sollten Sie eine Produktroadmap verwenden.

Projektroadmap vs. Projektplan

Wie oben erwähnt, kann eine Projektroadmap als „Light-Version“ Ihres Projektplans betrachtet werden, der alle Projektbereiche ausführlicher definiert – einschließlich Projektumfang, Risikomanagementplan, Ressourcenmanagementplan und weiterer Elemente.

Was sollte in einer Projektroadmap enthalten sein?

Eine Projektroadmap ist nicht einfach nur ein Projektzeitplan. Sie ist ein Projektmanagement-Tool, mit dem Organisationen Projekte über ihren gesamten Lebenszyklus planen, terminieren und verfolgen können. Hier sind einige der wichtigsten Projektmanagement-Variablen, die bei der Erstellung berücksichtigt werden müssen.

• Projektziele und -vorgaben: Das Herzstück jeder Projektroadmap sind die übergeordneten Ziele und Vorgaben des Projekts. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Roadmap mit diesen Zielen übereinstimmt, ohne jedoch zu sehr ins Detail zu gehen – diese Details stehen bereits in Dokumenten wie dem Projektplan oder dem Projektauftrag.
• Projektrisiken: Benennen Sie die wichtigsten Projektrisiken, die das Scheitern des Projekts verursachen oder zentrale Bestandteile wie Umfang, Zeitplan, Ziele, Stakeholder-Erwartungen oder Qualitätssicherung gefährden könnten.
• Projektzeitplan: Eine Projektroadmap sollte einen visuellen Projektzeitplan beinhalten, der die Dauer und Fälligkeiten der Aufgaben zeigt. Neben der allgemeinen Projektzeitachse sollte auch ersichtlich sein, wer für die Ausführung der Aufgaben verantwortlich ist und welche Ressourcen benötigt werden.
• Aufgabenabhängigkeiten: Identifizieren Sie Aufgabenabhängigkeiten basierend auf den Aufgaben, die Sie auf Ihrer Projektzeitachse abgebildet haben. Die Nutzung einer Gantt-Diagramm-Software, mit der sich Abhängigkeiten verknüpfen lassen, ist der einfachste Weg, diese darzustellen.
• Projektressourcen: Notieren Sie die Ressourcen, die für die Durchführung des Projekts benötigt werden. Dazu gehören personelle Ressourcen wie Ihr Projektteam sowie physische Ressourcen wie Geräte oder Materialien. Erfassen Sie außerdem deren geschätzte Kosten, um das Projektbudget verfolgen zu können.
• Schlüsselpersonen: Listen Sie die wichtigsten Stakeholder und Projektrollen auf sowie deren Kontaktinformationen.
• Kickoff-Meeting: Führen Sie ein Meeting zur Projektroadmap durch und stellen Sie sicher, dass alle Stakeholder dieselben Erwartungen haben. (Bereiten Sie dafür eine klare Kickoff-Meeting-Agenda vor.)
• Rollen & Verantwortlichkeiten: Die Rollen und Verantwortlichkeiten aller am Projekt Beteiligten werden definiert. Die Projektroadmap legt fest, wer was übernimmt, und ermöglicht anschließend die Nachverfolgung dieser Aufgaben und Lieferobjekte.

Wie man eine Projektroadmap erstellt

Kurz gesagt: Eine Projektroadmap extrahiert die wichtigsten Informationen aus Ihrem Projektplan und fasst sie zu einer übersichtlichen Darstellung zusammen. Die Projektroadmap muss visuell und kompakt sein, damit sie von allen Stakeholdern und Teammitgliedern im Projekt leicht verstanden werden kann. Die meisten Projektmanager verwenden Gantt-Diagramme, um eine Projektroadmap zu erstellen. So geht’s:

1. Projektumfang aufteilen

Ihr Projektumfang ist die Summe aller Projektaufgaben – anders gesagt: die gesamte Arbeit, die im Projekt ausgeführt werden muss. Deshalb ist die Definition des Projektumfangs der erste Schritt beim Erstellen einer Projektroadmap, da Sie wissen müssen, welche Aktivitäten erledigt werden müssen, bevor Sie einen Projektzeitplan entwerfen. Eine Projektstrukturplan-Methode hilft Ihnen, wirklich jede Aufgabe zu identifizieren.

Bei der Erstellung der Projektroadmap sollten Sie außerdem die erwarteten Lieferobjekte jeder Projektaufgabe bestimmen sowie Qualitätsstandards und Abnahmekriterien definieren.

2. Einen Projektzeitplan erstellen

Sobald Sie alle Projektaufgaben identifiziert und ihre Dauer geschätzt haben, ist es Zeit, das Gantt-Diagramm von ProjectManager zu nutzen, um einen Projektzeitplan zu erstellen. Fügen Sie einfach die Aufgaben Ihres Projekts sowie Start- und Endtermine in das Gantt-Diagrammraster ein, wie im Bild unten gezeigt. Unser Gantt-Diagramm-Tool berechnet automatisch die Aufgabendauer anhand der Fälligkeiten und erstellt daraus eine Projektzeitachse.

3. Aufgabenabhängigkeiten verknüpfen

Nachdem Sie nun einen grundlegenden Projektzeitplan erstellt haben, der Aufgaben, Fälligkeiten und Dauer zeigt, müssen Sie die Aufgabenabhängigkeiten identifizieren, um sicherzustellen, dass Ihr Plan korrekt ist. Abhängigkeiten bestimmen die Reihenfolge, in der Aufgaben ausgeführt werden müssen. Im Projektmanagement gibt es vier Arten von Aufgabenabhängigkeiten:

• Ende–Start (FS): Eine Aufgabe kann erst beginnen, wenn die vorherige Aufgabe abgeschlossen ist.
• Start–Ende (SF): Eine Aufgabe kann erst beendet werden, wenn die vorherige Aufgabe begonnen hat.
• Ende–Ende (FF): Eine Aufgabe kann erst abgeschlossen werden, wenn die vorherige abgeschlossen wurde.
• Start–Start (SS): Eine Aufgabe kann erst beginnen, wenn die vorherige begonnen hat.

Wie Sie sich vorstellen können, spielen Aufgabenabhängigkeiten eine entscheidende Rolle beim Erstellen eines Projektzeitplans – ein Fehler kann die gesamte Projektzeitachse beeinflussen. Glücklicherweise vereinfacht ProjectManager das Verknüpfen all dieser Abhängigkeitstypen erheblich.

4. Projektressourcen zuweisen & Kosten verfolgen

Alle Projektaufgaben benötigen Ressourcen wie Geld, Arbeitskraft, Materialien und Ausrüstung. Das Gantt-Diagramm von ProjectManager hilft Organisationen dabei, diese Ressourcen zuzuweisen und die Projektkosten zu verwalten.

Weisen Sie Aufgaben Teammitgliedern zu, geben Sie deren Stundensätze ein und die Gantt-Diagramm-Projektroadmap verfolgt automatisch die Arbeitskosten, sobald Aufgaben hinzugefügt werden. Nutzen Sie anschließend die Tabellenspalten, um die geschätzten Kosten der nicht-personellen Ressourcen zu erfassen, die zur Ausführung jeder Aufgabe benötigt werden. Nach Projektbeginn kann die Projektroadmap verwendet werden, um die geschätzten Projektkosten den tatsächlichen Kosten gegenüberzustellen.

5. Projektmeilensteine festlegen

Projektmeilensteine sind wichtige Erfolge, die während der Projektausführung erreicht werden, etwa die Fertigstellung eines wesentlichen Lieferobjekts, der Abschluss einer Projektphase oder das Erreichen eines bestimmten Projektziels.

Diese Projektmeilensteine können auch genutzt werden, um einen Meilensteinplan zu erstellen – eine vereinfachte Version der Projektroadmap, die Meilensteine statt Aufgaben zeigt. Sie können Ihre Projektmeilensteine ebenso im Gantt-Diagramm abbilden. Wählen Sie einfach eine Aufgabe aus und wandeln Sie sie in einen Projektmeilenstein um. Im Gantt-Diagramm werden diese als Diamantsymbole angezeigt.

Projektroadmap-Beispiele

Um besser zu veranschaulichen, wie eine Projektroadmap erstellt wird, sehen wir uns zwei Beispiele im Detail an und überprüfen die Elemente, die zuvor beschrieben wurden.

Beispiel einer klassischen Gantt-Diagramm-Projektroadmap

Diese Projektroadmap wurde mit dem Gantt-Diagramm von ProjectManager erstellt. Sie zeigt die Aufgaben, die ein Projektmanagementteam für die erfolgreiche Durchführung eines Bauprojekts erledigen muss.

Wie im obigen Bild gezeigt, besteht das Gantt-Diagramm von ProjectManager aus zwei Bereichen. Links befindet sich ein Raster bzw. eine Tabelle, in der die Projektmanagement-Informationen eingegeben werden können, und rechts eine Projektzeitachse, die die Informationen aus dem Raster visuell darstellt.

• Projektphasen: Die Namen, Fälligkeiten und Dauer der Projektphasen werden links in fettgedrucktem Text angezeigt. Rechts erscheinen sie als farbige Balken. Beispielsweise sind alle Aufgaben der Phase „Verträge“ blau, während Aufgaben aus der Designphase grün dargestellt werden.
• Aufgaben: Das Roadmap-Raster unterteilt die Projektphasen in Aufgaben und ermöglicht es Projektmanagern, Details zu diesen Aufgaben zu verfolgen, wie Priorität, geschätzte Kosten, Status und Lieferobjekte. Die Zeitachse rechts zeigt Fälligkeiten, Dauer, Fortschritt und Verantwortliche.
• Aufgabenabhängigkeiten: Die Pfeile auf der Zeitachse stellen die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben dar.
• Projektmeilensteine: Die diamantförmigen Symbole kennzeichnen die Projektmeilensteine, die in diesem Beispiel das Ende jeder Phase markieren. Jede Aufgabe kann im Gantt-Diagramm in einen Meilenstein umgewandelt werden.
• Schlüsselpersonen: Sie können jeder Aufgabe die zuständigen Projektteam-Mitglieder zuweisen. Es ist wichtig, deren Stundensätze, Qualifikationen und Verfügbarkeit einzugeben, sobald sie in der Projektroadmap hinzugefügt werden, damit diese Daten bei der Aufgabenplanung verfügbar sind. Weitere Stakeholder wie Kunden oder Auftragnehmer können ebenfalls zur Projektroadmap eingeladen werden.

Welche kostenlosen Projektmanagement-Vorlagen helfen bei Projektroadmaps?

Eine Projektroadmap zu erstellen, kann herausfordernd sein. Deshalb haben wir Dutzende Projektmanagementvorlagen entwickelt, die Ihnen beim Planen, Terminieren und Verfolgen Ihrer Projekte helfen. Hier sind einige Vorlagen, die speziell den Prozess der Projektroadmap-Erstellung unterstützen.

Projektplan-Vorlage

Diese Projektplan-Vorlage hilft Ihnen dabei, alle Informationen zu sammeln, die Sie zum Aufbau Ihres Projektmanagementplans benötigen. Sie lässt sich leicht anpassen und Sie können jedes unterstützende Projektdokument hinzufügen.

Projektbudget-Vorlage

Projektbudgets sind entscheidend, um Projekte erfolgreich zu starten, durchzuführen und abzuschließen. Diese Projektbudget-Vorlage eignet sich ideal, um alle Projektkosten zu erfassen und Ausgabelimits festzulegen.

Vorlage für den Projektstrukturplan

Unsere Vorlage für den Projektstrukturplan unterstützt Sie dabei, alle Projektaufgaben zu identifizieren, damit Sie eine Projektroadmap, einen Projektzeitplan und ein Projektbudget erstellen können.

Welche Projektmanagement-Tools können zur Erstellung einer Projektroadmap verwendet werden?

Wie oben beschrieben, fassen Projektroadmaps Informationen aus dem Projektplan und dem Projektzeitplan in einer übersichtlichen Darstellung zusammen. Dazu müssen sie Projektziele, Meilensteine, Ressourcen und Aufgaben enthalten. Zu den am häufigsten verwendeten Projektmanagement-Tools zur Erstellung von Projektroadmaps gehören Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Projekt-Dashboards und Projektzeitachsen.

Viele Projektmanagementsoftware-Lösungen decken nur einige dieser Funktionen ab. Die Herausforderung besteht darin, eine All-in-one-Lösung zu finden, die als Planungs-, Terminierungs- und Tracking-Tool fungieren kann. Darüber hinaus benötigen Projektmanager eine kollaborative Plattform, um nicht nur die Projektroadmap zu teilen, sondern auch Aufgaben zuzuweisen, Ressourcen zu planen und ihrem Team die Statusaktualisierung zu erleichtern.

ProjectManager hilft Ihnen, Projektroadmaps in wenigen Minuten zu erstellen

Unsere Projektmanagementsoftware bietet die Funktionen für das tägliche Projektmanagement sowie die umfassenden Werkzeuge, die Sie benötigen, um eine Projektroadmap für einzelne Projekte oder ein gesamtes Projektportfolio zu erstellen. Unsere Online-Gantt-Diagramme liefern sowohl eine Übersicht auf hoher Ebene als auch einen Ort, an dem Aufgaben gesammelt, zugewiesen und anschließend von Projektmanagern und Teammitgliedern aktualisiert werden können.

Verfolgen Sie Ihre Projektroadmap mit Online-Dashboards

Das Echtzeit-Dashboard spiegelt alle Änderungen sofort wider, sodass jeder den aktuellen Stand des Projekts sieht und potenzielle Probleme frühzeitig erkennt. Das Echtzeit-Dashboard ist ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool, das weit über die Roadmap-Planung hinausgeht. Es ermöglicht Projektmanagern, Budget, Fortschritt, Arbeit und Zeit im Blick zu behalten.

Projektressourcen im Gleichgewicht halten

Die richtige Ressourcenzuweisung ist entscheidend, um auf Kurs zu bleiben. Eine Überlastung Ihrer Teammitglieder führt zu Burnout. Mit unseren Ressourcenmanagementfunktionen behalten Sie Ihr Team im Gleichgewicht. Das farbcodierte Arbeitslastdiagramm zeigt auf einen Blick, wer zu viele oder zu wenige Aufgaben hat. Sie können die Aufgaben direkt in dieser Ansicht neu zuweisen, um die Arbeitslast auszugleichen und Ihr Team produktiv zu halten.

ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, was bedeutet, dass Daten in Echtzeit erfasst werden und Teams auf die Tools zugreifen können – auch wenn sie remote arbeiten. Unsere Software bietet eine kollaborative Plattform sowie die Möglichkeit, auf Aufgabenebene zu kommunizieren, damit die Projektroadmap stets den aktuellen Stand widerspiegelt. Erfahren Sie, wie ProjectManager Ihnen helfen kann, eine Projektroadmap zu erstellen und deren Umsetzung zu managen – mit einer kostenlosen 30-tägigen Testversion.