Was ist Projektverfolgung?

Projektverfolgung ist eine Projektmanagement-Methode, mit der der Fortschritt von Aufgaben in einem Projekt überwacht wird. Durch die Verfolgung deines Projekts kannst du den tatsächlichen Fortschritt mit dem geplanten vergleichen und Probleme erkennen, die den Zeitplan oder das Budget gefährden könnten.

Die Projektverfolgung hilft Projektmanagern und Stakeholdern zu verstehen, welche Arbeiten bereits abgeschlossen wurden, welche Ressourcen für die Aufgaben verwendet wurden, und ermöglicht ihnen, mithilfe einer Earned-Value-Analyse Abweichungen und Meilensteine zu messen.

Ein zentraler Bestandteil der Projektverfolgung ist der Einsatz von Tools und Projektmanagement-Techniken. Zum Beispiel ermöglicht ein Gantt-Diagramm Managern, den Projektfortschritt zu überwachen, indem es einen Überblick über Aufgaben, Arbeitslast und Meilensteine zu jedem Zeitpunkt des Projektlebenszyklus bietet. Andere Arten von Projektberichten, wie Statusberichte, liefern zusätzliche Details, die tiefere Einblicke in Lieferergebnisse, Risiken und Leistungen bieten. Diese Daten können anschließend an das Projektteam und die Stakeholder verteilt werden, um sie auf dem Laufenden zu halten.

Was ist ein Projekt-Tracker?

Ein Projekt-Tracker ist ein Tool, mit dem Manager den Fortschritt ihres Teams messen können, während dieses Aufgaben ausführt und Ressourcen nutzt. Es ist ein unverzichtbares Werkzeug, um Projekte im Zeitplan und innerhalb des Budgets zu halten.

Vorlagen für Projekt-Tracker können als zentrale Datenquelle für den Projektfortschritt und andere Projektsteuerungsbereiche dienen. Das Projektteam kann Details über den Projektfortschritt in die Vorlage eintragen, die dann geteilt werden kann, um dem Projektmanager und den Stakeholdern den aktuellen Projektstatus zu zeigen.

Die leistungsstärkere Option ist jedoch die Verwendung von Projektmanagement-Software zur Projektverfolgung. Online-Tools werden in Echtzeit aktualisiert, und die Daten werden innerhalb der Software geteilt. Dadurch können Berichte mit Live-Daten erstellt werden, die helfen, fundiertere Entscheidungen zu treffen. ProjectManager macht die Verfolgung deiner Projekte von Anfang bis Ende einfach. Melde dich noch heute für eine kostenlose Testversion an!

Wie man den Projektfortschritt verfolgt

Die Verfolgung des Fortschritts eines Projekts kann zunächst einschüchternd wirken. Doch wenn du den Prozess der Projektbewertung strukturierst und im Voraus planst, kannst du die Grundlage für den Erfolg legen. Im Folgenden sind einige Maßnahmen aufgeführt, mit denen du sofort beginnen kannst:

• Erstelle Lieferergebnisse und Meilensteine
• Setze realistische, klare und messbare Ziele
• Verwende eine Projektverfolgungssoftware, um Zeit, Kosten und Aufgaben im Blick zu behalten
• Treffe dich regelmäßig mit dem Team und den Stakeholdern
• Definiere klare Fristen
• Fördere Transparenz

Diese Empfehlungen bilden die strukturelle Grundlage und sollten für jedes Projekt eingerichtet werden. Sie können zusammen mit einer Projektverfolgungssoftware oder einer Projektverfolgungsvorlage eingesetzt werden, um Projektmanagern die nötigen Details zu liefern, damit Teams den geplanten Zeitplan und das Budget einhalten.

Darüber hinaus ist es bei der Projektverfolgung wichtig, die „Dreifachbeschränkung“ (Zeit, Kosten und Umfang) zu berücksichtigen. Der Schlüssel zum erfolgreichen Management dieser miteinander verknüpften Variablen liegt in genauer Schätzung und Kontrolle. Zunächst schätzt du die Kosten, um ein Projektbudget zu erstellen, und die Dauer der Aufgaben, um eine Projektzeitachse zu entwickeln. Auf dieser Grundlage entsteht dein Projektplan. Anschließend kontrollierst du diese Parameter während der Ausführungsphase mithilfe eines Projekt-Trackers, der es dir ermöglicht, Zeit, Kosten und Aufgaben zu überwachen.

Was ist Projektverfolgungssoftware?

Projektverfolgungssoftware ist das effektivste Mittel, um Projekte zu überwachen, da sie alle mit dem Projekt verbundenen Aufgaben erfasst und hilft, den Zeitplan einzuhalten. Die meisten Projekt-Tracking-Tools werden nicht nur zur Aufgabenverfolgung verwendet, sondern auch zur Überwachung von Budget und Ressourcenmanagement.

Ein Projekt-Tracker ist bereits vor der Ausführungsphase eines Projekts nützlich. Während der Projektplanung hilft er bei der Verwaltung der Ressourcen, die zur Erledigung der Aufgaben benötigt werden. In der Phase der Überwachung und Steuerung entfaltet die Software ihr volles Potenzial, da sie zeigt, ob der tatsächliche Fortschritt dem geplanten entspricht.

Die Nutzung eines Projektmanagement-Dashboards ist entscheidend für die erfolgreiche Steuerung eines Projekts. Es bietet ein Werkzeug, um die Dreifachbeschränkung aus Zeit, Kosten und Umfang zu kontrollieren. Manager sehen, wann Aufgaben abgeschlossen werden und ob sie im Rahmen der vorgesehenen Kosten und Ressourcen bleiben.

Eine Projektverfolgungssoftware ist herkömmlichen Vorlagen, die mit Tabellenkalkulationen wie Excel oder Google Sheets erstellt werden, in vielerlei Hinsicht überlegen – vor allem, weil Software Projektmanagern Zugriff auf Echtzeitdaten ermöglicht.

Projektverfolgung und Berichterstattung in ProjectManager

ProjectManager ist ein preisgekröntes Projektmanagement-Tool, das dir hilft, Fortschritte zu überwachen und zu verfolgen. Die integrierte Suite von Projektmanagement-Funktionen unterstützt Manager und Teams gleichermaßen, wodurch es weit mehr ist als nur ein einfacher Projekt-Tracker. ProjectManager ermöglicht Teams eine effektive Zusammenarbeit und höhere Produktivität, während es Managern die nötige Transparenz bietet, um sicherzustellen, dass alles im Zeit- und Budgetrahmen bleibt. Zeitverfolgung, Aufgabenverfolgung, Ressourcenmanagement, Teammanagement und viele weitere Schlüsselfunktionen sind in einer leistungsstarken, webbasierten Projektmanagement-Software vereint.

Gemeinsam arbeiten mit mehreren Projektansichten

Die Verwendung von Projektmanagement-Tools, die die Zusammenarbeit bei der Überwachung und Nachverfolgung erleichtern, macht die Bewertung des Projektfortschritts einfacher. ProjectManager bietet visuelle, zeitleistenbasierte Gantt-Diagramme, Drag-and-Drop-Kanban-Boards und interaktive Aufgabenlisten, damit Teams auf die Weise zusammenarbeiten können, die für sie am besten funktioniert. Diese drei Ansichten ermöglichen es Teams, effektiv zusammenzuarbeiten und Projekte erfolgreich umzusetzen.

Gantt-Diagramme

Mit dem Gantt-Diagramm können Teammitglieder einen Überblick über den Projektfortschritt erhalten. Projektmanager sehen den Fortschritt ihres Teams anhand der Dauerleiste, die den Start- und Endtermin jeder Aufgabe verbindet. Je stärker die Leiste ausgefüllt ist, desto näher ist die Aufgabe an der Fertigstellung. Gantt-Diagramme verfügen außerdem über eine Meilensteinfunktion, um das Projekt in kleinere Phasen zu unterteilen, was hilft, den Gesamtfortschritt besser zu verfolgen. Diese interaktiven Funktionen machen die Gantt-Diagramme von ProjectManager zu einer deutlich besseren Wahl als einfache Vorlagen, wenn es um Aufgaben- und Zeitverfolgung geht.

Aufgabenlisten

Ideal für Aufgabenverfolgung und Teamzusammenarbeit: Die Aufgabenlistenansicht ermöglicht es jedem Projektbeteiligten, Aufgaben zu filtern und nur diejenigen anzuzeigen, für die er oder sie verantwortlich ist. Aufgabenlisten zeigen, wer die Aufgabe bearbeitet, die Priorität, das Fälligkeitsdatum, den Fortschritt und weitere Details. Eine tiefere Datenebene kann ebenfalls eingesehen werden, etwa erfasste Stunden, und Aufgaben können sortiert und gefiltert werden, um schnell die gewünschte Aufgabe zu finden.

Kanban-Board

Die dritte Ansicht ist das vollständig anpassbare Kanban-Board. Kanban-Boards ermöglichen es Teams, ihren Produkt-Backlog zu organisieren, während Manager Transparenz über den gesamten Prozess erhalten. Dadurch können sie Ressourcen bei Bedarf neu zuweisen, um Engpässe zu vermeiden und sicherzustellen, dass Teammitglieder effizient arbeiten können. Dieses Tool zur Aufgabenverfolgung wird häufig von Unternehmen eingesetzt – vor allem wegen seiner Einfachheit.

Alle Änderungen, die in einer der drei Standardansichten von ProjectManager vorgenommen werden, werden automatisch in den anderen beiden aktualisiert. Das macht den Projektmanagement-Prozess für das gesamte Team so nahtlos wie möglich.

Fortschritt im Echtzeit-Dashboard anzeigen

Ein Dashboard funktioniert wie ein sofortiger Statusbericht, da es kontinuierlich verschiedene Schlüsselkennzahlen des Projekts überwacht und berechnet, die dann in leicht verständlichen Diagrammen und Grafiken dargestellt werden. Diese Übersicht auf hoher Ebene gibt Projektmanagern einen klaren Einblick in den Gesamtfortschritt ihres Projekts.

Sieh dir unser Dashboard an und erhalte Echtzeitdaten über den Zustand deines Projekts, einschließlich: Fortschritt einzelner Aufgaben, Gesamtfortschritt des Projekts, geplante versus tatsächliche Zeit, geplante versus tatsächliche Kosten sowie Arbeitsbelastung einzelner Teammitglieder.

Aufgabenmanagement-Berichte abrufen

Die Reporting-Funktionen gehen noch weiter, indem sie wertvolle Informationen über die Leistung und den Fortschritt eines Projekts sammeln. So können Manager datengestützte Entscheidungen im Aufgabenmanagement treffen.

Erstelle in unserem Tracking-Tool einen Aufgabenbericht, um zu sehen, wie einzelne Teammitglieder arbeiten, und überwache ihren Fortschritt. Sieh dir alle Aufgaben an, die zu dem von dir ausgewählten Projekt gehören.

Diese Projektdaten können außerdem verwendet werden, um das Projekt nach Abschluss zu bewerten und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Große Schritte mit Meilensteinen verfolgen

Projekte sind umfangreich, und Meilensteine helfen dabei, sie in handhabbare Abschnitte zu unterteilen. Meilensteine können verwendet werden, um Fristen, wichtige Termine oder das Ende einer Projektphase und den Beginn der nächsten zu markieren.

Setze Meilensteine mit einem einzigen Klick in unserem Gantt-Diagramm. Sie werden durch ein diamantförmiges Symbol dargestellt. So kannst du kritische Fristen und den Übergang von einer Phase zur nächsten verfolgen – und sehen, wie dein Projekt im Vergleich zu den während der Planungsphase festgelegten Meilensteinen abschneidet.

Wie Projektverfolgung einen erfolgreichen Projektberichtsplan aufbaut

Während der Ausführungsphase werden viele Arten von Projektberichten erstellt, um den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen. Projektstatusberichte dienen nicht nur als wichtiges Kommunikationsinstrument während der Projektausführung, sondern auch als wertvolle historische Dokumente, die die Entwicklung zukünftiger Projekte unterstützen. Dadurch wird die Schätzung des Umfangs künftiger Projekte weniger zum Ratespiel und basiert stärker auf fundierten Erfahrungswerten.

Projektstatusberichte verfolgen mehrere Hauptziele:

• Die Kommunikation innerhalb der Organisation zu vereinfachen
• Den Kommunikationsprozess zu strukturieren
• Stakeholder während des Projektfortschritts auf dem Laufenden zu halten
• Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Stakeholder zu liefern
• Die organisatorische Unterstützung für alle Beteiligten zu verbessern

Projektüberwachung, Projektverfolgung und Berichterstattung sind hochgradig kollaborative Prozesse. Ohne Überwachung und Nachverfolgung des Projektfortschritts sind Berichte ungenau. Daher müssen Teams bei der Erstellung von Berichten zusammenarbeiten, um eine klare Kommunikation sicherzustellen. Diese Zusammenarbeit und Kommunikation wird durch die richtigen Projektmanagement-Tools erleichtert. Projektverfolgungssoftware unterstützt wichtige Projektmanagement-Bereiche und -Prozesse wie Aufgabenmanagement, Zeitverfolgung und Ressourcenmanagement.

Die sechs Elemente eines Projektberichts

Während die Ausführungsphase fortschreitet, ist es wichtig, regelmäßig über den Projektfortschritt zu berichten, damit der Zeitplan nicht aus dem Ruder läuft. Umfassende Projektberichte enthalten sechs zentrale Elemente:

Projektinformationen

Beginne mit den Grundlagen. Wie lautet der Projektname? Wer ist der Projektmanager? Welche Ressourcen stehen zur Verfügung? Eine effektive Zeit-, Kosten- und Aufgabenverfolgung erfordert detaillierte Informationen. Es ist riskant anzunehmen, dass Stakeholder mit dem Projekt genauso vertraut sind wie du. Stattdessen solltest du alle relevanten Informationen bereitstellen, auch wenn sie übermäßig detailliert erscheinen. Das sorgt für einen reibungslosen Ablauf und schafft eine solide Grundlage, damit das Projekt als Referenz für zukünftige Vorhaben dienen kann.

Statusinformationen

Berichtszeitpunkte sind die wichtigsten Informationen in einem Projektstatusbericht und sollten stets im Vordergrund stehen. Außerdem sollten Daten, die den Statusbericht von anderen Dokumenten unterscheiden, deutlich hervorgehoben werden, um Aufmerksamkeit zu erregen.

ProjectManager ist ein leistungsstarkes Projektmanagement-Informationssystem (PMIS), das dir hilft, alle deine Dokumente, Arbeitszeittabellen, Berichte und mehr zu organisieren.

Meilensteinbewertung

Meilensteine sind entscheidende Bezugspunkte in deinem Projekt. Sie spielen eine zentrale Rolle bei der Zeitverfolgung, da sie als Orientierung für die verbleibenden Arbeiten und deren Zeitrahmen dienen. Eine Meilensteinbewertung ermöglicht es Stakeholdern, den tatsächlichen Fortschritt mit den Schätzungen aus dem ursprünglichen Projektvorschlag zu vergleichen.

Projektzusammenfassung

Die Projektzusammenfassung enthält das voraussichtliche Abschlussdatum sowie die bisher aufgewendeten Ressourcen und Kosten. Die Angabe von Problemen, die zu Verzögerungen führen, ist ein wichtiger Bestandteil der Zusammenfassung. Es sollte eine klare Erklärung geben, wie diese Probleme das Budget und die Zeitplanung beeinflussen und welche Maßnahmen ergriffen werden, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

Probleme und Risiken

Dieser Abschnitt ist selbsterklärend. Verwende einen Risikotracker, um die aufgetretenen Risiken zu dokumentieren. Beschreibe, wie diese gelöst werden, und zeige anschließend auf, wie sich die Lösungen positiv auf die Projektausführung auswirken. Prozesse zur Risikoanalyse und zum Risikomanagement müssen während des gesamten Projektlebenszyklus implementiert werden.

Verwandt: Issue-Tracker-Vorlage

Projektkennzahlen

Untermauere deine Aussagen mit Zahlen und Datenpunkten. Die Projektplanungsdetails sollten diese Kennzahlen bereits festgelegt haben. Zeige, wie die Daten den bisherigen Erfolg deines Projekts belegen oder wo sofortiger Verbesserungsbedarf besteht. Die Festlegung von Kennzahlen zur Messung des Projektfortschritts ist entscheidend, um Aufgaben, Zeit, Kosten und Teams effektiv zu steuern.

Wie Projektverfolgung einen erfolgreichen Projektberichtsplan aufbaut

Während der Ausführungsphase werden viele Arten von Projektberichten erstellt, um den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen. Projektstatusberichte dienen nicht nur als wichtiges Kommunikationsinstrument während der Projektausführung, sondern auch als wertvolle historische Dokumente, die die Entwicklung zukünftiger Projekte unterstützen. Dadurch wird die Schätzung des Umfangs künftiger Projekte weniger zum Ratespiel und basiert stärker auf fundierten Erfahrungswerten.

Projektstatusberichte verfolgen mehrere Hauptziele:

• Die Kommunikation innerhalb der Organisation zu vereinfachen
• Den Kommunikationsprozess zu strukturieren
• Stakeholder während des Projektfortschritts auf dem Laufenden zu halten
• Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Stakeholder zu liefern
• Die organisatorische Unterstützung für alle Beteiligten zu verbessern

Projektüberwachung, Projektverfolgung und Berichterstattung sind hochgradig kollaborative Prozesse. Ohne Überwachung und Nachverfolgung des Projektfortschritts sind Berichte ungenau. Daher müssen Teams bei der Erstellung von Berichten zusammenarbeiten, um eine klare Kommunikation sicherzustellen. Diese Zusammenarbeit und Kommunikation wird durch die richtigen Projektmanagement-Tools erleichtert. Projektverfolgungssoftware unterstützt wichtige Projektmanagement-Bereiche und -Prozesse wie Aufgabenmanagement, Zeitverfolgung und Ressourcenmanagement.

Best Practices für die Projektverfolgung

Unter Berücksichtigung dieser Elemente gibt es einige bewährte Praktiken für das Projektreporting:

• Kommunikation ist der Grundpfeiler: Statusberichte sind ein zentrales Element deines Kommunikationsplans. Diese Berichte müssen jedoch nicht alles abdecken und für jeden gleich relevant sein. Das Ziel sollte sein, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen zu liefern. Wöchentliche Statusberichte sind am gebräuchlichsten, um den Projektfortschritt im Blick zu behalten.
• Bleibe konsequent: Konsequenz ist entscheidend. Finde ein Format und eine Verteilungsmethode, die für deine Stakeholder funktioniert, und halte dich daran. Sie werden die Vorhersehbarkeit der Informationen, die sie erhalten, zu schätzen wissen.
• Ziele setzen und daran messen: Die Festlegung von Kennzahlen ist ein wichtiger Bestandteil der Projektberichterstattung und -überwachung. Diese Kennzahlen sollten als Grundlage dienen, um den Projektfortschritt über den gesamten Lebenszyklus hinweg zu messen.
• Einfach halten: Halte Berichte so einfach wie möglich, um ihre Wirksamkeit sicherzustellen. Nimm keine Details auf, die nicht direkt mit dem berichteten Thema zusammenhängen.
• Immer überprüfen, was du berichtest: Es ist keine gute Idee, Informationen zu übernehmen, ohne ihre Richtigkeit sorgfältig zu prüfen.
• Standards einführen: Die Vereinfachung der Berichterstattung wird durch Standards erleichtert, die die Struktur und Darstellung der Informationen definieren. Der Aufbau von Berichtsvorlagen ist dabei ein hervorragender erster Schritt.

Während des gesamten Projekts ist es wichtig, die Berichterstattung regelmäßig zu überprüfen, um Scope Creep zu vermeiden. Wenn Teams an ihren Aufgaben arbeiten und isolierte Aktivitäten entstehen, ist es entscheidend, alle aufeinander abzustimmen, um sicherzustellen, dass der Projektumfang stabil bleibt.

Überwachung von Scope Creep

Die Definition und Überwachung des Projektumfangs muss für jeden Projektmanager oberste Priorität haben. Es gibt fünf Möglichkeiten, Scope Creep zu vermeiden:

1. Alle Projektanforderungen dokumentieren: Dies wurde oben bereits ausführlich behandelt.
2. Änderungskontrollprozesse einführen: Wenn Scope Creep auftritt, ist es wichtig, über Prozesse zur Änderungssteuerung zu verfügen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.
3. Einen klaren Projektzeitplan erstellen: Ein detaillierter Projektzeitplan beschreibt die Projektziele sowie die Aufgaben, die zur Erreichung dieser Ziele notwendig sind. Dieser Zeitplan wird mit den Anforderungen des Projektplans abgeglichen, um sicherzustellen, dass alles voranschreitet. Falls nicht, zeigt der Zeitplan notwendige Anpassungen oder Änderungen auf.
4. Umfang mit Stakeholdern überprüfen: Es ist sinnvoll, während des Projektlebenszyklus den Umfang gemeinsam mit allen Stakeholdern zu prüfen. Auch eine gemeinsame Überprüfung des Zeitplans, um sicherzustellen, dass alle erwarteten Aufgaben im vorgesehenen Zeitraum erledigt werden, ist empfehlenswert.
5. Das Projektteam einbinden: Stelle sicher, dass dein Projektteam mit dem Fortschritt zufrieden ist. Wenn der Änderungsprozess greift, informiere das Team darüber, wie sich dies auf ihre Arbeit auswirkt. Wöchentliche Einzel- oder Teammeetings zur Überprüfung von Aufgaben und Projektfortschritt sind eine gute Möglichkeit, das Engagement zu fördern.

Projektberichte können anspruchsvoll sein, aber mit den richtigen Tools auch effizient. ProjectManager bietet Werkzeuge, die die Zusammenarbeit und die Erstellung von Projektberichten weniger zeitaufwendig und intuitiver machen. Sieh dir unsere Reporting-Funktionen in Aktion an, indem du eine kostenlose 30-Tage-Testversion startest.