Baixe este modelo gratuito de plano de projeto para Word para definir o escopo do trabalho e dividi-lo em componentes gerenciáveis; em seguida, programe e atribua as tarefas necessárias para concluir seu projeto.

Você também pode usar este modelo de plano de gerenciamento de projetos para gerenciar cargas de trabalho e tarefas conforme mudanças ocorram. Um plano de projeto é a base do trabalho realizado para conduzir um projeto até sua conclusão bem-sucedida.

Para baixar este modelo gratuito de plano de projeto, clique na imagem abaixo.

O que é um modelo de plano de projeto?

Um modelo de plano de projeto é um documento que reúne todas as diretrizes e procedimentos de que a equipe de gerenciamento de projetos precisa para executar um projeto. Os modelos de plano de projeto permitem que os gerentes de projeto economizem tempo durante a fase de planejamento e também ajudam a garantir que nada fique de fora.

Quando devo usar o modelo de plano de projeto?

O ciclo de vida do gerenciamento de projetos é composto por cinco fases: a fase de iniciação, a fase de planejamento, a fase de execução, o monitoramento e a fase de encerramento. Este modelo de plano de projeto deve ser preenchido durante a fase de planejamento do projeto, mas também é útil ao longo das fases de execução, monitoramento e encerramento.

Depois que tudo estiver organizado no documento do Word, abra o modelo gratuito de plano de projeto do ProjectManager. Ele permite criar um plano de projeto dinâmico que pode ser gerenciado em cinco visualizações diferentes: gráfico de Gantt, lista de tarefas, quadro kanban, calendário e planilha. Além disso, sua equipe pode colaborar no projeto em tempo real e acompanhar o progresso ao longo do caminho com painéis e relatórios de status instantâneos. Comece gratuitamente com o ProjectManager e crie um plano de projeto melhor.

No entanto, pode-se argumentar que o processo de criação de um plano de projeto começa durante a fase de iniciação, pois nessa fase muitos documentos são elaborados para estruturar o plano de projeto, como um estudo de viabilidade para identificar o problema que se deseja resolver, o escopo do projeto e os entregáveis esperados.

Isso alimenta o business case, que compara custos versus benefícios. A declaração de trabalho (SOW) analisa os objetivos, metas, escopo e entregáveis do projeto. Esses documentos não constituem um plano de projeto, mas estabelecem a base sobre a qual o plano será desenvolvido.

É nesse momento que os conceitos gerais da fase de iniciação são desdobrados em tarefas menores e mais gerenciáveis. Cada uma dessas tarefas deve ser concluída dentro do prazo do projeto.

Quem usa o modelo de plano de projeto?

É importante observar que o gerente de projetos é responsável pela criação do plano de projeto, mas o trabalho não é feito de forma isolada.

• Gerente de projetos: O gerente de projetos deve trabalhar em conjunto com a equipe, especialistas e outras pessoas que possam fornecer insights e orientações para desenvolver um plano de gerenciamento de projetos realista.
• Membros da equipe do projeto: As equipes são formadas com base em suas habilidades e experiência em projetos semelhantes, portanto faz sentido contar com suas ideias para planejar o projeto. Naturalmente, a equipe terá acesso ao modelo de plano de projeto durante toda a fase de execução. Os membros receberão tarefas e serão responsáveis por entregá-las no prazo e dentro do orçamento.
• Partes interessadas do projeto: Outros que utilizam o plano de projeto incluem partes interessadas e executivos, ou qualquer pessoa com interesse direto no sucesso do projeto. O gerente de projetos apresentará atualizações a esses grupos ao longo do ciclo de vida do projeto para mantê-los informados sobre o progresso e garantir que os resultados reais estejam alinhados com o que foi definido no plano de projeto.
• Escritório de gerenciamento de projetos (PMO): Um escritório de gerenciamento de projetos (PMO) utiliza um modelo de planejamento de projetos para garantir consistência no planejamento em toda a organização. É uma forma eficiente de aplicar boas práticas e criar representações visuais de marcos, cronogramas e dependências. Muitos PMOs utilizam um modelo de planejamento de projetos para facilitar a colaboração, pois ele serve como referência durante discussões e tomadas de decisão.
• Chefes de departamento e gestores funcionais: Outro exemplo é o uso de um modelo de plano de gerenciamento de projetos por chefes de departamento ou gestores funcionais durante as fases de planejamento e acompanhamento. Ele permite alocar recursos com mais precisão, definir prazos para tarefas e marcos, além de apoiar a avaliação de riscos e a priorização de tarefas.

Como usar este modelo de plano de projeto

O planejamento de projetos começa com um documento completo de plano de projeto. Este modelo de plano de projeto permite criar um plano de gerenciamento de projetos detalhado para qualquer tipo de projeto.

Para simplificar, vamos dividir o modelo de plano de projeto em 5 seções:

• Seção 1 do modelo de plano de projeto: propósito, metas, critérios de sucesso e governança
• Seção 2 do modelo de plano de projeto: gestão da equipe e gestão das partes interessadas
• Seção 3 do modelo de plano de projeto: gestão do escopo e cronograma do projeto
• Seção 4 do modelo de plano de projeto: recursos, aquisições, orçamento e gestão de custos
• Seção 5 do modelo de plano de projeto: mudanças e riscos

Seção 1 do modelo de plano de projeto: propósito, metas e critérios de sucesso

Nesta primeira seção do modelo de plano de projeto, você definirá seu propósito, metas e os critérios para avaliar se o projeto foi bem-sucedido ou não após sua conclusão.

Propósito, metas e objetivos do projeto
Qual é o propósito do projeto? O modelo inclui um espaço para adicionar o propósito, além das metas do projeto e objetivos. Esta é uma seção de visão geral que fornece uma visão de alto nível.

Critérios de sucesso do projeto
Defina o que tornará este projeto específico bem-sucedido. Esses critérios de sucesso variam de acordo com o projeto, mas geralmente incluem fatores como tempo, custo e escopo. Outros critérios podem incluir qualidade, gestão de riscos, satisfação das partes interessadas, valor de negócio, conformidade regulatória e satisfação do cliente, entre outros.

Seção 2 do modelo de plano de projeto: equipe do projeto, governança, partes interessadas e comunicações

Nesta seção, você identificará as partes interessadas do projeto e os membros da equipe do projeto, além de definir as diretrizes de governança e comunicação para envolver ambos os grupos.

Equipe do projeto
Liste os membros da equipe do projeto que estarão envolvidos neste projeto específico, incluindo nome, função e responsabilidades, para compreender melhor o que se espera de cada um.

Governança do projeto
Aqui, descreva a estrutura, os processos e os mecanismos de responsabilidade e tomada de decisão ao longo do projeto. Isso ajuda a alinhar o projeto aos objetivos estratégicos da organização, garantindo uma gestão eficaz.

Partes interessadas do projeto
Um plano de gerenciamento das partes interessadas ajuda a identificar as partes interessadas do projeto, gerenciar suas expectativas e tratar quaisquer preocupações que possam surgir.

Embora o conteúdo de um plano de gerenciamento das partes interessadas varie de um projeto para outro, em um nível básico ele deve incluir um registro das partes interessadas e um mapa de partes interessadas.

• Registro das partes interessadas: A seção de registro das partes interessadas do modelo de plano de projeto lista todos os indivíduos ou grupos que podem ter interesse em um projeto.
• Mapa de partes interessadas: Um mapa de partes interessadas representa visualmente os grupos ou indivíduos com interesse direto no projeto e ajuda a desenvolver uma estratégia de gerenciamento das partes interessadas.
• Estratégias de engajamento das partes interessadas: Depois de registrar e priorizar as partes interessadas do projeto, liste estratégias eficazes de engajamento, incluindo estilo de comunicação, nível de envolvimento e participação, construção de relacionamentos e resolução de conflitos.

Plano de comunicação do projeto
Por fim, mas não menos importante, no modelo de planejamento do projeto está o plano de comunicação do projeto. Esta é uma oportunidade para definir os principais aspectos de comunicação que estarão presentes ao longo de todo o projeto.

• Relatórios do projeto e frequência de relatórios: Defina quais tipos de relatórios do projeto serão produzidos e com que frequência serão gerados.
• Reuniões do projeto: As reuniões do projeto ocorrerão de forma consistente ao longo do projeto? Defina os tipos de reuniões e a frequência com que ocorrerão.
• Documentação do projeto: Por fim, registre qualquer documentação do projeto, incluindo a carta de projeto, estrutura analítica do projeto, plano de recursos, cronograma do projeto, plano de gerenciamento de mudanças, entre outros.

Seção 3 do modelo de plano de projeto: escopo do projeto, qualidade e cronograma do projeto

Nesta seção, você definirá o trabalho que será realizado, os padrões de qualidade dos entregáveis do projeto e o cronograma para a conclusão das tarefas.

Escopo do projeto
Comece definindo o escopo do projeto, que engloba todas as tarefas que serão executadas para concluir o projeto. Além de listar as tarefas do projeto, o escopo do projeto também descreve os entregáveis e os marcos esperados dessas tarefas.

• Linha de base do escopo: Após a definição da lista de tarefas, ela é utilizada como linha de base do escopo, o que ajuda os gerentes de projeto a estabelecer limites para o escopo e garantir que nenhum trabalho adicional seja incluído no plano de projeto durante a fase de execução.
• Marcos do projeto: Marcos são eventos importantes do projeto, alcançados por meio da conclusão de tarefas, como atingir um objetivo ou entregar um entregável-chave.
• Exclusões: Trabalhos que não serão realizados como parte do escopo do projeto.
• Premissas: Premissas são condições consideradas verdadeiras e que podem afetar o escopo do projeto, de forma positiva ou negativa.

Qualidade do projeto
A seção de plano de gerenciamento da qualidade do modelo de plano de projeto descreve os padrões de qualidade dos entregáveis do projeto, as diretrizes de garantia da qualidade que serão seguidas e os métodos de controle da qualidade para verificar se os padrões estão sendo atendidos.

• Padrões de qualidade: São os critérios e referências que medem a qualidade dos processos e entregáveis do projeto. Eles permitem que o projeto atenda às expectativas das partes interessadas.
• Diretrizes de garantia da qualidade: Em seguida, vêm as diretrizes de garantia da qualidade, que ajudam a definir padrões de qualidade e estabelecer procedimentos de controle da qualidade. Essas diretrizes podem contribuir para aumentar a satisfação de clientes e partes interessadas.
• Procedimentos de controle da qualidade: Liste as ações específicas que serão adotadas para garantir que o produto, serviço ou processo atenda aos padrões de qualidade previamente definidos.

Cronograma do projeto
O cronograma do projeto indica quando as tarefas do projeto definidas na seção de gerenciamento do escopo serão executadas, incluindo dependências entre tarefas, marcos e entregáveis principais. Um gráfico de Gantt é a ferramenta de gerenciamento de projetos ideal para visualizar facilmente esses e outros detalhes do cronograma do projeto, como o caminho crítico do projeto.

Um cronograma do projeto também deve indicar quando os recursos serão necessários, embora alguns gerentes de projeto prefiram criar um cronograma de recursos separado.

Seção 4 do modelo de plano de projeto: recursos, aquisições, orçamento e gestão de custos

Agora que o escopo do projeto foi definido, é hora de considerar quais recursos serão necessários para concluir o projeto, como eles serão adquiridos, qual será o orçamento e quais medidas serão adotadas para monitorar os custos.

Recursos
Isso leva ao esforço necessário para concluir as tarefas descritas acima. Liste cada tarefa com a quantidade de tempo que você acredita ser necessária para concluí-la. Isso está diretamente ligado aos recursos, portanto, associe cada tarefa a um recurso ou membro da equipe. Essa será a pessoa responsável por concluir a tarefa.

Plano de gerenciamento de aquisições
Na seção de plano de gerenciamento de aquisições do modelo, você descreverá as estratégias e os processos para adquirir recursos externos para o projeto.

• Processo de seleção de fornecedores: Quais fornecedores são os mais adequados para o trabalho? Para selecionar o fornecedor certo, defina os requisitos do projeto, avalie propostas, conduza entrevistas e negocie contratos.
• Cronograma de aquisições: Trata-se de uma linha do tempo detalhada que descreve prazos, responsabilidades e atividades que ocorrerão durante o processo de aquisição.

Orçamento do projeto
O orçamento do projeto é um dos componentes mais críticos de qualquer modelo de plano de projeto. Isso ocorre porque o orçamento do projeto determina a quantidade de dinheiro disponível. Portanto, é essencial ter muito cuidado ao criá-lo.

Primeiro, reúna as tarefas do projeto, identifique os requisitos de recursos para cada uma e, por fim, estime seus custos. Depois de ter os custos de cada tarefa do projeto, você poderá somá-los para obter o valor estimado do custo total do projeto. Esse valor será a linha de base de custos e a base para o orçamento do projeto.

Plano de gerenciamento de custos
Outra parte importante de um modelo de plano de gerenciamento de projetos é o plano de gerenciamento de custos. Ele descreve os processos e procedimentos que ajudarão a planejar, estimar, orçar e controlar os custos do projeto.

• Metodologia de estimativa de custos: Existem vários métodos para estimar os custos do projeto, como estimativa análoga, estimativa paramétrica e estimativa bottom-up, cada um com vantagens e desvantagens dependendo do projeto.
• Projeções de fluxo de caixa: Essas previsões financeiras estimam as entradas e saídas futuras de caixa em um determinado período.
• Processos, ferramentas e técnicas de controle de custos: Eles atuam em conjunto para ajudar o projeto a permanecer dentro do orçamento. Alguns processos incluem estimativa de custos ou controle de custos. As ferramentas e técnicas podem incluir gerenciamento do valor agregado, técnicas de orçamentação ou técnicas de controle de custos.

Seção 5 do modelo de plano de projeto: gestão de mudanças e riscos

Agora é o momento de identificar como gerenciar quaisquer mudanças ou riscos que possam impactar repentinamente o plano do projeto.

Plano de gerenciamento de mudanças
Todo plano de projeto precisa ser alterado durante a fase de execução por diversos motivos. Por exemplo, novos requisitos do projeto podem surgir e provocar mudanças no plano original. Como gerente de projetos, você deve supervisionar como as mudanças são feitas no projeto.

• Comitê de controle de mudanças: Trata-se de um grupo formal que analisa, avalia e aprova ou rejeita quaisquer mudanças propostas no projeto. Isso é especialmente crítico para projetos de longo prazo e alta complexidade.
• Formulário de solicitação de mudança: Utilize o formulário de solicitação de mudança como uma forma de gerenciar melhor as alterações no projeto e minimizar seus impactos no escopo, cronograma e orçamento.
• Registro de mudanças: Nosso registro de gerenciamento de mudanças ajuda a acompanhar quaisquer alterações feitas no plano do projeto.

Plano de gerenciamento de riscos
Todo modelo de plano de projeto precisa de um plano de gerenciamento de riscos. Esta é a seção que identifica os riscos potenciais que podem afetar o plano do projeto, prioriza esses riscos, define atividades de mitigação e estabelece os papéis e responsabilidades da equipe.

• Matriz de riscos: Uma matriz de riscos é uma representação visual dos riscos potenciais do projeto com base em sua probabilidade e impacto. Ela facilita a identificação dos riscos mais críticos e daqueles que provavelmente não se concretizarão.
• Registro de riscos: Nosso modelo de plano de projeto inclui um registro de riscos, no qual você pode listar os riscos potenciais que podem afetar o plano do projeto. A partir disso, é possível desenvolver estratégias de mitigação de riscos e atribuir responsáveis por cada risco.
• Estratégias de mitigação de riscos: Diversas técnicas podem ser utilizadas para reduzir o impacto ou a probabilidade de ocorrência de um risco. Alguns exemplos incluem redução de riscos, evasão de riscos ou aceitação de riscos.

Apêndice
Cada plano de gerenciamento de projetos é único, e os componentes do modelo de plano de projeto podem variar de acordo com os requisitos do seu projeto. Alguns projetos podem exigir documentação adicional.

Por que você precisa de um modelo de plano de projeto

Agora que você baixou o modelo gratuito de plano de projeto, está pronto para colocar seu projeto no caminho certo para uma conclusão bem-sucedida. O plano de projeto é essencial, pois é o principal documento de planejamento a partir do qual o projeto é formalmente gerenciado.

O plano de projeto é composto por metas, atividades, tarefas e recursos necessários para concluir o projeto, conforme definido no business case e na carta de projeto. É importante incluir a descrição das principais fases do projeto, um cronograma de atividades, tarefas e suas durações, dependências, recursos, prazos e outros detalhes. Em seguida, liste as premissas e restrições consideradas durante o processo de planejamento do projeto.

Ao criar um plano de gerenciamento de projetos, siga estas etapas: registre o escopo do projeto, identifique marcos e tarefas, estime os custos, quantifique o esforço necessário, aloque os recursos, crie um cronograma, liste as dependências e documente tudo para aprovação. Seu modelo de plano de gerenciamento de projetos precisa incorporar componentes como o plano de gerenciamento do escopo, o plano de gerenciamento de custos e o plano de gerenciamento do cronograma, entre outros.

Embora o business case elaborado anteriormente no processo de planejamento do projeto possa oferecer uma visão geral, o plano de projeto entra em maior nível de detalhe depois que o escopo e a carta de projeto são formalizados e a equipe é contratada. Embora o plano de projeto seja elaborado durante a fase de planejamento do projeto, ele não fica guardado em uma gaveta após ser concluído. Este modelo de plano de projeto deve ser considerado um documento vivo, que será revisitado e consultado ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. Isso ocorre porque o plano de gerenciamento de projetos é um roteiro que os gerentes de projeto utilizam durante a fase de execução quando precisam de informações sobre cronograma, custos, escopo e orçamento.

Depois que o documento estiver finalizado, é hora de criar um plano e um cronograma de projeto dinâmicos. Um software de planejamento de projetos pode ajudar a transferir seu plano de projeto para um gráfico de Gantt, permitindo criar uma linha do tempo, programar o trabalho, definir fases, anexar documentos e acompanhar o progresso ao longo do caminho. Em seguida, compartilhe o plano com sua equipe, que poderá utilizar várias visualizações do projeto, como lista de tarefas, planilha, calendário e quadro kanban.

Modelos gratuitos de gerenciamento de projetos

Existem dezenas de modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para Word e Excel disponíveis em nosso site. Alguns deles são especialmente úteis durante o processo de planejamento do projeto. A seguir, estão alguns que podem ajudar a complementar seu modelo de plano de projeto.

Modelo de plano de ação

Seu plano de projeto precisa estar alinhado a uma estratégia mais ampla, que é definida em um plano de ação. O modelo gratuito de plano de ação oferece um espaço para detalhar as etapas necessárias e as tarefas concretas para alcançar o objetivo do projeto. O plano de ação fornece uma estrutura para capturar a direção principal do projeto e ajudar a priorizar tarefas no plano.

Modelo de gráfico de Gantt

O gráfico de Gantt é a principal ferramenta do planejamento de gerenciamento de projetos. Trata-se de um recurso visual que organiza suas tarefas em uma linha do tempo. Ele ajuda a priorizar e definir durações para cada tarefa, mostra fases e divide projetos maiores em etapas mais gerenciáveis.

Modelo de EAP

Outra ferramenta essencial na criação do cronograma do projeto é a estrutura analítica do projeto (EAP). Trata-se de uma técnica que parte do entregável final para detalhar cada etapa necessária até chegar a ele. É uma forma abrangente de garantir que nenhuma parte importante do projeto seja esquecida. Este modelo de gerenciamento de projetos orienta você ao longo desse processo.

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O software também é online, o que facilita o acesso de qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Melhor ainda, ele torna simples o compartilhamento de documentos e tarefas, e tanto o gerente de projetos quanto os membros da equipe podem receber notificações automáticas para agilizar o processo de relatórios.

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