Il y a toujours beaucoup de documents de gestion de projet à créer, faire approuver, classer et archiver. Tous les documents de projet sont importants, mais le cahier des charges est sans doute l’un des plus essentiels, car il est établi dès le lancement d’un projet et décrit tout ce qui doit y être inclus.

L’utilisation d’outils de planification de projet efficaces et la rédaction d’un cahier des charges complet et bien structuré vous permettront de mener votre projet à terme avec succès, dans les délais et le budget prévus.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges en gestion de projet ?

Le cahier des charges est un document juridiquement contraignant qui décrit et définit tous les aspects liés à la gestion des travaux de votre projet. Vous y noterez les activités, les livrables et le calendrier du projet. C’est un contrat de travail extrêmement détaillé qui fixe les termes et conditions convenus entre les parties et constitue la base du plan de projet.

Le cahier des charges est l’un des premiers documents que vous créerez pour établir une vue d’ensemble complète du projet avant d’élaborer un plan de projet et de l’exécuter. En raison du niveau de détail requis, la rédaction d’un tel document peut sembler intimidante. Décortiquons-le en éléments plus faciles à gérer. Votre cahier des charges sera beaucoup plus détaillé qu’un devis, qui est un document plus simple décrivant le travail à effectuer et les coûts associés.

Lors de la rédaction d’un cahier des charges, il peut être utile d’utiliser un modèle, car il doit couvrir de nombreux aspects du projet. La plupart des modèles de cahier des charges incluent par exemple un glossaire des termes, un espace pour rédiger l’énoncé des objectifs ainsi que les informations administratives. Si vous appréciez notre modèle de cahier des charges, vous pouvez aussi essayer nos modèles gratuits de gestion de projet pour gérer vos projets.

Modèle de cahier des charges

Les modèles rendent tout un peu plus simple. Lancez votre document de cahier des charges avec notre modèle gratuit de cahier des charges pour Word. Il vous aide à définir le contexte de votre projet, le calendrier, les livrables, le plan de communication et plus encore. Téléchargez votre copie gratuite dès aujourd’hui.

Cahier des charges vs. autres documents

Bien que ces termes puissent sembler proches, un cahier des charges n’est pas un énoncé de la portée. Le cahier des charges, comme nous l’avons montré, est un document formel qui détaille les objectifs du projet.

L’énoncé de la portée fait partie du cahier des charges. Il décrit la manière dont l’équipe projet livrera les résultats prévus dans le cahier des charges. Il s’agit donc d’un document beaucoup plus court que le cahier des charges.

Quel est l’objectif d’un cahier des charges ?

Comme mentionné, le cahier des charges est une vue d’ensemble détaillée de la portée du projet. C’est aussi un moyen de partager les exigences du projet, les critères d’acceptation et les modalités de paiement avec ceux qui travaillent sur le projet, qu’ils collaborent ou soient sous-traitants. Cela inclut les parties prenantes comme les fournisseurs et les prestataires qui soumissionnent pour participer au projet.

Un cahier des charges est également utile aux chefs de projet, car il fournit une structure sur laquelle bâtir le plan de projet. Le cahier des charges aide à éviter les conflits au sein du projet. Grâce à son niveau de détail et de clarté, il permet de maintenir tous les acteurs alignés et de réduire au minimum toute confusion.

Lors de l’élaboration de votre calendrier, il est conseillé d’utiliser un logiciel de gestion de projet. Il est extrêmement utile pour organiser vos tâches et vos ressources, car il est crucial d’établir un calendrier précis à ce stade du projet. Un logiciel de gestion de projet peut aussi vous aider à créer une structure de découpage du projet (SDP) afin d’analyser votre périmètre et d’identifier les activités, livrables et jalons.

Un cahier des charges peut être divisé en trois grandes catégories définies comme suit.

• Cahier des charges de conception/détail : Lorsque vous rédigez ce type de cahier, vous indiquez au fournisseur comment vous souhaitez que le travail soit exécuté. Quelles sont les exigences de l’acheteur qui vont encadrer le processus du fournisseur ? Vous pouvez utiliser un modèle de recueil des exigences pour vous assurer de toutes les rassembler. Ces exigences peuvent couvrir aussi bien les critères de qualité et les modalités de paiement que la mesure des matériaux. Dans ce type de cahier des charges, c’est l’acheteur qui est tenu responsable de la performance, puisqu’il dirige l’exécution du projet.
• Cahier des charges basé sur l’effort/le temps et matériaux/taux unitaire : Cet accord est presque universel et peut s’appliquer à la plupart des projets. Il définit le niveau d’effort ainsi que les matériaux et le coût unitaire. Il est souvent utilisé dans le cadre de contrats de courte durée.
• Cahier des charges axé sur la performance : C’est la forme privilégiée par les chefs de projet, car elle met l’accent sur l’objectif du projet, les ressources et le niveau de qualité attendu des livrables. Elle n’explique cependant pas comment le travail doit être réalisé. Cela laisse une grande autonomie dans la manière d’atteindre les résultats, sans imposer un processus spécifique.

Quel que soit le type de cahier des charges que vous choisissez, vous aurez tout intérêt à utiliser un logiciel de gestion de projet pour simplifier le processus. ProjectManager peut organiser les informations collectées dans sa vue en liste. Mais notre outil va bien au-delà d’une simple liste de tâches. Choisissez entre des diagrammes de Gantt en ligne, des tableaux kanban, des calendriers de projet et d’autres vues pour planifier, programmer et suivre vos projets. De plus, notre logiciel en temps réel suit vos progrès et affiche le pourcentage d’avancement de chaque tâche. Vous pouvez assigner du travail à votre équipe, définir les priorités, ajouter des étiquettes personnalisées et bien plus encore. Découvrez-le par vous-même avec notre essai gratuit de 30 jours.

Comment rédiger un cahier des charges de projet

Un cahier des charges est un accord juridiquement contraignant entre un client et un fournisseur qui décrit les termes et conditions d’exécution du périmètre d’un projet. Le cahier des charges contient beaucoup d’informations à détailler. Vous pouvez le rédiger vous-même si vous le souhaitez, mais l’utilisation d’outils de gestion de projet pour ne rien oublier est fortement recommandée. Vous n’avez qu’une seule chance de rédiger votre document, il doit donc être fait correctement.

Voici un aperçu des étapes à suivre pour rédiger votre cahier des charges :

1. Créer une brève introduction du projet
2. Définir l’objectif du projet
3. Définir le périmètre du projet
4. Élaborer une structure de découpage du projet pour identifier les tâches, jalons et livrables
5. Établir un calendrier de projet
6. Définir les exigences du projet et les critères d’acceptation
7. Définir les modalités de paiement et les conditions contractuelles

Lors de la rédaction du cahier des charges, soyez précis. Vous devez clarifier les termes utilisés afin qu’ils soient compris de tous et définir clairement qui fait quoi, et dans quels délais ces tâches doivent être terminées. Cela évite toute confusion ultérieure dans le projet, lorsque les malentendus ou litiges ne sont pas permis.

En plus d’une rédaction claire, incluez des visuels dans le cahier des charges pour mettre en évidence certains aspects du projet. Ajouter des visuels, qu’il s’agisse de diagrammes de projet, de graphiques ou d’autres illustrations, rendra l’accord plus facile à comprendre.

Après tout le travail fourni pour détailler les spécificités du projet, ne négligez pas l’étape finale cruciale : l’approbation. Vous ne pouvez pas avancer sans avoir l’autorité nécessaire. Ou, plus exactement, vous le pouvez, mais cela risque de compromettre la réussite du projet. Assurez-vous que les responsables autorisés signent le cahier des charges.

Que doit contenir un cahier des charges ?

Un cahier des charges comporte autant d’éléments qu’un projet lui-même. Il est donc conseillé d’utiliser un système d’information de gestion de projet pour en gérer les composantes. En vous concentrant d’abord sur les parties, vous pourrez construire l’ensemble. Pour bien comprendre un cahier des charges, commencez par noter les principaux aspects du projet qu’il doit aborder.

1. Introduction

Commencez par expliquer le plan de travail et donner des informations générales sur le projet, comme les acteurs impliqués. Présentez ces parties. Cela mènera à une offre ferme, qui fixe les prix des produits ou services achetés dans le cadre du projet, et à un contrat plus formel décrivant davantage de détails.

2. Énoncé de l’objectif

Commencez par la grande question : pourquoi lancez-vous ce projet ? Quel est son objectif ? Rédigez un énoncé de l’objectif pour introduire cette section et fournir une réponse détaillée : objectifs du projet, livrables attendus et retour sur investissement.

3. Cahier des charges

Quel travail doit être effectué dans le cadre du projet ? Notez-le dans le cahier des charges, en précisant le matériel et les logiciels nécessaires. Quel est le processus que vous utiliserez pour exécuter ce travail défini ? Cela inclut les résultats attendus, le temps requis et les étapes générales nécessaires pour les atteindre. Vous devrez créer une déclaration de périmètre pour consigner toutes ces informations.

À lire aussi : Modèle de portée du projet pour Word

4. Où le travail sera-t-il réalisé ?

L’équipe que vous employez doit travailler quelque part. Le projet peut être spécifique à un site, se dérouler dans un centre commun ou bien certains (voire tous) les membres de l’équipe projet peuvent travailler à distance. Dans tous les cas, c’est ici que vous devez détailler cet aspect, ainsi que l’emplacement du matériel et des logiciels utilisés.

5. Tâches

Reprenez les étapes générales définies dans le cahier des charges et décomposez-les en tâches plus détaillées. Soyez précis et n’omettez aucune action nécessaire pour produire les livrables et atteindre les objectifs du projet. Vous pouvez utiliser une structure de découpage du projet pour ventiler les tâches en jalons ou en phases.

À lire aussi : Modèle de suivi des tâches de projet

6. Jalons

Définissez la durée prévue pour réaliser le projet, de la date de début à la date de fin proposée. Détaillez les heures facturables par semaine et par mois, ainsi que tout ce qui concerne la planification du projet. Là encore, la précision est essentielle. Par exemple, si un maximum d’heures facturables est fixé pour les prestataires ou les contrats, indiquez-le ici.

Utilisez un logiciel de gestion de projet pour suivre vos progrès et vous assurer que vous respectez vos jalons. ProjectManager dispose d’un tableau de bord en temps réel intégré à l’outil, contrairement à d’autres logiciels qui exigent de le construire soi-même. Nous proposons non seulement un tableau de bord intégré, mais il calcule et affiche automatiquement les indicateurs sous forme de graphiques et diagrammes faciles à lire. Suivez non seulement vos jalons mais aussi les écarts, les coûts et bien plus encore.

7. Livrables

Quels sont les livrables du projet ? Listez-les et précisez ce qui est attendu ainsi que les délais de livraison. Décrivez-les en détail, comme la quantité, la taille, la couleur et tout autre élément pertinent.

8. Calendrier

Incluez une liste détaillée des échéances de livraison des livrables, en commençant par la sélection du prestataire chargé de cette tâche, la réunion de lancement, la période d’exécution, les étapes de révision, le développement, la mise en œuvre, les tests, la clôture du projet, etc.

9. Normes et tests

S’il existe des critères d’acceptation ou des normes de qualité à respecter, listez-les ici. De même, si des tests du produit doivent être effectués, précisez qui participera à ce processus de validation, quel matériel sera nécessaire et quelles autres ressources seront utilisées.

10. Définir la réussite du projet

Indiquez ce que le commanditaire et/ou les parties prenantes considèrent comme une réussite pour la clôture du projet.

11. Exigences du projet

Dressez la liste de tout autre matériel nécessaire à la réalisation du projet, ainsi que les diplômes ou certifications requis pour les membres de l’équipe. Indiquez également s’il y aura des déplacements ou d’autres exigences du projet non encore mentionnées.

12. Modalités de paiement

Si le budget de projet a été établi, précisez les modalités de paiement et la façon dont elles seront effectuées : en avance, par étapes ou à la fin. Par exemple, vous pouvez effectuer un paiement après l’achèvement d’un jalon ou selon un échéancier fixe, selon ce qui est le plus viable financièrement.

13. Autres éléments

Il y aura d’autres aspects du projet qui n’entrent pas dans les catégories ci-dessus. C’est ici que vous pouvez les inclure afin que tout soit couvert. Par exemple, des questions de sécurité, des restrictions liées au matériel ou aux logiciels, l’indemnisation des déplacements, l’assistance après-projet, etc.

14. Clôture

Cette section détermine comment les livrables seront acceptés, qui les livrera, qui les examinera et qui les validera. Elle traite des tâches administratives finales, en s’assurant que tout est signé, clôturé et archivé.

Exemple de cahier des charges

Nous avons beaucoup parlé du cahier des charges, mais un exemple concret peut rendre le sujet plus facile à comprendre. Voyons à quoi pourrait ressembler un cahier des charges dans un scénario réel.

Cahier des charges pour un projet de construction

Pour notre exemple, imaginons à quoi ressemblerait un cahier des charges dans un projet de construction. Nous n’entrerons pas dans les détails, mais esquisserons plutôt un cahier des charges général, construit autour de l’édification d’un bâtiment générique.

Contexte

La première étape consiste à donner un contexte au projet. Fournissez un bref profil de votre entreprise : son historique, son équipe de direction, son domaine d’expertise et, surtout, des projets de construction similaires déjà réalisés. Vous pouvez mentionner d’autres bâtiments que vous avez construits, idéalement des structures comparables.

Objectif

Expliquez maintenant le « pourquoi » du projet. Pourquoi est-il construit ? C’est la question la plus importante, mais elle en entraîne d’autres. Parmi celles auxquelles vous devrez répondre : quels sont les livrables du projet, quel est l’objectif précis et quel retour sur investissement (ROI) est attendu.

Cahier des charges

Le cahier des charges est un résumé du périmètre du projet, c’est-à-dire tout ce qui doit être réalisé. Vous devrez tout lister : élaboration des plans, préparation du site, préconstruction, charpente, cloisons sèches, électricité et plomberie, CVC, etc. Décrivez également le matériel et les logiciels nécessaires. Enfin, n’oubliez pas d’inclure les résultats attendus, le calendrier, la durée et les étapes nécessaires pour passer du début à la fin.

Lieu

Évidemment, un bâtiment existe dans un lieu précis. C’est ici que vous indiquerez l’emplacement de la construction, le matériel requis (y compris les logiciels pour préparer le site) et tout ce qui est nécessaire sur place — échafaudages, signalisation, etc. — pour garantir la sécurité et le respect des normes.

Calendrier du projet

Vous avez évoqué une chronologie, mais ici vous devez rédiger un véritable calendrier de projet. Celui-ci doit inclure tous les livrables, les dates de début et de fin de chaque tâche, ainsi que les membres de l’équipe, sous-traitants, fournisseurs et autres intervenants responsables de la construction. Mentionnez toutes les étapes du projet, de la réunion de lancement à la livraison finale.

Livrables du projet

Vous avez déjà mentionné les livrables dans le cahier des charges, mais cette section sert à les détailler davantage. Cela inclut la description de chaque livrable et sa date de livraison.

Jalons du projet

Utilisez les jalons pour découper la chronologie en phases. Un jalon peut marquer le début ou la fin d’une phase du projet. Mais les jalons de projet peuvent aussi correspondre à des livrables majeurs. C’est un outil précieux pour informer les parties prenantes et suivre l’avancement.

Tâches du projet

Les tâches sont les petites unités de travail qui composent les étapes principales du périmètre du projet. Elles sont détaillées et regroupées dans chaque phase. Ici, vous devez lister toutes les tâches de construction, depuis les plans jusqu’à l’évacuation des déchets du chantier.

Critères de réussite

Il est important de définir des critères pour mesurer la réussite du projet. La réussite est définie par le maître d’ouvrage, mais l’entrepreneur principal doit pouvoir démontrer cette réussite et prouver que le projet avance comme prévu.

Exigences du projet

Toutes les exigences spécifiques au projet de construction doivent être listées ici. Cela peut aller des diplômes requis pour certains ouvriers qualifiés aux certifications et obligations réglementaires.

Modalités de paiement

Précisez le type de contrat de construction et comment il détermine le paiement des travaux réalisés : versements, fréquence, modalités de livraison, etc.

Cet exemple de cahier des charges illustre comment ce document est utilisé en gestion de projet. Vous pouvez télécharger notre modèle gratuit de cahier des charges pour créer un document adapté à votre projet. Nous proposons également des dizaines de modèles gratuits de gestion de projet que vous pouvez utiliser pour planifier, programmer, suivre et gérer vos projets.

Documents liés au cahier des charges

Un cahier des charges est l’un des nombreux documents de gestion de projet dont vous aurez besoin pour piloter vos projets. Voici quelques documents étroitement liés à un cahier des charges.

• Accord-cadre de services : Un contrat qui définit les conditions générales régissant les futures transactions et accords entre deux parties. L’accord-cadre de services comprend des termes de base qui peuvent être adaptés dans de futurs accords juridiques. Utilisez un accord-cadre de services pour établir une relation avec un client ou un fournisseur, puis un cahier des charges pour chaque projet.
• Acte de constitution du projet : Un acte de constitution fournit une vue d’ensemble du projet. Il inclut, entre autres, les objectifs, les parties prenantes, les buts et le périmètre du projet. C’est un document très utile pour vous aider à rédiger un cahier des charges.
• Structure de découpage du projet : Une structure de découpage du projet (SDP) est un outil de gestion de projet qui permet de décomposer le périmètre en tâches, livrables, jalons et phases. C’est une représentation visuelle de tout le travail nécessaire à la réalisation du projet.
• Demande de proposition : Une demande de proposition (DP) est utilisée pour rechercher des fournisseurs et prestataires capables de fournir les produits et services nécessaires. La DP donne une vue d’ensemble du projet pour que les candidats comprennent ce qui est attendu d’eux. Une fois le fournisseur choisi, l’étape suivante est de lui transmettre un cahier des charges avec des informations détaillées.

Comment ProjectManager peut améliorer votre cahier des charges

ProjectManager propose une suite d’outils de gestion de projet qui peuvent vous aider à élaborer un cahier des charges reflétant fidèlement le projet à venir. Pour commencer, vous pouvez utiliser notre Gantt pour lister les tâches que vous identifiez pour le projet.

Planifiez et programmez les tâches avec des diagrammes de Gantt

Le diagramme de Gantt en ligne offre les bases d’une chronologie visuelle et la possibilité de lier les dépendances afin d’éviter les goulets d’étranglement et de définir des jalons. Attribuez des coûts aux tâches et visualisez vos coûts planifiés pour l’ensemble du projet ou pour certaines phases. Vous pouvez utiliser l’outil de chemin critique pour savoir quelles tâches peuvent être ignorées si nécessaire et définir la ligne de base une fois votre calendrier et votre budget établis. Cela vous permet de suivre en temps réel si vous respectez vos délais et votre budget. ProjectManager offre les fonctionnalités dont vous avez besoin et plus encore, avec une valeur ajoutée supérieure à la concurrence.

Comme vous pouvez le voir, utiliser notre logiciel de diagramme de Gantt peut grandement contribuer à élaborer un cahier des charges précis pour votre projet. Cette précision est essentielle pour les parties prenantes lorsqu’il s’agit de livrer le travail défini.

Suivez l’avancement, les coûts et les calendriers avec des tableaux de bord en temps réel

Le tableau de bord de ProjectManager suit en temps réel l’avancement, les coûts et la charge de travail afin que vous puissiez contrôler l’exécution de votre cahier des charges et vérifier rapidement si votre équipe respecte les délais et le budget. De plus, les diagrammes de Gantt et les tableaux kanban intègrent des fonctionnalités de gestion des risques et des ressources pour un meilleur suivi de projet.

Le cahier des charges est un document fondamental de tout projet. Une fois créé et approuvé, vous devrez élaborer un plan et le mettre en œuvre. C’est là qu’intervient ProjectManager. Notre logiciel de gestion de projet en ligne fournit des données en temps réel pour vous aider à gérer et suivre votre cahier des charges. Testez-le dès maintenant avec notre essai gratuit de 30 jours.