Avant de commencer un projet, il est essentiel de disposer d’un cahier des charges. Il détaille chaque étape du processus, des activités et livrables au calendrier. Saisissez toutes ces informations dans notre modèle gratuit de cahier des charges pour Word.

Pour télécharger ce modèle gratuit de cahier des charges, cliquez sur l’image ci-dessous

Pourquoi utiliser un modèle de cahier des charges ?

Un cahier des charges est un accord juridiquement contraignant entre un client et un fournisseur, un prestataire de services ou toute partie exécutant un projet. Il définit essentiellement la portée du projet et les conditions convenues avant le lancement du projet.

Considérez le modèle de cahier des charges comme un récipient destiné à recueillir tous les éléments pertinents d’un projet. Il met en évidence chaque aspect de la portée du projet, tels que les activités, livrables et jalons, mais définit également le calendrier et les critères d’acceptation sur lesquels le projet sera mené et achevé.

Le cahier des charges est le « grand-père » des documents de projet, car c’est le premier que vous allez créer. Il montrera votre plan et la manière dont vous l’exécuterez. Oui, il contient autant de détails. Plus vous remplissez notre modèle de cahier des charges en détail, plus votre projet sera fluide.

La création d’un cahier des charges peut sembler une tâche ardue, c’est pourquoi disposer d’un modèle pour définir les phases et tâches est si important. Il vous offre un filet de sécurité afin de ne rien oublier de ce qui constitue la portée du projet. Un cahier des charges peut varier selon l’industrie et les caractéristiques spécifiques d’un projet. Toutefois, notre modèle gratuit peut vous aider à concevoir votre propre format de document.

Au fur et à mesure que le projet avance, associez votre cahier des charges à un logiciel de gestion de projet que toute l’équipe peut utiliser pour gérer son travail et rester synchronisée. ProjectManager propose un diagramme de Gantt interactif avec des coûts planifiés, des efforts planifiés et un suivi en temps réel dès le début du projet. Pour éviter les conflits et les erreurs de communication, personnalisez vos paramètres de sécurité afin que les membres de l’équipe puissent travailler sur leurs tâches sans modifier le plan du projet. Essayez-le vous-même avec un essai gratuit de 30 jours.

Qui doit utiliser un modèle de cahier des charges ?

Plusieurs postes dans différents services et secteurs peuvent tirer profit de ce modèle de cahier des charges, mais il impacte aussi les équipes dans leur ensemble. En gestion de programme et en opérations, le chef de projet en est l’utilisateur principal puisqu’il définit la portée, les livrables et le calendrier. Cependant, un directeur de programme, un directeur des opérations, un responsable des contrats ou un responsable des achats peuvent également l’utiliser pour gérer des contrats ou superviser des améliorations de processus. En retour, les équipes comprennent mieux les objectifs du projet.

Un chef de projet informatique peut utiliser le cahier des charges pour superviser des déploiements de réseau, des programmes de développement logiciel et des projets de cybersécurité. En marketing, un directeur marketing ou un directeur commercial peut utiliser ce document pour encadrer des campagnes marketing ou des accords commerciaux complexes.

L’importance d’un cahier des charges en gestion de projet

La première et la plus évidente raison pour laquelle un cahier des charges est important est qu’il fournit une vue d’ensemble détaillée du projet, définissant ce qui a été convenu entre le client et le fournisseur impliqués. Pour vous, en tant que chef de projet, c’est comme une carte qui vous montre le terrain sur lequel vous allez bientôt évoluer. L’un des principaux avantages d’un cahier des charges détaillé est qu’il minimise le risque de dérive de la portée.

Ce modèle de cahier des charges pour Microsoft Word est un excellent outil de communication qui peut être partagé avec toutes les personnes associées au projet afin qu’elles soient informées. Cela inclut bien sûr votre équipe, mais aussi les prestataires externes qui pourraient être engagés pour contribuer au travail. Un cahier des charges n’est pas la même chose qu’une charte de projet, qui est principalement destinée aux parties prenantes.

Le cahier des charges est également essentiel pour le chef de projet. C’est le cadre sur lequel cette personne peut s’appuyer pour mener le projet à bien. Il peut aider à résoudre, voire à éviter les conflits entre le client et le fournisseur, car il constitue un document de référence auquel chacun peut se reporter pour déterminer la marche à suivre.

Comment rédiger un modèle de cahier des charges

Lorsque vous préparez un cahier des charges, ne vous précipitez pas. N’attendez pas non plus la dernière minute. Accordez-vous suffisamment de temps pour préparer votre document, afin de pouvoir le relire. Assurez-vous qu’au moment de la livraison, vous avez produit le meilleur cahier des charges possible. Vous en aurez besoin. Voici quelques conseils utiles pour remplir votre modèle de cahier des charges.

Restez clair et utilisez une liste de contrôle

Rédiger, c’est communiquer, et votre rédaction doit être simple et directe pour le lecteur du cahier des charges. Évitez le jargon et la voix passive. Utilisez des verbes et des phrases courtes et affirmatives. Elles captent l’attention du lecteur et facilitent la compréhension.

Vous devez inclure tous les éléments pertinents dans ce modèle de cahier des charges, et il est donc recommandé d’ajouter une liste de contrôle. Il y a beaucoup d’informations à couvrir et oublier quelque chose peut causer des problèmes plus tard dans le projet. Vous pouvez également utiliser une structure de découpage du travail en complément de ce modèle pour être sûr de ne rien omettre.

Soyez flexible et anticipez les changements

Utiliser un modèle de cahier des charges accélère le processus, mais rappelez-vous qu’aucun document n’est identique. Ils partagent toutefois de nombreux éléments communs. Vous pouvez télécharger plusieurs variations de notre modèle de cahier des charges pour les adapter aux différents projets de votre organisation et gagner du temps.

Il est également utile d’anticiper les changements qui surviendront dans tout projet lors de la rédaction du cahier des charges. Vous pouvez ainsi préparer un formulaire de demande de changement en même temps que le cahier des charges. Indiquez le type de changements acceptés par les parties prenantes ainsi que la structure que vous utiliserez pour évaluer le coût et le temps nécessaires à leur mise en œuvre.

Identifiez les parties prenantes et comment les contacter

En parlant de changements, vous devez disposer d’une liste de parties prenantes et de personnes impliquées dans le projet ayant l’autorité d’approuver ces modifications. Il y aura des enjeux techniques et juridiques, des mises à jour du projet et des validations de diverses activités. Le fait d’avoir défini à l’avance qui peut prendre ces décisions vous permettra de gérer un projet plus efficacement.

Enfin, n’oubliez pas d’être explicite sur les détails tels que la portée, le temps, les ressources, l’effort, etc. Si vous pouvez illustrer vos propos avec des images, faites-le. Bien qu’il faille éviter le jargon, il est parfois nécessaire d’être technique. Dans ce cas, assurez-vous d’expliquer la terminologie. Faites relire votre brouillon par d’autres avant de le soumettre.

Que doit inclure un modèle de cahier des charges ?

Comme indiqué, un cahier des charges est un document très détaillé, et ces détails varient en fonction du type de projet. Cependant, la plupart des projets partagent certaines parties fondamentales. Notre modèle de cahier des charges pour Microsoft Word inclut tous ces éléments :

• Introduction : Présentez de manière générale le projet : en quoi consiste-t-il, qui y participe, qui le dirige, etc.
• Contexte : Donnez quelques informations de contexte sur votre projet. Expliquez brièvement l’organisation et ses besoins.
• Objectif : Présentez la finalité du projet, en commençant par un énoncé de l’objectif puis en répondant à des questions comme : quels sont les livrables, objectifs, ROI, etc. ?
• Portée du projet : Le travail à réaliser, y compris le matériel et les logiciels nécessaires ainsi que le processus utilisé. Incluez les résultats attendus, le temps requis et les étapes générales à suivre.
• Lieu : Indiquez l’endroit où le travail est réalisé, qu’il s’agisse d’un site central ou à distance, en précisant quels équipements et logiciels seront utilisés et où.
• Calendrier : Liste des livrables en se concentrant sur leurs délais et la personne ou le prestataire responsable, couvrant toutes les étapes de l’amorçage à la clôture.
• Livrables : Détaillez les livrables et précisez leurs échéances.
• Jalons : Définissez la chronologie du projet du début à la fin, en incluant toutes les échéances. Les jalons permettent de diviser le projet en parties plus faciles à gérer.
• Tâches : Décomposez la portée du projet en tâches spécifiques. Soyez précis, mais vous pouvez aussi regrouper ces tâches en jalons et en phases.
• Plan de reporting et de communication : Mettez en place un système de suivi et de reporting de l’avancement, ainsi qu’un moyen de le communiquer efficacement aux parties prenantes et aux membres de l’équipe.
• Normes et tests : Indiquez les normes auxquelles le projet doit se conformer. Mentionnez également les tests requis, qui les effectue, le processus et les outils nécessaires.
• Définition du succès : Décrivez ce que représente la réussite du projet. Cette définition est validée par le commanditaire ou les parties prenantes.
• Exigences : Recueillez ici les équipements, diplômes ou certifications, temps de déplacement et autres conditions nécessaires à la réalisation du projet qui n’ont pas déjà été listés.
• Paiement : Précisez les paiements liés au projet et leur mode de versement.
• Autres : Tout ce qui n’est pas couvert ci-dessus, comme les enjeux de sécurité, les restrictions, l’assistance post-projet, etc., doit être indiqué dans cette section.
• Clôture : Indiquez comment les livrables seront acceptés, qui les livrera, les examinera et les validera, en veillant à ce que tous les documents soient approuvés.

Exemples d’utilisation d’un modèle de cahier des charges

Un cahier des charges est un document polyvalent que les professionnels de nombreux secteurs peuvent utiliser. Voici quelques exemples courants d’utilisation d’un modèle de cahier des charges pour Word.

Cahier des charges en construction

Les projets de construction nécessitent la gestion des entrepreneurs et des sous-traitants. Un modèle de cahier des charges dans le domaine de la construction permet de définir la portée des travaux pour le développement d’infrastructures, les projets de bâtiment ou les projets de conception technique. Il précise les travaux à réaliser, les matériaux à utiliser, les spécifications techniques, etc.

Cahier des charges en fabrication

Qu’il s’agisse de fabrication sur mesure, d’améliorations de processus ou d’installation d’équipements, un projet de fabrication peut tirer profit d’un cahier des charges, car ces projets sont souvent précis et complexes. Ce document permet de définir les spécifications et livrables de fabrication afin que l’équipe projet sache à quoi s’attendre.

Cahier des charges pour services professionnels

De nombreuses sociétés de services professionnels, comme le conseil en marketing ou le conseil en management, peuvent bénéficier de l’utilisation d’un cahier des charges. Il fournit aux clients une portée claire et des conditions convenues pour les livrables attendus, tels qu’un nouveau site web, des rapports d’analyse de marché ou des plans stratégiques.

Cahier des charges en informatique

Les projets informatiques s’appuient fortement sur un cahier des charges pour définir les limites du projet, en précisant ce qui est inclus et ce qui est exclu. Il décrit les résultats attendus, tels que des applications logicielles, des installations matérielles ou de la documentation. Ainsi, l’équipe informatique comme le client comprennent mieux les objectifs et attentes du projet.

Cahier des charges pour la planification d’événements

En planification d’événements, une société spécialisée peut utiliser un cahier des charges pour définir en détail la portée des services qu’elle fournira à ses clients. Cela inclut le budget, le calendrier, les jalons, la planification des imprévus et la gestion des prestataires.

Comment utiliser un modèle de cahier des charges pour Word

Commencez par télécharger le modèle ci-dessus. Ensuite, remplissez les cases appropriées pour collecter toutes les informations relatives à votre projet. Si vous devez ajouter des lignes, appuyez simplement sur Entrée en dehors de la case. Pour ajouter des colonnes, cliquez avec le bouton droit sur la case, sélectionnez « insérer » et choisissez l’endroit où vous souhaitez placer la colonne supplémentaire.

Un modèle de cahier des charges ne peut aller que jusqu’à un certain point pour la réussite d’un projet. Bien qu’utile, il reste un document Word autonome qui ne fait que décrire le travail à réaliser. Pour de meilleurs résultats, transformez votre cahier des charges en liste de tâches dans Excel et importez-la dans un logiciel de gestion de projet. ProjectManager permet d’importer facilement des fichiers Microsoft Project, Excel et CSV, qui sont ensuite intégrés dans un nouveau projet, vous donnant accès à une multitude d’outils pour gérer plus efficacement.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui vous aide à contrôler chaque aspect du cahier des charges que vous avez créé. Il vous permet de planifier, d’exécuter et de suivre l’avancement en temps réel. Des tableaux kanban pour visualiser le flux de travail aux diagrammes de Gantt en ligne pour collaborer en temps réel, utilisez ProjectManager pour votre prochain projet. Essayez-le gratuitement avec cet essai de 30 jours.