Les chefs de projet consacrent beaucoup de temps et d’efforts à étudier la viabilité de leur projet. Mais tout ce travail est inutile s’ils ne communiquent pas l’objectif du projet à leur équipe et à leurs clients. C’est pourquoi une réunion de lancement est si importante.

Une réunion de lancement met tout le monde sur la même longueur d’onde. L’équipe et le client connaissent l’énoncé de mission, l’énoncé de vision et le plan de projet. Tout cela fait partie de l’ordre du jour de la réunion et garantit que l’équipe de projet commence du bon pied.

Qu’est-ce qu’une réunion de lancement de projet ?

La réunion de lancement de projet communique les objectifs et buts du projet afin de s’assurer que l’équipe et le client comprennent clairement ce qu’ils doivent faire dans le cadre du projet.

Cette activité fait partie de la phase d’initialisation du projet. Une réunion de lancement est généralement dirigée par le chef de projet. Souvent, il y a une réunion de lancement interne avec uniquement l’équipe, suivie d’une réunion externe de lancement qui inclut le client, le sponsor ou les parties prenantes du projet.

Lors de la réunion, le chef de projet explique le périmètre du projet, les informations de contexte et la ligne de temps de projet à l’équipe. Une réunion de lancement doit donner le ton approprié au projet lorsqu’il passe aux phases d’exécution, de suivi et de contrôle. Une réunion de lancement bien menée peut conduire à la réussite du projet.

Quel est l’objectif d’une réunion de lancement ?

Une réunion de lancement est principalement utilisée pour mettre l’équipe de projet sur la même longueur d’onde. Dans cette réunion, les chefs de projet expliquent les objectifs communs à garder à l’esprit pendant que l’équipe exécute ses tâches. Elle prépare la réussite du projet.

La réunion de lancement permet également au chef de projet de présenter l’équipe. Chacun doit savoir avec qui il travaille et quelles sont ses responsabilités. Cela évite les conflits ultérieurs qui pourraient retarder le travail et menacer la ligne de temps du projet.

L’équipe peut poser des questions au chef de projet jusqu’à ce qu’elle comprenne clairement ce qui est attendu d’elle avant que le projet commence. Comme cette réunion se déroule en personne, et non par e-mail ou documents partagés, vous réduisez les risques de mauvaise communication. Cela permet d’éviter l’élargissement du périmètre par la suite.

Beaucoup d’informations ont été partagées lors de la réunion de lancement, y compris le logiciel de gestion de projet que l’équipe utilisera. ProjectManager est un outil de gestion de projet en ligne avec un stockage de fichiers illimité pour centraliser les documents et les rendre facilement accessibles à l’équipe. Elle peut utiliser plusieurs vues de projet pour joindre les documents pertinents à ses tâches afin de rester sur la bonne voie. Essayez ProjectManager gratuitement dès aujourd’hui !

Qui doit participer à la réunion de lancement ?

Une réunion de lancement de projet inclut généralement les principaux parties prenantes. Parmi elles, on retrouve le chef de projet, les membres de l’équipe, le client ou les utilisateurs, les responsables de département ou décideurs, les gestionnaires d’entreprise, les actionnaires et les régulateurs.

Exemple d’ordre du jour d’une réunion de lancement

Une réunion de lancement varie selon le type de projet. Certaines sont plus structurées et formelles, le chef de projet préparant beaucoup de choses avant la réunion. Les projets plus petits peuvent avoir une réunion de lancement sans démonstration ni présentation.

Une chose est commune, quel que soit le type de réunion de lancement : l’ordre du jour. Le plus souvent, l’ordre du jour inclut les éléments suivants, tous essentiels à une réunion de lancement réussie.

1. Contexte, buts et objectifs du projet

Faisant partie de la proposition de projet, le contexte du projet est un historique de celui-ci et de sa raison d’être. Il montre les recherches qui ont conduit à son approbation et pourquoi le projet est nécessaire.

Cela inclut le pourquoi, où et comment de l’exécution du projet. Vous avez détaillé la situation actuelle, le problème et la façon dont le projet le résout. Tout cela est étayé par des données fiables.

Le contexte du projet est utilisé dans une proposition de projet pour obtenir l’approbation des parties prenantes. Il aide aussi à replacer le projet dans son contexte lors de la réunion de lancement.

2. Aperçu du périmètre du projet

L’aperçu du périmètre du projet est une description détaillée du travail que votre équipe doit réaliser pour mener le projet à bien. Les termes de ce travail sont définis par la ligne de temps du projet et le budget du projet.

En comprenant les objectifs et exigences nécessaires à la réalisation, les chefs de projet peuvent prévoir plus précisément les coûts et délais. En expliquant le périmètre à l’équipe, elle comprend mieux les contraintes liées aux tâches qu’elle doit exécuter.

3. Aperçu du budget du projet

La réunion de lancement permet à toutes les personnes impliquées de comprendre le budget du projet. Elles seront informées du budget, des objectifs, de la ligne de temps et des stratégies. C’est aussi l’occasion de discuter des problèmes ou défis potentiels qui pourraient survenir pendant l’exécution. Cela augmente les chances de terminer le projet dans les délais et sous budget.

4. Aperçu de la ligne de temps du projet

Les livrables du projet sont présentés sur une ligne chronologique, qui sert de feuille de route. C’est la colonne vertébrale de tout calendrier de projet et elle doit inclure au minimum les jalons, les tâches, les dépendances et les dates d’échéance.

L’aperçu de la ligne de temps est essentiel pour l’équipe, car elle devra respecter ces délais et produire ces livrables. Ces informations doivent être clairement communiquées. Aucun membre de l’équipe ne doit avoir de doute sur ce qui doit être fait.

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5. Aperçu de la gestion des risques

Lors de l’élaboration du plan de projet, le chef de projet doit aussi développer un plan de gestion des risques. Il s’agit d’analyser les risques pouvant survenir pendant le projet, puis de déterminer les mesures nécessaires pour y répondre.

Vous hiérarchisez les risques selon leur impact. C’est ainsi que vous développez une stratégie de mitigation, qui inclut la personne responsable de chaque risque s’il se produit. L’équipe doit savoir qui est responsable de chaque risque et réagir rapidement.

6. Aperçu de la gestion du changement

La gestion du changement fournit une structure pour traiter les changements qui surviennent pendant le projet. Ceux-ci peuvent être internes ou externes. Présenter la gestion du changement lors d’une réunion de lancement montre la planification et la préparation, la communication, l’implication des parties prenantes, la formation et le développement ainsi que le suivi et l’évaluation du processus. Cela permet de comprendre le cadre afin que le changement soit géré efficacement.

7. Plan de communication du projet

Le plan de communication du projet décrit comment l’équipe communiquera les informations importantes avec les parties prenantes tout au long du projet. Le chef de projet l’élabore et le présente lors de la réunion de lancement pour s’assurer que tout le monde le comprend.

8. Rôles et responsabilités

Le chef de projet est responsable de la définition des rôles et responsabilités de l’équipe de projet. Cela signifie la fonction de chaque membre, les tâches qui lui sont attribuées et les responsabilités de son rôle au sein de l’équipe et du projet.

C’est en quelque sorte une description de poste. Elle doit être transmise à l’équipe lors de la réunion de lancement. Elle fournit un aperçu du poste, une liste de responsabilités et les autorisations de la personne. Y figure également la personne à qui elle doit rendre compte, afin d’assurer une chaîne de commandement claire.

9. Méthodes et outils de gestion de projet

Il existe de nombreuses façons de gérer un projet. Cela inclut une méthodologie plus traditionnelle comme le cycle en V, une approche agile itérative ou un hybride qui relie différents styles de gestion du travail. Vous devez également choisir un outil de gestion de projet adapté à la méthodologie utilisée.

L’équipe doit savoir comment le projet est géré et quel est son rôle, y compris l’outil logiciel qu’elle utilisera. Dans certains cas, une période de formation est nécessaire pour familiariser l’équipe avec la méthodologie et l’utilisation des outils. Tout cela est abordé lors de la réunion de lancement.

10. Critères de réussite du projet

Les critères de réussite d’un projet sont les normes ou principes qui définissent ce qui doit être accompli en termes mesurables pour satisfaire les clients, parties prenantes et utilisateurs finaux. Lors de la réunion de lancement, les critères de réussite du projet sont expliqués afin que tout le monde soit aligné, ce qui favorise une meilleure collaboration et augmente les chances de succès.

Comment mener une réunion de lancement de projet

Cela fait beaucoup d’informations à transmettre à l’équipe. Comment s’assurer que chacun quitte la réunion avec ces connaissances bien acquises ? Voici quelques conseils pour mener une réunion de lancement avec succès :

• Préparer : Vous avez minutieusement recherché et documenté le projet pendant la phase d’initialisation pour convaincre vos parties prenantes, vous devez maintenant faire de même pour l’équipe. Cela inclut de s’assurer que tout le monde est présent, de désigner quelqu’un pour prendre des notes à partager plus tard et de disposer d’un ordre du jour pour ne rien oublier d’essentiel.
• Vous présenter et présenter l’équipe : C’est la première fois que toute l’équipe est réunie, prenez donc le temps de vous présenter et de laisser chacun se présenter. Il est judicieux de prévoir un moment pour quelques questions brise-glace afin de faciliter les liens nécessaires à une meilleure collaboration.
• Définir le projet : Assurez-vous que l’équipe comprend bien l’objectif du projet et comment l’énoncé de mission s’aligne avec les objectifs de l’entreprise. Prenez le temps de répondre aux questions éventuelles pour garantir la compréhension de tous.
• Distribuer le plan de projet : Le plan de projet doit être remis aux participants lors de la réunion, incluant le budget et la ligne de temps, mais vous pouvez maintenant le passer en revue en détail et vous assurer que chacun comprend les informations principales, comme la ligne de temps, les jalons clés et les livrables.
• Définir le périmètre du projet : Assurez-vous que l’équipe connaît le périmètre et les informations clés. Cela aide à éviter l’élargissement du périmètre en gérant les attentes de l’équipe.
• Partager les rôles et responsabilités : Si l’équipe a déjà travaillé ensemble, cette étape peut être moins importante, mais pour les nouvelles équipes, il est essentiel de comprendre leurs relations mutuelles.
• Expliquer la source unique de vérité : Fournissez un espace centralisé avec des données en temps réel pour que chacun sache à tout moment où en est le projet et quelle est sa contribution.
• Questions, prochaines étapes et listes de tâches : Avant de conclure, ouvrez la discussion pour des questions afin de clarifier ce qui a été partagé. Expliquez également ce qui va suivre, y compris toute liste de tâches après la réunion. Notre modèle gratuit de suivi des actions peut vous aider.

Défis d’une réunion de lancement

Une réunion de lancement est importante, mais pas facile. L’un des défis est de ne pas avoir d’objectifs clairs. Le but et les objectifs de la réunion doivent être bien définis. Une mauvaise communication compromettra son efficacité. Le chef de projet doit donc être un bon communicant.

Le chef de projet doit également bien préparer la réunion. C’est la première fois que tout le monde se réunit pour découvrir le projet. Il doit encourager une participation équilibrée des participants. Enfin, n’oubliez pas d’aborder les risques du projet, que chacun doit être prêt à identifier et à traiter rapidement.

Prochaines étapes après votre réunion de lancement

Ces prochaines étapes sont un tremplin important après la réunion de lancement pour mettre l’équipe en action. C’est le moment où commence la phase d’exécution du projet. C’est un jalon qui a probablement été noté dans le plan de projet.

Bien qu’il y ait de nombreuses réunions tout au long du projet, la réunion de lancement est unique car elle rassemble toute l’équipe. Il est peu probable que tout le monde soit réuni à nouveau en même temps et au même endroit. C’est pourquoi il est si important d’avoir le bon logiciel de gestion de projet.

Comme indiqué plus haut, une source unique de vérité est essentielle pour garder l’équipe connectée. Elle doit être mise à jour en temps réel et offrir une transparence sur le processus. Cela signifie que chacun sait ce que font les autres et quelle est sa place dans le projet. C’est le meilleur moyen d’éviter les blocages, de ne pas gêner d’autres membres de l’équipe et de garder le projet sur la bonne voie.

Comment ProjectManager peut aider après votre réunion de lancement

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui planifie, suit et génère des rapports en temps réel pour aider les équipes hybrides à mieux collaborer et atteindre les objectifs du projet. ProjectManager est conçu avec plusieurs vues de projet qui permettent aux équipes de travailler comme elles le souhaitent, quel que soit leur niveau d’expertise, leur emplacement ou leur méthodologie.

Planifier avec des diagrammes de Gantt interactifs

Les responsables disposent des fonctionnalités nécessaires pour planifier la mission du projet sur des diagrammes de Gantt interactifs qui organisent les tâches, lient les dépendances et ajoutent des jalons. Ils peuvent également filtrer le chemin critique et définir une référence de base pour suivre les écarts en temps réel. Le plan peut ensuite être partagé avec l’équipe et les parties prenantes pour que tout le monde sache ce qu’il doit faire et comment cela s’intègre dans l’ensemble.

Gérer le travail sur des tableaux Kanban

Les membres de l’équipe peuvent utiliser la liste des tâches, le calendrier ou la vue tableau kanban pour gérer leur travail et rester productifs. Les tableaux kanban visualisent le flux de travail pour les équipes agiles qui doivent gérer leur backlog et planifier leurs sprints. Les responsables obtiennent en parallèle une visibilité sur le processus et peuvent réaffecter les ressources si nécessaire pour éviter les blocages et retards coûteux.

Suivre la performance en temps réel

L’avancement et la performance sont toujours affichés sur des tableaux de bord en direct. Aucune configuration chronophage n’est nécessaire. Les données sont collectées et analysées automatiquement. Elles sont ensuite présentées sous forme de graphiques et tableaux faciles à lire montrant les coûts, le temps et d’autres indicateurs clés.

Tout ce dont vous avez besoin pour passer d’une réunion de lancement à la réussite du projet se trouve dans ProjectManager. Des rapports en un clic qui peuvent être filtrés et partagés aux notifications par e-mail et dans l’application pour tenir tout le monde à jour, en passant par la gestion des ressources et bien plus, ProjectManager est le seul outil de gestion du travail hybride dont vous aurez besoin.

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