Gestionar con éxito negocios, equipos y proyectos significa cumplir con los plazos y mantenerse dentro del presupuesto, y las plantillas y hojas de cálculo de seguimiento en Excel pueden ayudarte a lograrlo. Aunque no son tan dinámicas como un software de gestión de proyectos, las plantillas gratuitas para hacer seguimiento de tareas, tiempo y costos son una excelente forma de comenzar a informar sobre el progreso.
Uso de Excel para hacer seguimiento de proyectos
Los gerentes tienen más control sobre sus proyectos y operaciones con plantillas de seguimiento en Excel. Por su naturaleza cuantitativa, las plantillas de hojas de cálculo de Microsoft Excel son una gran herramienta para hacer seguimiento de métricas llenas de datos. Ya sea un panel de control de KPI para obtener una visión general del progreso o una plantilla de cronograma para organizar visualmente las tareas en un solo lugar, los registros de tareas en Excel pueden ayudarte a entregar a tiempo y dentro del presupuesto. Sin estas herramientas, corres el riesgo de unirte al 78 % de los proyectos que, según se informa, superan el presupuesto.
14 Mejores plantillas de seguimiento de tareas, costos y tiempo para Excel
Hemos recopilado las 14 mejores plantillas de hojas de cálculo de ProjectManager para hacer seguimiento que puedes descargar y usar gratis. ¿Quieres algo más que registros de tareas para Excel? Visita nuestra página de plantillas de gestión de proyectos donde hemos creado plantillas gratuitas para Excel y Word.
1. Plantilla de panel de proyecto
Un panel de control es la manera de llevar un registro de tu trabajo, incluyendo el tiempo dedicado a las tareas, lo que estás gastando y si avanzas según lo planeado. La plantilla de panel de proyecto gratuita de ProjectManager para Excel te ofrece una visión general de cómo estás haciendo tu trabajo. Esta información es vital para saber si estás gastando de más o si vas retrasado en tu cronograma.
La plantilla gratuita de panel de control de ProjectManager tiene varios widgets que monitorean métricas en tu trabajo. Por ejemplo, hay un gráfico de tareas codificado por colores que muestra si tus tareas están completas, en progreso, no iniciadas o atrasadas. También hay un gráfico de carga de trabajo para gestionar equipos y asegurarse de que su carga esté equilibrada.
Hay otro gráfico de tareas que mide la duración de las tareas, lo cual es útil para ver qué se completa a tiempo y qué tarda demasiado. Por último, hay un gráfico de barras de costos para ayudarte a mantenerte dentro del presupuesto.
Esta plantilla de panel de control en Excel puede gestionar tu trabajo, pero es un documento estático que debe actualizarse manualmente. Un software de gestión de proyectos automatiza ese proceso. ProjectManager es mejor que las plantillas de hojas de cálculo en Excel porque ayuda a acumular datos en tiempo real, procesarlos y mostrarlos. Además, está lleno de funciones de planificación y colaboración como diagramas de Gantt, listas de tareas, informes y más. Empieza gratis con ProjectManager hoy mismo.
No todo el software de gestión de proyectos ofrece los mismos paneles de control. El panel de control de proyectos de ProjectManager viene equipado con las funciones de gestión de proyectos adecuadas para ayudarte a hacer seguimiento del tiempo, las tareas, los costos y más.
2. Plantilla de seguimiento de tareas
La plantilla de seguimiento de tareas gratuita para Excel de ProjectManager puede organizar y registrar tu trabajo. Es similar a una lista de tareas, donde solo necesitas agregar el trabajo y gestionarlo. Tener una lista de tareas es el primer paso para controlar tu trabajo.
Esta hoja de cálculo de registro de tareas captura los detalles de tu plan de trabajo. Agrega el nombre de la tarea e incluye las tareas dependientes. Puedes asignarla a ti mismo o a alguien de tu equipo.
Luego, establece la prioridad y cuándo esperas finalizar. Por último, hay una columna para marcar su estado, lo cual es esencial para registrar tu trabajo. Tiene todo lo que necesitas para registrar tus tareas a un nivel básico con una hoja de cálculo de Excel.
3. Plantilla de seguimiento de presupuesto de proyecto
Gestionar los costos en tu trabajo es tan importante como cumplir con los plazos. La plantilla de presupuesto de proyecto gratuita para Excel de ProjectManager te ayuda a mantenerte dentro del presupuesto al registrar los detalles financieros en una sola hoja de cálculo.
Las tareas cuestan dinero, y el presupuesto define los costos de los recursos que emplearás para completar esas tareas. Primero, la plantilla de hoja de cálculo tiene una lista numerada que corresponde a tu estructura de desglose del trabajo (EDT). Luego, hay costos laborales que incluyen horas planificadas vs. reales más el costo por hora. Los materiales se desglosan por unidades y costo por unidad.
También hay espacio para otras partidas en tu presupuesto, que incluyen viajes, equipo, costos fijos y misceláneos. Por último, hay columnas para registrar el costo presupuestado y real de cada partida, y luego un saldo que muestra si la partida está por encima o por debajo del presupuesto.
4. Plantilla de seguimiento de plan de acción
Gestionar el trabajo significa delinear los pasos que debes completar para alcanzar tus objetivos. Usa la plantilla de plan de acción para Excel de ProjectManager para registrar tareas y detallar la estrategia que utilizarás para completar tu trabajo a tiempo y dentro del presupuesto.
Hemos dividido esta plantilla de plan de acción en tres secciones. La primera son los pasos de acción, que indican la prioridad y enumeran las tareas, fases y asignaciones. También hay espacio para anotar el estado de tus tareas y registrar su progreso.
La segunda sección de esta plantilla de Excel es un cronograma, con fechas de inicio y vencimiento, incluidas las horas planificadas. Por último, la tercera sección se centra en los recursos; por ejemplo, qué departamento es responsable de qué tarea, qué materiales se necesitan y cuáles son los costos de los recursos.
5. Plantilla de seguimiento de estado de proyecto
Saber dónde te encuentras en un momento determinado del ciclo de vida del proyecto es la forma de gestionar el tiempo y los costos. Nuestra plantilla de informe de estado de proyecto es una gran herramienta para registrar tu progreso y mantenerte en el cronograma.
Esta plantilla gratuita de informe de estado se compone de cinco secciones: información del proyecto, resumen del estado del proyecto, salud del proyecto, visión general de la gestión de riesgos y una conclusión que incluye recomendaciones para el futuro.
Un informe de estado es fundamental para registrar tu trabajo. Se usa tanto en la gestión de proyectos como en la gestión del trabajo porque ofrece a los gerentes una comparación entre el progreso planificado y el real. También es una herramienta poderosa cuando se presenta a las partes interesadas.
6. Plantilla de seguimiento de riesgos
No importa qué tan bien planificado esté tu trabajo, siempre hay factores desconocidos que pueden afectar tu progreso. Usa la plantilla de registro de riesgos gratuita para Excel de ProjectManager para ayudarte a planificar los riesgos en tu trabajo.
Este registro de riesgos gratuito para Excel tiene columnas para identificar el riesgo y facilitar su registro. Hay una columna para describir el riesgo y explicar cómo afectará al trabajo que realizas si pasa de ser un riesgo a convertirse en un incidente.
Para cada riesgo que identifiques en la plantilla, puedes agregar una respuesta al riesgo, que es la acción que tomarás si el riesgo se materializa. También puedes anotar el nivel de riesgo. Luego, si trabajas en equipo, puedes asignar el riesgo para que un miembro del equipo sea responsable de identificarlo y solucionarlo.
7. Plantilla de seguimiento de cambios
Descarga la plantilla de registro de cambios gratuita para Excel de ProjectManager para gestionar los cambios cuando impactan en la gestión de tu trabajo. Te ayudará a controlar los cambios para que no te hagan trabajar horas extra de más ni incurrir en costos adicionales.
Un registro de cambios en Excel es una de las plantillas más importantes que ofrecemos. Es una plantilla que documenta los cambios cuando ocurren. Puedes numerar los cambios para registrarlos mejor y anotar cuándo surgió el cambio y quién lo descubrió o lo solicitó.
Luego puedes priorizar el cambio, y tú o un miembro del equipo pueden asumir la responsabilidad de verlo hasta su finalización. La hoja de cálculo de Excel registra el cambio desde su detección hasta su resolución y garantiza que ninguna orden de cambio se pierda en el proceso.
8. Plantilla de seguimiento de horas trabajadas
No hay mejor plantilla para registrar el tiempo que dedicas a tus tareas que la plantilla de horas trabajadas gratuita para Excel de ProjectManager. Esta hoja de tiempos es ideal para que tú o los miembros del equipo anoten el tiempo dedicado al trabajo.
Esta plantilla de hoja de tiempo en Excel tiene espacio para tu nombre o el del empleado, su departamento, supervisor y tarifa por hora. La plantilla recopila sus horas, como la hora de inicio y fin de su jornada laboral. Incluso hay un espacio para agregar horas extra y almuerzo.
Luego, se suma el total semanal y se multiplica por la tarifa para mostrar el monto total que se le debe al empleado. Por último, hay una línea para que el empleado firme y el supervisor la revise y la firme, si está correcta.
9. Plantilla de seguimiento de proyectos
Cuando gestionas un portafolio o programa, debes supervisar todos tus proyectos en un solo lugar para tomar decisiones informadas sobre cómo asignar los recursos. Usar nuestra plantilla de seguimiento de proyectos gratuita para Excel te da una visión general de alto nivel de cada proyecto del que eres responsable.
Una vez que descargues la plantilla gratuita de Excel, verás que está formateada con tres proyectos, uno encima del otro. Puedes copiar y pegar para agregar tantos proyectos como necesites. También puedes añadir columnas si necesitas registrar algo que no esté ya en la plantilla.
Cada hoja de proyecto te permite enumerar todas las tareas del proyecto por nombre y descripción, así como si dependen de otra tarea. Hay espacio para agregar quién está asignado a cada tarea. Cada tarea tiene una fecha de inicio y una fecha de finalización planificada, y un costo planificado, con una fecha de finalización real y un costo real para ayudarte a registrar el proyecto.
10. Plantilla de lista de tareas
Todos tienen trabajo por hacer, y realizar ese trabajo de manera eficiente requiere gestión de tareas. En su forma más básica, eso significa tener una lista de tus tareas. Es el primer paso para organizarte. Ahí es donde resulta útil nuestra plantilla de lista de tareas gratuita para Excel.
Una lista de tareas es una herramienta simple pero muy efectiva. Simplemente enumera las tareas que te han asignado o incluso puedes usarla para las tareas del hogar. Luego, querrás darle a cada tarea una fecha de inicio y una fecha de vencimiento. Este es el período o plazo en el que deseas completar el trabajo.
Ahora querrás registrar tu progreso. La plantilla gratuita de lista de tareas muestra el porcentaje completado de cada tarea. Es una sensación satisfactoria ver cómo la celda pasa de 25 por ciento a 100 por ciento. Luego hay una columna para anotar el progreso. Antes de que te des cuenta, tu trabajo estará terminado.
11. Plantilla de seguimiento de inventario
Si eres fabricante o tienes una empresa con existencias que necesitas para operar, entonces necesitas nuestra plantilla de inventario gratuita para Excel. Úsala para evitar retrasos en la producción al registrar lo que tienes almacenado.
Usa esta plantilla gratuita para registrar el nivel de tu inventario y seguir su rotación. Primero, cada línea está numerada para facilitar encontrar el artículo que buscas. Luego se lista y describe el artículo, con el precio unitario anotado y la cantidad que tienes en stock.
Ahora puedes calcular el precio del inventario, que es el precio unitario multiplicado por la cantidad en stock. Esta plantilla de hoja de cálculo en Excel lo hace automáticamente. Hay una columna para anotar si necesitas reordenar, a qué nivel hacerlo, cuánto tarda en reponerse y cuál debe ser esa cantidad de reorden.
12. Plantilla de seguimiento de horario de trabajo
¿Necesitas ayuda para gestionar tus recursos humanos o la planificación de operaciones? Consulta nuestra plantilla de horario de trabajo gratuita para Excel. Esta plantilla gratuita enumera a todos tus empleados y sus horas de trabajo, incluidas sus responsabilidades, durante un día, una semana o un mes.
Usa la plantilla de horario de trabajo para mantener a tus empleados productivos y ayudarte a registrar la utilización de recursos y la programación. También puedes usarla para priorizar tareas y equilibrar la carga de trabajo de tu equipo, lo que conduce a una mayor productividad y empleados más satisfechos.
Nuestra plantilla gratuita de hoja de cálculo incluye un horario de trabajo semanal y mensual. Ambos enumeran a tus empleados, sus tareas, en qué proyecto están trabajando y luego sus horas, ya sea día a día o a lo largo de un mes. Esto ayudará a la mayoría de las organizaciones e incluso a proyectos a largo plazo.
13. Plantilla de seguimiento de carga de trabajo
Más allá de las tareas, los costos y el tiempo, una de las métricas esenciales que debes registrar es la carga de trabajo. La carga de trabajo registra la asignación de recursos. Usar una plantilla de registro en Excel para calcular la carga de trabajo ayudará a los equipos a trabajar de manera más eficiente y evitar el agotamiento. Descarga esta plantilla de carga de trabajo gratuita para Excel para gestionar la fuerza laboral del proyecto. Identifica la cantidad de trabajo que debe realizarse y determina cómo equilibrar esa carga de trabajo de manera uniforme entre el equipo del proyecto.
Usar este registro de tareas en Excel garantiza que el equipo trabaje a su máxima capacidad y que nadie esté sobreasignado ni infrautilizado. Esto ofrece el mejor rendimiento posible y entregables de la más alta calidad.
14. Plantilla de seguimiento de incidentes
Los incidentes son problemas que surgen mientras ejecutas tu proyecto. Estos incidentes deben identificarse y resolverse rápidamente para mantener el proyecto dentro del cronograma y del presupuesto. Con nuestra plantilla de registro de incidentes gratuita para Excel, tienes las herramientas para monitorear el progreso de la resolución de esos incidentes.
La plantilla gratuita es ideal para registrar riesgos, que se convierten en incidentes si realmente aparecen en tu proyecto. Cuando lo hacen, ya los tienes descritos en la plantilla y también su impacto potencial. A continuación, puedes definir su prioridad, de baja a crítica, lo que te ayuda a determinar qué riesgos necesitan tu atención inmediata.
También hay un lugar para anotar la fecha en que se detectó el incidente por primera vez y cuándo se cerró, así como el miembro del equipo responsable de resolverlo. Por último, la plantilla gratuita indica el departamento que está manejando el incidente y hay una columna para registrar su estado al hacer el seguimiento.
Usa ProjectManager para registrar tiempo, costos y tareas mejor que Excel
Las plantillas y hojas de cálculo de Excel para registrar son excelentes, pero como se ha mencionado, solo pueden hacer hasta cierto punto. ProjectManager es un software de gestión del trabajo en línea que conecta a todos, sin importar dónde trabajen, en qué horario, departamento o nivel de habilidad. Lo hace en tiempo real para garantizar que todos colaboren y trabajen con los datos más recientes.
Rellena automáticamente las hojas de tiempo
Toma como ejemplo las hojas de tiempo. En lugar de que tu empleado complete la hoja de tiempo, las hojas de tiempo de ProjectManager completan automáticamente sus tareas y actualizan el tiempo que han dedicado. Esto agiliza la nómina, pero también ofrece una visión del tiempo que dedican a sus tareas. Así sabrás si cumplen con su cuota. Una vez enviadas, las hojas de tiempo quedan bloqueadas y seguras.
Trabaja de la forma que más te convenga
Las múltiples vistas de proyecto permiten que todos en el equipo trabajen como prefieran. Los gerentes pueden planificar con anticipación en diagramas de Gantt que muestran todas sus tareas en una línea de tiempo. La barra de duración que conecta las fechas de inicio y fin de cada tarea muestra automáticamente el progreso según la parte sombreada. Los equipos pueden usar listas de tareas, tableros kanban o calendarios si lo prefieren, todos actualizados y mostrando el progreso. Ninguna herramienta es más flexible para planificar y registrar el trabajo.
Genera informes con un clic en segundos
Registrar tiempo, costos y más es fácil con los informes de proyecto de ProjectManager. Obtén informes de estado, de tareas, hojas de tiempo, gastos y más. Estos informes convierten datos complejos en informes comprensibles e intuitivos para monitorear el progreso y más. Los informes también pueden filtrarse para ver solo los datos que deseas y luego compartirse para mantener informadas a las partes interesadas.
ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado para equipos. Nuestra herramienta en tiempo real registra tiempo, costos y más para garantizar que siempre cumplas con el cronograma y nunca gastes por encima de tu presupuesto. Únete a las más de 35 000 personas que utilizan nuestro software para registrar tareas, costos y tiempo. Empieza gratis con ProjectManager hoy mismo.