Planificar y asignar tareas a los equipos es solo el comienzo para gestionar un proyecto exitoso. Para asegurarse de que el trabajo se realice según lo programado, los gerentes deben analizar la carga de trabajo del equipo. Sobrecargar a los equipos erosiona la moral y reduce la productividad, mientras que los recursos infrautilizados significan que los equipos no trabajan a su máxima capacidad. Una plantilla de carga de trabajo puede equilibrar la carga para optimizar el rendimiento del equipo. Descarga gratis esta plantilla de carga de trabajo para Excel y gestiona mejor a los equipos del proyecto.

¿Qué es el análisis de carga de trabajo?

El análisis de carga de trabajo es un proceso utilizado en la gestión de equipos que busca distribuir las tareas de manera uniforme entre los miembros del equipo. Esto permite que los equipos trabajen de manera más productiva, garantiza una mejor calidad del trabajo y aumenta la satisfacción de los miembros del equipo.

Al identificar, medir y evaluar la cantidad de trabajo que los miembros del equipo deben realizar, el análisis de carga de trabajo determina cómo equilibrar la carga entre los equipos para evitar la sobreasignación o la infraasignación, que pueden impactar negativamente en el cronograma, presupuesto, calidad y más.

También llamado gestión de la carga de trabajo, los gerentes utilizan este proceso sistemático para sacar el máximo provecho de las habilidades y capacidades de los miembros del equipo, logrando así el mejor rendimiento y entregables de mayor calidad. Por lo tanto, una plantilla de carga de trabajo sirve tanto al proyecto como a las personas que trabajan en él.

Para descargar esta plantilla de carga de trabajo gratuita para Excel, haz clic en la imagen.

 ¿Por qué necesitas una plantilla de carga de trabajo?

Hay varias razones para usar una plantilla de carga de trabajo. En primer lugar, les da a los gerentes una ventaja inicial al mapear la información y permitirles agregar los detalles. Las plantillas son excelentes para ahorrar tiempo y almacenar datos históricos cuando se archivan y se consultan para planificar las futuras necesidades de carga de trabajo del proyecto.

En general, una plantilla de carga de trabajo permite a los gerentes crear una distribución justa de las tareas para que un miembro del equipo no cargue con la mayor parte del trabajo. No equilibrar la carga de trabajo puede provocar agotamiento y afectar negativamente el cronograma del proyecto. A su vez, su presupuesto y la calidad de los entregables también se ven afectados.

Una plantilla de carga de trabajo también puede ayudar a simplificar la previsión de la carga de trabajo. Puede usarse para identificar recursos y obtener una imagen precisa de los recursos disponibles para el proyecto. Esto conduce a una planificación estratégica de la fuerza laboral, analizando patrones de estacionalidad y posibles interrupciones, lo que ayuda a los gerentes a planificar lo inesperado.

Si bien todo esto es cierto, una plantilla de carga de trabajo no es la mejor herramienta para aprovechar al máximo estos beneficios. Las plantillas son útiles hasta cierto punto. Para quienes buscan una solución más robusta para la gestión de la carga de trabajo, el software de gestión de proyectos ofrece una solución más eficiente. ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos y portafolios con gráficos de gestión de carga de trabajo en tiempo real y codificados por colores para que sea fácil ver la asignación de recursos de un vistazo.

Ahora, los usuarios obtienen datos de asignación en tiempo real para ayudarlos a tomar decisiones más informadas. Además, los gerentes pueden establecer la disponibilidad, obtener una visión general de alto nivel de la carga de trabajo de su equipo en paneles de proyectos y portafolios en tiempo real y generar informes personalizables sobre la carga de trabajo y más. Comienza gratis hoy con ProjectManager.

¿Cuándo usar una plantilla de carga de trabajo?

El análisis de carga de trabajo forma parte de la gestión de la carga de trabajo en general y se usa principalmente en dos escenarios. Uno es para optimizar los procesos empresariales y el otro al planificar un proyecto. En el primer caso, la asignación de recursos ayuda a que las operaciones empresariales se desarrollen sin problemas. El análisis de carga de trabajo puede identificar asignaciones incorrectas de recursos, empleados sobrecargados o eventos con exceso de personal, lo que ayuda a resolver problemas presupuestarios y evitar retrasos.

Al planificar proyectos, el análisis de carga de trabajo es esencial para determinar cuántos miembros del equipo se necesitan para cubrir las tareas del proyecto y luego distribuir ese trabajo de manera uniforme entre el equipo. Esto requiere recopilar datos precisos sobre la carga de trabajo mediante el seguimiento del tiempo. Los equipos también deben participar en el proceso y los gerentes revisar y ajustar regularmente el flujo de trabajo a medida que ocurren cambios en el proyecto.

¿Quién debe usar esta plantilla gratuita de carga de trabajo?

Cualquier profesional encargado de gestionar un equipo de empleados encontrará útil una plantilla de carga de trabajo. En la gestión de proyectos, los gerentes de proyecto utilizan una plantilla de carga de trabajo en Excel para identificar a los miembros del equipo que están sobreasignados y luego equilibrar su carga y la del resto del equipo asignando tareas de manera uniforme para mantener los cronogramas del proyecto.

En otros campos, una plantilla de carga de trabajo también puede ser útil. Por ejemplo, los gerentes de recursos humanos pueden usar el análisis de carga de trabajo para determinar si las necesidades de la organización en términos de calidad y cantidad de servicios de recursos humanos están siendo cubiertas. Cualquier organización puede usar una plantilla de gestión de carga de trabajo para identificar cargas desequilibradas, predecir cómo podrían cambiar las cargas, reasignar recursos, informar decisiones de contratación y mejorar el bienestar de los empleados.

¿Cómo usar esta plantilla de carga de trabajo para Excel?

Una vez que descargues la plantilla gratuita de carga de trabajo, personalízala para adaptarla a tus necesidades. La plantilla descargada está configurada para un análisis básico de la carga de trabajo y debería servir para la mayoría de los usuarios que sigan estos pasos.

Enumera los nombres y la tarifa por hora de los miembros del equipo

Para iniciar el proceso de análisis de carga de trabajo, enumera a todos los miembros del equipo que ejecutarán el proyecto. Añade la tarifa por hora de cada persona. Nuestra plantilla gratuita de carga de trabajo tiene filas alternadas en gris y blanco para que sea más fácil de leer, pero los usuarios pueden personalizarla dándole a cada miembro del equipo un color único para que sea más fácil localizarlos en la plantilla. Además, se pueden añadir el departamento y los cargos de los miembros del equipo.

Introduce sus horas totales disponibles por mes

Los miembros del equipo se enumeran, uno por fila, y en esa misma fila hay una columna con su tarifa por hora. Esto se hace para cada mes. Junto a esa columna hay una columna para la disponibilidad de recursos. Es decir, las horas por mes que cada miembro del equipo está disponible para trabajar. Simplemente anota las horas disponibles que cada miembro puede trabajar ese mes en particular para ayudar a asignarles tareas.

Asigna las horas de trabajo a cada miembro del equipo

Ahora, asigna esos recursos. Esto significa enumerar las horas que cada miembro del equipo debe trabajar cada día de la semana en la que está programado. Cada mes enumera a todos los miembros del equipo seguidos de una columna para cada uno de los días de la semana. Bajo la fecha correspondiente, agrega las horas que los miembros del equipo están programados para trabajar.

Monitorea la tasa de utilización de recursos y los costos

La tasa de utilización de recursos son las horas disponibles restantes y los costos laborales de cada persona en el equipo del proyecto que está listada en la plantilla de carga de trabajo. Esto se calcula automáticamente en la plantilla para que los gerentes puedan hacer un seguimiento. La tasa de utilización de recursos mide cuánto tiempo productivo se utiliza del total de tiempo disponible del equipo (aunque también puede calcularse para equipos y espacios de trabajo).

¿Cómo gestionar la carga de trabajo de tu equipo con ProjectManager?

Aunque la plantilla gratuita de carga de trabajo para Excel tiene fórmulas para automatizar acciones, como la tasa de utilización de recursos, los usuarios pueden sentirse frustrados. Esto se debe a que las plantillas, incluso con fórmulas, siguen siendo documentos estáticos que necesitan actualizarse manualmente y son poco eficaces para la colaboración.

Para una experiencia más eficiente que se integra sin problemas con otras herramientas de gestión de proyectos, aprovecha la prueba gratuita de 30 días que ofrece ProjectManager. Al utilizar un software de gestión de proyectos y portafolios, los gerentes no solo tienen datos en tiempo real sobre la carga de trabajo, sino que también pueden obtener una visión general en paneles de proyecto y portafolio en tiempo real o generar informes personalizables sobre la carga de trabajo con más detalle.

Una vez que te registres para la prueba gratuita de 30 días, sigue estos cinco pasos para gestionar la carga de trabajo del equipo con ProjectManager.

1. Invita a los miembros de tu equipo a tu proyecto

El primer paso es incorporar al equipo. Antes de eso, los usuarios pueden establecer la seguridad para restringir el acceso al proyecto y agregar días festivos para saber cuándo no asignar tareas. Las alertas por correo electrónico y las notificaciones en la aplicación también se pueden personalizar para recibir solo las actualizaciones que deseen los usuarios. Los miembros del equipo pueden ser invitados al proyecto desde cualquier lugar en el software. Solo haz clic en el símbolo de más. Esto abrirá una ventana emergente donde se pueden definir el nombre, el correo electrónico y el rol del miembro del equipo. Ahora pueden planificar y colaborar en proyectos compartidos en el software.

2. Asigna tareas utilizando múltiples vistas de proyecto

Las asignaciones pueden hacerse en múltiples vistas de proyecto, como el diagrama de Gantt, la vista de hoja, el tablero kanban, la vista de lista, el calendario o la página del equipo. Hay un menú desplegable y el responsable solo tiene que hacer clic en uno o más nombres apropiados. El responsable recibirá un correo electrónico con su tarea asignada.

3. Equilibra su carga de trabajo con gráficos interactivos

Cambia a la página de carga de trabajo para ver un desglose codificado por colores de las horas de los miembros del equipo. Los gerentes pueden ver rápidamente si un miembro del equipo está sobreasignado, subasignado o de vacaciones. Al hacer clic en la flecha junto a los miembros individuales del equipo se despliega un menú con sus tareas. Si la carga de trabajo está desequilibrada, simplemente reasigna a los miembros del equipo directamente desde el gráfico de carga de trabajo. Mantener equilibrada la carga de trabajo permite que los equipos trabajen a plena capacidad, sigan siendo productivos y evita el agotamiento, que reduce la moral.

4. Monitorea los costos y el progreso del proyecto

Otra forma de hacer seguimiento a la carga de trabajo es utilizando paneles en tiempo real, que ofrecen una visión general de un solo proyecto o de varios proyectos en un solo lugar. Los paneles recopilan datos en vivo constantemente y los muestran en gráficos y diagramas fáciles de leer, uno de los cuales registra la carga de trabajo. También se monitorean otros indicadores clave de rendimiento (KPI), como el progreso y los costos, que brindan un informe instantáneo del estado.

5. Crea informes de análisis de carga de trabajo

Para más detalle, los gerentes pueden generar fácilmente varios informes, incluido un informe de carga de trabajo. El informe puede filtrarse para mostrar solo los datos que los gerentes deseen ver. Puede compartirse en varios formatos con las partes interesadas para mantenerlas actualizadas. También hay informes de estado, de portafolio, de hojas de tiempo, de variación y más.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos y portafolios en línea que conecta a los equipos, ya sea que estén en la oficina o en el campo. Pueden compartir archivos y comentar a nivel de tarea, manteniéndose actualizados con notificaciones por correo electrónico y en la aplicación. Únete a equipos de Avis, Nestlé y Siemens que usan nuestro software para entregar proyectos exitosos. Comienza hoy gratis con ProjectManager.