Planifica los riesgos del proyecto con esta plantilla de registro de riesgos. Define la prioridad del riesgo y el impacto potencial de cada uno. El riesgo va a ocurrir, pero con esta plantilla gratuita de seguimiento de riesgos para Excel a mano, puedes prepararte y tener una respuesta ya pensada y lista para implementar.
¿Por qué necesitas una plantilla de registro de riesgos?
Todo proyecto tiene riesgos. Si crees que no, te estás engañando y te espera una desagradable sorpresa. El gerente de proyecto inteligente entiende que, aunque el riesgo es inevitable, la capacidad de preverlo y preparar una estrategia para corregir cualquier problema que pueda surgir durante el proyecto es parte de la planificación.
Pero no basta con simplemente hacer la debida diligencia y prepararse para el seguimiento del proyecto, hay que estar listo para enfrentarse a ese riesgo, sea cual sea, cuando ocurra. Una cosa crucial es tener un mecanismo para hacer seguimiento al riesgo a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Si primero no lo identificas, eso es un problema, pero si una vez que lo ves no lo sigues, bueno, eso es una tragedia.
Para descargar esta plantilla de registro de riesgos gratuita para Excel, haz clic en la imagen.
Por lo tanto, necesitas hacer un seguimiento sistemático y evaluar el rendimiento de las acciones que tomas para mitigar el riesgo en función de métricas establecidas a lo largo del proceso de adquisición mientras desarrollas otras opciones. Aquí es donde resulta útil una plantilla de registro de riesgos. Te proporciona todos los espacios para recopilar los datos necesarios para seguir ese riesgo y ver cómo están funcionando tus acciones para remediarlo.
Con nuestra plantilla gratuita de Excel, puedes descargar y crear un documento vital en tu arsenal de gestión de proyectos. Tiene todo lo que necesitas en un solo lugar, y te la ofrecemos gratis porque, como empresa de software de gestión de proyectos, entendemos que un proyecto solo es tan bueno como las herramientas que tienes a mano para completarlo con éxito, a tiempo y dentro del presupuesto asignado.
Aquí podrás identificar el riesgo, anotar dónde podría empezar a impactar el proyecto e incluso etiquetar a la persona que lo identificó. También hay espacio para que determines qué tan probable es que el riesgo afecte al proyecto, estimes ese riesgo y luego lo identifiques mejor si ocurre.
ProjectManager tiene funciones de gestión de riesgos
Compartir el registro de riesgos con el equipo del proyecto los mantiene a todos en la misma página. El software de seguimiento de proyectos facilita el proceso de responder al riesgo. ProjectManager tiene funciones de seguimiento de riesgos en vivo para monitorear el progreso en tiempo real y herramientas que ayudan a los equipos a colaborar en la resolución de problemas.
Usa nuestra vista de riesgos como un registro. Puedes asignar responsables y monitorear el porcentaje completado a medida que los miembros del equipo registran sus horas en las tareas. Establece prioridades, crea notificaciones por correo electrónico e incluso agrega subtareas. Los miembros del equipo pueden comentar con otros en el equipo e incluso crear sus propias listas de tareas para gestionar su trabajo. Cuando se resuelve el riesgo, marca el trabajo como completo y todos son notificados de inmediato. Pruébalo gratis hoy.
Si no estás listo para actualizar a un software, asegúrate de descargar nuestra plantilla. Otras cosas en las que ayuda una plantilla de seguimiento de riesgos son proporcionar un espacio para describir completamente el riesgo y cómo podría afectar al proyecto, así como asignar un responsable para ese riesgo. Esta es la persona encargada de monitorear el riesgo e implementar acciones para mitigarlo. De esta manera, es menos probable que el riesgo sea ignorado, en lugar de que todos piensen que otra persona se está encargando.
También tienes una manera de indicar cuándo el riesgo ya no es un riesgo; es decir, puedes cerrarlo. Una vez que el riesgo ya no afecta al proyecto y ha sido atendido, no querrás desperdiciar valiosos recursos siguiéndolo. Aquí también puedes describir la razón para cerrar el riesgo, lo cual es una excelente forma de comunicarte con tu equipo y las partes interesadas.
¿Cuándo usar una plantilla de registro de riesgos?
Un registro de riesgos es una herramienta activa en el arsenal de cualquier gerente de proyecto. Funciona mano a mano con tu plan de gestión de riesgos. Mientras planificas los riesgos durante la etapa de planificación, el registro de riesgos está listo para que lo uses durante la ejecución. Es en ese momento cuando aparecen los riesgos, tanto los que habías previsto como los que no.
De cualquier manera, necesitas una plantilla para gestionar el proceso de resolver los riesgos. El registro de riesgos captura esos riesgos en tu proyecto. Usas la plantilla para asignar la tarea de seguimiento del riesgo a un miembro específico del equipo. Luego, esa persona actualiza el registro para mostrar el progreso que está logrando y devolver el proyecto a su rumbo.
Según la prioridad del riesgo, la plantilla del registro debe actualizarse regularmente para asegurarse de que el riesgo no se propague a otras áreas del proyecto. Independientemente de la gravedad del riesgo descubierto, debes responder oportunamente, evaluar el problema y actuar en consecuencia. Naturalmente, querrás informar a tus partes interesadas, pero no esperes a un informe de estado. Las malas noticias deben comunicarse primero en persona.
¿Cómo usar una plantilla de registro de riesgos?
Es importante prepararse para los riesgos y, cuando ocurran, tener un plan para resolverlos. Pero también necesitas un método para hacerles seguimiento y vigilarlos. Ahora que has descargado la plantilla gratuita de Excel, y si has leído hasta aquí, sabes por qué es un excelente documento para tener a tu disposición. Ahora bien, ¿cómo se usa?
Veamos paso a paso. No es un proceso muy difícil, pero como todos los procesos, debes ser minucioso porque si pasas por alto incluso lo que parece un punto menor, podrías arruinar todo el procedimiento. Entonces no ayudará a nadie.
1. Código, descripción del riesgo e impacto
Comienza asignando un número a cada riesgo, para que puedas iniciar una lista y no confundir uno con otro, considera esto como un código de identificación. Junto a eso está la columna donde puedes poner la descripción de este riesgo potencial. Sé detallado al describir lo que crees que es, pero no estás escribiendo un libro. Solo anota lo esencial.
Lo demás, por definición, es innecesario. También querrás ser conciso en la siguiente columna cuando describas los diversos impactos que podría tener ese riesgo en tu plan de proyecto. Pero asegúrate de incluir todo. Si no sabes en qué puede impactar este riesgo, entonces no puedes desarrollar una estrategia para abordarlo si ocurre.
2. ¿Cómo responder al riesgo, cuál es la prioridad y quién lo asume?
Ahora viene el trabajo duro: llenar la columna de respuesta al riesgo. No te relajes en esta parte; es el motor de tu vehículo para eliminar el riesgo de tu proyecto. De nuevo, no estás escribiendo una novela, sino una respuesta breve y decisiva al riesgo si se presenta durante la ejecución de tu proyecto. La siguiente columna es donde priorizas. Aquí decides el nivel del riesgo. Puede ser alto, medio o bajo, y debes marcar cuál es. Así puedes filtrar la hoja de cálculo para ver cuántos riesgos tienes en cada nivel y priorizar cómo los abordarás.
El siguiente paso es asignar un responsable para ese riesgo. Como se señaló antes, si no tienes a alguien en el equipo que sea responsable de identificar ese riesgo y que inicie una respuesta rápida y estratégica, corres el riesgo de que ese problema crezca sin ser detectado. Por último, no olvides la columna de notas. Aquí puedes anotar ideas que no encajan en ninguna de las categorías anteriores. Siempre es útil tener un lugar para registrar esas ideas, de lo contrario, se pierden.
¿Cómo gestionar los riesgos en ProjectManager?
Los riesgos de tu proyecto se pueden ver en el menú del proyecto, que se puede ordenar y filtrar fácilmente para ver solo lo que necesitas. Puedes gestionar los riesgos convirtiéndolos en un nuevo tipo de tarea, con funciones completas para la colaboración en tareas. Hay un menú desplegable con opciones como evitar, mitigar, transferir y aceptar.
También puedes filtrar por etiquetas para ver todos los riesgos o solo los del proyecto específico en el que estás trabajando. Además, los gerentes pueden usar el panel de proyecto en tiempo real para obtener informes de progreso al minuto. De esta manera, el miembro del equipo que está trabajando en resolver el riesgo y el gerente que lo supervisa están en comunicación directa.
Gracias por descargar nuestra plantilla gratuita de seguimiento de riesgos en Excel. Si quieres sacar aún más provecho de tu gestión de proyectos, considera iniciar una prueba gratuita de 30 días de ProjectManager. Nuestro galardonado software ha sido clasificado como el número 1 en la categoría de aplicaciones de software de gestión de proyectos por GetApp de Gartner. Descubre por qué.